Opis integracji z programem Comarch ERP Optima

SaldeoSMART współpracuje z Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej, a także z wersją Comarch ERP Optima SaaS (chmura).

Dla standardowej wersji Comarch ERP Optima (instalacja lokalna na serwerze stacjonarnym) możliwe jest włączenie automatycznej synchronizacji za pomocą dedykowanej aplikacji SaldeoAgent (zalecane) lub SaldeoPulpit.

W przypadku braku możliwości instalacji dodatkowego oprogramowania na serwerze (SaldeoAgent/SaldeoPulpit), dostępna jest możliwość wymiany plików poprzez moduł pracy rozproszonej.

Instrukcja wykonania automatycznej synchronizacji SaldeoSMART z Comarch ERP Optima dostępna tutaj .

1. Konfiguracja synchronizacji automatycznej pomiędzy SaldeoSMART a Comarch ERP Optima

Opis “krok po kroku” konfiguracji synchronizacji automatycznej dostępny tutaj.

2. Ustawienia integracji kosztów w SaldeoSMART dla Comarch ERP Optima

Ustawienia integracji kosztów dostępne są z poziomu SaldeoSMART zakładce Parametry → Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

1. Zawsze ustawiaj walutę dla dokumentów w PLN
Domyślna wartość tego parametru to zawsze Nie.

2. Identyfikator księgowości dla Optima XML 2016 (praca rozproszona) - jego domyślna wartość to K1, ale jeśli firma ma inny identyfikator księgowości to można go zmienić po stronie Saldeo → Zapisz.

3. Dokumenty bez VAT - importuj do „rejestru VAT” lub do „ewidencji dodatkowej”. Jeśli jest zaznaczona opcja ewidencja dodatkowa, to dokumenty na stawce bez VAT (rachunki) podczas importu będę przenoszone właśnie do ewidencji dodatkowej a nie do rejestru VAT.

4. Uwzględniaj w proporcji - dotyczy parametru w rejestrze VAT w Optima, uwzględniaj w proporcji Tak/Nie.

5. Kategoria 2 - odpowiada 'kategorii 2” po stronie Optimy. Z listy wybiera się, który wymiar i jego wartości mają być przenoszone podczas eksportu jako kategoria druga.

6. Płatnik - wymiar wskazany w ustawieniach integracji jako Płatnik pozwala na wybór dla dokumentu płatnika (np. pracownik lub kontrahent) i taka informacja jest przenoszona do Optimy.

7. Data odliczenia VAT dokumentu - dzięki temu parametrowi mamy wpływ na datę "Prawo do odliczenia" dla wybranego dokumentu. Aby móc ustawić tę datę, należy stworzyć wymiar typu data i podłączyć go w tym polu. Wskazana w tym wymiarze data zostanie ustawiona w programie OPTIMA jako data "Prawo do odliczenia".

8. Oznaczenie kraju (PL) ustawiaj tylko dla kontrahentów aktywnych w VIES - wybierając opcję Tak przedrostek PL przy NIPie kontrahenta będzie dodawany tylko dla kontrahentów, których sprawdziliśmy, czy są aktywni w VIES. Opcja Nie oznacza, że przedrostek PL jest dodawany do NIP każdego kontrahenta.

9. Rejestr dla rozliczeń gotówkowych - w polu tym należy wpisać nazwę rejestru dla raportów kasowych, w których są zapisywane operacje, dotyczące rozliczania faktur gotówkowych. Brak tego wpisu umożliwia wygenerowanie zapisu kasowego i rozliczenie dokumentów. Opcja ta występuje tylko dla nowego profilu programu Optima XML 2016. W przypadku, gdy firma posiada wiele rejestrów dla płatności gotówką, by odpowiednio tworzyć zapisy w raportach w tychże rejestrach, każdy dokument powinien mieć wskazany odpowiadający mu rejestr. Aby to uzyskać, należy utworzyć wymiar, w którym przechowywane będą nazwy tych rejestrów. Nazwę tego wymiaru podajemy w polu rejestr kasowy w ustawieniach integracji w nawiasach kwadratowych, np. [ Rejestry kasowe ]. Podczas edycji faktury w programie SaldeoSMART użytkownik wskazuje dla dokumentu gotówkowego odpowiedni rejestr, w którym ma zostać rozliczona płatność za dokument przez podanie nazwy tego rejestru w polu tego wymiaru. Brak wartości w wyżej wspomnianym polu poskutkuje brakiem zapisów kasowych, a co za tym idzie rozliczenia dokumentu.

10. Konto dla kwot dodatkowych - opcja ta umożliwia wskazanie wymiaru zawierającego listę kont księgowych, które wskazujemy do opisu kwoty pozycji księgowanej przez funkcję kwot dodatkowych Optimy.

11. Rozbicie kwoty dokumentu traktuj jako kwoty dodatkowe - wybranie opcji Tak dla tego parametru powoduje, że rozbicie kwoty dokumentu na pozycje jest umieszczane w oknie Kwoty dodatkowe w programie Optima.

12. Podział odliczenia VAT - Netto, VAT lub VAT.

13. Oznaczaj dokumenty dla JPK.

14. Wymiary eksportowane jako atrybuty - wymiary, których wartości odpowiadają Atrybutom dokumentów w Comarch ERP Optima.

15. Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: - jeżeli w tej opcji wskażemy wymiar i na dokumencie zostanie wpisana wartość dla tego wymiaru, to SaldeoSMART zablokuje możliwość wysłania tego dokumentu do programu księgowego.

16. Ustaw datę wpływu zgodnie z - ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia, czy daty dostawy.

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do Comarch ERP Optima

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, branych jest pod uwagę 5 parametrów: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr i Forma płatności.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 wbudowane typy dokumentów, które są importowane:
   1. DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
   2. FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
   3. T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych.

2. Kategoria ( Parametry → Kategorie → … ) – odpowiada kategorii w programie księgowym , jeśli dla danego dokumentu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, to podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z tą kategorią.

   Lista kategorii może być automatycznie synchronizowana za pomocą programów SaldeoAgent lub SaldeoPulpit pod warunkiem stworzenia poprawnej konfiguracji (pkt 1. instrukcji - dodać odnośnik). Listę kategorii można również zaimportować z pliku wyeksportowanego z programu Comarch ERP Optima (→ Importuj z Optima XML 2016) lub z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek.

Po wyborze odpowiedniego sposobu importu pojawią się informacje, jak należy poprawnie wyeksportować plik z kategoriami klienta z programu księgowego lub jak przygotować plik Excel. Jest możliwość eksportu listy faktur do pliku Excel i np. zaimportowania ich w innej firmie.

Dla poszczególnej kategorii ustala się

1. Domyślny opis zdarzenia,
2. Domyślny rejestr,
3. Obowiązek podatkowy – do wyboru wg daty wpływu, wystawienia lub terminu płatności,
4. Odliczenie VAT – do wyboru pełne odliczenie, brak odliczenia, warunkowo i częściowe 50%,
5. Prawo do odliczenia – do wyboru wg daty dostawy, wpływu, wystawienia lub płatności,
6. Rozliczać w deklaracji VAT - do wyboru wg daty dostawy, wpływu, wystawienia lub płatności 
7. Typ – do wyboru: towary, usługi, inne, środki trwałe, środki transportu, nieruchomości i paliwo.

Data księgowania i data odliczenia odpowiadają analogicznym polom po stronie programu Comarch ERP Optima.

3. Opis zdarzenia (Parametry → Opisy zdarzeń → …) – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.

4. Rejestr (Parametry → Rejestry → …) – rejestry są wykorzystywane np. gdy klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze.

5. Forma płatności (Parametry → Formy płatności → …) – listę form płatności można zaimportować z programu Comarch ERP Optima lub wpisać ręcznie.

6. Wymiary (Parametry → Wymiary → …) 

Szczegółowe informacje na temat obsługi wymiarów dostępne są w instrukcji, która jest do pobrania na liście wymiarów – ikona ? obok przycisku Dodaj.

Wymiary po stronie SaldeoSMART pozwalają na obsługę dla Comarch ERP Optima:

• Drugiej kategorii – należy utworzyć wymiar, dla którego importuje się listę kategorii jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się, jaki wymiar odpowiada drugiej kategorii. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość – podczas importu do Optimy będzie ona ujęta jako druga kategoria.
• Płatnika – należy utworzyć wymiar, który odpowiada płatnikowi dokumentu. Dla tego wymiaru można zaimportować listę pracowników jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się, jaki wymiar odpowiada płatnikowi. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość – podczas importu do Optimy będzie on przenoszony jako płatnik dokumentu.
• Dodatkowych atrybutów – można stworzyć dowolną ilość wymiarów, których wartości są przenoszone później do Optimy jako atrybuty. Po utworzeniu należy wybrać te wymiary w ustawieniach integracji jako dodatkowe atrybuty (Przycisk + / -). Podczas edycji dokumentów należy dla odpowiednich wymiarów wybrać wartości – podczas importu do Optimy będą przenoszone jako atrybuty.

Faktury są eksportowane do formatu xml.

Aby wyeksportowanie faktury było możliwe, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (dla zakupowych - NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna, NIP nie jest niezbędny aby móc zaimportować plik w programie),
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• termin płatności,
• walutę,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Comarch ERP Optima jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport). Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę % , a następnie  

pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorią i należy tę kategorię wskazać:

Kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka. Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka]. Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

4. Eksport/Import dokumentów z SaldeoSMART do Comarch ERP Optima (2 sposoby)

4.1 Za pomocą dodatku do synchronizacji automatycznej

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do Optimy należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Wyślij do Comarch ERP Optima XML 2016.

Po wyeksportowaniu dokumentu z SaldeoSMART przechodzimy do programu księgowego Comarch ERP Optima. Pobieranie dokumentów odbywa się bezpośrednio z kartoteki Rejestry VAT. Jeżeli ustawiono wcześniej pobieranie dokumentów jako domyślne to wystarczy wybrać przycisk/ikonę (1), a system sam je pobierze. Jeżeli nie jest to funkcja domyślna, to rozwijamy przycisk Funkcje dodatkowe (2) i z menu wybieramy SaldeoSMART (3) - Import dokumentów (serwer Saldeo) (4).

4.2 Bez dodatku do synchronizacji automatycznej (ręcznie, za pomocą pracy rozproszonej)

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do Optimy należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Eksportuj do Comarch ERP Optima XML 2016.

Po wyeksportowaniu dokumentu z SaldeoSMART przechodzimy do programu księgowego Comarch ERP Optima. W Optimie wybieramy: Narzędzia → Praca rozproszona BR/Sprzedaż/Płace → Import. 

W oknie importu należy zaznaczyć, w zależności jaki rodzaj dokumentów importujemy: Rejestr sprzedaży VAT/Rejestr zakupów VAT, a następnie w polu Nazwa pliku wybrać plik, z dokumentem/dokumentami, które chcemy zaimportować. Na koniec naciskamy ikonę pioruna. Lista dokumentów z pliku zostanie zaimportowana do rejestru VAT (sprzedaż lub zakup).

5. Eksport/Import faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART do Comarch ERP Optima

Aby wyeksportować faktury wystawione w SaldeoSMART w module Faktury, należy wybrać w menu głównym: Faktury → Lista faktur, a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• po przejściu w tryb eksportu 
• wszystkie wyświetlone na liście – przycisk Eksportuj do Optima XML 2016 nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur w kolumnie Eksportuj 

Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych:

Uwaga! FAKTURA ZALICZKA -- ta kategoria ustawia dla zaliczkowych. Jednocześnie w fakturach końcowych zdefiniowane muszą być obydwie kategorie. Oczywiście domyślne kategorie nie dotyczą jeżeli klient używa indywidualnej kategoryzacji faktur.

Korekty korzystają z tych samych domyślnych kategorii czyli:

• dla zwykłych korekt i korekt faktur końcowych --- FAKTURA 
• dla korekt zaliczkowych -- FAKTURA ZALICZKA.

W przypadku programu Optima, ważne jest również, czy włączona jest opcja kategoryzacji faktur. Jeżeli opcja jest aktywna, program w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kategorię ustawioną na fakturze]. Jeżeli na fakturze nie ma ustawionej kategorii, program korzysta z domyślnej kategorii przypisanej do kontrahenta.

6. Eksport/Import transakcji bankowych z SaldeoSMART do Comarch ERP Optima

Przed pierwszą operacją eksportu/importu transakcji bankowych z Saldeo do Optimy należy:

W SaldeoSMART w miejscu Ustawienia integracji wyciągów uzupełnić wymagane pola:

• Określenie strony transakcji (gdy nie występuje kontrahent) - w polu tym podajemy wymiar zbierający dane dotyczące podmiotów będących stronami transakcji, ale nie są kontrahentami np. urzędy, banki, oddziały ZUS, itp. Jako wartość słownikowa tego wymiaru powinna być ustawiana nazwa i akronim (kod) instytucji z programu księgowego.

  Poniżej przykład konfiguracji (tworzymy go w miejscu Parametry → Wymiary):

• Przykładowa zawartość słownika dla wymiaru:
  • Wartość - nazwa instytucji
  • Opis - typ instytucji 
  • Dodatkowy KOD - akronim lub kod instytucji w programie księgowym 
• Definicje KP/KW - Podajemy nazwy definicji dokumentów odpowiadających za wpłatę oraz wypłatę w systemie Optima ( Konfiguracja → Firma → Kasa/Bank → Dokumenty ).

• Konta rachunków bankowych - na tej liście wyświetlone będą wszystkie numery kont bankowych podane w ustawieniach danej firmy. W polach obok należy wpisać rejestry bankowe, do których przypisano konta w module KASA/BANK programu księgowego. Są one konieczne, aby SaldeoSMART poprawnie przygotowało zapisy kasowe w odpowiednich raportach w rejestrach kasowych/bankowych.

Po poprawnym uzupełnieniu danych w SaldeoSMART i Comarch ERP Optima, możemy wyeksportować i zaimportować transakcję bankowe.

6.1 Eksport transakcji bankowych z SaldeoSMART

Aby wyeksportować transakcje z Saldeo, należy przejść do Wyciągi → Lista transakcji, wybrać odpowiednią firmę oraz odpowiedni zakres dat, następnie zaznaczyć transakcje, które chcemy wyeksportować i nacisnąć przycisk Wyślij (1) lub Eksportuj (2) - różnica w zależności od posiadania/nieposiadania automatycznej synchronizacji z Comarch ERP Optima.

 1. 

2. 

6.2 Import transakcji bankowych w Comarch ERP Optima (synchronizacja automatyczna)

Używamy opcji Pobieranie w SaldeoPULPIT (Przycisk Pobieranie będzie widoczny, jeżeli wykonamy część synchronizacji przez SaldeoPulpit - odnośnik do instrukcji którą stworzymy). 

Wyszukujemy interesującą nas firmę na liście i używamy przycisku Pobierz wyciągi. 

Plik zostaje zapisany w lokalizacji wskazanej w ustawieniach SaldeoPulpit.

Następnie do importu używamy modułu praca rozproszona w Optimie ( Praca rozproszona BR/Sprzedaż/Płace → Import ) - Wybieramy Raporty kasowe/bankowe oraz Rozliczenia, a także wcześniej zapisany plik z transakcjami i naciskamy piorun/błyskawicę. 

Po poprawnym imporcie transakcji, na liście raportów kasowych/bankowych zobaczymy nowy wpis odpowiadający zaimportowanym danym.

6.3 Import transakcji bankowych w Comarch ERP Optima (bez synchronizacji automatycznej)

W programie Comarch ERP Optima wybieramy kartę Kasa/Bank, a następnie Raporty kasowe/bankowe. 

W nowo otwartym oknie Lista raportów kasowych/bankowych (w tym przypadku) rejestru KASA należy kliknąć dwukrotnie w otwarty raport. 

Po otwarcie okna Lista zapisów kasowych/bankowych należy wybrać opcję Importuj polecenia przelewu.

W oknie Import przelewów należy wybrać:

• W polu Format wymiany: KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import) (standardowy).
• W polu Wskaż plik z wyciągiem: należy wskazać pobrany z SaldeoSMART plik z raportem kasowym.
• Definicja KP: KP, Definicja KW: KW → Dalej.

Po poprawnym wczytaniu pliku wyciągu bankowego pojawia nam się lista zapisów kasowych/bankowych. Pozycje te możemy edytować wedle potrzeb.