🆕 Jak wpisać NIP kontrahenta, żeby faktura trafiła do KSeF poprawnie?

1. Pole NIP jest puste

Co wpisujesz: nic (puste pole lub brak wartości)

Co zrobi system: wygeneruje w pliku XML znacznik <BrakID>, który informuje KSeF, że kontrahent nie ma podanego numeru identyfikacyjnego, najczęściej jest to konsument osoba fizyczna. Faktura zostanie wysłana poprawnie - nie musisz wpisywać żadnego zastępczego znaku (np. myślnika). 

Nie musisz nic wpisywać na siłę - system obsłuży to automatycznie.

2. NIP zaczyna się od "PL" (np. PL1234567890)

Co wpisujesz: PL1234567890

Co zrobi system: rozpozna prefiks "PL",, i zastosuje go do ustawienia jako Polski identyfikator podatkowy, następnie sprawdzi czy pozostały numer jest prawidłowym polskim NIP-em (weryfikacja sumy kontrolnej). . Ustawienie pola "Kraj" w kartotece kontrahenta zostaje w tym przypadku zignorowane. Ma to zastosowanie do firm które są zarejestrowane do rozliczenia VAT w Polsce ale stałą siedzibę i działalność prowadzą na terenie UE.

Jeśli masz polskiego kontrahenta lub zagranicznego zarejestrowanego do VATw PL, możesz wpisać NIP z prefiksem "PL" lub bez - system poradzi sobie w obu przypadkach.

3. NIP zaczyna się od kodu kraju UE (np. DE, FR, CZ...)

Co wpisujesz: DE987654321

Co zrobi system:  System sprawdza, czy dwie pierwsze litery NIP pasują do jednego z kodów krajów Unii Europejskiej: AT, BE, BG, CY, CZ, DK, EE, FI, FR, DE, EL, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SK, SI, ES, SE, XI i wyśle do KSeF:

• kod kraju UE: <KodUE> = DE
• numer VAT UE: <NrVatUE> = 987654321

Ustawienie pola "Kraj" w kartotece kontrahenta zostaje zignorowane - liczy się prefiks z NIP.

 Ważne: Numer VAT UE (część po prefiksie) nie może przekraczać 12 znaków i może zawierać wyłącznie cyfry, wielkie litery oraz znaki + i *. Jeśli numer nie spełnia tych warunków, faktura nie przejdzie walidacji przed wysyłką.

4. NIP zaczyna się od kodu kraju spoza UE (np. US, GB, CN...)

Co wpisujesz: US11223344

Jeśli prefiks nie pasuje do żadnego kodu UE, system sprawdza go względem listy krajów pozaunijnych (m.in. US, GB, CN, AU, CA, JP, RU i wiele innych). 

Co zrobi system: rozpozna kontrahenta jako pozaunijnego i wyśle:

• kod kraju: <KodKraju> = US
• numer identyfikacyjny: <NrID> = 11223344

Ustawienie pola "Kraj" w kartotece kontrahenta zostaje zignorowane.

Dla kontrahentów pozaunijnych numer identyfikacyjny nie może przekraczać 50 znaków.

5. NIP ma prefix, ale w kartotece kontrahenta jest inny kraj

Co wpisujesz: NIP z prefiksem US, ale w danych adresowych kontrahenta masz wpisany kraj FR

Co zrobi system: użyje kodu kraju wynikającego z prefiksu NIP (US) do identyfikacji podatkowej kontrahenta. Natomiast w polu adresu (<Adres> / <KodKraju>) zostanie zapisany kraj z kartoteki kontrahenta (FR) - te dwa pola są od siebie niezależne.

Jeśli widzisz rozbieżność między krajem w adresie a prefiksem NIP - sprawdź dane kontrahenta. To może być błąd w kartotece.

6. NIP zaczyna się od liter, które nie pasują do żadnego kraju (np. XX12345)

Co wpisujesz: XX12345

Co zrobi system: Przyjmuje, że cały wpisany ciąg znaków jest numerem podatkowym i obsługuje go na podstawie pola Kraj ustawionego w kartotece kontrahenta zależnie od kraju PL lub UE będą mieć zastooswanie walidacje na wprowadzony numer. Numer trafia do XML w całości - bez żadnych modyfikacji. 

Jeśli kontrahent ma niestandardowy numer identyfikacyjny, upewnij się, że w kartotece masz poprawnie ustawiony kraj -system będzie się na nim opierał.