Automatyczne oznaczanie dokumentów jako zapłacone

Automatyczne oznaczenie dokumentu jako zapłaconego po jego odczytaniu wynika z ustawień danej firmy.

Aby sprawdzić lub zmienić to ustawienie:

1. Przejdź do Firmy → Detale firmy → Odczytywanie dokumentów.
2. W konfiguracji odczytywania dokumentów znajdź pole:
   „Po odczytaniu ustawiaj dla faktur płatnych gotówką i kartą, że dokument zapłacony”.
3. Sprawdź, czy opcja jest zaznaczona.

Jeżeli opcja jest zaznaczona, po odczytaniu dokumentu przez mechanizm OCR system sprawdzi rozpoznaną na dokumencie formę płatności.

Jeśli OCR rozpozna, że faktura jest płatna gotówką lub kartą, system automatycznie oznaczy dokument jako zapłacony.

Jeżeli opcja jest odznaczona, dokument nie zostanie automatycznie oznaczony jako zapłacony na podstawie rozpoznanej formy płatności.

Brak możliwości oznaczenia dokumentu jako opłaconego (wyszarzone pole na detalach dokumentu) w pakiecie Ekspert. 

Jeżeli posiadasz pakiet Ekspert z obiegiem dokumentów, ustawienia płatności zostały poprawnie skonfigurowane w detalach firmy, ale płatność nie została dodana i nie możesz ręcznie oznaczyć dokumentu jako opłaconego (pole jest wyszarzone), najprawdopodobniej wynika to z ustawień obiegu dokumentów.

W takiej sytuacji należy skontaktować się z administratorem konta, aby zweryfikował uprawnienia grupy użytkowników na etapie, na którym aktualnie znajduje się dokument.

Ścieżka konfiguracji:

Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Detale obiegu dokumentów → Edytuj etap → Uprawnienia

Należy upewnić się, że dla odpowiedniej grupy użytkowników została włączona opcja:

• „Prawo dodawania płatności”

Dodatkowo grupa użytkowników, do której należy użytkownik, musi być przypisana jako grupa odpowiedzialna na etapie obiegu, na którym znajduje się dokument.

Pytania i Odpowiedzi 

Czyli jak dokument dostanie oznaczenie zapłacone gotówką to automatycznie utworzy się zapis KW na raporcie kasowym w module kasa?

• Nie, automatyczne oznaczenie faktury jako zapłaconej gotówką nie powoduje automatycznego utworzenia zapisu dokumentu kasowego (KW) w module Kasa.
• Jeżeli chcemy utworzyć zapis KP/KW, należy to wprowadzić ręcznie w module Kasa. 

Zmieniłam formę płatności z przelewu na gotówkę, ale dokument nadal widnieje na liście do zapłaty. Co zrobić?

• Jeżeli na dokumencie pierwotnie (przed odczytem) była wskazana forma płatności przelew, a po odczytaniu dokumentu zmieniono ją na gotówkę, zmiana formy płatności nie powoduje automatycznego dodania informacji o dokonanej zapłacie.
• Po zmianie formy płatności na gotówkę należy ręcznie dodać płatność na dokumencie.
• Dopiero po dodaniu płatności faktura zostanie oznaczona jako zapłacona i przestanie być widoczna na liście do zapłaty.