Jednym ze sposobów dodawania dokumentów do SaldeoSMART jest możliwość wysłania dokumentów mailem na dedykowany adres e-mail dla dokumentów. Dzięki temu nie ma potrzeby logowania się do SaldeoSMART, aby można było dodać dokument.
Wiadomość e-mail przesyłana do SaldeoSMART nie może przekraczać wielkości 100MB
Zanim rozpoczniemy dodawanie dokumentów za pomocą e-maila musimy pamiętać, że firma i biuro muszą mieć uprawnienia do modułu DOKUMENTY. Dokumenty dodane mejlem należy odczytać, gdyż nie można ustawić ich automatycznego odczytu.
Jak dodać dokument mailem do SaldeoSMART?
W pierwszej kolejności należy w ustawieniach konta ustawić kod PIN [ Konfiguracje -> Konto] , który weryfikuje, że przesłane dokumenty nie są SPAMem i są dodane przez Księgowość
- W polu ODBIORCA wpisz adres e-mail indywidualny dla konta tej firmy, dla której chcesz dodać dokument. Adres e-mail do dodawania dokumentów mailem znajdziesz w menu Firmy -> Lista firm, kolumna "E-mail dla dokumentów".
- W polu TEMAT:
- Wpisz miesiąc i rok, do którego chcesz dodać dokument w formacie mm/rrrr np. (01/2020)
- Kod PIN zamieszczony poniżej. Kod PIN musi być wpisany razem z nawiasami np. (1234a). Jeśli nie masz jeszcze kodu PIN, ustaw go poniżej.
- Skrót typu dokumentu, który dodajesz do systemu np. {nazwaskrócona}. Nazwa skrócona musi być wpisana razem z nawiasem klamrowym.
- Przykładowy temat zawierający wszystkie parametry: (01/2020) (1234a) {nazwaskrócona}
- Dokumenty, które chcesz dodać, dołącz jako załączniki.
- Nieważne co wpiszesz w treści wiadomości. Nie będzie ona brana pod uwagę.
UWAGA! Klient biura również ma możliwość wysłania dokumentów e-mailem, ale w tym wypadku musi ustawić swój własny PIN.
Gdzie znajdę email do przesyłania faktur mailem?
Jak biuro adres e-mail znajdziesz na liście Firm 9Zakłądka Firmy -> Lita firm) znajduje się tam kolumna z informacją, jaki jest indywidualny e-mail dla dokumentów danej firmy.
Natomiast klient biura może sprawdzić swój adres email dla dodawania dokumentów mailem do Saldeo z poziomu zakładki Konfiguracje -> Konto -> Automatyzacja -> E-mail dla dokumentów
Lista autoryzowanych adresów email
W celu ułatwienia dodawania dokumentów drogą mailową można stworzyć listę autoryzowanych adresów mailowych, z których będą wysyłane wiadomości zawierające dokumenty.
W tym celu należy uzupełnić adresy e-mail w poniższym formularzu, który dostępny jest w konfiguracji konta na dole strony:
Gdzie znajdę listę maili które są zaufane do przesyłania faktur mailem?
Wejdź w zakładkę Konfiguracje -> Konta -> Lista autoryzowanych adresów email
UWAGA!
Trzeba pamiętać, że na tej liście nie należy umieszczać adresów klientów biura rachunkowego. Podanie takiego adresu może spowodować dodanie dokumentów do zamkniętych miesięcy.
W SaldeoSMART mechanizm autoryzacji wiadomości przy przesyłaniu dokumentów na dedykowany adres firmy dla dokumentów umożliwia dodawania dokumentów w sytuacji, gdy w temacie maila zostały użyte dodatkowe, mylące algorytm, wyrażenia znajdujące się w nawiasach np.:
Podsumowanie:
- E-mail dla dokumentów generowany jest automatycznie.
- E-mail dla dokumentów nie podlega zmianie.
- PIN definiowany jest w konfiguracji SaldeoSMART.
- Dodatkowo dla wersji lokalnych:
- Klient zobowiązany jest do utworzenia skrzynki dedykowanej do obsługi dokumentów.
- Klient odpowiada za uruchomienie mechanizmu CatchAll*.
- Po stronie IT Brainshare leży konfiguracja aplikacji (dane skrzynki IMAP).
O czym należy pamiętać wysyłając dokumenty mailem
- Każda wysłana wiadomość przechodzi przez proces walidacji.
- Nadawca wiadomości musi w tytule podać albo kod PIN ustawiony w SaldeoSMART albo jego adres musi być dodany do listy adresów autoryzowanych.
- Temat wiadomości powinien zawierać pin oraz opcjonalnie miesiąc/rok do jakiego powinny trafić załączniki. Jeśli nie dodamy miesiąca/roku w temacie, załączniki trafią do miesiąca obecnego. Przykład prawidłowego tematu (adres autoryzowany): 05/2020 lub (4638) 05/2020
- W polu odbiorcy DO (TO) musi być podany adres e-mail dla dokumentów login_fimy@dok.saldeo.pl (dotyczy wersji on-line).
- Po dodaniu dokumentu do SaldeoSMART zmianie ulega nazwa pliku wysłanego mailem.
Czy dokumenty przesyłane mailem są automatycznie odczytywane?
- Nie, dokumenty przesyłane mailowo nie są automatycznie odczytywane. Dodane w ten sposób dokumenty należy odczytać ręcznie w systemie.
Gdzie trafiają dokumenty wysłane do SaldeoSMART mailem?
- Dokumenty wysłane do SaldeoSMART mailem trafiają do modułu „Dokumenty”.
Co powoduje, że dokumenty nie docierają mailem do SaldeoSMART?
- PIN podany w temacie jest nieprawidłowy.
- Adres e-mail, z którego wiadomość z dokumentami jest wysyłana nie znajduje się na liście autoryzowanych adresów e-mail.
- Niepoprawny miesiąc i rok do jakiego ma zostać dodany dokument lub brak jego określenia
- Wiadomości wysłane zostają odrzucone - nieprawidłowy załącznik lub jego brak
- Miesiąc do którego dokumenty są dodawane jest zamknięty (dotyczy dokumentów wysyłanych przez Klienta)
- Należy unikać przekierowań maili z innych skrzynek, podwójne nagłówki mogą powodować problemy przy odczytywaniu takich maili. Jeśli jednak ktoś zdecyduje się na FWD, to należy też pamiętać o nadawcy maila, żeby był zautoryzowany w Saldeo.
- Klienci kierują maile w oparciu o filtr przekazujący wiadomości na określony adres w @dok.saldeo.pl. Wysyłają prośbę o zatwierdzenia forwardu maila bezpośrednio na skrzynkę login_firmy@dok.saldeo.pl (głównie klienci używający gmaila) - w takich przypadkach musimy zaakceptować taką prośbę w przeciwnym wypadku maile nie będą docierały.
- Jeżeli klient zdecyduje się na większą liczbę odbiorców w mailu, to w polu TO (DO) MUSI być adres e-mail login_firmy@dok.saldeo.pl, w CC można wpisać kolejnych odbiorców.
Co powoduje, że dokument dodaje się wiele razy mailem do SaldeoSMART?
Może to wynikać z konfiguracji skrzynki i ustawionych przekierowań, dlatego zalecane jest zweryfikowanie konfiguracji. W przypadku notorycznie powtarzających się problemów prosimy o kontakt z działem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.