Import faktur sprzedaży z pliku EXCEL
Ta funkcja pozwala na szybkie i wygodne wystawianie faktur sprzedaży z przygotowanego pliku EXCEL.
Aby odpowiednio przygotować plik z danymi należy wygenerować z SaldeoSMART wzór pliku, który następnie należy uzupełnić danymi.
I Pobranie wzoru pliku
- Wzór pliku zależy od indywidualnych ustawień dla firmy, dlatego należy pobrać go z konta firmy (wystawcy faktur).
- Aby pobrać plik, należy przejść na Listę faktur zbiorczą, a następnie użyć przycisku: Importuj.
- Wyświetli się okienko “Importowanie faktur” wraz z linkiem do pobrania wzoru.
- Po kliknięciu w link: “Pobierz wzór” plik zostanie pobrany.
W pobranym wzorcowym pliku wypełnionych jest pięć wierszy:
Wiersz 1: Nagłówek tabeli, poszczególne kolumny są zgodne z formularzem dodawania faktury ręcznie. Kolumny, których nazwa jest oznaczona pogrubioną czcionka muszą być uzupełnione. Prosimy nie usuwać ani nie edytować tego wiersza.
Wiersz 2: Szczegółowy opis kolumn, zawiera informacje w jaki sposób wypełniać poszczególne kolumny.
Wiersz 3 i 4: Zawiera przykładowe dane pierwszej faktury, która posiada dwie pozycje. Dane nagłówkowe oraz dotyczące pierwszej pozycji na fakturze znajdują się w wierszu 3. Wiersz 4 zawiera drugą pozycję pierwszej przykładowej faktury.
Wiersz 5: Zawiera przykładowe dane kolejnej faktury, która posiada tylko jedną pozycję.
Wiersze od 3 do 5 należy usunąć z pliku przed zaimportowaniem faktur do SaldeoSMART.
II Przygotowanie pliku
- Plik może zawierać maksymalnie 500 faktur (lub 10 000 wierszy)
- Wszystkie kolumny, których nagłówek jest pogrubiony należy wypełnić zgodnie informacją zawartą w przykładowym pliku w wierszu 2.
- Kolumna L. p.
- Dla faktury z jedną pozycją - WYMAGANE
- Dla faktury z wieloma pozycjami WYMAGANE tylko w początkowym wierszu faktury.
- Dla wierszy z kolejnymi pozycjami tej samej faktury pole L. p. należy zostawić PUSTE
UWAGA! System rozpoznaje początek faktury wypełnionym polem L. p. Pominięcie numeru w kolejnej fakturze spowoduje, że zostanie ona potraktowana jako kolejne pozycje wcześniejszej faktury.
III Import pliku do SaldeoSMART
- Kliknij przycisk “Wybierz plik” i wskaż przygotowany plik z fakturami do pobrania.
- Sprawdź wynik analizy wstępnej. W kolumnie status pojawi się wynik walidacji danych.
- Jeżeli dane mają status “Poprawne” kliknij przycisk “Dodaj faktury”.
- Faktury mogą być wystawione tylko w miesiącu, który nie jest zamknięty.
UWAGA! W czasie, gdy system generuje faktury z pliku nie należy wystawiać faktur ręcznie.
IV Komunikaty o wyniku walidacji
- Po wybraniu pliku z fakturami system sprawdza zawartość pliku.
- Wynik walidacji prezentowany jest w tabeli w kolumnie Status np.:
- Możliwe błędy walidacji:
- Niewłaściwa wartość np. niewłaściwa stawka VAT
- Niewłaściwe formatowanie komórki np. nieprawidłowy format daty
- Nieuzupełnione pole wymagane np. brak kontrahenta
- Błąd walidacji daty np. data faktury w pliku jest wcześniejsza niż data ostatniej faktury wystawionej w SaldeoSMART
- Błąd walidacji daty np. data wykonania usługi jest późniejsza niż 30 dni od daty wystawienia
- Miesiąc jest zamknięty przez księgowego.
- Po wprowadzeniu poprawek plik należy ponownie pobrać.
V Informacje e-mail o zakończonym procesie wystawiania faktur lub przerwaniu procesu
- Po wystawieniu faktur system wyśle e-mail informujący o wyniku o treści:
- W przypadku, gdy proces wystawiania faktur zostanie przerwany i nie została wystawiona żadna faktura użytkownik otrzyma e-mailem raport o przyczynach takiej sytuacji np.:
- W przypadku, gdy proces został przerwany a część faktur została już wystawiona użytkownik otrzyma informację o ostatniej wystawionej fakturze i przyczynach przerwania procesu np.:
- Możliwe przyczyny przerwania procesu wystawiania faktur z pliku:
- Użytkownik ręcznie wystawił fakturę w trakcie trwania automatycznego wystawiania faktur
- W trakcie procesu kontrahent (nazwa skrócona) został usunięty z bazy kontrahentów w SaldeoSMART lub zmieniona została nazwa skrócona.
- Limit faktur został przekroczony
Komentarze
Komentarze: 3
Czy można pobrać wystawione faktury sprzedaży do pliku .excel i ten sam plik zaimportować do nowego konta saldeo? Przy zmianie biura rachunkowego w połowie roku dostajemy nowe koto na saldeo i chcielibyśmy zaimportować wystawione faktury z poprzedniego konta.
Podobno nie jest to możliwe bo jedno biuro ma dane w chmurze, a drugie na swoich serwerach.
Dlatego chcieliśmy importować faktury. Cz jest to możliwe?
Jeżeli planują Państwo przeniesieniu do innego biura rachunkowego, a biuro docelowe będzie również korzystało z modułu faktur, to faktury te zostaną również przeniesione w wyniku migracji: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/360007803218-Migracja-firmy-mi%C4%99dzy-biurami
Zaloguj się, aby dodać komentarz.