Problemy z wysyłką lub pobieraniem faktur z KSeF – skąd się biorą?

Znaleźliśmy się wszyscy w nowej rzeczywistości związanej z obowiązkowym KSeF. To zmiana, która wymusza nowe procesy pracy, nowe odpowiedzialności i nowe sposoby obsługi faktur – zarówno po stronie firm, biur rachunkowych, jak i dostawców systemów.

Wiemy, że początek tak dużej zmiany może być wymagający. Wiemy też, że gdy system nie działa tak szybko lub stabilnie, jak oczekujemy, wpływa to bezpośrednio na codzienną pracę i poziom stresu. Chcemy zapewnić, że dokładamy wszelkich starań, aby korzystanie z KSeF w SaldeoSMART było możliwie najbardziej stabilne i przewidywalne. Monitorujemy sytuację, reagujemy na zmiany i na bieżąco dostosowujemy system do wymagań Ministerstwa Finansów.

Chcielibyśmy przybliżyć, z czego wynikają obecne opóźnienia i problemy techniczne.

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów

Krajowy System e-Faktur jest systemem utrzymywanym przez Ministerstwo Finansów. Wszystkie programy integrujące się z KSeF– w tym SaldeoSMART – łączą się z nim poprzez oficjalne API udostępnione przez MF.

Oznacza to, że:

• każda faktura wysłana z programu trafia najpierw do infrastruktury Ministerstwa,
• każda faktura pobierana do programu (ręcznie czy automatycznie) musi zostać udostępniona przez serwery KSeF.

Jeśli po stronie KSeF występują błędy API, przeciążenia, zmiany weryfikacyjne lub chwilowa niedostępność – wpływa to na działanie wszystkich systemów komercyjnych korzystających z integracji.

Dlaczego pojawiają się problemy techniczne?

Obowiązkowy KSeF został wdrożony w bardzo krótkim czasie, bez możliwości szerokiego, produkcyjnego testowania integracji przez dostawców oprogramowania przed startem systemu w docelowej skali.

W praktyce oznacza to, że:

• część błędów API ujawnia się dopiero przy realnym, masowym ruchu,
• wprowadzane są zmiany techniczne i aktualizacje po stronie Ministerstwa,
• może występować okresowe niestabilności systemu centralnego.

Takie sytuacje nie wynikają z działania konkretnego programu integrującego się z KSeF– są efektem funkcjonowania infrastruktury centralnej, z którą wszystkie systemy muszą się komunikować.

Czy dotyczy to tylko SaldeoSMART?

Nie.

Każdy program księgowy zintegrowany z KSeF korzysta z tego samego API Ministerstwa Finansów. W przypadku problemów po stronie KSeF, analogiczne trudności występują również w innych systemach. Nie ma technicznej możliwości „ominięcia” centralnego systemu ani zastąpienia go alternatywną infrastrukturą.

Jak wygląda sytuacja po stronie SaldeoSMART?

Integracja SaldeoSMART z KSeF funkcjonuje od kilku lat. System był przygotowany na obowiązkowy model działania i jest poprawnie zintegrowany z API Ministerstwa Finansów.

Jeżeli pojawiają się:

• opóźnienia w nadaniu numeru KSeF,
• brak możliwości pobrania faktury,
• komunikaty o błędach technicznych,
• zawieszenia sesji wysyłki,

wynikają one z odpowiedzi lub niedostępności systemu centralnego.

Po ustabilizowaniu działania KSeF procesy w SaldeoSMART wracają do standardowego trybu pracy bez konieczności dodatkowych działań po stronie użytkownika.

Co możesz zrobić jako użytkownik?

W przypadku chwilowych problemów zalecamy:

• odczekanie kilku–kilkunastu minut i ponowienie próby,
• sprawdzenie statusu działania KSeF na stronach komercyjnych jak https://statusksef.pl/ (ministerstwo nie udostępniło takiego monitoringu po swojej stronie),
• monitorowanie statusu wysyłki w systemie.

Z naszej strony stale monitorujemy komunikaty Ministerstwa Finansów, reagujemy na zmiany w API i aktualizujemy integrację, jeśli po stronie KSeF pojawiają się modyfikacje techniczne.

Wdrożenie KSeF to duża zmiana dla całego rynku. W okresie stabilizacji systemu centralnego mogą występować przejściowe trudności – niezależnie od używanego programu. Zapewniamy, że integracja SaldeoSMART z KSeF jest poprawna i zgodna z obowiązującą specyfikacją Ministerstwa Finansów, a problemy techniczne wynikają z działania infrastruktury centralnej systemu KSeF.