Jak przypisać użytkowników do grupy użytkowników w obiegu dokumentów

Utworzona grupa musi być przypisana do przynajmniej jednego etapu obiegu dokumentów. Dopiero wtedy przypisanie użytkowników do grupy ma sens — grupa bez przypisania do etapu nie nadaje żadnych uprawnień w obiegu.

W ustawieniach obiegowych na wybranym etapie obiegu: 

• importujemy z utworzoną grupę (Paleta grup → importuj z bazy lub importuj z innego obiegu)
• po wybraniu jednej z opcji importu i kliknięciu szukaj, pokaże się lista grup możliwych do importu
• następnie przydzielamy grupy odpowiedzialne na tym etapie (sekcja Grupy odpowiedzialne → przydziel)

• zapisujemy zmiany

  

Po wprowadzeniu zmian jak powyżej dana grupa pojawi się z możliwością przydzielenia uprawnień do zmian na dokumencie, który znajduje się na danym etapie obiegu.

Warto podkreślić, że jeśli chcemy przypisać do grupy obiegowej użytkownika utworzonego po stronie klienta biura lub utworzonego podmiotu, należy utworzyć grupę z przeznaczeniem „dla firmy”.

• Przeznaczenie „dla biura” – grupa może zostać przypisana użytkownikom utworzonym po stronie konta nadrzędnego biura lub konta nadrzędnego w pakiecie dla firm.
• Przeznaczenie „dla firmy” – grupa może zostać przypisana użytkownikom utworzonym po stronie konta klienta biura (pakiet dla biur) lub utworzonego podmiotu (pakiet dla firm).

Podpięcie typu dokumentu pod obieg 

• Sprawdź, czy nowo dodany typ dokumentu został przypisany do odpowiedniego obiegu dokumentów.
• Bez tego dokumenty tego typu nie będą prawidłowo kierowane przez system.
• Zakładka: Konfiguracje →  Typy dokumentów →  Edytuj typ - sprawdzamy czy typ został powiązany z prawidłowym obiegiem 

Uprawnienia użytkownika po stronie biura

• Zweryfikuj, czy użytkownik (np. pracownik biura rachunkowego) ma przydzielony dostęp do danego typu dokumentu oraz do firmy, której dotyczy obieg.
• Brak odpowiednich uprawnień uniemożliwi użytkownikowi obsługę dokumentów w systemie oraz nie będzie możliwości przypisać takiemu użytkownikowi danej grupy
• Zakładka: Konfiguracje →  Użytkownicy →  Kolumna Akcje: Przydziel firmy/ Ustaw typy dokumentów

Przypisanie typu dokumentu w konfiguracji obiegu wg Firm

• W konfiguracji obiegu (zakładka „wg Firm”) sprawdź, czy do wybranej firmy został przypisany utworzony typ dokumentu.
• Tylko wtedy dokumenty tego typu będą mogły być obsługiwane w ramach obiegu przypisanego do tej firmy oraz można będzie grupy użytkowników użyte w tym obiegu przydzielić utworzonym użytkownikom w SaldeoSMART
• Zakładka: Konfiguracje →  Obieg wg firm

Podsumowanie procesu przydzielania grupy użytkownikowi utworzonemu w SaldeoSMART:

• Najpierw utwórz grupę i przypisz ją do etapu obiegu.
• Następnie zweryfikuj, czy typ dokumentu jest podpięty do odpowiedniego obiegu.
• Upewnij się, że użytkownik ma dostęp do tego typu dokumentu i firmy.
• Sprawdź, czy w konfiguracji obiegu wg Firm dany typ dokumentu jest przypisany do firmy.

Taka kolejność działań zapewnia prawidłowe funkcjonowanie obiegu dokumentów i uprawnień w SaldeoSMART (pakiet Ekspert).

Pytania i odpowiedzi

1. Co oznacza symbol globu przy grupie użytkowników?

• Symbol ten oznacz grupę systemową (globalną), nie utworzoną przez użytkownika.

2. Jak dodać grupę użytkowników do firmy?

• Grupy użytkowników przypisuje się użytkownikom systemu, a nie firmom. Użytkownika do grupy przypisuje się z poziomu Konfiguracja → Użytkownicy → Ustaw Grupy 
• Grupy użytkowników tworzy się z poziomu zakładki Konfiguracja → Grupy użytkowników 
• Może się zdarzyć, że wybrana grupa nie będzie widoczna podczas przypisywania użytkownikowi w obrębie danej firmy. W takiej sytuacji należy zweryfikować ustawienia konfiguracji opisane w tym artykule (Patrz punkt instrukcji: Dlaczego administrator konta nie może przypisać użytkownika do grupy?) 

3. Jak sprawdzić do jakiej grupy użytkowników należę? 

• sprawdzić do jakiej grupy nalezy użytkownik może wyłącznie administrator konta z poziomu zakładki Konfiguracje → Użytkownicy →przy konkretnym użytkowniku wchodzimy w zakładkę Grupy użytkowników