Dokument przypisany i dokument dodany - prawa w obiegu dokumentów

W SaldeoSMART uprawnienia zarówno administratora biura jak i firmy zostały poszerzone o możliwość ograniczenia widoczności typów dokumentów dla użytkownika.

Jaki był powód wprowadzenie ww. funkcjonalności?

Prawa te służą do realizacji polityki prowadzonej przez firmy, obejmującej dostęp do danych firmy przez różnych użytkowników.

Ustawienie dostępne jest na:

🔷Koncie administratora biura

Konfiguracja -> Użytkownicy

W celu nadania uprawnień do typów dokumentów należy przy konkretnym użytkowniku klikając w ikonę wybrać opcję Ustaw typy dokumentów.

🔷Koncie administratora firmy

Analogicznie wygląda to po stronie administratora firmy.

Ikona grupy ludzi -> Użytkownicy

W celu nadania uprawnień do typów dokumentów należy przy konkretnym użytkowniku, klikając w ikonę , wybrać opcję Ustaw typy dokumentów.

Po załadowaniu strony otrzymamy następujący widok:

Znajdują się tam kolumny:

• Dokument przypisany
• Dokument dodany

Czemu mają służyć?

Uprawnienia te pozwalają adminowi biura/firmy regulować uprawnienia użytkownika do widoczności typu dokumentu przez ograniczenie uprawnień do:

• tylko dodane tj. użytkownik będzie go widział tylko wtedy, gdy sam ten dokument dodał do systemu. Dokumenty przez niego dodane będą dla niego zawsze widoczne (kolumna Dokument dodany). Opcja ta działa także wstecz. Użytkownik nie będzie widział natomiast historycznych dokumentów dodanych przez innych użytkowników.

• tylko przypisane tj. użytkownik będzie widział dokument tylko wtedy, gdy zostanie on mu przypisany jako osoba odpowiedzialna (kolumna Dokument przypisany). Dokument będzie widoczny tylko do momentu przepisania odpowiedzialności za dokument na inną osobę lub zmiany etapu (skutkującej zmianą odpowiedzialności) po wykonaniu jednej z tych dwóch operacji dokument znika. Żadne inne dokumenty z tego typu nie będą dla niego widoczne, o ile nie są do niego przypisane.

Istnieje możliwość ustawienia obu tych opcji jednocześnie. Skutkuje to następującą sytuacją: po dodaniu dokumentu użytkownik widzi go na stałe, a jeżeli inne dokumenty również zostaną do niego przypisane, to użytkownik widzi je w czasie, gdy jest przy nich oznaczony jako osoba odpowiedzialna (jest do nich przypisany).

Może się zdarzyć, że dany dokument będzie wyszarzony. Dzieje się to w sytuacji, gdy dany typ dokumentu nie jest dostępny dla użytkownika.

Aby to zmienić (uczynić pola edytowalnymi) wystarczy zaznaczyć checkbox przy danym typie dokumentu.

Jakie skutki może nieść za sobą zastosowanie ograniczeń?

• Jeżeli biuro/firma ustawi, że dany użytkownik widzi wyłącznie dokumenty przypisane, wtedy użytkownik ten traci widoczność wszystkich dokumentów poza przypisanymi do niego.
• Jeżeli dany użytkownik będzie miał przy określonym typie zaznaczony wyłącznie checkbox Dokument przypisany, to użytkownik nie będzie mógł dodawać dokumentów z tego typu do SaldeoSMART.

Wniosek: Wybierajmy zatem checkbox Dokument przypisany raczej przy osobach, które nie uczestniczą w skanowaniu i dodawaniu dokumentów.

• Jeżeli użytkownik ma przy danym typie włączone wyłącznie uprawnienie Dokument dodany, a nie dodał danego dokumentu to, gdy inny użytkownik chce mu ten dokument przypisać, nie może tego zrobić.

W takim przypadku pojawia się komunikat: 

Uwaga:

Funkcjonalność jest domyślnie wyłączona.