Ustawienie osoby odpowiedzialnej na dokumencie

Wprowadzenie

Ustawianie osoby odpowiedzialnej za dokument w SaldeoSMART to funkcja przypisywania konkretnego użytkownika do wybranego dokutemu w module "Dokumenty". Jej głównym celem jest wskazanie, kto odpowiada za dokument w danym momencie. Dzięki temu dokument ma swojego "opiekuna", co porządkuje obieg dokumentów i odpowiedzialność za konkretne kroki w obiegu.

Kto może ustawić osobę odpowiedzialną na dokumencie?

To uprawnienie posiadają wszyscy użytkownicy systemu, niezależnie od rodzaju konta czy pakietu.
W praktyce osobę odpowiedzialną mogą ustawiać:

• Użytkownicy po stronie biura rachunkowego / użytkownicy konta głównego w pakiecie dla firm.

• Użytkownicy po stronie klienta biura / użytkownicy konta utworzonego podmiotu w pakiecie dla firm . 
   

Jak przypisać osobę odpowiedzialną za dokument

 Przypisywanie pojedynczego dokumentu do osoby odpowiedzialnej 

1. Na liście dokumentów przejdź do detali wybranego dokumentu.
2. Wybierz Akcje → Przydziel osobę 

3. Wybierz użytkownika z listy i potwierdź przypisanie.

4. Informacja o przypisanej osobie wyświetli się w kolumnie Osb. na liście dokumentów.

[Zakładka: Dokumenty -> Lista dokumentów -> Kolumna o nazwie Osb.

Zbiorcze przypisywanie osoby odpowiedzialnej

1. Na liście dokumentów zaznacz wybrane dokumenty.
2. Wybierz Edytuj → Przydziel osobę.
3. Wybierz użytkownika z listy i zapisz zmiany.
4. Zapisz zmiany 

Ograniczenia w przypisywaniu osoby odpowiedzialnej do dokumentu:  

• Do dokumentu można przypisać tylko jedną osobę odpowiedzialną na danym etapie.
• Nie można przypisać kilku osób jednocześnie do tego samego dokumentu na jednym etapie.
• Osoba odpowiedzialna może zmieniać się na różnych etapach obiegu dokumentu.
• Nie można przypisać jako odpowiedzialną za dokument Grupę użytkowników, można przypisywać wyłącznie konkretnych użytkowników systemu. 
• Nie można przypisać osoby wysyłając dokument na dedykowany adres e-mail dla dokumentów. 
• Na etapie startowym obiegu nie ma możliwości wymuszenia wskazywania osoby odpowiedzialnej (pakiet Ekspert) 

Widoczność użytkownika na liście podczas przypisywania osoby odpowiedzialnej do dokumentu: 

Lista osób, które można wskazać jako odpowiedzialne w okienku przypisania, zależy od tego, jakie grupy użytkowników mają uprawnienia do pracy w kolejnym etapie obiegu (docelowym). 

1. W przypadku gry dokument porusza się w obiegu systemowym, klient ma pakiet inny niż Ekspert , administrator konta musi zweryfikować czy użytkownikowi została przypisana systemowa grupa użytkowników "Księgowy (a)". 
2. W przypadku gdy dokument porusza się w obiegu nie systemowym, czyli klient ma pakiet Ekspert,  administrator konta może zweryfikować ustawienia z poziomu zakładki: 

• Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów →  Wejdź w detale obiegu 
• Wejdź w edycję docelowego etapu, do którego dokument ma trafić
• W sekcji Grupy odpowiedzialne sprawdź, czy do etapu przypisane są odpowiednie grupy użytkowników

Upewnij się, że pracownicy, których chcesz przypisywać do dokumentu, faktycznie należą do wybranych tu grup. (Przynależność do grup administrator może sprawdzić w Konfiguracja → Użytkownicy → Ustaw Grupy)

Konfiguracja wymagalności przypisywania (pakiet Ekspert)

Ogólne zasady konfiguracji wymagalności przypisania osoby odpowiedzialnej 

Tylko w pakiecie Ekspert dostępne są dodatkowe opcje konfiguracji wymagalności przypisywania osoby odpowiedzialnej w ramach obiegu dokumentów.

Konfiguracja wymagalności przypisywania użytkowników odbywa się z poziomu edycji konkretnego etapu obiegu Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Detale obiegu. 
Tylko administrator konta może wprowadzać zmiany w konfiguracji obiegu.

Rodzaje wymagalności możliwe do ustawienia w edycji etapu obiegu 

Opcja "Obowiązkowe przypisanie osoby odpowiedzialnej": 

• Po przekazaniu dokumentu na kolejny etap niemożliwe jest pozostawienie go bez przypisania.
• Przez cały czas, gdy dokument znajduje się na danym etapie, musi mieć przypisaną osobę odpowiedzialną.
• To ustawienie blokuje możliwość pozostawienia dokumentu bez przypisanej osoby odpowiedzialnej, uniemożliwiając sytuację, w której przez pewien okres za dokument nie odpowiada żadna osoba.

Opcja "Wymagane przypisanie": 

• Opcja wymuszająca obowiązek przypisania dokumentu do konkretnej osoby w momencie przekazywania go na kolejny etap w obiegu dokumentów.
• Zaleca się, aby w przypadku uruchomienia opcji "Wymagane przypisanie" jednocześnie uruchomić również opcję "Modal przypis.". Wtedy pojawia się okienko wyboru przy przekazywaniu dokumentu. Aby okienko pojawiło się ważne jest zaznaczenie opcji Modal przypis. na etapie konfiguracji obiegu. Opcja "Modal przypis." w SaldeoSMART oznacza, że po kliknięciu przycisku przejścia dokumentu na następny etap obiegu wyświetli się okno (modal) z formularzem, w którym można wybrać osobę odpowiedzialną za dokument na kolejnym etapie.

Powiadomienia o przydzielonych dokumentach

Powiadomienia o przydzielonym dokumencie wysyłane są wyłącznie w pakiecie Ekspert. 

Notyfikacje wysyłane są następnego dnia od przydzielenia osoby odpowiedzialnej około godziny 7:00 (notyfikacje o przydzieleniu nie są wysyłane na bieżąco) 

W pakietach innych niż Ekspert przydzielenie dokumentu do użytkownika nie generuje automatycznych powiadomień e-mail. Rozwiązaniem są powiadomienia push.

Konfiguracja powiadomień push

1. Przejdź do ustawień konta Konfiguracja -> Konta 
2. Zaznacz: Wysyłaj powiadomienia push → Dokumenty → Przypisany dokument.
3. Upewnij się, że przeglądarka internetowa ma włączoną obsługę powiadomień push.

Filtrowanie dokumentów po osobie odpowiedzialnej

We wszystkich pakietach dostępna jest opcja filtrowania dokumentów według osoby odpowiedzialnej. Możliwe kryteria filtrowania:

• Konkretne przypisane osoby
• Dowolna osoba (wszystkie dokumenty z przypisaniem)
• Nieprzydzielone (dokumenty bez przypisanej osoby)

Przydatne informacje:

• Zmiana osoby odpowiedzialnej jest możliwa w dowolnym momencie.
• Historia przypisań (historia zmian) może być śledzona w ramach obiegu dokumentów (pakiet Ekspert).
• Na dokumencie można przypisać wyłącznie jedną osobę odpowiedzialną.
  System nie umożliwia ustawienia kilku osób odpowiedzialnych jednocześnie dla jednego dokumentu.
• Jeżeli do dokumentu jest przypisana osoba, to pozostali użytkownicy nie mogą na takim dokumencie dokonywać zmian.

Pytania i Odpowiedzi: 

Czy da się usunąć przydzielenie użytkownika do dokumentu/ Jak usunąć osobę odpowiedzialną z dokumentu? 

Tak, jest taka możliwość, ale zależy ona od rodzaju obiegu dokumentów.
Jeśli korzystasz z obiegu systemowego, możesz pozostawić dokument bez przypisanej osoby odpowiedzialnej. 
Aby usunąć przypisanie użytkownika z detali dokumentu:

1. Otwórz detale dokumentu.
2. Wybierz Akcje → Przydziel osobę.
3. Usuń wybraną z listy osobę, pozostawiając pole puste.
   
4. Zapisz zmiany.

Po wykonaniu tych kroków dokument nie będzie przypisany do żadnego użytkownika.

Ważne: Jeśli korzystasz z pakietu Ekspert i masz skonfigurowany własny obieg dokumentów, możliwość pozostawienia dokumentu bez przypisanej osoby odpowiedzialnej zależy od konfiguracji tego obiegu. W niektórych konfiguracjach przypisanie użytkownika może być wymagane.

Jak zwrócić dokument do poprzedniej osoby odpowiedzialnej w celu uzupełnienia braków?

Sposób zwrotu dokumentu zależy od tego, czy dokument ma pozostać na tym samym etapie obiegu, czy ma zostać cofnięty do poprzedniego etapu.

Zwrot dokumentu do innego użytkownika na tym samym etapie

Jeżeli chcesz przekazać dokument innej osobie, ale nie chcesz zmieniać jego etapu w obiegu, wystarczy wskazać właściwego użytkownika jako osobę odpowiedzialną za dokument.
Na liście dokumentów przejdź do detali wybranego dokumentu. Wybierz Akcje → Przydziel osobę 

Zwrot dokumentu do osoby pracującej na poprzednim etapie obiegu

Jeżeli dokument był wcześniej opracowywany przez inną osobę na poprzednim etapie, a po przejściu na kolejny etap zauważysz braki wymagające uzupełnienia, masz dwie możliwości:

1. Przypisać dokument do poprzedniej osoby na obecnym etapie – pod warunkiem, że użytkownik ma uprawnienia do pracy z dokumentem na tym etapie. Jeśli podczas przypisywania osoby odpowiedzialnej użytkownik nie jest dostępny do wyboru, oznacza to, że nie ma on odpowiednich uprawnień na bieżącym etapie obiegu.
2. Cofnąć dokument do poprzedniego etapu obiegu – jest to możliwe, jeśli w konfiguracji obiegu zostało zdefiniowane odpowiednie przejście cofające dokument do poprzedniego etapu.

Ważne: Możliwość konfiguracji cofania dokumentu do poprzedniego etapu jest dostępna wyłącznie w pakiecie Ekspert i dotyczy dokumentów poruszających się w obiegu niesystemowym.

Jeżeli przejście cofające nie zostało skonfigurowane, dokumentu nie będzie można przekazać na poprzedni etap.

Jeżeli takie przejście zostało skonfigurowane, odpowiednia opcja będzie dostępna na detalach dokumentu. Nazwa przycisku zależy od konfiguracji obiegu – w pakiecie Ekspert administrator może indywidualnie definiować nazwy przejść (poniżej przykład):