Ustawienie osoby odpowiedzialnej na dokumencie

Wprowadzenie

Ustawianie osoby odpowiedzialnej za dokument w SaldeoSMART to funkcja przypisywania konkretnego użytkownika do wybranego dokutemu w module "Dokumenty". Jej głównym celem jest wskazanie, kto odpowiada za dokument w danym momencie. Dzięki temu dokument ma swojego "opiekuna", co porządkuje obieg dokumentów i odpowiedzialność za konkretne kroki w obiegu.

Kto może ustawić osobę odpowiedzialną na dokumencie?

To uprawnienie posiadają wszyscy użytkownicy systemu, niezależnie od rodzaju konta czy pakietu.
W praktyce osobę odpowiedzialną mogą ustawiać:

• Użytkownicy po stronie biura rachunkowego / użytkownicy konta głównego w pakiecie dla firm.

• Użytkownicy po stronie klienta biura / użytkownicy konta utworzonego podmiotu w pakiecie dla firm . 
   

Jak przypisać osobę odpowiedzialną za dokument

 - Przypisywanie pojedynczego dokumentu do osoby odpowiedzialnej 

1. Na liście dokumentów przejdź do detali wybranego dokumentu.
2. Wybierz Akcje → Przydziel osobę 

3. Wybierz użytkownika z listy i potwierdź przypisanie.

4. Informacja o przypisanej osobie wyświetli się w kolumnie Osb. na liście dokumentów.

[Zakładka: Dokumenty -> Lista dokumentów -> Kolumna o nazwie Osb.

- Zbiorcze przypisywanie osoby odpowiedzialnej

1. Na liście dokumentów zaznacz wybrane dokumenty.
2. Wybierz Edytuj → Przydziel osobę.
3. Wybierz użytkownika z listy i zapisz zmiany.
4. Zapisz zmiany 

Ograniczenia w przypisywaniu osoby odpowiedzialnej do dokumentu:  

• Do dokumentu można przypisać tylko jedną osobę odpowiedzialną na danym etapie.
• Nie można przypisać kilku osób jednocześnie do tego samego dokumentu na jednym etapie.
• Osoba odpowiedzialna może zmieniać się na różnych etapach obiegu dokumentu.
• Nie można przypisać jako odpowiedzialną za dokument Grupę użytkowników, można przypisywać wyłącznie konkretnych użytkowników systemu. 
• Nie można przypisać osoby wysyłając dokument na dedykowany adres e-mail dla dokumentów. 
• Na etapie startowym obiegu nie ma możliwości wymuszenia wskazywania osoby odpowiedzialnej (pakiet Ekspert) 

Widoczność użytkownika na liście podczas przypisywania osoby odpowiedzialnej do dokumentu: 

Lista osób, które można wskazać jako odpowiedzialne w okienku przypisania, zależy od tego, jakie grupy użytkowników mają uprawnienia do pracy w kolejnym etapie obiegu (docelowym). 

1. W przypadku gry dokument porusza się w obiegu systemowym, klient ma pakiet inny niż Ekspert , administrator konta musi zweryfikować czy użytkownikowi została przypisana systemowa grupa użytkowników "Księgowy (a)". 
2. W przypadku gdy dokument porusza się w obiegu nie systemowym, czyli klient ma pakiet Ekspert,  administrator konta może zweryfikować ustawienia z poziomu zakładki: 

• Konfiguracja → Lista obiegów dokumentów →  Wejdź w detale obiegu 
• Wejdź w edycję docelowego etapu, do którego dokument ma trafić
• W sekcji Grupy odpowiedzialne sprawdź, czy do etapu przypisane są odpowiednie grupy użytkowników

Upewnij się, że pracownicy, których chcesz przypisywać do dokumentu, faktycznie należą do wybranych tu grup. (Przynależność do grup administrator może sprawdzić w Konfiguracja → Użytkownicy → Ustaw Grupy)

Konfiguracja wymagalności przypisywania (pakiet Ekspert)

Ogólne zasady konfiguracji wymagalności przypisania osoby odpowiedzialnej 

Tylko w pakiecie Ekspert dostępne są dodatkowe opcje konfiguracji wymagalności przypisywania osoby odpowiedzialnej w ramach obiegu dokumentów.

Konfiguracja wymagalności przypisywania użytkowników odbywa się z poziomu edycji konkretnego etapu obiegu Konfiguracje → Lista obiegów dokumentów → Detale obiegu. 
Tylko administrator konta może wprowadzać zmiany w konfiguracji obiegu.

Rodzaje wymagalności możliwe do ustawienia w edycji etapu obiegu 

Opcja "Obowiązkowe przypisanie osoby odpowiedzialnej": 

• Po przekazaniu dokumentu na kolejny etap niemożliwe jest pozostawienie go bez przypisania.
• Przez cały czas, gdy dokument znajduje się na danym etapie, musi mieć przypisaną osobę odpowiedzialną.
• To ustawienie blokuje możliwość odznaczenia opcji przypisania, uniemożliwiając sytuację, w której przez pewien okres za dokument nie odpowiada żadna osoba.

Opcja "Wymagane przypisanie": 

• Opcja wymuszająca obowiązek przypisania dokumentu do konkretnej osoby w momencie przekazywania go na kolejny etap w obiegu dokumentów.
• Pojawia się okienko wyboru przy przekazywaniu dokumentu. Aby okienko pojawiło się ważne jest jeszcze zaznaczenie opcji Modal przypis., która odpowiada za to, żeby móc przekazać dokument na kolejny etap obiegu trzeba być do dokumentu przypisanym jako osoba odpowiedzialna.

Powiadomienia o przydzielonych dokumentach

Powiadomienia o przydzielonym dokumencie wysyłane są wyłącznie w pakiecie Ekspert. 

Notyfikacje wysyłane są następnego dnia od przydzielenia osoby odpowiedzialnej około godziny 7:00 (notyfikacje o przydzieleniu nie są wysyłane na bieżąco) 

W pakietach innych niż Ekspert przydzielenie dokumentu do użytkownika nie generuje automatycznych powiadomień e-mail. Rozwiązaniem są powiadomienia push.

Konfiguracja powiadomień push

1. Przejdź do ustawień konta Konfiguracja -> Konta 
2. Zaznacz: Wysyłaj powiadomienia push → Dokumenty → Przypisany dokument.
3. Upewnij się, że przeglądarka internetowa ma włączoną obsługę powiadomień push.

Filtrowanie dokumentów po osobie odpowiedzialnej

We wszystkich pakietach dostępna jest opcja filtrowania dokumentów według osoby odpowiedzialnej. Możliwe kryteria filtrowania:

• Konkretne przypisane osoby
• Dowolna osoba (wszystkie dokumenty z przypisaniem)
• Nieprzydzielone (dokumenty bez przypisanej osoby)

Przydatne informacje:

• Zmiana osoby odpowiedzialnej jest możliwa w dowolnym momencie.
• Historia przypisań (historia zmian) może być śledzona w ramach obiegu dokumentów (pakiet Ekspert).
• Na dokumencie można przypisać wyłącznie jedną osobę odpowiedzialną.
  System nie umożliwia ustawienia kilku osób odpowiedzialnych jednocześnie dla jednego dokumentu.
• Jeżeli do dokumentu jest przypisana osoba, to pozostali użytkownicy nie mogą na takim dokumencie dokonywać zmian.

Pytania i Odpowiedzi: 

Czy da się usunąć przydzielenie użytkownika do dokumentu/ Jak usunąć osobę odpowiedzialną z dokumentu? 

Tak, jest taka możliwość, ale zależy ona od rodzaju obiegu dokumentów.
Jeśli korzystasz z obiegu systemowego, możesz pozostawić dokument bez przypisanej osoby odpowiedzialnej. 
Aby usunąć przypisanie użytkownika z detali dokumentu:

1. Otwórz detale dokumentu.
2. Wybierz Akcje → Przydziel osobę.
3. Usuń wybraną z listy osobę, pozostawiając pole puste.
   
4. Zapisz zmiany.

Po wykonaniu tych kroków dokument nie będzie przypisany do żadnego użytkownika.

Ważne: Jeśli korzystasz z pakietu Ekspert i masz skonfigurowany własny obieg dokumentów, możliwość pozostawienia dokumentu bez przypisanej osoby odpowiedzialnej zależy od konfiguracji tego obiegu. W niektórych konfiguracjach przypisanie użytkownika może być wymagane.