Dodawanie nowej firmy i edycja już istniejącej

Jakie dane uzupełnisz przy dodawaniu firmy, a jakie dopiero w edycji

Formularz dodawania nowej firmy pokazuje tylko część danych, które system docelowo przechowuje o firmie. Reszta pól pojawia się dopiero na karcie firmy, w widoku edycji podzielonym na trzy grupy zakładek: Firma, Podatki i ZUS oraz Konfiguracja.

👉 Dodawanie nowej firmy w SaldeoSMART (bez synchronizacji)

Dane uzupełniane na etapie dodawania firmy

Dane identyfikacyjne

• NIP (z możliwością pobrania danych z GUS)
• Nazwa pełna, nazwa skrócona
• REGON (opcjonalnie)

Dostęp do systemu

• Login
• Adres e-mail (na niego wysyłane jest wygenerowane hasło)

Adres

• Adres, kod pocztowy, miejscowość
• Kraj, województwo, powiat, gmina

Rozliczenia podatkowe i ZUS (podstawowy zakres)

• Mikrorachunek (do wygenerowania)
• Indywidualny rachunek ZUS
• Urząd skarbowy i kod urzędu
• Kraj rozliczenia podatkowego

Rachunek bankowy

• Numer konta, nazwa konta, nazwa banku, BIC (SWIFT), waluta
• Opcja automatycznego rozliczania transakcji po odczycie z wyciągu
• Oznaczenie konta jako służącego wyłącznie do odczytu wyciągów
• Możliwość dodania kolejnych rachunków

Dane kontaktowe

• Osoba kontaktowa, telefon

Uruchomione moduły (zależne od pakietu)

• Budżety, Faktura VAT, Faktura dla nievatowca, Kategoryzacja faktur, Kasa, Archiwum dokumentów, Wyciągi bankowe, Odczytywanie dokumentów
• Kadry: uprawnienia do listy pracowników (dodawanie, edycja, dezaktywacja) i dokumentów kadrowych (dodawanie, edycja, usuwanie)
• Rozliczenie księgowe: rozliczenie bieżące, raporty, zaliczki
• Zadania: prawo do usuwania zadań

Ustawienia faktur i limitów

• Numeracja faktur i numer początkowy
• Program księgowy
• Limit miesięczny faktur i dokumentów, zachowanie po przekroczeniu limitu
• Widoczność dokumentów dla klienta
• Możliwość generowania poleceń przelewów

Opis

• Dowolna notatka (np. warunki umowy, cennik)

Dane, które można uzupełnić dopiero w edycji

Po założeniu konta karta firmy udostępnia znacznie szerszy zestaw pól, podzielony na trzy grupy zakładek.

Firma

Dane podstawowe

• Nazwa pełna, nazwa skrócona, NIP, REGON: wprowadzane już przy dodawaniu firmy
• Numer BDO: nowe
• Program księgowy, opis: wprowadzane już przy dodawaniu firmy
• Forma prawna: nowe

Adres

• Adres, kod pocztowy, miejscowość, kraj, województwo, powiat, gmina: wprowadzane już przy dodawaniu firmy, tu tylko do podglądu i edycji

Kontakt

• Osoba kontaktowa, numer telefonu, e-mail: wprowadzane już przy dodawaniu firmy
• Osoba odpowiedzialna za kontakt z kadrowym: nowe
• Osoba odpowiedzialna za kontakt z księgowym: nowe

Wspólnicy

• Dodawanie wspólników firmy (przycisk Dodaj wspólnika): przy dodawaniu firmy widoczna jest tylko pusta lista, bez możliwości dodania

Rachunki bankowe

• Numer konta, nazwa konta, nazwa banku, BIC (SWIFT), waluta, automatyzacja rozrachunków: pierwszy rachunek zakłada się już przy dodawaniu firmy
• Status aktywności rachunku oraz dodawanie kolejnych kont (przycisk Dodaj konto): pełna lista i zarządzanie kontami dostępne dopiero w edycji

Podatki i ZUS

Zasady księgowania (nowe)

• Data rejestracji firmy
• Rodzaj księgowości

Opiekunowie (nowe)

• Opiekun księgowy
• Opiekun kadrowy

Konfiguracja VAT (nowe)

• Rejestracja do VAT
• Rodzaj VAT
• Okres rozliczeniowy
• Rejestracja do VAT UE
• System OSS
• Stawki VAT wynikające z konfiguracji kraju oraz stawki dodatkowe

Podatki i ZUS

• Rodzaj podatku, okres rozliczeniowy: nowe
• Mikrorachunek, urząd skarbowy, kod urzędu, kraj rozliczenia podatkowego, indywidualny rachunek ZUS firmy: wprowadzane już przy dodawaniu firmy

Pracownicy (nowe)

• Liczba pracowników
• PFRON
• PPK
• Zasady wypłat wynagrodzeń

Flota (nowe)

• Informacja, czy firma posiada samochody

Konfiguracja

Uruchomione moduły (zależne od posiadanego pakietu)

• Budżety, Faktury VAT, Faktura dla nievatowca, Kategoryzacja faktur, Kasa, Archiwum dokumentów, Wyciągi bankowe, Kadry, Rozliczenie księgowe (rozliczenie bieżące, raporty, zaliczki), Zadania (prawo do usuwania zadań): wybierane już przy dodawaniu firmy
• Rozliczanie transakcji: nowe
• Odczyt dokumentów i transakcji bankowych oraz funkcje AI w KSeF: nowe
• Możliwość generowania przelewów: wprowadzane już przy dodawaniu firmy (jako osobne pole Tak/Nie)

Limity i kredyty

• Limit miesięczny wystawionych faktur i dodanych dokumentów, zachowanie po przekroczeniu limitu, widoczność dokumentów: wprowadzane już przy dodawaniu firmy
• E-mail dla dokumentów (adres, na który klient wysyła dokumenty do odczytu): nowe

Faktury

• Numeracja faktur: wprowadzana już przy dodawaniu firmy (tam razem z numerem początkowym)

Dokumenty kasowe (nowe)

• Numeracja kasy (np. miesięczna)
• Numer kolejny KP
• Numer kolejny KW

Odczytywanie dokumentów

• Moduł odczytywania dokumentów wybierany jest już przy dodawaniu firmy, szczegółowe ustawienia dostępne są dopiero tutaj:
• Obracanie skanów do odczytania
• Odczytywanie kwot brutto z dokumentów
• Sposób proponowania nazwy skróconej kontrahenta
• Waluta odczytu dla faktur dwuwalutowych
• Widoczność pola „Numer archiwalny"
• Automatyczne oznaczanie faktur płatnych gotówką/kartą jako zapłaconych
• Pola umieszczone na skanie dokumentu

Użytkownicy firmy (nowe)

• Liczba użytkowników w firmie
• Liczba użytkowników z włączonymi raportami
• Jednorazowy klucz logowania

Dodatkowe konta e-mail (nowe)

• Adres główny (powiązany z kontem firmy)
• Adresy dodatkowe, na które wysyłana jest informacja o rozliczeniu księgowym

Słowniczek pojęć i skrótów

PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe): dobrowolny program długoterminowego oszczędzania na emeryturę, finansowany wspólnie przez pracownika, pracodawcę i budżet państwa. Pracodawca ma obowiązek zgłosić firmę do PPK i odprowadzać wpłaty, chyba że korzysta ze zwolnienia. Oznaczenie w SaldeoSMART ma charakter informacyjny i nie jest przenoszone do programu księgowego oraz nie ma wpływu na działanie innych modułów.

PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych): fundusz, do którego firmy zatrudniające co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a niespełniające wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, muszą co miesiąc odprowadzać wpłaty. Oznaczenie w SaldeoSMART ma charakter informacyjny i nie jest przenoszone do programu księgowego oraz nie ma wpływu na działanie innych modułów.

BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami): rejestr prowadzony przez marszałków województw. Firmy wprowadzające na rynek opakowania, baterie, sprzęt elektryczny lub wytwarzające odpady muszą się w nim zarejestrować i posługiwać się numerem BDO, między innymi na dokumentach ewidencji odpadów. 👉 Numer BDO

OSS (One Stop Shop): unijna procedura pozwalająca rozliczać VAT od sprzedaży na odległość do konsumentów z innych krajów UE w jednej deklaracji, bez rejestracji do VAT w każdym z tych krajów osobno. Oznaczenie w SaldeoSMART ma charakter informacyjny i nie jest przenoszone do programu księgowego.

VAT UE: rejestracja umożliwiająca firmie dokonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. WDT, WNT) z kontrahentami z innych krajów UE.

Mikrorachunek: indywidualny rachunek podatkowy firmy, na który wpłaca się PIT, CIT i VAT.

BIC (SWIFT): międzynarodowy kod identyfikujący bank, potrzebny przy przelewach zagranicznych.

KP / KW: skróty oznaczające dokumenty kasowe, KP to kasa przyjmie (wpłata gotówki), a KW to kasa wyda (wypłata gotówki).