Instrukcja testowania KSeF na środowisku SHOW – Centrum pomocy SaldeoSMART

Przygotowane środowisko umożliwiające integrację z wersją przedprodukcyjną (demo) KSeF 2.0.

📆 DEMO KSeF SaldeoSMART zakładane jest na okres 14 dni.

ℹ️ Informacje o środowisku SHOW

Środowisko SHOW w SaldeoSMART jest zintegrowane z przedprodukcyjną aplikacją (demo) KSeF 2.0 i wykorzystuje strukturę FA 3. Umożliwia testowanie funkcjonalności KSeF w warunkach zbliżonych do produkcyjnych. Na środowisku SHOW SaldeoSMART należy korzystać z tokenów 2.0 dla wersji przedprodukcyjnej (Demo KSeF)

Ważne informacje o środowisku demo KSeF 2.0

Środowisko opiera się na faktycznych danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm
Do zalogowania wymagane są rzeczywiste uprawnienia, analogiczne jak dla środowiska produkcyjnego
Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym należy używać fikcyjnych danych
Faktury wystawione w wersji demo nie powodują obowiązku księgowego

🔧 Funkcje dostępne do testowania na SHOW SaldeoSMART

1. Uwierzytelnienie

Uwierzytelnienie za pomocą tokenu

Uwaga: Obecnie w SaldeoSMART dostępne jest tylko uwierzytelnienie tokenem. Obsługa certyfikatów jest w przygotowaniu.

2. Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników

Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników biura rachunkowego
Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników klienta biura

3. Wysyłanie faktur

Wysyłanie faktur spełniających założenia faktur ustrukturyzowanych do KSeF
Wysyłka pojedyncza lub zbiorcza
Wysyłka przez biuro rachunkowe w imieniu klienta (w zależności od uprawnień tokena)

4. Pobieranie dokumentów z KSeF

Pobieranie faktur kosztowych na listę dokumentów
Pobieranie dokumentów sprzedażowych na listę dokumentów
Wyszukiwarka zaawansowana przy pobieraniu
Pobieranie w różnych formatach
Opcjonalnie: pobieranie faktur z nadrukiem KSeF (dostęp dla biur)

5. Miniobieg KSeF

Nadawanie statusów fakturom pobranym z KSeF:
- ✓ zatwierdzenie faktury
- ✗ odrzucenie faktury
- bez statusu
Akceptacja pojedyncza lub zbiorcza
Przekazywanie zatwierdzonych faktur do księgowości

6. Eksport do programu księgowego

Przeczytaj do jakich programów księgowych możliwy jest eksport informacji o KSeF: Eksport informacji o numerze KSeF i dacie nadania do wybranych programów księgowych

🚀 Jak rozpocząć testowanie - krok po kroku

KROK 1: Metody uwierzytelnienia w KSeF

Przed przystąpieniem do korzystania z KSeF w połączeniu z SaldeoSMART, uwierzytelnij się na stronie wersji demo aplikacji podatnika KSeF jedną z dostępnych metod:

Metoda Uwierzytelnienia	Osoba Fizyczna	Podmiot niebędący osobą fizyczną
Podpis Zaufany / Węzeł krajowy (mObywatel)	TAK	NIE
Kwalifikowany podpis elektroniczny	TAK	NIE
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna	NIE	TAK
Token (do 31.12.2026) uwierzytelnienie w aplikacjach komercyjnych np. SaldeoSMART	TAK	TAK
Certyfikat KSeF uwierzytelnienie w aplikacjach komercyjnych np. SaldeoSMART	TAK	TAK

Więcej informacji:

Podręcznik KSeF cz. I, rozdział 2
Artykuł Centrum Pomocy: Sposoby uwierzytelniania KSeF

KROK 2: Generowanie tokena w aplikacji ministerialnej

UWAGA! Na środowisku SHOW SaldeoSMART należy korzystać z tokenów 2.0 dla wersji przedprodukcyjnej (Demo KSeF)

Wygeneruj token w aplikacji podatnika KSeF w wersji DEMO: https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

Ważne parametry przy generowaniu tokena:

Nazwa tokena:

Przykład: inna nazwa dla tokena firmy, a inna dla tokena biura rachunkowego
Pomaga w identyfikacji tokenów na liście

Uprawnienia dla tokena:

☑ Dostęp do faktur - umożliwia pobieranie faktur
☑ Wystawianie faktur - wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF

Po określeniu uprawnień wybierz Generuj token.

⚠️ Ważne!

Token pojawia się tylko jeden raz - koniecznie go skopiuj! Wygenerowany token będzie widoczny na liście tokenów, ale bez informacji o rodzaju nadanych uprawnień.

KROK 3: Dodanie firmy w SaldeoSMART (jeżeli jeszcze nie istnieje)

Zaloguj się na stronie: https://show.saldeosmart.pl/
Dodaj firmę z poziomu SaldeoSMART
Przeloguj się na konto firmy

KROK 4: Dodanie tokena w SaldeoSMART

UWAGA! Na środowisku SHOW SaldeoSMART należy korzystać z tokenów 2.0 dla wersji przedprodukcyjnej (Demo KSeF)

Po zalogowaniu na konto firmy przejdź do ustawień KSeF i dodaj skopiowany token: Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Certyfikaty i tokeny

Dostępne opcje:

Token KSeF dla użytkowników firmy:

Token wykorzystywany w komunikacji z KSeF Twojej firmy
Umożliwia wysyłanie i pobieranie faktur przez pracowników firmy z odpowiednimi uprawnieniami

Token KSeF dla biura rachunkowego:

Ustawienie zależy od ustalonego modelu współpracy z biurem rachunkowym
Jeżeli wygenerowano token dla biura, biuro będzie mogło:
- Wysyłać faktury do KSeF w imieniu firmy
- Pobierać faktury z KSeF dla firmy
Uprawnienia zależą od roli nadanej przy generowaniu tokena

KROK 5: Konfiguracja uprawnień w SaldeoSMART

Ustawienia po stronie biura rachunkowego

Użytkownik administracyjny biura:

Posiada pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF
Nie wymaga dodatkowej konfiguracji

Pozostali użytkownicy biura: Każdy użytkownik odpowiadający za KSeF powinien posiadać w sekcji Prawa dostępu:

Uprawnienie do wysyłania faktur (jeśli ma wysyłać)
Uprawnienie do pobierania dokumentów (jeśli ma pobierać)
Konfiguracja zależna od organizacji pracy w biurze

Ustawienia po stronie firmy (klienta biura)

Użytkownik administracyjny firmy:

Posiada pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF
Nie wymaga dodatkowej konfiguracji

Pozostali użytkownicy firmy: Każdy użytkownik odpowiadający za KSeF powinien posiadać w sekcji Dostęp do modułów:

Prawo do KSeF:

Do wysyłania faktur
Do pobierania faktur*

⚙️ Testowanie funkcjonalności

Wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF

Kto może wystawiać faktury?

Wystawianie faktur możliwe jest z poziomu konta firmy (klienta biura rachunkowego).

Ważne zasady:

Używaj zanonimizowanych danych zarówno w kontekście firmy, jak i kontrahenta
Dane na fakturze (np. pozycje) nie powinny zdradzać tajemnicy przedsiębiorstwa
Faktury wystawiane w SaldeoSMART spełniają założenia faktury ustrukturyzowanej
Faktury wysyłane są do wersji przedprodukcyjnej (DEMO) KSeF

Jak dodać fakturę?

W menu bocznym wybierz +Dodaj fakturę VAT
Wypełnij dane faktury
Wyślij do KSeF

Sposoby wysyłki do KSeF:

Na końcowym etapie wystawiania faktury

Pojedynczo z listy faktur

Zbiorczo z listy faktur

Podsumowanie wysyłki do KSeF

Informuje użytkownika ile faktur wysłano do KSeF, ile pominięto oraz które faktury są błędne oraz powód błędu.

Status wysyłki:

W kolumnie KSeF na liście faktur znajduje się informacja o etapie wysyłki.

Po pozytywnej walidacji przez KSeF:

Faktura otrzyma nadany numer KSeF
Numer widoczny w kolumnie Status KSeF (po najechaniu kursorem)
Numer KSeF widoczny również na detalach faktury

Uprawnienia do wysyłki:

Możliwość wysłania faktury dostępna jest dla:

Klienta biura rachunkowego
Biura rachunkowego w imieniu klienta (uzależnione od uprawnień nadanych na tokenie)

Pobieranie faktur z KSeF

Dostępne są dwie opcje:

Automatyczne pobieranie faktur
Ręczne pobieranie

Jak ustawić automatyczne pobieranie faktur?

Jak pobrać faktury ręcznie?

Na liście dokumentów (po stronie biura lub klienta) wybierz Pobierz z KSeF
Wskaż datę rejestracji w KSeF, od której chcesz pobrać dokumenty
Opcjonalnie: użyj wyszukiwarki zaawansowanej
Oznacz faktury do pobrania
Kliknij Pobierz (aktywne po oznaczeniu faktur)

Po pobraniu:

W centrum powiadomień pojawi się informacja o statusie pobranych dokumentów
Kliknięcie w powiadomienie przeniesie na listę dokumentów zawężoną do pobranych z KSeF
W detalach faktury dostępna wizualizacja
W sekcji nagłówek: numer w KSeF oraz data nadania

Pobieranie plików:

Z poziomu biura rachunkowego:

Możliwość pobrania do różnych formatów
Po konfiguracji: pobieranie faktur z nadrukiem KSeF

Z poziomu firmy (klienta):

Dostępność formatów zgodna z listą pobierania

Akceptacja faktur z KSeF (miniobieg KSeF)

Faktury kosztowe pobrane z KSeF mogą otrzymać statusy weryfikacji.

Dostępne statusy:

✓ZATWIERDZENIE faktury pobranej z KSeF
✗ODRZUCENIE faktury pobranej z KSeF
Bez statusu - faktura nieoznaczona

Sposoby nadawania statusów:

Pojedynczo: W detalach faktury w sekcji Dane podstawowe

Zbiorczo: Wybierając opcję Edytuj dostępną nad listą dokumentów

Komplet dokumentów: Funkcja dostępna tylko po stronie klienta biura

Przekazanie do księgowości:

Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktury można przekazać je do księgowości. Księgowość widzi status akceptacji i może dodać komentarz lub zadanie, jeśli np. faktura oczekuje na weryfikację.

👉 Miniobieg KSeF a eksport faktur do programu księgowego

💬 Wsparcie techniczne

W razie pytań lub problemów z testowaniem na środowisku SHOW, prosimy o kontakt:

📧 obsluga@saldeosmart.pl

🔗 Przydatne linki