Jak wykorzystać maksimum możliwości
Odczytywania Dokumentów SaldeoSMART
- początkowe ustawienia aplikacji
- przebieg codziennej pracy
Wstęp
SaldeoSMART to nowoczesna aplikacja online, która odczytuje skanowane, papierowe dokumenty i automatycznie pobiera informacje z faktury (dane kontrahenta, daty na fakturze, kwoty netto i VAT, opcjonalnie także pozycje z faktur).
Pozwala to na wyeliminowanie konieczności ręcznego wprowadzania faktur do programu księgowego oraz optymalizację działania na dokumentach, dzięki pracy na skanach.
Dostęp do aplikacji SaldeoSMART odbywa się poprzez dwa typy kont:
|
Poniższe opracowanie przedstawia kolejne kroki, które umożliwią szybkie i efektywne wykorzystanie tego nowoczesnego narzędzia w codziennej pracy. Zawiera również zestaw wskazówek i dobrych praktyk, które pozwolą zmaksymalizować efekty korzystania z aplikacji.
SaldeoSMART pozwala na rozpoznawanie:
SaldeoSMART NIE obsługuje:
|
Pierwsze kroki z SaldeoSMART
Po otrzymaniu konta dostępowego do aplikacji należy wykonać 4 proste kroki, aby przygotować program i skaner do pracy z SaldeoSMART.
Krok 1. Ustawienia skanera
Jakość wykonanych skanów dokumentów ma kluczowe znaczenie dla procesu rozpoznawania faktur. Poniżej znajdują się wskazówki na temat tego, na co zwrócić uwagę przy skanowaniu dokumentów.
Ułożenie tekstu
Dokument należy zeskanować zgodnie z orientacją tekstu (od góry do dołu). Nie powinien być ułożony do góry nogami lub krzywo.
Kontrast tekstu
Im większy kontrast na fakturze między tekstem, a tłem, tym lepsza skuteczność rozpoznania. Dlatego też należy ustawić na skanerze maksymalny kontrast, tak, aby tło było możliwie białe, a tekst na fakturze maksymalnie wyostrzony.
Ustawienia skanera
Zalecamy skanowanie z rozdzielczością 300 dpi oraz w kolorze.
Zalecamy również zastosowanie następujących ustawień (jeśli skaner je posiada):
- jasny oryginał,
- maksymalne zaciemnienie,
- pełny kolor,
- standardowe usuwanie tła,
- maksymalna ostrość.
Krok 2. Konfiguracja folderów
Aby uporządkować wymianę plików pomiędzy SaldeoSMART i programem księgowym oraz zapisywanie skanów dokumentów, zalecamy wydzielenie przestrzeni na dysku wspólnym i stworzenie struktury plików według podanego poniżej przykładu.
Krok 3. Dodawanie użytkowników i nadawanie im uprawnień
W ramach konta w aplikacji SaldeoSMART Księgowość ma możliwość tworzenia kont dla wszystkich pracowników i nadawania im uprawnień.
Aby dodać nowego użytkownika należy najpierw wybrać opcje Konfiguracja → Użytkownicy:
Na ekranie pojawi się Lista użytkowników:
Listę możemy filtrować (1) według nazwy firmy użytkownika, grupy do jakiej został przydzielony, przypisanych mu modułów oraz statusu (dowolne-aktywni-nieaktywni).
Pozycje na liście można zmienić poprzez kliknięcie przycisku „Zmień wybrane” (2). Zaznaczonym niżej użytkownikom możemy przydzielić firmy i moduły, możemy ich również przydzielić do nowej grupy.
Nowych użytkowników dodać możemy w dwojaki sposób. Mogą oni zostać zaimportowani z przygotowanego wcześniej pliku Excel (3 – po kliknięciu pojawi się krótka instrukcja oraz link do wzoru pliku), lub też można wprowadzić ich do systemu ręcznie po kliknięciu przycisku „+Dodaj” (4). Na ekranie pojawi się formularz:
W ramach tworzenia konta dla nowego użytkownika należy podać jego dane podstawowe (imię, nazwisko, login oraz adres e-mail). Można również wybrać język, w jakim będzie wyświetlała się dla użytkownika strona. Dodatkowo można ustawić prawa dostępu do wybranych funkcji aplikacji.
Po dodaniu użytkowników wyświetlona zostaje ich lista z informacją, do jakich firm (i jakiej ich liczby) mają dostęp.
Użytkownik–administrator, oznaczony w serwisie jako „(Ja)”, ma dostęp do wszystkich firm, on ma także możliwość dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi.
Po kliknięciu na liczbę w kolumnie „Ilość firm” zostaje wyświetlona lista wszystkich firm z zaznaczeniem, do których firm ma dostęp użytkownik.
W kolumnie „Akcje” widoczne są operacje, które można wykonać. Z poziomu listy użytkowników możemy:
- edytować użytkownika (5),
- przydzielać firmy danemu użytkownikowi (6),
- edytować prawa dostępu do grup użytkowników (7),
- zablokować użytkownika (8).
Krok 4. Wprowadzenie kont klientów
Dla każdej firmy, której dokumenty będą rozpoznawane w aplikacji, należy założyć osobne konto. Oznaczać ono będzie wydzieloną przestrzeń w SaldeoSMART, gdzie utworzone zostanie elektroniczne archiwum dokumentów tej firmy.
Aby utworzyć konto dostępowe dla firmy należy wybrać w menu głównym Dodaj → Firmę:
W oknie pojawi się formularz do dodania nowej firmy:
Wypełnij dane firmy. Wprowadzone dane można zawsze zmienić zarówno od strony księgowości, jak i po stronie firmy.
Pola w formularzu:
- NIP – oznacza NIP nadany firmie przez Urząd Skarbowy. Wpisując numer NIP można skorzystać z opcji „Pobierz dane z GUS”, aby zasilić formularz danymi rejestrowymi firmy,
- Nazwa pełna firmy, np. „Firma ABC”,
- Nazwa skrócona – oznacza dowolną nazwę nadaną firmie. Nazwa ta jest niewidoczna dla firmy i nadawana wyłącznie w celu szybszego wyszukiwania w aplikacji,
- Login – dowolny ciąg liter i liczb, za pomocą którego firma będzie logowała się do aplikacji,
- E-mail – oznacza adres e-mail firmy, na który zostanie wysłany login i hasło do konta dostępowego,
- Dane adresowe: adres, kod pocztowy i miejscowość, kraj, województwo, powiat, gmina,
- REGON – dziewięciocyfrowy numer identyfikacyjny dotyczący Rejestru Gospodarki Narodowej,
- Nr konta bankowego 1 - konieczność uzupełnienia pola o numer bankowy tworzonej/zakładanej firmy,
- Uruchomione moduły – czyli, co firma widzi w swoim panelu w SaldeoSMART. Odznaczenie danego modułu spowoduje, że przestanie on być dostępny dla firmy.
Dla użytkowników SaldeoSMART dostępne są moduły: archiwum dokumentów, wyciągi bankowe, odczytywanie dokumentów, rozliczenie bieżące, raporty.
Ustawienia opcjonalne, czyli nieobowiązkowe:
- Określenie kraju rozliczenia podatkowego l
- Opis – dowolny komentarz dotyczący wybranej firmy,
- Generowanie poleceń przelewów – pozwala na generowanie elektronicznych przelewów w oparciu o dane odczytane z dokumentów firmy* (opcja dodatkowa).
Aby dodać firmę do listy należy kliknąć „Dodaj” na dole formularza – system utworzy konto, a na podany w formularzu e-mail zostaną przesłane informacje dotyczące loginu i hasła do aplikacji.
-
W przypadku automatycznej synchronizacji konto firmy zakładane jest przez „Zarządzanie synchronizacją”.
Można także założyć konta dla firm poprzez funkcję importu. Aby szybko utworzyć konta dla wielu firm należy wejść na Listę firm (Firmy → Lista firm) i kliknąć opcję „Importuj firmy” a następnie skorzystać ze wzoru – pliku Excel (lista-firm). Zawiera on tabelę, w której znajdują się dane niezbędne do utworzenia konta dla firm (nazwa firmy, login, e-mail, adres, NIP itp.).
- pobieramy wzór (1) i uzupełniamy go danymi firm, dla których chcemy założyć konta,
- po zapisaniu gotowego pliku z listą firm do importu dodajemy go do systemu (2).
Wskazówka: jeśli w momencie zakładania konta nie mamy wszystkich danych firmy, wystarczy wpisać dowolne. Będzie można je później poprawić w programie. Należy jednak pamiętać, że prawdziwe dane firmy warunkują poprawność odczytywania i weryfikowania faktur.
Krok 5. Import kontrahentów firmy z programu księgowego lub pliku Excel
Zazwyczaj w programie księgowym jest już utworzona jakaś baza kontrahentów firmy, którym wystawiano dotychczas faktury lub od których otrzymywano dokumenty.
Aby uniknąć tworzenia duplikatów kontrahentów, którzy zostaną rozpoznani w SaldeoSMART, na początku należy zaimportować bazę kontrahentów firmy z programu księgowego do aplikacji.
W tym celu należy w Menu Głównym wybrać opcję Firmy → Baza kontrahentów.
Następnie po wybraniu konkretnej firmy wybrać opcję „Importuj kontrahentów” i podążać zgodnie z instrukcją zawartą na ekranie.
Uwaga! Jeśli nie widać opcji „Importuj kontrahentów” może to oznaczać, że dla tego programu księgowego nie została przygotowana odpowiednia integracja. W tym celu prosimy się z nami skontaktować (obsluga@saldeosmart.pl). Funkcja ta zostanie uzupełniona.
Gdy w SaldeoSMART nie ma w ogóle możliwości importu kontrahentów z danego programu księgowego, w którym jest obsługiwany wybrany klient, można skorzystać z opcji importu z pliku Excel.
- Aby zaimportować dla klienta kontrahentów z pliku Excel należy pobrać wzór.
Plik ten zawiera kolumny z: nazwą skróconą, pełną nazwą firmy, numerem NIP, adresem (ulica), kodem i miejscowością. Kolumna z numerem NIP nie jest obowiązkowa do uzupełnienia.
- Następnie należy ten plik uzupełnić danymi, zapisać i wczytać do SaldeoSMART.
- Zaimportowani kontrahenci firmy pojawią się na liście kontrahentów tego klienta.
Kontrahentów można zaimportować także z poziomu Listy firm.
W kolumnie akcje znajduje się przycisk „Importuj kontrahentów” (ikona arkusza z zielonym plusem) , który przenosi na stronę importu kontrahentów, opisaną powyżej.
Krok 6. Stworzenie listy kategorii dokumentów firmy (opcjonalne)
Kategoria dokumentu odpowiada zdefiniowanemu w programie księgowym schematowi dekretacji (wzorcowi księgowań). W zależności od programu księgowego nazywane jest to np. „opisem”, „kategorią”, „definicją dokumentu”.
Oznaczenie kategorii dla dokumentu powoduje, że faktura przeniesiona z SaldeoSMART do programu księgowego zostanie zaksięgowana zgodnie z odpowiadającym jej wzorcem.
Aby stworzyć listę kategorii dla danej firmy należy w Menu Głównym wybrać: Parametry → Kategorie.
Są 3 metody tworzenia bazy kategorii:
- zaimportowanie z programu księgowego (przycisk „Importuj z {nazwa programu}) (1) – dla wybranych programów,
- zaimportowanie z pliku Excel (przycisk „Importuj z Excel”) (2),
- ręczne dodanie w aplikacji (poprzez przycisk „+ Dodaj”) (3).
Aby skorzystać z funkcji Akcje zbiorcze, należy zaznaczyć wybrane kategorie z listy. Następnie po kliknięciu w przycisk "Akcje zbiorcze" zostanie rozwinięta lista pozycji do wyboru.
Po zaznaczeniu wybranej kategorii na liście możemy kliknąć w przycisk trzech kropek rozwinie się menu z dodatkowymi funkcjonalnościami.
Wyróżniamy dwa typy kategorii:
- kategorie globalne – wpisane na listę kategorii każdej firmy w systemie (np. „Paliwo”).
Aby je stworzyć w formatce dodawania kategorii należy w polu „Wybierz firmę” wybrać opcję „Wszyscy”.
- kategorie indywidualne – specyficzne dla danej firmy.
Aby je stworzyć w formatce dodawania kategorii należy w polu „Wybierz firmę” wskazać nazwę konkretnej firmy.
Po wprowadzeniu powyższych ustawień można rozpocząć pracę.
Uwaga! Wszystkie importowane kategorie dodawane są jako indywidualne.
Schemat codziennej pracy z aplikacją
Krok 1. Skanowanie dokumentów firmy
Aby optymalnie skanować dokumenty, należy:
- Pogrupować dokumenty według typów, np.: faktury sprzedażowe, kosztowe, towary.
- Gdy wśród dokumentów znajdują się faktury wielokartkowe, należy przed pierwszą stroną i po ostatniej stronie takiej faktury włożyć białą kartkę, rozdzielając je między sobą (tzw. „polityka białych kartek”).
Ważne: jeżeli w pliku są tylko faktury wielokartkowe, należy pamiętać o białej kartce na początku pliku.
Rysunek poniżej pokazuje, w jaki sposób należy poprawnie układać faktury przeznaczone do skanowania:
Ważne! Faktury wielostronicowe należy umieścić na końcu stosu z dokumentami, tak, aby skanowane były jako ostatnie w grupie.
Przykład: najpierw układamy faktury jednostronicowe, a następnie kolejno wielostronicowe, ponieważ system po rozpoznaniu pierwszej białej kartki przełącza się w tryb faktur wielostronicowych. Oznacza to, że przy fakturze jednostronicowej również wymagane byłyby białe kartki.
- Każdą grupę dokumentów zeskanować (najlepiej z wykorzystaniem automatycznego podajnika).
Wskazówka: nie trzeba skanować każdej faktury pojedynczo (jako osobny plik). Cały stos faktur może być zeskanowany łącznie, jako jeden plik z wieloma fakturami. Na etapie rozpoznawania zostaną one automatycznie podzielone na pojedyncze faktury.
Krok 2. Automatyczne załączanie skanów dokumentów przez SaldeoPULPIT
Aplikacja SaldeoPULPIT służy do automatycznego przekazywania skanów do SaldeoSMART – pobiera skanowane pliki z dokumentami z komputera i przekazuje je do odczytywania.
Aplikację SaldeoPULPIT można pobrać ze strony https://www.saldeosmart.pl/saldeo-pulpit
-
Zasada działania SaldeoPULPIT
- Po pobraniu aplikacji i zainstalowaniu jej na komputerze (zgodnie z instrukcją podaną na stronie), na pasku zadań pojawi się czerwona ikona.
- Należy się zalogować do aplikacji (login i hasło z SaldeoSMART) oraz skonfigurować na dysku komputera folder, który będzie monitorowany przez SaldeoPULPIT (Ustawienia →Monitorowanie folderu).
Po prawidłowo naniesionych zmianach czerwona ikona zmieni kolor na niebieski (ilustracja poniżej) oznaczający gotowość do pracy.
Ważne! Przy tworzeniu i ustawianiu katalogu składowania skanów dokumentów należy przestrzegać poniższych zasad:
- Folder dedykowany dla odbierania skanów dokumentów powinien być przeznaczony wyłącznie w tym celu, ponieważ wszystkie pliki, które do niego trafią, będą przekazane do odczytania, co jednocześnie pociągnie za sobą zużycie kredytów.
- Każdy z użytkowników SaldeoSMART musi mieć własny folder z którego aplikacja będzie odczytywać skany.
- Wskazany w aplikacji SaldeoPULPIT folder musi być pusty, aplikacja sama założy niezbędne podkatalogi.
Ustawienia SaldeoPULPIT
W ustawieniach SaldeoPULPIT dostępne są opcje:
- Wskazanie folderu monitorowanego przez SaldeoPULPIT.
- Wskazanie czasu, po jakim plik ma zostać wysłany.
- Wybranie, czy program ma monitorować podfoldery.
- Wybranie, czy program ma usuwać pliki po wysłaniu.
- Ustawienie automatycznego obracania dokumentów.
- Ustawienie metody dzielenia dokumentów.
- Wybranie skrótu klawiszowego dla podglądu dokumentu.
- Wybranie skrótu klawiszowego dla wyszukiwania dokumentu.
Funkcje SaldeoPULPIT
- Automatyczne przekazywanie skanów dokumentów do odczytania w SaldeoSMART – poprzez monitorowanie wskazanego folderu na dysku użytkownika.
- Podgląd skanów dokumentów w programie księgowym – aby skorzystać z tej funkcjonalności należy wykonać następujące czynności:
- w programie księgowym zaznaczyć numer dokumentu (dla programów w DOS przepisać go do notatnika i tam zaznaczyć),
- wybrać skrót Ctrl+Alt+W lub Ctrl+C i Ctrl+Alt+W,
- zostanie wyświetlone okno z danym dokumentem w SaldeoSMART.
- Pokazanie skanu dokumentu w SaldeoSMART (1).
- Pobranie skanu wywołanego dokumentu na dysk (2).
- Wysłanie skanu dokumentu na dowolny adres mailowy (3), domyślnie jest podpowiadany adres zapisany w ustawieniach konta danej firmy.
- Dla wybranych programów księgowych SaldeoPULPIT umożliwia automatyczną integrację z programem księgowym (zakładanie firm, import bazy kontrahentów czy kategorii) – „Zarządzanie synchronizacją”.
Folder monitorowany i polityka rozcinania dokumentów
SaldeoPULPIT działa poprawnie wyłącznie wtedy, gdy w ustawieniach został wskazany folder monitorowany.
Aby uniknąć błędów w działaniu czy odczytywania przypadkowych dokumentów, zalecane jest stworzenie struktury plików na potrzeby odbierania skanów do SaldeoPULPIT (najlepiej na dysku sieciowym, dla którego istnieje dostęp ze wszystkich stanowisk pracy).
Przykład:
→ folder: SALDEO-PLIKI a w nim foldery dla wszystkich skanujących osób:
→ SKANY-TOMEK
→ SKANY-JOLA
Podczas wskazywania folderu w ustawieniach SaldeoPULPIT, automatycznie utworzą się w danym folderze podfoldery, które związane są z polityką dzielenia plików z dokumentami:
→ 1-stronne-automat – plik rozcinany domyślnie co jedną stronę,
→1-stronne-biale-kartki – plik rozcinany co jedną stronę, zastosowanie ma także „polityka białych kartek”,
→2-stronne – plik rozcinany domyślnie co dwie strony, zastosowanie ma także „polityka białych kartek”,
→2-stronne-automat –plik rozcinany co dwie strony,
→nie-dziel-plików – 1 plik to jedna faktura, bez dzielenia,
→wysłane – folder, do którego przenoszone są pliki po wysłaniu do SaldeoSMART.
Ważne:
1. Jeśli chcemy, aby pliki było dzielone inaczej, niż domyślnie dla podstawowego folderu SKANY-TOMEK, należy pliki z dokumentami zapisywać w odpowiednich podfolderach.
2. „Polityka białych kartek” pozwala na odczytywanie faktur wielokartkowych – cięcie dokumentów odbywa się od białej kartki do białej, to co jest pomiędzy białymi kartkami SaldeoSMART traktuje jako jedną fakturę.
Krok 3. Pozostałe sposoby załączania skanów dokumentów do SaldeoSMART
W zależności od wykorzystywanego skanera, zeskanowane dokumenty trafiają na dysk komputera w biurze/firmie albo dziale, w którym są skanowane, lub też mogą być bezpośrednio ze skanera wysłane do SaldeoSMART (gdy skaner posiada opcję wysyłki mailem).
Dodawanie dokumentów z poziomu aplikacji
W aplikacji SaldeoSMART pod pojęciem „dokumentów”, rozumie się kilka rodzajów materiałów. Do tego grona można zaliczyć:
- Dokument sprzedaży (DS).
- Dowód wewnętrzny (DW).
- Faktura kosztowa (FK).
- Faktura Proforma (FP).
- Pismo (P).
- Towar/Materiał (T/M).
- Umowa (U).
Dodatkowo dokument możemy określić też jako „Inny”, czyli nieokreślony, nie wpisujący się w powyższe kategorię. Jest to opcja przydatna, jeśli tymczasowo nie jesteśmy w stanie skategoryzować danego materiału. Taki dokument nie posiada żadnych pól opisu prócz komentarza.
Dodawanie dokumentów można wykonać zarówno poprzez przycisk Dodaj → Dokument, jak i wchodząc w opcję Dokumenty → Lista dokumentów → +Dodaj (przycisk po prawej stronie, nad listą dokumentów).
Formularz zbiorczego dodawania wielu dokumentów :
W pierwszej kolejności należy wybrać firmę, dla której będą dodawane dokumenty.
- Określ miesiąc, rok oraz typ (1), do których chcesz dodać dokumenty.
- Dodaj pliki (2) – możesz dodać jednocześnie wiele plików, zaznaczając dokumenty z wciśniętym klawiszem Ctrl.
- Po dodaniu do kolejki wszystkich plików z dokumentami, które chcesz załączyć do SaldeoSMART, wyślij pliki na listę dokumentów (3).
- Jeśli przez pomyłkę wybrałeś niewłaściwy plik, możesz przez wysłaniem plików usunąć go z listy (kolejki) (4).
Aby zobaczyć dodane dokumenty przejdź do Listy dokumentów.
Dodawanie dokumentów dla klienta mailem
Aby załączyć dokument dla klienta w SaldeoSMART nie musisz logować się do aplikacji. System posiada mechanizm, który umożliwia załączanie dokumentów do archiwum mailem, np. bezpośrednio ze skanera.
Sposób dodawania dokumentu mailem:
1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który weryfikuje, że przesłane dokumenty pochodzą z Biura. Domyślnie ustawiany jest on losowo.
2. Jeśli nie pamiętasz PIN-u, jest on dostępny w ustawieniach konta, w sekcji „Ustawianie numeru PIN”) – także tam można zapisać nowy numer PIN.
3. Na Liście firm znajdziesz kolumnę z informacją, jaki jest indywidualny e-mail klienta do jego archiwum w SaldeoSMART:
4. Mając ustawiony kod PIN oraz znając adres e-mail klienta w SaldeoSMART możesz przejść do załączania dokumentów mailem:
4.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość.
4.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres e-mail klienta, któremu chcesz załączyć dokument do SaldeoSMART.
4.3. W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2020 (1234).
Jeśli od razu chcesz dodać również typ załączonego dokumentu, to także możesz go wskazać w mailu, zapisując jego skrót w temacie (np. Faktura Kosztowa – FK] w nawiasach klamrowych { }. Wówczas poprawny temat będzie wyglądać następująco: 03/2020 (1234) {FK}.
4.4. Dokumenty, które chcesz dodać do SaldeoSMART ustawiasz jako załączniki do wiadomości.
4.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę, możesz więc pozostawić ją pustą. Wysyłasz maila i po chwili dokument znajdują się na Twojej liście dokumentów w SaldeoSMART.
Mechanizm ten daje możliwość załączania dokumentów prosto ze skanera (w urządzeniach, które posiadają taką funkcję) oraz umożliwia załączanie kilku, a nawet kilkunastu dokumentów jednocześnie.
Wskazówka: aby załączanie dokumentów do SaldeoSMART było szybkie i proste, zalecamy korzystanie ze skanerów z możliwością wysyłki dokumentów mailem. Wówczas należy wprowadzić w ustawieniach skanera indywidualne maile klientów w aplikacji i bezpośrednio podczas skanowania wskazać, na konto której firmy w SaldeoSMART ma trafić skan.
Krok 4. Przesłanie dokumentów do odczytania („Odczytaj”)
Załączone skany pojawią się na liście dokumentów danego klienta. By je zobaczyć, należy wybrać opcje Dokumenty → Lista dokumentów:
Następnie trzeba wskazać interesującą nas firmę, miesiąc i rok, a potem kliknąć Pokaż . Zostanie wyświetlona lista dokumentów załączonych dla danej firmy.
Ważne! Przed przekazaniem do odczytywania należy dla załączonego pliku z fakturami ustawić:
- Typ (faktura kosztowa, dokument sprzedaży, towar/materiał).
Opcjonalnie można także wskazać pozostałe parametry:
- Kategoria (jeśli wszystkie dokumenty w pliku mają być zaksięgowane według jednego schematu – dotyczą zdarzeń gospodarczych jednego typu),
- Opis zdarzenia,
- Rejestr (dziennik).
- Forma płatności.
Wskazówka: Ustawienie tych parametrów przez wysłaniem dokumentów do odczytania spowoduje, że po zakończonym rozpoznawaniu zostaną one skopiowane do wszystkich faktur znajdujących się wewnątrz tego pliku.
W tym celu należy na liście dokumentów kliknąć w nazwę pliku. Pojawi się strona z podglądem dokumentu.
Z prawej strony pojawi się podgląd pierwszych pięciu stron dokumentu (daje to możliwość sprawdzenia, czy został dodany właściwy plik z dokumentami).
Z lewej strony pojawi się formularz z danymi dotyczącymi załączonego pliku. Pierwsza sekcja „Dane podstawowe” pozwala na określenie wspomnianych już parametrów:
Najnowszy komentarz (1) – ostatni komentarz dodany przez osoby powiązane z dokumentem. Z tego poziomu istnieje możliwość dodania kolejnego komentarza oraz zobaczenia poprzednich.
Status płatności (2) – dokument można oznaczyć jako zapłacony lub odznaczyć jako niezapłacony.
Typ dokumentu (3) – od wyboru typu dokumentu (np. dokument sprzedaży, faktura kosztowa, towar/materiał) zależy, jak po zaimportowaniu do programu księgowego zostanie ten dokument zakwalifikowany.
Data wpływu (4) – od daty zależy, do którego miesiąca podczas importu zostanie przydzielony ten dokument. Jeśli nie ma wybranej daty wpływu dokumentu, to podczas eksportu za datę wpływu przyjmuje się datę wystawienia. Datę można wpisać ręcznie lub wybrać po kliknięciu w ikonkę kalendarza.
Przy polu z datą widnieje opcja jej szybkiej zmiany do przodu lub wstecz (strzałki po prawej stronie, obok kalendarza).
Dodatkowo przy datach znajduje się ikona „?” – po najechaniu na nią wyświetla się informacja o mechanizmach przyspieszonego uzupełniania dat.
Kategoria (5) (przy pełnej księgowości) – jeśli w programie księgowym są zdefiniowane wzorce/schematy księgowań, to nazwa kategorii powinna dokładnie odpowiadać nazwie schematu. Dzięki temu po zaimportowaniu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z wybranym schematem.
Opis zdarzenia (6) – komentarz, który jest importowany do programu księgowego.
Rejestr (7) – przy eksporcie wszystkich dokumentów, dokumenty przydzielone do każdego rejestru będą wyeksportowane w osobnym pliku. Przykład: firma posiada kilka sklepów, każdy sklep to osobny rejestr w księdze. W zależności od programu księgowego, po ustawieniu rejestru, faktury z każdego z nich będą eksportowane osobno lub w jednym pliku.
Forma płatności (8) – parametr dostępny dla wybranych programów księgowych (rozwijana lista lub wpisywany ręcznie).
Po wyborze żądanych parametrów a przed wysłaniem dokumentu do odczytania należy zapisać zmiany – przycisk „Zapisz zmiany” na końcu formularza.
Aby przekazać dokumenty do odczytania, należy zaznaczyć wybrane dokumenty na liście i kliknąć opcję Odczytaj (przycisk dostępny nad tabelą z dokumentami).
Na czas przetwarzania wybrane dokumenty zostaną zablokowane na wypadek próby edycji lub usunięcia.
Dokumenty można też odczytywać pojedynczo przy użyciu przycisków po prawej stronie ekranu. Po kliknięciu napis Odczytaj zmieni się w ikonę zegara, oznaczającą, że działanie jest w toku. Gdy odczytywanie zostanie zakończone, w odpowiedniej kolumnie pojawi się ikonka „ptaszka”.
Polityka cięcia dokumentów przekazanych do rozpoznania
W momencie wysłania do rozpoznania SaldeoSMART umożliwia wybór, jak pliki z dokumentami mają być cięte.
Na tym etapie można także zaznaczyć opcję, aby SaldeoSMART zachowało informacje wprowadzone wcześniej przez firmę.
Ważne! Jeśli po kliknięciu „Odczytaj” nie pojawiło się okno z wyborem polityki cięcia, skontaktuj się z nami (obsluga@saldeosmart.pl). Funkcja ta zostanie uzupełniona.
Krok 5. Odebranie wiadomości o wynikach
Po zakończeniu odczytywania (przez SaldeoPULPIT, lub ręcznie, z listy dokumentów) na adres e-mail zapisany w systemie zostanie wysłana wiadomość, że proces został zakończony i można zweryfikować wyniki:
Wiadomość wysyłana jest osobno dla każdego pliku z dokumentami, który został przesłany do odczytywania.
E-mail dla notyfikacji dotyczących odczytywania
Istnieje możliwość ustalenia indywidualnego maila, tylko dla raportów po odczytaniu dokumentów.
W tym celu należy wybrać Konfiguacja → Ustawienia konta. Następnie przechodzimy do sekcji dotyczącej ustawień użytkownika:
Wskazujemy adres mailowy, a następnie ustawiamy, czy użytkownika ma otrzymywać notyfikacje dotyczące wyników odczytywania. Na koniec zapisujemy zmiany.
Jeśli powyższy e-mail nie zostanie ustawiony, notyfikacje będą wysyłane na adres główny konta księgowości.
Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać powiadomień o zakończeniu odczytywania, w części Użytkownicy → Edytuj użytkownika (ikona w kolumnie „Akcje)” można wyłączyć tę opcję.
Krok 6. Weryfikacja danych i przyporządkowanie kategorii
Na liście dokumentów klienta pojawią się faktury z informacją o kompletności odczytanych danych. Każdy wiersz tabeli to jedna faktura.
Aby zweryfikować poprawność rozpoznania, należy kliknąć w numer wybranego dokumentu i sprawdzić dane.
Dodatkowo można również ustalić np. kategorię dokumentu, opis zdarzenia, rejestr lub formę płatności (jeśli nie było to zdefiniowane przed wysłaniem do rozpoznawania), aby podczas eksportu faktur do programu księgowego zostały zastosowane właściwe schematy księgowań.
Ważne! Szczegóły dotyczące obsługi listy dostępne są w instrukcji obsługi pakietu „Odczytywanie dokumentów” SaldeoSMART.
Krok 7. Eksport faktur do programu księgowego
Od strony panelu Księgowości w SaldeoSMART istnieje możliwość eksportu dokumentów firmy do programu księgowego. Faktury można eksportować do programów księgowych zależnie od tego, w którym programie księgowość danej firmy jest prowadzona.
Profil programu księgowego, do którego eksportowane są dokumenty danej firmy, wskazuje się podczas zakładania firmy w SaldeoSMART:
- Wchodzimy w dział Firmy→ Lista firm,
- W kolumnie „Akcje” klikamy w „Edytuj firmę” (ikona ołówka i kartki). W panelu edycji danych firmy pojawi się informacja dotycząca programu księgowego:
Należy wybrać ten, do którego dana firma jest przypisana i kliknąć przycisk „Zapisz zmiany”. Automatycznie, podczas eksportu dokumentów sprzedażowych tej firmy, format pliku generowany przez SaldeoSMART będzie dostosowany do wybranego programu księgowego.
Jeśli ustawienia dotyczące programu są już gotowe, przechodzimy na Listę dokumentów:
Funkcje dotyczące eksportu są wstępnie ukryte. Aby je uaktywnić, należy wybrać Tryb eksportu. Na pasku działań zbiorczych pojawi się opcja „Eksportuj do”.
Po wykonaniu tej akcji pojawi się okno „Eksportuj” z informacją ile dokumentów było zaznaczonych i ile zostało wyeksportowanych do pliku poprawnie. Następnie klikamy „Pobierz plik”.
Pozwoli to na pobranie pliku w formacie odpowiadającym danemu programowi księgowemu oraz zaimportowanie (wczytanie) go do programu zgodnie z dostępnymi mechanizmami importu.
Ważne! W przypadku, gdy księgowość pracuje na więcej niż jednym programie, aby zmienić dla danej firmy program, do którego są eksportowane jej dokumenty należy:
- wybrać Firmy → Lista firm,
- znaleźć na liście firmę, dla której chcemy zmienić program księgowy i kliknąć Edytuj,
- w części edycja danych firmy znajduje się pole dotyczące programu księgowego; należy zaznaczyć właściwy i zapisać zmiany.
Skróty klawiszowe
W celu usprawnienia procesu weryfikacji dokumentów można używać skrótów klawiszowych na widoku edycji dokumentu.
|
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.