Generowanie paczki przelewów

Kto może generować przelewy w SaldoeSMART? 

Możliwość generowania przelewów dostępna jest zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów (pod warunkiem nadania uprawnień przez biuro).

Uprawnienia do generowania paczek z przelewami w SaldeoSMART

Aby wygenerować polecenie przelewów w pierwszej kolejności musimy sprawdzić w Edycji firmy, czy jest dodany poprawny numer konta bankowego, z którego będziemy później płacić za fakturę. Po kliknięciu w nazwę firmy, przechodzimy więc w jej detale, a następnie w Rachunki bankowe:

Następnie ustawiamy Możliwość generowania poleceń przelewów i zapisujemy zmiany za pomocą :

Format pliku z przelewami wygenerowany w SaldeoSMART 

Format generowania przelewów jest automatycznie dobierany na podstawie numeru konta bankowego. Po jego sprawdzeniu wybierany format pliku Elixir-0.Nie ma możliwości wybrania formatu pliku ręcznie. 

Format generowania przelewów jest uniwersalny dla banków obsługujących przelewy w formatach Elixir-0. Jeżeli z jakiegoś powodu nie udaje się w banku zaczytać paczki przelewów wygenerowanej w SaldeoSMART warto skonsultować z bankiem co jest powodem. Są banki, które korzystają w własnych formatów generowania przelewów. 

Kroki generowania paczki z przelewami w SaldeoSMART 

Gdy upewnimy się, że mamy uzupełnione potrzebne do przelewów dane, przechodzimy do Listy dokumentów, zaznaczamy wybrany dokument lub dokumenty i wskazujemy Generuj przelewy. Wybieramy odpowiedni rodzaj przelewu: krajowy lub walutowy.

Zostajemy przeniesieni na kartę z nowym widokiem. W lewym górnym rogu wybieramy z listy nr rachunku bankowego oraz datę płatności, która może być dla wszystkich dokumentów lub dla dokumentów bez ustalonego terminu płatności.

Oprócz tych opcji znajdują się również:

 - Oznacz dokumenty jako zapłacone po wygenerowaniu przelewu (gdy dokument zostanie opłacony zostanie zaznaczony jako zapłacony),

- Płatność podzielona (po kliknięciu może dotyczyć wszystkich dokumentów lub oznaczonych jako MPP podczas edycji dokumentu), 

- Weryfikacja Białej Listy przez bank.

W prawym górnym rogu znajduje się podsumowanie z liczbą przelewów do pobrania oraz z liczbą przelewów z błędem, jeśli takie się pojawią, a także suma wszystkich wybranych faktur:

Kolumna "Uwagi" w widoku generowania paczki przelewów  

W widoku  generowania paczki przelewów w SaldeoSMART bardzo ważna jest kolumna Uwagi, w której znajdują się informacje, dotyczące naszego dokumentu / uprawnień użytkownika. Jeśli wszystko jest w porządku wyświetla się komunikat Dane poprawne, jeśli czegoś brakuje, taka informacja jest również zawarta:

Komunikat: „Brak uprawnień do wygenerowania przelewu”

Komunikat widoczny jest w kolumnie "Uwagi" i oznacza, że użytkownik nie posiada uprawnień wymaganych do wygenerowania paczki przelewów dla danego dokumentu.

W takiej sytuacji administrator konta powinien zweryfikować konfigurację uprawnień:

Pakiety bez obiegu dokumentów (dotyczy wszystkich pakietów poza Ekspert): Administrator konta musi sprawdzić, czy użytkownik ma przypisaną grupę użytkowników „Księgowy(a)”.
Zakładka: Konfiguracje -> Użytkownicy -> Po prawej stronie na liście użytkowników przy konkretnym użytkowniku użytkowniku klikamy w opcje "Ustaw grupę" 

Pakiet Ekspert z indywidualnym obiegiem dokumentów: Administrator powinien sprawdzić, czy grupa użytkowników przypisana danemu użytkownikowi na aktualnym etapie obiegu posiada następujące uprawnienia:

• Prawo dodawania płatności
• Prawo generowania przelewów

Oba uprawnienia muszą być nadane jednocześnie na danym etapie obiegu dokumentów. Brak któregokolwiek z nich uniemożliwi wygenerowanie paczki przelewów.
Zakładka: Konfiguracje -> Lista obiegów dokumentów -> Detale konkretnego obiegu -> Edytuj etap -> Sprawdzamy czy dla grupy użytkowników odpowiedzialnej na etapie nadano stosowne uprawnienia. 

Aby wygenerować polecenie przelewów dla wybranych już wcześniej dokumentów, jeszcze raz je zaznaczamy za pomocą checkboxa i klikamy w Generuj wybrane lub Generuj wszystkie:

Możemy też połączyć płatności tego samego kontrahenta w jeden przelew za pomocą przycisku Połącz płatności. System dopasuje sobie płatności z tym samym numerem konta bankowego, tych samych dostawców. Jeżeli jakichś płatności nie uda się połączyć, na górze strony pojawi się komunikat:

Może się zdarzyć, że przy generowaniu płatności pojawi się komunikat, że przelew nie jest oznaczony jako MPP.  Możemy zatem wrócić do edycji dokumentu i zaznaczyć tę opcję albo kontynuować przelew bez oznaczonego MPP:

Ostatnim etapem generowania przelewów jest pobranie pliku z przelewami na dysk naszego komputera z okna Podsumowania przelewów, które pojawi się nam po kliknięciu w Generuj wybrane lub Generuj wszystkie.

W przypadku paczek przelewów generowanych dla mBANK jeśli plik będzie zawierać więcej niż 50 przelewów lub jego wielkość będzie powyżej 10240 bajtów to taki plik zostanie podzielony na kilka plików i spakowany w archiwum zip. 

Przekazywanie paczek przelewów do banku

Wygenerowana paczka przelewów nie jest automatycznie wysyłana ani przekazywana do banku.

Aby zrealizować przelewy, klient musi:

1. Ręcznie wygenerować plik paczki przelewów w SaldeoSMART

2. Zalogować się do swojej bankowości elektronicznej

3. Samodzielnie wgrać paczkę przelewów zgodnie z instrukcjami i wytycznymi swojego banku

Proces importu w banku zależy od zasad danego banku. 

Pytania i odpowiedzi

Czy można wygenerować plik z przelewem dla faktur pomniejszonych o korektę?

Jeżeli posiadamy dwa dokumenty, z których jeden stanowi korektę (z kwotą ujemną), można skorzystać z funkcji „połącz płatności”. W takiej sytuacji system utworzy płatność uwzględniającą pomniejszenie o wartość korekty.

Gdzie znajdę listę banków dla których możliwe jest generowanie paczek przelewów?

SaldeoSMART generuje paczki przelewów w standardzie Elixir0. Jeśli bank obsługuje ten standard, paczkę przelewów można zaimportować w jego bankowości internetowej, dlatego nie udostępniamy oddzielnej listy banków.

Jak ponownie wygenerować paczkę przelewów w Saldeo?

Jeśli chcesz ponownie wygenerować paczkę przelewów dla dokumentów, które zostały już oznaczone jako zapłacone, musisz wykonać kilka kroków:

1. Edytuj każdy dokument: Dla każdego dokumentu, który był w poprzedniej paczce przelewów i który chcesz uwzględnić ponownie, musisz:
   • Odznaczyć pole "dokument zapłacony".
   • Usunąć płatności częściowe przypisane do tego dokumentu.
2. Skorzystaj z opcji "generuj przelewy"

Po wykonaniu powyższych kroków dla wszystkich potrzebnych dokumentów, możesz ponownie pobrać i wygenerować paczkę przelewów.

Gdzie znaleźć dokumenty, dla których ostatnio dodano płatności? Jak sprawdzić listę ostatnich płatności? 

W Saldeo nie ma miejsca, gdzie paczki przelewów są zapisywane. Aby ułatwić sobie znalezienie dokumentów, możesz skorzystać z raportu zrealizowane płatności (Zakładka boczna: Raporty -> Zrealizowane płatności). Tam sprawdzisz, dla których dokumentów ostatnio dodano płatność, co pomoże Ci je namierzyć i edytować.

Czy jest możliwość na stałe zaznaczyć checkbox w paczce przelewu do sprawdzenia na białej liście?

Nie ma takiej możliwości. Dotyczy to każdej opcji na ekranie generowania przelewów, nic tam nie możemy zaznaczyć na stałe, przy każdej operacji/ zalogowaniu na stronę należy wymagane opcje oznaczać ręcznie. 

Czy z SaldeoSMART można bezpośrednio wykonywać przelewy do kontrahentów?

Nie ma możliwości wykonywania przelewów bezpośrednio z poziomu SaldeoSMART. Można natomiast wygenerować w SaldeoSMART paczkę przelewów, a następnie zaimportować ją ręcznie do bankowości elektronicznej. Dzięki temu dane przelewów nie muszą być wprowadzane do banku pojedynczo  po wygenerowaniu paczki wystarczy wgrać ją do systemu bankowego i tam zatwierdzić przelewy.

Dlaczego nie można wygenerować przelew MPP dla częściowej płatności? 

Na ten moment nie mamy takiej funkcji w systemie.  W kwestii mechanizmu MPP konieczne jest wygenerowanie płatności dla całości dokumentu: "Mechanizm podzielonej płatności może być użyty wyłącznie dla pojedynczego dokumenty w walucie PL, dla którego występują niezerowe stawki VAT. Wymagana jest płatność całego dokumentu. Dokumenty niespełniające tego warunku zostaną pominięte przy tworzeniu przelewów" 

Jak wygenerować przelew do kontrahenta, który nie posiada NIP-u?

Należy dodać kontrahenta do bazy kontrahentów w Saldeo, pozostawiając pole NIP puste. 
Następnie na detalach dokumentu ustawić tego kontrahenta oraz przypisać do niego rachunek bankowy.

Po wykonaniu tych czynności dla dokumentu kosztowego można wygenerować przelew.