🆕 Pobierz dane z GUS na liście kontrahentów

Nowy format adresu kontrahenta: ulica, numer budynku i numer lokalu w osobnych polach

W SaldeoSMART adres kontrahenta zapisujemy teraz w osobnych polach: ulica, numer budynku i numer lokalu.

Zmiana dotyczy wszystkich kont w SaldeoSMART: biur rachunkowych, klientów biur rachunkowych i firm.

W skrócie

• Adresy kontrahentów, które już masz w systemie, podzieliliśmy na pola automatycznie.
• Jeśli adresu nie udało się podzielić, przy kontrahencie zobaczysz ikonę ostrzeżenia.
• Adres poprawisz ręcznie albo pobierając dane z GUS, także dla wielu kontrahentów naraz.
• Dane z GUS pobierze użytkownik, który ma uprawnienia do dodawania i edycji kontrahentów.
• Numer budynku jest teraz polem obowiązkowym.
• Pracujesz tak jak dotychczas: wystawiasz faktury, przypisujesz kontrahentów do dokumentów i synchronizujesz dane z programem księgowym.

Dlaczego zmieniamy format adresu

Banki stopniowo wprowadzają nowy standard przelewów (ISO 20022). W tym standardzie adres odbiorcy trzeba podawać w osobnych polach, a nie w jednej linii. Przygotowujemy SaldeoSMART na tę zmianę już teraz. Dzięki temu w przyszłości przygotujesz w systemie przelewy, także zagraniczne, w formacie wymaganym przez bank.

Poza tym uporządkowana baza kontrahentów to mniej błędów na fakturach i dokumentach.

Co stało się z adresami, które już masz w systemie

Wszystkie adresy kontrahentów podzieliliśmy automatycznie na ulicę, numer budynku i numer lokalu. W większości przypadków nie musisz nic robić.

Liczba takich kontrahentów zależy od tego, jak była prowadzona baza. Jeśli adresy w Twojej bazie są kompletne, możesz w ogóle nie zobaczyć ostrzeżeń.

Jak sprawdzić, którzy kontrahenci wymagają poprawy

1. Przejdź do listy kontrahentów.
2. Kontrahenci, których adresu nie udało się podzielić, mają przy adresie ikonę ostrzeżenia.
3. Kliknij kontrahenta, żeby zobaczyć szczegóły. Znajdziesz tam informację, czego brakuje, np. numeru budynku.

Kto może pobrać dane z GUS

Przycisk Pobierz dane z GUS widzi tylko użytkownik, który ma uprawnienia do dodawania i edycji kontrahentów. Uprawnienia nadaje administrator konta.

Jak poprawić adres kontrahenta

Pobranie danych z GUS dla wielu kontrahentów naraz

To najszybszy sposób na uporządkowanie bazy.

1. Na liście kontrahentów zaznacz kontrahentów, których dane chcesz zaktualizować. Możesz zaznaczyć całą bazę.
2. Kliknij Pobierz dane z GUS.
3. Wybierz, co chcesz zaktualizować:
   • tylko adres,
   • adres i pełną nazwę kontrahenta.
4. Kliknij Pobierz dane z GUS.

Po zakończeniu zobaczysz, dla których kontrahentów udało się zaktualizować dane. Nazwa skrócona kontrahenta się nie zmienia, więc dokumenty i powiązania w systemie działają bez zmian.

Z tej funkcji możesz korzystać w każdej chwili, np. gdy dane kontrahentów w GUS się zmieniły.

Poprawienie adresu ręcznie

1. Otwórz szczegóły kontrahenta.
2. Uzupełnij pola Ulica, Numer budynku i ewentualnie Numer lokalu.
3. Zapisz zmiany.

Dodawanie nowego kontrahenta

Gdy dodajesz kontrahenta, adres wpisujesz w osobnych polach. Numer budynku jest obowiązkowy.

Najprościej wpisać NIP i kliknąć Pobierz dane z GUS. Adres uzupełni się sam, już podzielony na pola. Wystarczy zapisać kontrahenta. Przycisk jest widoczny dla użytkowników z uprawnieniami do dodawania i edycji kontrahentów.

Ten sam format adresu obowiązuje wszędzie, gdzie dodajesz kontrahenta: na liście kontrahentów, przy fakturze, przy dokumencie i docelowo w aplikacji mobilnej.

Import kontrahentów z pliku Excel

Zmienił się wzór pliku do importu kontrahentów. Ulica, numer budynku i numer lokalu są teraz w osobnych kolumnach.

Pliki z programu księgowego. Jeśli importujesz kontrahentów plikiem wygenerowanym przez program księgowy albo masz synchronizację z programem księgowym, nic się dla Ciebie nie zmienia. Adresy dzielimy automatycznie.

Częste pytania

1. Czy zmiana dotyczy mojego konta?

Tak. Nowy format adresu obowiązuje na wszystkich kontach w SaldeoSMART: w biurach rachunkowych, u klientów biur rachunkowych i w firmach.

2. Nie widzę przycisku „Pobierz dane z GUS”. Dlaczego?

Przycisk widzą tylko użytkownicy z uprawnieniami do dodawania i edycji kontrahentów. Uprawnienia nadaje administrator konta. Poproś go o ich nadanie albo o pobranie danych z GUS za Ciebie.

3. Czy muszę od razu poprawić adresy kontrahentów?

Nie musisz. Kontrahent z ikoną ostrzeżenia nadal może być na fakturze czy dokumencie. Prawidłowy podział adresu będzie wymagany przy generowaniu przelewów w nowym formacie bankowym. Warto uporządkować bazę już teraz, żeby później nie robić tego w pośpiechu.

4. Czy zmienia się coś w eksporcie danych do programu księgowego?

Nie. Eksport do programu księgowego działa tak jak dotychczas.

5. Czy zmienia się eksport listy kontrahentów do pliku CSV?

Nie. W pliku CSV adres jest nadal w jednej kolumnie, tak jak wcześniej.

6. Kontrahent ma adres na wsi, bez ulicy. Co wpisać?

Ulica nie jest obowiązkowa, wymagany jest numer budynku. Wpisz miejscowość i numer budynku, pole Ulica zostaw puste. Jeśli wieś korzysta z kodu pocztowego sąsiedniej miejscowości, w polu Ulica wpisz nazwę wsi.

7. Dlaczego przy kontrahencie widzę ikonę ostrzeżenia, choć adres wygląda poprawnie?

Najczęściej brakuje numeru budynku albo adres był zapisany w sposób, którego system nie potrafił jednoznacznie podzielić. Otwórz szczegóły kontrahenta, sprawdź podział i popraw dane albo pobierz je z GUS.

8. Czy pobranie danych z GUS zmieni nazwę kontrahenta?

Tylko jeśli wybierzesz opcję aktualizacji adresu i pełnej nazwy. Nazwa skrócona nigdy się nie zmienia.

9. Czy zmiana dotyczy aplikacji mobilnej?

Tak. W aplikacji mobilnej adres też będzie podzielony na pola i tam również zobaczysz, że adresu nie udało się podzielić.