Edycja danych kontrahenta

W SaldeoSMART możliwa jest edycja danych kontrahenta, ale należy pamiętać, jaki to ma wpływ na wystawione w Saldeo faktury sprzedaży oraz dokumenty kosztowe.

Edycji danych kontrahenta może dokonać administrator Saldeo oraz użytkownik, który posiada uprawnienia do edycji bazy kontrahentów.

Wpływ edycji kontrahenta na faktury wystawione w SaldeoSMART

Zmiana danych kontrahenta w bazie nie aktualizuje automatycznie danych na już wystawionych fakturach i dokumentach kosztowych.

Dane kontrahenta zapisane na fakturze wystawionej w Saldeo pozostają takie, jakie były w momencie wystawienia. Oznacza to, że jeśli zmienisz np. adres kontrahenta w bazie, nie wpłynie to na faktury już wystawione temu kontrahentowi – na tych fakturach pozostaną stare dane.

Aby zmienić dane kontrahenta na już wystawionej fakturze, musisz wejść w edycję konkretnej faktury i po zapisaniu zmian zostanie wygenerowany nowy podgląd PDF z nowymi danymi kontrahenta.

Nie wszystkie faktury można edytować: Jeśli do faktury odnotowano płatność, została ona zablokowana przez wysyłkę do KSeF, przez księgowego lub wystawiono już do niej korektę, edycja nie będzie możliwa.

Wpływ edycji kontrahenta na dokumenty kosztowe

Zmiana danych kontrahenta w bazie aktualizuje automatycznie dane kontrahenta na dokumentach kosztowych dodanych do SaldeoSMART.

Wpływ synchronizacji na dane kontrahenta

Jeśli po ręcznej zmianie danych kontrahenta w SaldeoSMART dane po pewnym czasie wracają do poprzednich, wynika to z włączonej synchronizacji kontrahentów z programem księgowym.

Dlaczego tak się dzieje?

Gdy masz aktywną synchronizację (np. przez SaldeoAGENT, SaldeoPULPIT), SaldeoSMART regularnie pobiera dane kontrahentów z programu księgowego.
Jeśli zmienisz dane kontrahenta bezpośrednio w SaldeoSMART, przy kolejnej synchronizacji system nadpisze te dane informacjami z programu księgowego – dlatego zmiany "znikają" i pojawiają się ponownie stare dane.

Jak rozwiązać ten problem?

Zmiany danych kontrahenta należy dokonywać w programie księgowym, z którym SaldeoSMART jest zintegrowany. Po zapisaniu zmian w programie księgowym i wykonaniu synchronizacji, nowe dane zostaną automatycznie zaktualizowane również w SaldeoSMART.
Edycja kontrahenta wyłącznie w SaldeoSMART nie jest skuteczna przy aktywnej synchronizacji – każda kolejna synchronizacja przywróci dane z programu księgowego.

Warto również pamiętać, że jeżeli edycji ulegnie nazwa skrócona, to mogą tworzyć się duble kontrahentów.

Przykład

Jeżeli zmieniam dane kontrahenta w Optimie, czy zaktualizuje się kontrahent w Saldeo?

TAK - zmiany wprowadzone w programie Optima zaktualizują dane kontrahenta w Saldeo, ale nie działa to automatycznie, trzeba wejść w SaldeoSYNC i kliknąć "aktualizuj firmę".

Synchronizacja kontrahentów działa jednokierunkowo – z Optimy do Saldeo. Wszystkie zmiany w danych (np. nazwa kontrahenta) należy wprowadzać najpierw w Optimie.Po synchronizacji poprawione dane zostaną przesłane do Saldeo.