Zarządzanie fakturami powiązanymi ze sobą (w łańcuszku) przy wysyłce do KSeF

KSeF wprowadził specyficzne wymagania dotyczące wysyłki faktur powiązanych ze sobą w łańcuchu (np. zaliczki, korekty, faktury końcowe). Artykuł opisuje zasady i ograniczenia obowiązujące w SaldeoSMART od 1 lutego 2025 roku.

Podstawowe zasady

1. Blokada wystawiania faktur w łańcuszku

Gdy faktura znajduje się w jednym z poniższych stanów, nie można do niej wystawiać kolejnych faktur:

• Faktura jest w trakcie wysyłki do KSeF.
• Faktura została odrzucona przez KSeF (z wyjątkiem błędów technicznych, np. błędny token).
• Faktura ma status: w trakcie wysyłki, niedostępność (offline, offline24) lub awaria.

Dotyczy to korekt, korekt do korekt, kolejnych zaliczek oraz faktur końcowych.

2. Blokada wysyłki faktur z dokumentami kolejnymi

Jeśli do faktury wystawiono już koleją fakturę w łańcuszku, nie można jej wysłać do KSeF.

• Podczas operacji zbiorczych taka faktura zostanie pominięta z adnotacją: "Do faktury została wystawiona kolejna faktura".

Faktury będące ostatnim elementem w łańcuszku mogą być wysyłane do KSeF bez ograniczeń.

Ostrzeżenia i scenariusze

Przy wystawianiu kolejnej faktury (po 01.02.2025), gdy wcześniejsza nie została wysłana do KSeF, system wyświetli ostrzeżenie przy:

1. Wysyłce z listy faktur (przycisk "Wyślij do KSeF").
2. Dodawaniu faktury (opcja "Dodaj i Wyślij do KSeF").
3. Wysyłce zbiorczej (pominięcie z komunikatem).

Blokady w interfejsie i obsługa błędów

W trakcie wysyłki (statusy: w toku, niedostępność, awaria) system całkowicie blokuje:

• Przycisk "Wystaw" wraz z akcjami powiązanymi.
• Opcję "Wystaw korektę" na stronie detali faktury.

Błędy techniczne (np. błędny token): Takie faktury stanowią wyjątek – mogą być edytowane oraz wykorzystywane do wystawiania kolejnych faktur w łańcuszku mimo błędu.

Zbiorcza wysyłka faktur do KSeF na przykładzie zaliczek i faktury końcowej

SaldeoSMART pozwala wysyłać dokumenty do KSeF pojedynczo lub zbiorczo - zaznaczając kilka faktur naraz i wysyłając je jedną akcją. Gdy w łańcuchu dokumentów występują faktury zaliczkowe i faktura końcowa, system stosuje dodatkową regułę: automatycznie blokuje wysyłkę dokumentu, który został już „zastąpiony” kolejnym dokumentem w tym samym łańcuchu. Poniżej wyjaśniamy, kiedy i dlaczego tak się dzieje oraz jak układać kolejność wystawiania i wysyłki, żeby każdy dokument trafił do KSeF.

Jak działa mechanizm blokady

Blokada wysyłki nie jest powiązana z samą wysyłką zbiorczą - powstaje w momencie wystawienia kolejnego dokumentu w łańcuchu:

• gdy wystawiana jest kolejna faktura zaliczkowa, poprzednia zaliczka zostaje zablokowana do wysyłki,
• gdy wystawiana jest faktura końcowa, ostatnia zaliczka zostaje zablokowana do wysyłki.

Zablokowany dokument otrzymuje status „zablokowana, ponieważ wystawiono do niej kolejną fakturę” i jest pomijany przy wysyłce - także przy wysyłce zbiorczej, niezależnie od kolejności zaznaczania dokumentów na liście.

Dokument, który został wysłany do KSeF zanim powstał kolejny dokument w łańcuchu, nie podlega blokadzie - blokada dotyczy wyłącznie dokumentów jeszcze niewysłanych.

Przykład: trzy zaliczki i faktura końcowa

Klient wystawia do jednego zamówienia trzy faktury zaliczkowe, a na koniec fakturę końcową, i chce wysłać wszystko do KSeF jedną, zbiorczą akcją.

1. Zaliczka nr 1 - wystawiona, jeszcze niewysłana.
2. Zaliczka nr 2 - wystawiona → zaliczka nr 1 zostaje automatycznie zablokowana do wysyłki.
3. Zaliczka nr 3 - wystawiona → zaliczka nr 2 zostaje automatycznie zablokowana do wysyłki.
4. Faktura końcowa - wystawiona → zaliczka nr 3 zostaje automatycznie zablokowana do wysyłki.

W tym momencie wszystkie trzy zaliczki mają już status „zablokowana”. Wysyłka zbiorcza, obejmująca wszystkie cztery dokumenty, przekaże do KSeF wyłącznie fakturę końcową - pozostałe trzy zostaną pominięte, mimo że były zaznaczone do wysyłki. To zachowanie zgodne z projektem systemu, a nie błąd wysyłki zbiorczej.

Jak wysyłać dokumenty, żeby każdy trafił do KSeF

Aby żaden dokument w łańcuchu zaliczka → zaliczka → faktura końcowa nie został pominięty, każdy dokument należy wysłać do KSeF od razu po wystawieniu, zanim powstanie kolejny:

1. Wystaw zaliczkę nr 1 → wyślij ją do KSeF.
2. Dopiero po wysyłce wystaw zaliczkę nr 2 → wyślij ją do KSeF.
3. Analogicznie dla kolejnych zaliczek.
4. Na końcu wystaw fakturę końcową → wyślij ją do KSeF.

Wysyłka zbiorcza pozostaje wygodną opcją - działa poprawnie dla wszystkich dokumentów, o ile żaden z nich nie został wcześniej zablokowany przez wystawienie kolejnego dokumentu w łańcuchu.

Status „zablokowana” - co widzi użytkownik

• Status dokumentu: „zablokowana, ponieważ wystawiono do niej kolejną fakturę”.
• Dokument w tym statusie jest pomijany zarówno przy wysyłce pojedynczej, jak i zbiorczej.
• Blokada znika tylko wtedy, gdy dokument zostanie wysłany do KSeF przed wystawieniem kolejnego dokumentu w łańcuchu - inaczej ma charakter trwały.

Podsumowanie najważniejszych zasad

1. Brak wystawiania: Nie wystawiaj faktur do dokumentów w trakcie wysyłki.
2. Brak wysyłki wstecznej: Jeśli wystawiłeś fakturę nr 2, nie wyślesz już faktury nr 1.
3. Chronologia: Aby wysłać cały łańcuch, wysyłaj dokumenty po kolei: od najstarszego do najnowszego.
4. Ostrzeżenia: Zawsze czytaj komunikaty systemowe przy wysyłce zbiorczej.
5. Błędy techniczne: Nie blokują one edycji ani dalszego rozwoju łańcucha faktur.

Częste pytania 

1. Co zrobić, gdy faktura korygująca została wysłana do KSeF, a faktura pierwotna nie?

   Jeśli faktura pierwotna nie została przesłana do KSeF, a jej korekta trafiła już do KSeF, procesu tego nie można cofnąć w celu dosłania faktury pierwotnej. 

   W takiej sytuacji faktura korygująca w pliku XML automatycznie otrzymuje oznaczenie informujące, że dotyczy ona dokumentu wystawionego poza systemem KSeF. Odpowiada za to znacznik NrKSeFN, który w tym przypadku pozostaje pusty lub zawiera informację o braku numeru KSeF faktury pierwotnej.