Pytania i odpowiedzi

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące budżetowania w SaldeoSMART.

1. Jakie typy dokumentów są uwzględniane w budżetowaniu?

W budżetowaniu w SaldeoSMART uwzględniane są wszystkie dokumenty kosztowe (faktury) znajdujące się w systemie. Typ dokumentu nie ma znaczenia, o ile jest to faktura kosztowa (w tym również towar/materiał) opisana wymiarami.

2. Na jakich kryteriach opiera się budżetowanie?

Budżetowanie w SaldeoSMART opiera się na kilku kluczowych kryteriach, które decydują o tym, jakie dokumenty są uwzględniane w budżecie i jak jest on strukturyzowany.

Przede wszystkim, budżetowanie opiera się na dokumentach kosztowych. Nie ma znaczenia typ dokumentu (faktura kosztowa, towar/materiał), o ile dokumentuje on wydatek. Kolejnym fundamentalnym kryterium jest wymiarowanie. Cały moduł budżetowania jest oparty na wymiarach przypisywanych do dokumentów kosztowych. Wymiary te muszą spełniać określone warunki, takie jak lista wartości do wyboru z możliwością jednokrotnego wyboru.

3. Kto może tworzyć budżet?

Dyrektor Finansowy jest główną osobą odpowiedzialną za tworzenie budżetów w SaldeoSMART. Tworzy on budżety dla poszczególnych projektów, oddziałów lub obszarów firmy. W SaldeoSMART prawo do tworzenia budżetów posiada użytkownik z rolą Dyrektora Finansowego.

Po stworzeniu ogólnego budżetu przez Dyrektora Finansowego i wskazaniu Lidera Budżetu, Lider ten (lub sam Dyrektor) może tworzyć linie budżetowe, czyli szczegółowe koszty w ramach danego budżetu. Lider widzi na liście budżetów tylko te, które zostały mu przydzielone przez Dyrektora.Uprawnienia do roli Dyrektora Finansowegow SaldeoSMART nadają Admini BK (Księgowi) oraz Admini K (pracownicy) swoim użytkownikom. Zarówno Dyrektor Finansowy po stronie BK, jak i K może tworzyć budżety i wskazywać Liderów budżetu po obu stronach (BK i K)

4. Kto może wprowadzać zmiany w budżetach?

W SaldeoSMART zarówno Dyrektor Finansowy, jak i Lider Budżetu mają możliwość wprowadzania zmian w budżetach, jednak ich uprawnienia różnią się w zależności od roli i statusu budżetu.

Dyrektor Finansowy:

• Posiada pełne prawa do zarządzania wszystkimi budżetami w firmie.
• Może tworzyć, przeglądać, edytować i usuwać wszystkie budżety.
• Może nadawać prawa Liderom Budżetu.
• Ma prawo do edytowania budżetu i jego linii nawet po wysłaniu go do zatwierdzenia przez Lidera.
• Nadal ma prawo edycji budżetu po jego zatwierdzeniu.
• Może odblokować zatwierdzony budżet, umożliwiając Liderowi jego edycję.

Lider Budżetu:

• Jest odpowiedzialny za budżet danego działu lub projektu, wskazanym przez Dyrektora Finansowego.
• Może tworzyć linie budżetowe w ramach przypisanego mu budżetu.
• Ma możliwość edytowania linii budżetowych w budżecie, który jest w statusie szkicu lub został mu odesłany do poprawy przez Dyrektora Finansowego.
• Traci prawo do edycji linii budżetowych po wysłaniu budżetu do zatwierdzenia. Budżet przechodzi wtedy w tryb "Oczekuje na zatwierdzenie".
• Nie może edytować linii budżetowych w budżecie, który został zatwierdzony przez Dyrektora Finansowego. Jednak Dyrektor może mu to prawo ponownie nadać, odblokowując budżet.

Podsumowując, Dyrektor Finansowy ma nieograniczone możliwości edycji budżetów, natomiast Lider Budżetu może wprowadzać zmiany głównie na etapie tworzenia i przed zatwierdzeniem budżetu, chyba że Dyrektor Finansowy udzieli mu takiej możliwości w późniejszym czasie.

5. Jaka jest różnica pomiędzy Dyrektorem Finansowym a Liderem w odniesieniu do uprawnień w module budżetowania?

Różnica pomiędzy Dyrektorem Finansowym a Liderem Budżetu w odniesieniu do uprawnień w module budżetowania w SaldeoSMART jest znacząca i dotyczy zakresu odpowiedzialności oraz możliwości działania:

Dyrektor Finansowy:

• Posiada pełne prawa do zarządzania wszystkimi budżetami w firmie.
• Może tworzyć budżety dla całej firmy, poszczególnych działów lub projektów.
• Ma podgląd wszystkich stworzonych budżetów.
• Może edytować wszystkie budżety i ich linie budżetowe, niezależnie od ich statusu (szkic, oczekujący na zatwierdzenie, zatwierdzony, do poprawy).
• Jest uprawniony do usuwania budżetów.
• Nadaje prawa Liderom Budżetu podczas tworzenia budżetu, wyznaczając osobę odpowiedzialną za dany budżet.
• Zatwierdza budżety przesłane przez Liderów.
• Ma możliwość odesłania budżetu do poprawy Liderowi.
• Może odblokować zatwierdzony budżet, umożliwiając Liderowi ponowną edycję linii budżetowych.
• W przypadku tworzenia planu kosztów, może go od razu zatwierdzić, pomijając etap wysyłania do zatwierdzenia (skrócona ścieżka).

Lider Budżetu:

• Jest odpowiedzialny za budżet konkretnego działu lub projektu, który został mu przypisany przez Dyrektora Finansowego.
• Widzi na liście budżetów tylko te, które zostały mu przydzielone.
• Może tworzyć linie budżetowe w ramach przydzielonego budżetu, określając szczegółowe koszty.
• Ma prawo do edytowania linii budżetowych w budżecie, który jest w statusie szkicu lub został odesłany do poprawy.
• Po uzupełnieniu struktury budżetu i planu kosztów, wysyła budżet do zatwierdzenia przez Dyrektora.
• Traci możliwość edycji linii budżetowych po wysłaniu budżetu do zatwierdzenia (budżet przechodzi w tryb "Oczekuje na zatwierdzenie").
• Nie może edytować linii budżetowych w budżecie, który został zatwierdzony przez Dyrektora Finansowego, chyba że Dyrektor go odblokuje.
• Nie ma uprawnień do tworzenia nowych ogólnych budżetów ani do zarządzania budżetami innych działów/projektów.
• Nie ma możliwości zatwierdzenia budżetu – tę czynność wykonuje Dyrektor Finansowy.

Podsumowując, Dyrektor Finansowy ma uprawnienia do całościowego zarządzania budżetami, w tym ich tworzenia, edycji, zatwierdzania i nadawania uprawnień Liderom. Lider Budżetu koncentruje się na zarządzaniu szczegółowymi kosztami (liniami budżetowymi) w ramach budżetu, który został mu przydzielony, z możliwością edycji głównie przed zatwierdzeniem przez Dyrektora Finansowego. Dyrektor pełni rolę nadzorczą i decyzyjną w całym procesie budżetowania.

6. Na jaki maksymalnie okres można założyć budżet?

W SaldeoSMART maksymalny okres, na jaki można założyć budżet, wynosi 12 miesięcy. Nie musi to być rok kalendarzowy (od stycznia do grudnia), ale może obejmować 12 kolejnych miesięcy, począwszy od dowolnego miesiąca.

System posiada walidację, która uniemożliwia ustawienie zakresu dat dłuższego niż 12 miesięcy.

7. Kto ma możliwość widoczności budżetów?

W SaldeoSMART możliwość widoczności budżetów zależy od roli użytkownika i nadanych mu uprawnień.

• Dyrektor Finansowy: Użytkownik z rolą Dyrektora Finansowego ma pełen wgląd do wszystkich budżetów w firmie. Widzi wszystkie stworzone budżety, może je przeglądać, edytować i zarządzać nimi. Prawo do roli Dyrektora Finansowego nadaje Administrator BK (Księgowy) lub Administrator K (pracownik firmy) wybranym użytkownikom. Automatycznie, po włączeniu modułu Budżety dla firmy, Administrator K otrzymuje prawa Dyrektora Finansowego. Administrator BK również posiada te prawa z urzędu po włączeniu modułu.
• Lider Budżetu: Lider Budżetu widzi na liście budżetów tylko te budżety, które zostały mu przypisane przez Dyrektora Finansowego. Dostęp do tych budżetów uzyskuje w sekcji "Moje budżety".
• Admin BK (Księgowy): Administrator BK ma dostęp do modułu Budżety po stronie BK. Może włączyć dostęp do modułu Budżety dla poszczególnych firm (K). Ponadto, Admin BK domyślnie posiada uprawnienia Dyrektora Finansowego, co oznacza, że ma wgląd do wszystkich budżetów firm, dla których moduł został włączony i do których Admin BK ma uprawnienia dostępu.
• Admin K (Administrator po stronie Firmy): Po włączeniu modułu Budżety dla firmy, Administrator K automatycznie otrzymuje uprawnienia Dyrektora Finansowego i tym samym widzi wszystkie budżety firmy. Następnie Admin K może nadawać uprawnienia do tworzenia i zarządzania budżetami innym użytkownikom w firmie.

Podsumowując, Dyrektorzy Finansowi (zarówno po stronie BK, jak i K) mają pełną widoczność wszystkich budżetów, natomiast Liderzy Budżetu widzą tylko te, za które są odpowiedzialni, a dostęp do modułu Budżety dla wszystkich użytkowników jest kontrolowany przez Administratorów poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień.

8. Jakie ustawienia parametrów powinny mieć wymiary, które mają być wykorzystane w budżetowaniu?

Aby wymiary mogły być wykorzystane w budżetowaniu w SaldeoSMART, powinny mieć następujące ustawienia parametrów:

• Wymiar musi być typu lista wartości do wyboru.
• Dla wymiaru powinno być ustawione "Wiele wartości dla wymiaru - nie", co oznacza, że do dokumentu można przypisać tylko jedną wartość danego wymiaru (jednokrotny wybór).
• Wartości wymiaru muszą być "włączone" (aktywne), aby można je było wskazać podczas konfiguracji budżetu.
• Wymiar powinien być "przeznaczony do dokumentów".

9. Czy po zatwierdzeniu budżetu można dodawać nowe wymiary lub ich wartości?

Po zatwierdzeniu budżetu w SaldeoSMART Lider Budżetu traci możliwość edycji linii budżetowych. Jednak Dyrektor Finansowy nadal ma prawo edycji budżetu i jego linii.

• Dyrektor Finansowy może edytować wszystkie budżety i ich linie budżetowe niezależnie od ich statusu, w tym budżety zatwierdzone.
• Po zatwierdzeniu budżetu, Dyrektor Finansowy może odblokować ten budżet, co umożliwia Liderowi ponowną edycję linii budżetowych.

Lider Budżetu nie będzie mógł dodawać nowych wymiarów ani ich wartości po zatwierdzeniu budżetu, chyba że Dyrektor Finansowy odblokuje budżet, umożliwiając mu edycję. W takiej sytuacji Lider odzyska możliwość modyfikacji struktury linii budżetowych w ramach odblokowanego budżetu.

10. Czy można duplikować budżety/ linie budżetowe?

Tak, w SaldeoSMART istnieje możliwość duplikowania linii budżetowych. Dzięki funkcji kopiowania można skopiować istniejącą linię budżetową i następnie zmodyfikować jej parametry, takie jak nazwa, daty, wartość wymiaru czy kwota, co przyspiesza proces tworzenia wielu podobnych linii.

11. W jaki sposób zliczane są dokumenty do budżetu?

Dokumenty są zliczane do budżetu w SaldeoSMART w oparciu o wymiary przypisane do tych dokumentów. 

Proces zliczania dokumentów do budżetu wygląda następująco:

• Podstawą są dokumenty kosztowe: System bierze pod uwagę wszystkie dokumenty kosztowe (faktury kosztowe, towar/materiał), które dokumentują wydatki firmy.
• Wymiary jako klucz: Dokumenty są przypisywane do budżetu i jego linii budżetowych na podstawie wartości wymiarów, które zostały zdefiniowane dla danego budżetu i linii. 
• Automatyczne zliczanie: System automatycznie zlicza dokumenty, które spełniają warunki wymiarów wskazane dla danego budżetu oraz jego linii budżetowych.
• Moment wliczenia: W momencie, gdy do dokumentu zostanie przypisana wartość wymiaru, który jest powiązany z budżetem, dokument ten jest od razu wliczany do budżetu, niezależnie od etapu obiegu dokumentu, na jakim się znajduje. Oznacza to, że nawet dokumenty w trakcie akceptacji mogą być już uwzględniane w budżecie, jeśli mają przypisane odpowiednie wymiary.

Różnice w zliczaniu dla budżetu ogólnego i linii budżetowych:

• Budżet ogólny: Na poziomie całego budżetu brane są pod uwagę dokumenty, które spełniają warunki głównego wymiaru (Wymiar_1) wskazanego dla tego budżetu, tzn. zawierają którąkolwiek z wartości tego wymiaru przypisaną do budżetu.
• Linie budżetowe: Dla poszczególnych linii budżetowych, dokument jest zliczany tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie warunki wymiarów określonych dla tej linii, w tym wartość wymiaru głównego (który jest narzucony przez budżet) oraz ewentualne wartości drugiego i trzeciego wymiaru, które uszczegóławiają koszt.

Konsekwencje niepełnego opisu dokumentów:

• Może wystąpić sytuacja, w której suma kosztów rzeczywistych na poziomie linii budżetowych będzie niższa niż koszt rzeczywisty całego budżetu. Dzieje się tak, gdy dokumenty są opisane głównym wymiarem (wliczającym je do budżetu), ale nie posiadają wartości wymiarów uszczegóławiających, które są wymagane w definicjach linii budżetowych. W takim przypadku zaleca się zweryfikowanie dokumentów i uzupełnienie brakujących wymiarów.

Zliczanie dokumentów do budżetu jest automatyczne i oparte na przypisanych wymiarach. Dokument jest wliczany od razu po opisaniu go wymiarem powiązanym z budżetem. Warunki wliczenia różnią się dla budżetu ogólnego (spełnienie warunku głównego wymiaru) i linii budżetowych (spełnienie warunków wszystkich zdefiniowanych wymiarów). Należy pamiętać, że zliczane są nawet dokumenty wtedy, gdy Lider nie widzi jakiegoś typu dokumentu, ważne jest to, że dokument spełnia warunki.