Dodawanie dokumentów w aplikacji mobilnej SaldeoSMART

📱Aplikacja mobilna SaldeoSMART zapewnia szybki i wygodny sposób dodawania dokumentów księgowych, takich jak faktury kosztowe czy dokumenty sprzedażowe, bezpośrednio z urządzenia mobilnego. Z artykułu dowiesz się, jak efektywnie dodawać dokumenty do systemu SaldeoSMART za pomocą aplikacji mobilnej, wykorzystując zdjęcia lub pliki elektroniczne. Dodatkowo, opisujemy funkcjonalności zarządzania dokumentami, które obejmują przeglądanie, edytowanie, komentowanie, zmianę statusu, rejestrowanie płatności oraz przesyłanie dokumentów do odpowiednich odbiorców.

Metody dodawania dokumentów

❗ Przed rozpoczęciem dodawania dokumentów, wybierz firmę dla której chcesz dodawać dokumenty.

W aplikacji mobilnej SaldeoSMART możesz dodać dokumenty na kilka sposobów:

Wykonanie zdjęcia - zrobienie zdjęcia dokumentu bezpośrednio z aplikacji
Seria zdjęć - zrobienie zdjęcia fakturom wielostronicowym (więcej informacji w artykule 👉Seryjne dodawanie faktur wielostronicowych)
Wybór z galerii - dodanie istniejącego zdjęcia z galerii urządzenia
Import plików PDF - dodanie dokumentów w formacie PDF z pamięci urządzenia

Proces dodawania dokumentu

Krok 1: Uruchomienie funkcji dodawania dokumentu

Uruchom aplikację SaldeoSMART i zaloguj się do swojego konta
Na ekranie głównym naciśnij przycisk "+" lub wybierz opcję "Dodaj dokument" z menu dolnego

Krok 2: Wybór metody dodawania

Po uruchomieniu funkcji dodawania dokumentu:

Wybierz jedną z dostępnych metod:
- "Zrób zdjęcie" - aby zrobić zdjęcie dokumentu
- "Pliki" - aby dodać dokument PDF lub zdjęcie zapisane w galerii
- "Zrób serię zdjęć" - aby dodać faktury wielostronicowe

Krok 3: Wykonanie zdjęcia, serii zdjęć lub wybór pliku

Dla opcji "Zrób zdjęcie"

Upewnij się, że dokument jest dobrze oświetlony i leży na płaskiej powierzchni
Wykadruj dokument tak, aby był w całości widoczny w kadrze
Zrób zdjęcie, naciskając przycisk migawki
Sprawdź jakość zdjęcia i potwierdź lub wykonaj ponownie

Dla opcji Pliki:

Przejdź do lokalizacji pliku PDF lub zdjęcia
Wybierz odpowiedni plik dokumentu lub zdjęcie

Krok 4: Dodawanie dokumentu

Po dodaniu pliku aplikacja wyświetli formularz w którym:

wskaż datę dodania dokumentu do miesiąca i roku
wybierz typ dokumentu
zaznacz czy dokument ma być od razu odczytany
możesz dodać komentarz

Po uzupełnieniu wymaganych pól kliknij "Dodaj dokument"

Zarządzanie dodanymi dokumentami

Po dodaniu dokumentu dostępne są następujące opcje:

Przeglądanie i edycja: można przeglądać podgląd dokumentu, z możliwością przybliżania i przesuwania. Istnieje również możliwość edycji dokumentu, w tym zmiany numeru dokumentu oraz dat.
Komentarze: można przeglądać istniejące komentarze do dokumentu lub dodawać nowe.
Przypisanie osoby odpowiedzialnej do dokumentu.
Zmiana etapu dokumentu, co jest szczególnie istotne w kontekście obiegu dokumentów.
Wprowadzenie i weryfikacji zapłaty dokumentu.
Możliwość wysłania dokumentu e-mailem do wybranego odbiorcy, z możliwością dodania wiadomości.
W sekcji "więcej" (pod ikoną trzech kropek) dostępne są dodatkowe opcje, takie jak pobranie pliku dokumentu. Użytkownik ma dostęp do załączników dokumentu, może je przeglądać oraz dodawać nowe załączniki z telefonu. Może również usunąć dodany dokument.
Powiązania: można przeglądać powiązane dokumenty np. zamówienia do faktur. Aplikacja umożliwia również powiązanie dokumentów między sobą w systemie SaldeoSMART.