Opis integracji z programem

INFOR dGCS

 

 

 

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu Infor należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży: faktury i rachunki lub dokumenty (kosztowe, sprzedaży, towar/materiał).

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury klienta/firmy należy wybrać w menu głównym:

 

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

 

Faktury można eksportować:

• wszystkie wyświetlone na liście – przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj na liście faktur.

 

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta/firmy należy wybrać w menu głównym:

 

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

 

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta/firmy z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

 

Dokumenty można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów (1) – przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą dokumentów,

• pojedynczo (2) – przycisk Eksportuj na liście dokumentów.

---

2. Warunki importu dokumentów z SaldeoSMART do programu INFOR System

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART. 

Przed rozpoczęciem importu należy utworzyć na dysku komputera katalog dla każdej z firm, z którego będą pobierane pliki do importu.

 

Przy imporcie brane pod uwagę są parametry:

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – „sprzedaż towarów i usług”,

- FK (faktura kosztowa) – „pozostałe wydatki”,

- T/M (towar / materiał) – „zakup towarów handlowych”,

 

2. Kategoria – dla programu INFOR System, kategorie określają jak dany dokument ma być rozksięgowany po stronie programu.

 

Podstawowa konfiguracja integracji z programem księgowym znajduje się w zakładce Ustawienia integracji, tam można wybrać:

• czy data wpływu ma być ustawiana wg daty wystawienia, daty dostawy, czy daty bieżącej,
• KPiR – Tak lub Nie, czyli czy jest to import do KPIR czy KH (Nie),
• domyślne konta księgowe da danej Firmy dla kwoty brutto i VAT.

Konto dla kwoty netto konfiguruje się tylko w ustawieniach integracji kosztów.

 

Aby odpowiednio skonfigurować kategorie należy:

• utworzyć dla każdego klienta odpowiednie kategorie (+Dodaj → Kategorię),
• w menu głównym wybrać Lista dokumentów → Kategorię → wybrać klienta,
• na liście kategorii wybrać w kolumnie Akcje ikonę Edytuj,

 

Pojawi się okno Edycja kategorii, w którym należy:

• określić w polach konta dla kwoty brutto, netto i VAT,
• domyślny opis zdarzenia oraz rejestr,

• Odliczenie VAT – pełne odliczenie lub brak odliczenia,
• Data odliczenia VAT - data wpływu, wystawienia, płatności, dostawy,
• Typ kosztów – do wyboru: zakup handlowy, zakup inwestycyjny, pozostałe wydatki lub koszty uboczne,
• Informacja VAT – do wyboru: Paliwo, Pojazdy lub Inne,
• Przeznaczenie zakupów – do wyboru: Przysługuje prawo do odliczenia, Przysługuje i nie przysługuje prawo do odliczenia lub Nie przysługuje prawo do odliczenia

Listę kategorii można zaimportować z programu INFOR System.

Importowane są wzorce księgowania dla dwóch typów dokumentów: Pełna Księgowość – sprzedaż – ręczne księgowania oraz  Pełna Księgowość – zakup – ręczne księgowania.

Po wyborze tej opcji dostępna jest instrukcja jak z programu INFOR można wyeksportować odpowiednie wzorce.

Listę kategorii wraz z numerami kont oraz pozostałymi parametrami można także zaimportować z pliku Excel (przycisk z lewej strony nad listą kategorii), a następnie po uzupełnieniu zaimportować zgodnie z instrukcją.

 

Jeśli w ustawieniach parametrów lub w edycji kategorii nie zostaną ustawione konta brutto i VAT, to wtedy brane są konta ustawione domyślnie:

 

	KH			KPiR
konto	brutto	VAT	brutto	VAT
sprzedaż	201	221	201	220
zakup	202	221	220	220

 

Jednocześnie, w programie księgowym muszą być stworzone konta dla VAT (KH i KPiR) dla zakupów: 221-02 i 220-02 oraz dla sprzedaży odpowiednio: 221-01 i 220-01. Podczas importu do numeru konta automatycznie jest dopisywana wartość -02 i -01.

 

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony do programu.

 

4. Rejestr – rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze.

Na poziomie rejestru określa się typ rejestru, zgodnie z listą rejestrów dostępną po stronie programu INFOR System.

 

Faktury są eksportowane do formatu ZIP.

Plik ZIP należy zapisać na dysku i rozpakować do folderu, który będzie wskazywany podczas importu.

 

Pliki, które są eksportowane mają określony schemat nazwy, np. KH09042014000000 – to oznacza, że plik jest przeznaczony do importu w KH, został wyeksportowany 9.04.2014 i jest to plik pierwszy w ramach danego eksportu.

Jeśli w tym samym dniu będzie eksportowany po raz kolejny ten lub inny plik, to nazwę będzie miał taką samą – podczas zapisywania w folderze może dojść do konfliktu nazw, dlatego przed zapisaniem nowych plików zalecane jest usunięcie importowanych wcześniej plików.

 

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• kontrahent (podczas importu kontrahenci są kojarzeni po pełnej nazwie oraz numerze NIP – aby uniknąć tworzenia duplikatów oba parametry muszą być takie same)
• numer dokumentu
• data wystawienia
• data sprzedaży
• waluta PLN
• przynajmniej 1 pozycja VAT

---

3. Jak importować dokumenty w programie INFOR System?

3.1. Import do programu INFOR System KH

 

a) Wybór modułu KH: Plik → Zmień moduł → Księga Handlowa

 

b) Aby zaimportować plik z dokumentami należy wybrać: Dziennik → Import dekretów z plików XML

 

 

Aby ustawić parametry księgowania z plików zewnętrznych, trzeba wejść w → Konfiguracja

Ważne:

Wpisujemy wersję 2.0

 

c) Pojawia się okno, w którym należy wskazać ścieżkę folderu, w którym znajdują się pliki przeznaczone do importu → OK

 

Ważne:

Zalecamy usuwanie z tego folderu plików, które były już wcześniej importowane.

 

W przypadku, gdy przed zapisaniem nowych plików we wskazanym folderze, nie zostały z niego usunięte importowane wcześniej pliki, to pojawi się komunikat informujący, że „są tam pliki już zaksięgowane.  Czy chcemy kontynuować?”

Po wybraniu:

Tak – import będzie kontynuowany i dokumenty zostaną ponownie zaimportowane, co utworzy duplikaty

Nie – importowane są tylko nowe dokumenty.

 

Wyświetla się lista „Wpisy w dzienniku”, na której znajdują się zaimportowane dokumenty.

3.2. Import do programu INFOR System KPiR

 

Aby zaimportować plik z dokumentami należy wybrać:

Księga → Import dekretów z plików XML, a następnie należy postępować tak jak dla KH