Opis integracji z programem

Asseco Wapro:

WF-KaPeR (format XML)

 

 

czerwiec 2021

 

 

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

2. Ustawienia integracji dla WF-KaPeR

3. Parametry eksportu dokumentów z SaldeoSMART do WF - KaPeR

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

---

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu WF - KaPeR należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (sprzedaży – faktury lub rachunki, kosztowe lub towar/materiał).

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

 

Aby wyeksportować faktury Firmy należy wybrać w menu głównym :

Faktury sprzedaży → Lista faktur

a następnie wybrać z listy Firmę i określić miesiąc z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie wyświetlone na liście  – przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk „eksportuj” po prawej stronie listy faktur.

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki Klienta/Firmy należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków

a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk „eksportuj” na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” nad listą rachunków.

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

 

Aby wyeksportować dokumenty Firmy z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym

Dokumenty → Lista dokumentów

a następnie wybrać z listy Firmę, przejść w tryb eksportu oraz określić miesiąc z którego będą eksportowane dokumenty.

Dokumenty można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów – przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” lub “wyślij do [nazwa programu księgowego]”
• pojedynczo – przycisk „eksportuj” lub “wyślij”  po prawej stronie listy dokumentów.

Nazwa przycisku będzie się różnić w zależności od tego z jakim programem księgowym współpracuje dany podmiot.

---

 

2. Ustawienia integracji dla WF-KaPeR

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce 

Parametry →  ”Ustawienia integracji kosztów”

 

Dostępne ustawienia:

• Ustawianie daty wpływu: sterowanie czy po odczycie dokumentu w Saldo data ta dla danej firmy ma być proponowana na podstawie daty wystawienia czy daty dostawy.

Uwaga! Data wpływu odpowiada dacie księgowania/ zapisu po stronie WF-KaPeR podczas importu.

• Pojazdy: ustawienie umożliwiające odliczenie 75% kosztu dla eksportowanych dokumentów. Aby było to możliwe należy wskazać w tym miejscu numery rejestracyjne pojazdu z kartoteki pojazdów, który posiada właściwy sposób wykorzystania. W tym miejscu można również podać słownik (Wymiar). Poszczególne wartości tego wskazanego wymiaru powinny posiadać numery rejestracyjne podane w polu “Dodatkowy KOD”.

Uwaga! Jeżeli w polu pojazdy zostanie wpisany jeden konkretny numer tablic rejestracyjnych to każdy eksportowany dokument będzie traktowany jako koszt związany z pojazdem. Jeśli pożądane jest elastyczne (czyli nie dla każdego eksportowanego w firmie dokumentu) sterowanie czy ma być przekazane odliczenie należy używać wariantu z użyciem wymiaru. W takiej sytuacji to wybór wartości wymiaru na danym dokumencie będzie inicjował przekazanie numerów rejestracyjnych.

3. Parametry eksportu dokumentów z SaldeoSMART do WF - KaPeR

 

Parametry ustawień importu są dostępne: Dokumenty → Parametry → Kategorie

 

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 paramenty:

 

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych.

Uwaga! Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

 

2. Kategoria – wybór określonej kategorii dla danego dokumentu powoduje, że podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z parametrami tej kategorii.

Na poziomie kategorii można ustawić (nazwa pełni jedynie rolę identyfikacyjną):

• odliczenie VAT – pełne, 50% lub brak,
• domyślny rejestr i opis zdarzenia gospodarczego,
• kolumnę KPiR – sprzedaż, zakup towarów lub pozostałe koszty

 

 

 

 

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.

 

4. Rejestr – rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze.

 

Uwaga!

Listę kategorii nie musi być uzupełniana ręcznie, kategoria po kategorii dla każdej firmy osobno. Istnieje możliwość łatwego eksportu i importu kategorii przy pomocy pliku Excel. Odpowiedni wzór do zaimportowania kategorii jest dostępny pod przyciskiem “Importuj z Excel”. Szczególnie zalecane gdy określone podmioty posiadają takie same lub zbliżone kategorie docelowe.

 

 

Faktury są eksportowane do formatu XML (dokument tekstowy).

Aby móc wyeksportować dany dokument, musi posiadać on poniższe elementy wskazane w SaldeoSmart:

• kontrahent
• numer dokumentu
• data wystawienia i data sprzedaży
• termin płatności
• waluta
• przynajmniej 1 pozycja VAT

---

 

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu WF-KaPeR jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport) – każdej kategorii w dokumencie będzie odpowiadała osobna pozycja, o takich samych datach i numerze dokumentu.

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę a następnie:

• pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i należy tę kategorię wskazać:

• kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.

Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.

---

4. Jak importować dokumenty w programie WF - KaPeR

Aby zaimportować w programie WF - KaPeR plik z fakturami należy wybrać:

Firma, dla której będzie importowany plik a następnie:

1. → Narzędzia → Import dokumentów

Następnie należy wybrać odpowiednie źródło danych (w przypadku braku należy je dodać - typ musi być “Wapro XML”).

UWAGA!

W konfiguracji danego źródła danych należy dokonać uzgodnienia dla poszczególnych typów dokumentów do jakiej kolumny mają trafić dokumenty, a także należy wskazać źródło informacji o zdarzeniu gospodarczym. Dokumenty kosztowe o pozycjach podlegających ewidencji VAT są eksportowane wg. typu FZ, dokumenty kosztowe o pozycjach “bezVAT” wg RZ, a dokumenty sprzedaży jako typ DS.

Zrzut poglądowy ustawień opisu zdarzenia poniżej:

 

Źródło danych pozwala na przypisanie tylko jednej kolumny podczas importu dokumentu danego typu, dlatego dokumenty, które posiadają rozbicie na różne pozycje/kolumny w SaldeoSmart są eksportowane do plików na poszczególnych kolumnach i dzięki temu mogą być importowane osobno.

 

2. → w pozycji „Nazwa pliku z danymi XML” → wybrać zapisany na dysku plik, w którym znajdują się wyeksportowane z SaldeoSMART faktury → „Dalej”

.3. Następnie należy uzgodnić kartotekę kontrahentów i potwierdzić import. W przypadku wystąpienia błędów lub ostrzeżeń program poinformuje o tym przed dokonaniem zapisu.

4. Dokumenty po poprawnym imporcie powinny być widoczne w Księdze przychodów i rozchodów danego podmiotu.