1. Konfiguracja synchronizacji pomiędzy SaldeoSMART a WAPRO Fakir

Opis “krok po kroku” konfiguracji synchronizacji dostępny tutaj.

2. Ustawienia integracji kosztów w SaldeoSMART dla WAPRO Fakir

Ustawienia integracji kosztów dostępne są z poziomu SaldeoSMART zakładce Parametry → Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

• Techniczne konto brutto kontrahenta – przydatne dla nowych kontrahentów, wtedy po stronie Fakira w prosty sposób można ich odnaleźć i ustawić właściwe konto kontrahenta. WAŻNE! Fakir nie tworzy automatycznie nowych kont analitycznych.
• Domyślne konto brutto - grupa kont dla dostawców z dopiskiem K, gdzie K to konto analityczne konkretnego kontrahenta z dokumentu.
• Domyślne konto VAT naliczony
• Domyślne konto VAT należny
• Księgowanie równoległe - opisane w osobnym artykule link
• Pojazdy - wskazujemy wymiar, w którym wartościami są numery rejestracyjne pojazdów. Więcej w pkt 5.1.
• Dla Kategorii z opcją “brak odliczenia” zapisuj jako stawkę np. - Tak/Nie
• Typ dokumentu - możemy tutaj ustawić wymiar, którego wartościami będą wprowadzone wcześniej typy dokumentu z Fakira. Jeżeli w dokumencie ustawimy wartość tego wymiaru, wtedy podczas eksportu do Fakira dana ta zostanie przypisana do dokumentu.
• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość wymiaru - jeżeli w tej opcji wskażemy wymiar i na dokumencie zostanie wpisana wartość dla tego wymiaru, to SaldeoSMART zablokuje możliwość wysłania tego dokumentu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu - ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia, czy daty dostawy.

Po uzupełnieniu danych, naciskamy Zapisz zmiany.

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do WAPRO Fakir

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego WAPRO Fakir brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
   1. DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,
   2. FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,
   3. T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.
2. Kategoria – w programie WAPRO Fakir kategoriom odpowiadają konta w programie księgowym: jeśli dla danego dokumentu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, to podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z tą kategorią i takimi kontami, które są dla niej ustawione.

Z poziomu kategorii można ustawić:

• domyślny opis zdarzenia,
• domyślny rejestr,
• odliczenie VAT (pełne, brak lub częściowe 50%),
• termin odliczenia VAT (wg daty wpływu, wystawiania lub terminu płatności),
• konto księgowe dla kwoty: brutto, netto oraz VAT.

Listę kategorii wraz z przypisanymi do nich numerami kont można zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.

3. Opis zdarzenia – opis dokumentu, który jest przenoszony podczas importu.

Aby móc wyeksportować dokument, musi posiadać on poszczególne pozycje:

• dostawca,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data dostawy,
• termin płatności,
• waluta,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

4. Schematy importu w WAPRO Fakir

4.1 Konfiguracja źródła danych

Aby dodać nowe źródło danych dla KPiR w programie WAPRO Fakir, należy wybrać Definicje → Import – definicje → Import – źródła danych.

W oknie „Źródła danych” → Dodaj (Ins)

Pojawi się okno Dodawanie źródła - tu wskazać parametry:

• Nazwa źródła – Saldeo
• Opis źródła – Saldeo
• Typ źródła – WAPRO Mag - MW
• Importowane dokumenty – niezadekretowane
• Współpraca między systemami – rozłączne bazy

→ Zapisz.

Nowe źródło pojawi się w oknie Źródła danych - można wskazać je jako domyślne

4.2 Stworzenie schematu księgowania dla importu plików

Aby móc stworzyć schemat księgowania dla dokumentów wyeksportowanych z aplikacji SaldeoSMART, należy pobrać i zapisać schemat Saldeo1_15 w formacie xml, dostępny po otwarciu linku:

Pobierz schemat importu

lub użyć prawego przycisku myszki po najechaniu na link i wybrać opcję Zapisz link jako…:

Następnie należy wybrać: Definicje → Import – definicje → Import – schematy księgujące

Uruchomi się okno Schematy księgowania, gdzie wybieramy źródło Saldeo, a w karcie Schematy księgowania → Importuj

Pojawi się okno Import schematów księgowania → w polu wyboru pliku ze schematem należy wczytać zapisany wcześniej na dysku komputera schemat księgowania Saldeo1_15 i kliknąć Dalej.

Na liście schematów księgowania pojawi się schemat Saldeo1_15. Wyświetli się okno Pytanie, w którym należy kliknąć → TAK.

W oknie Schemat księgowania / Popraw na liście dokumenty wybieramy DOKUMENTY HANDLOWE, następnie na liście Typy dokumentów importowanych należy wybrać typ, który po stronie Dokumenty Fakira ma wskazany Typ dokumentu, a nie ma wskazanego „dziennika” → Skojarz (Ctrl+F2)

W oknie Kojarzenie typów dokumentów w polu Dziennik wybieramy odpowiednik danego typu dokumentu w dzienniku Fakira → Zapisz.

Po skojarzeniu wszystkich typów należy kliknąć Zapisz i wygeneruj procedurę (F10)

Przy wszystkich właściwie uzgodnionych informacjach zostanie wyświetlony komunikat o poprawnym zakończeniu generowania procedury.

Na zakończenie należy kliknąć Ustaw domyślny schemat – wtedy podczas importu plików będzie on ustawiany automatycznie.

5. Eksport / Import dokumentów z SaldeoSMART do programu WAPRO Fakir

Aby wyeksportować dokumenty z Saldeo do programu WAPRO Fakir należy z poziomu Dokumenty → Lista dokumentów przejść na Tryb eksportu, wybrać dokumenty, które chcemy wyeksportować, następnie nacisnąć przycisk Eksportuj do WF-FaKiR.

Po naciśnięciu przycisku pobiera się plik w formacie ZIP (spakowany .xml), który należy zaimportować do Fakira w następujący sposób:

1. W programie WAPRO Fakir przechodzimy do Dokumenty → Import dokumentów

   

2. W oknie Import dokumentów – Bufor dok. zadekretowanych → ikonka PLUS lub przycisk Dodaj transakcję w dolnej części okna.

   

3. Następnie otworzy się okno Import transakcji, w którym należy wskazać źródło danych oraz schemat księgowania dla SaldeoSMART → Wykonaj (F10)

   

Otworzy się okno Dekretacja dokumentów – Bufor dok. niezadekretowanych →

→ Wczytaj z pliku (Ctrl + Ins)

Otworzy się okno Import dokumentów → należy wybrać plik zip z danymi wyeksportowanymi z aplikacji SaldeoSMART → Dalej (F10)

W oknie „Dekretacja dokumentów” - Bufor dok. niezadekretowanych → zaznaczamy pozycje → Dekretuj (F3)

Okno „Dekretacja dokumentów” → musi być wybrany schemat księgowania Saldeo1_15

→ OK (F10)

W oknie Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → pojawią się wykonane transakcje i lista dokumentów z ich rozbiciem. Aby poprawnie zaimportować dokumenty, należy wybrać Kartoteki → Kontrahenci.

Diagnostyka (Ctrl+D) → W oknie raport → Dalej (F 10)

Uzgadniamy kontrahentów i klikamy Zamknij.

W oknie Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → Diagnostyka (Ctrl+D)

Otworzy się okno Diagnostyka z komunikatem, że wszystkie dokumenty wybranej transakcji są poprawne → Zamknij (Esc)

Następnie w oknie: Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → Importuj (F3)

Pojawi się okno Import dokumentów: w części Rozliczenia należy odznaczyć importuj rozliczenia rozrachunków.

W kolejnych oknach potwierdzamy i przechodzimy dalej.

Zaimportowane dokumenty pojawią się na liście dokumentów wybranej firmy.

5.1 Odliczenie kosztów pojazdów

Dla programu WAPRO Fakir w ustawieniach integracji kosztów jest parametr Pojazdy, który umożliwia przekazywanie numeru rejestracyjnego pojazdu.

Przy zastosowaniu schematu dotyczącego odliczenia pojazdów na Kategorii w SaldeoSmart w sekcji “odliczenie VAT” nie ustawiamy parametru dot. odliczenia VAT.

Aby móc przekazywać numer rejestracyjny pojazdu należy utworzyć wymiar, a następnie wprowadzić numery rejestracyjne pojazdów.

Po utworzeniu wymiaru, należy go wpisać w ustawieniach integracji kosztów w nawiasie kwadratowym [...].

Numery rejestracyjne muszą być uprzednio wprowadzone w programie WAPRO Fakir w sekcji: Kartoteki, a następnie Pojazdy samochodowe.

Sposób odliczenia pojazdów jest definiowany w programie WAPRO Fakir po wybraniu odpowiednio sposobu wykorzystania.

Kolejnym krokiem jest wgranie odpowiedniego schematu importu, który jest przystosowany do odliczenia pojazdów oraz dokumentów, gdzie nie jest uzupełniony wymiar Pojazdy.

Aby móc stworzyć schemat księgowania dla dokumentów wyeksportowanych z aplikacji SaldeoSMART należy pobrać i zapisać schemat Importu Pojazdy w formacie xml, dostępny po otworzeniu poniższego linku:

Schemat importu pojazdy

Po wgraniu schematu importu należy ustawić odpowiednie konto NKUP przez poprawienie definicji dekretu w polu NKUP. Domyślne ustawione jest konto 409-7 dla NKUP.

6. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART do WAPRO Fakir

Aby wyeksportować faktury firmy, należy wybrać w menu głównym: Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury oraz przejść w tryb eksportu

Faktury można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście lub zaznaczone bez wcześniej eksportowanych – przycisk Eksportuj do WF - Fakir znajdujący pod listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj z prawej strony listy faktur.

Aby skonfigurować konta, na które po imporcie w programie Wapro Fakir mają być rozrzucone kwoty z faktur sprzedażowych wystawianych przez klienta w SaldeoSMART, należy utworzyć kategorię: FAKTURA (tworzenie kategorii opisane jest w pkt 3).

Analogicznie jak dla faktur sprzedażowych możliwy jest eksport pozostałych typów faktur: faktur końcowych (rozliczeniowych), faktur zaliczkowych, faktur korygujących, faktur korygujących do zaliczek oraz korekt końcowych (rozliczeniowych).