Brak możliwości zatwierdzenia faktury z KSeF przez użytkownika biura - przyczyny – Centrum pomocy SaldeoSMART

Dwie różne czynności nazywane „zatwierdzaniem”

Dla faktur pobranych z KSeF użytkownicy mogą spotkać się z następującymi problemami:

Pole Oznaczenie faktury z KSeF jest nieaktywne i nie da się zmienić statusu.
Faktura została zatwierdzona, ale na liście dokumentów nadal jest szara ikona.
Faktura jest na etapie Zatwierdzony, a eksport do programu księgowego jest zablokowany.
Na dokumencie nie ma przycisku Zatwierdź.

Przyczyną jest to, że w SaldeoSMART słowo „zatwierdź” dotyczy dwóch niezależnych mechanizmów: miniobiegu KSeF i obiegu dokumentów. Każdy z nich ma inne zasady, inne uprawnienia i inny wpływ na fakturę. Poniżej opisujemy, czym się różnią i co sprawdzić, gdy użytkownik biura nie może zatwierdzić faktury.

Różnice między miniobiegiem KSeF a obiegiem dokumentów

	Miniobieg KSeF	Obieg dokumentów
Czego dotyczy	Oceny faktury kosztowej pobranej z KSeF: czy jest poprawna i zasadna.	Ścieżki, którą dokument przechodzi w firmie lub biurze (etapy, osoby odpowiedzialne, przejścia).
Jakich dokumentów	Tylko faktur kosztowych z numerem KSeF.	Dokumentów w module Dokumenty (faktura, umowa, zamówienie, pismo), także faktur z KSeF. Nie obejmuje faktur wystawianych w module Faktury.
Na czym polega	Wybór wartości w polu Oznaczenie faktury z KSeF: Zatwierdzona, Odrzucona albo brak oznaczenia.	Kliknięcie przycisku przejścia, który przenosi dokument na kolejny etap. Nazwę przycisku (np. Zatwierdź) ustawia administrator konta.
Jak to rozpoznać	Zielona, czerwona albo szara ikona na liście dokumentów i pole Oznaczenie faktury z KSeF na detalach.	Nazwa etapu widoczna na liście dokumentów i przyciski przejścia w formularzu dokumentu.
Dostępność	Każdy pakiet, bez dodatkowych kosztów.	Tylko pakiet Ekspert (biura rachunkowe i firmy).
Czy jest obowiązkowe	Nie. Faktura bez oznaczenia ma status „nieoznaczona” i można ją przekazać do księgowości oraz wyeksportować.	Zależy od konfiguracji. Dokument przechodzi dalej tylko po spełnieniu warunków ustawionych na etapie.
Wpływ na eksport do programu księgowego	Faktury ze statusem „Odrzucona” nie można wyeksportować. Pozostałe statusy nie blokują eksportu. Blokada eksportu do programu księgowego dokumentów pobranych z KSeF które są odrzucone w Miniobiegu	Brak bezpośredniego wpływu. Etap dokumentu nie zmienia statusu miniobiegu.
Kto konfiguruje	W pakiecie Ekspert uprawnienie do pola ustawia się w konfiguracji etapów obiegu. W pozostałych pakietach nie ma osobnej konfiguracji obiegu.	Wyłącznie administrator całego konta SaldeoSMART. Uprawnienia nie można przydzielić innemu użytkownikowi.

Jak sprawdzić, o który mechanizm chodzi

Otwórz szczegóły faktury. Jeżeli pytanie jest o pole Oznaczenie faktury z KSeF albo o zieloną, czerwoną lub szarą ikonę na liście, chodzi o miniobieg KSeF.
Jeżeli pytanie jest o przycisk przenoszący fakturę na inny etap albo o nazwę etapu w kolumnie etapów, chodzi o obieg dokumentów.

Oba mechanizmy działają równolegle i niezależnie. Po pobraniu z KSeF faktura trafia na etap startowy obiegu skonfigurowanego dla firmy, a status miniobiegu jest widoczny na liście dokumentów na każdym etapie. Zatwierdzenie faktury w obiegu nie zmienia jej statusu w miniobiegu, a status w miniobiegu nie przesuwa faktury między etapami.

Uprawnienia użytkownika biura

Biuro bez obiegu dokumentów

Dotyczy kont w pakietach innych niż Ekspert oraz firm, na których obieg nie jest uruchomiony. Dostępny jest wtedy wyłącznie miniobieg KSeF. Statusy można nadawać:

pojedynczo, w polu Oznaczenie faktury z KSeF w danych podstawowych faktury,
zbiorczo: zaznacz dokumenty na liście, wybierz Edytuj, a następnie Zatwierdź/Odrzuć faktury z KSeF.

Statusy można zmieniać w dowolnym momencie, także po ich wcześniejszym nadaniu. Każda zmiana jest zapisywana w historii.

Biuro z obiegiem dokumentów (pakiet Ekspert)

W pakiecie Ekspert nadawanie statusów miniobiegu jest powiązane z konfiguracją etapów obiegu. Uprawnienie Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF ustawia się w uprawnieniach do pól formularza, osobno dla każdej grupy użytkowników na każdym etapie. Poziomy uprawnień:

N – pole niewidoczne,
P – tylko podgląd,
O – można edytować, ale nie jest to wymagane,
W – pole wymagane, bez wypełnienia dokument nie przejdzie dalej.

Grupa, która nie jest grupą odpowiedzialną na danym etapie, widzi pole wyłącznie do podglądu, nawet jeśli ma dostęp do typu dokumentu. Zasada obowiązuje od wersji 35.5.3. Wcześniej takie grupy mogły zmieniać status faktury, mimo że nie mogły edytować dokumentu.

Ustawienia domyślne: w obiegu „Saldeo” na etapie „Nowy” pole jest opcjonalne, w pozostałych obiegach domyślnie tylko do odczytu.

ℹ️ Kto może to sprawdzić: konfigurację obiegu i przynależność użytkownika do grup widzi tylko administrator konta SaldeoSMART. Użytkownik biura, który nie może zmienić statusu, powinien zgłosić się do administratora.

Sytuacje, w których użytkownik biura nie może zatwierdzić faktury

Co widzi użytkownik	Możliwa przyczyna	Co sprawdzić
Dokument nie ma pola Oznaczenie faktury z KSeF.	Status dotyczy tylko faktur kosztowych z numerem KSeF.	Czy dokument jest fakturą kosztową pobraną z KSeF i ma numer KSeF.
Pole jest widoczne, ale nieaktywne.	Grupa użytkownika nie jest grupą odpowiedzialną na bieżącym etapie dokumentu albo ma na tym etapie uprawnienie P.	Etap, na którym jest dokument, grupy odpowiedzialne na tym etapie i poziom uprawnienia do pola (administrator konta).
Pole w ogóle nie jest widoczne.	Dla grupy na tym etapie ustawiono uprawnienie N.	Uprawnienia do pól formularza na etapie (administrator konta).
Użytkownik nie widzi faktury z KSeF na liście.	Widoczność typu dokumentu ograniczona do opcji „Dokument przypisany” lub „Dokument dodany”. Faktury pobrane automatycznie z KSeF nie są widoczne dla użytkownika, który ma tylko opcję „Dokument dodany”.	Konfiguracja → Użytkownicy → ikona katalogu (widoczność typów dokumentów).
Dokument nie przechodzi na kolejny etap, choć wygląda na kompletny.	Pole Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF jest wymagane (W) na etapie, a status nie został nadany. Możliwe też inne warunki przejścia: wymagane przypisanie osoby, wymagany komentarz, warunek kwotowy.	Uprawnienia do pól oraz ustawienia przejścia między etapami.
Nie można zmienić statusu, gdy miesiąc księgowy jest zamknięty.	W pakiecie Ekspert możliwość edycji w zamkniętym miesiącu wynika z uprawnień etapu.	Uprawnienie etapu Edytuj dokument w zamkniętym miesiącu dla grupy użytkownika.
Eksport do programu księgowego jest zablokowany.	Faktura ma status „Odrzucona” w miniobiegu. Etap w obiegu nie ma na to wpływu.	Status w polu Oznaczenie faktury z KSeF. Po zmianie statusu na „Zatwierdzona” lub „nieoznaczona” eksport jest możliwy.

Kroki do sprawdzenia w przypadku problemów

Sprawdź, czy dokument jest fakturą kosztową z numerem KSeF.
Czy chodzi o miniobieg (pole Oznaczenie faktury z KSeF) czy o obieg (przycisk przejścia i etap).
Czy konto ma pakiet Ekspert i czy obieg jest uruchomiony na firmie. Jeśli firma nie jest widoczna w Konfiguracja → Obieg wg firm, obieg na niej nie jest uruchomiony. Uruchomienie lub wyłączenie obiegu zgłasza się do Biura Obsługi Klienta.
Jeżeli obieg jest uruchomiony, ustal etap dokumentu i grupy odpowiedzialne na tym etapie.
Poproś administratora konta o sprawdzenie, do jakich grup należy użytkownik, oraz jakie ma uprawnienie do pola Oznaczenie faktury kosztowej z KSeF na tym etapie.
Sprawdź widoczność typu dokumentu dla użytkownika.
Sprawdź status faktury, jeżeli problemem jest zablokowany eksport.

Po stronie klienta biura

Klient biura może nadawać statusy miniobiegu, dopóki biuro nie zamknęło miesiąca księgowego i nie zatwierdziło dokumentu. Po zamknięciu miesiąca lub zatwierdzeniu dokumentu przez biuro pole jest dla klienta tylko do podglądu, a zmiana statusu jest możliwa z konta biura.

Szczegóły:

👉 Akceptacja faktur z KSeF (miniobieg KSeF)

👉 Brak możliwości zmian statusu w miniobiegu KSeF po zamknięciu miesiąca

Częste pytania

1. Czy zatwierdzenie faktury w obiegu zmienia jej status w miniobiegu KSeF?

Nie. Mechanizmy działają niezależnie. Faktura zatwierdzona w obiegu nadal może mieć status „nieoznaczona” w miniobiegu.

2. Czy brak statusu w miniobiegu blokuje księgowanie lub eksport?

Nie. Każda faktura po pobraniu ma status „nieoznaczona”, a brak oznaczenia nie blokuje przekazania do księgowości ani eksportu. Blokuje je tylko status Odrzucona.

3. Czy odrzucenie faktury w miniobiegu zgłasza ją do Ministerstwa Finansów?

Nie. Miniobieg działa tylko w SaldeoSMART i służy do komunikacji między klientem a księgowym.

4. Czy można ustawić, żeby każda faktura z KSeF miała domyślnie status „Zatwierdzona”?

Nie. Domyślnym statusem jest „nieoznaczona”.

5. Kto może skonfigurować obieg dokumentów?

Tylko użytkownik administracyjny całego konta SaldeoSMART. Uprawnienia do konfiguracji nie można przydzielić innemu użytkownikowi.

6. Gdzie sprawdzić, kto i kiedy zmienił status faktury?

Po stronie biura w zakładce Historia zmian na dokumencie. Historia jest dostępna dla faktur pobranych z KSeF, które przeszły autodekretację (Uzupełnij z AI).