Wyszukiwarka faktur - nowy widok

Czym jest wyszukiwarka faktur

Wyszukiwarka faktur to osobny widok w module Faktury, w którym przeszukujesz wszystkie wystawione dokumenty sprzedażowe według wybranych kryteriów: dat, kontrahenta, numeru, kwoty, typu faktury czy statusu płatności.

Różnica względem Listy faktur jest taka, że lista pokazuje bieżącą pracę, a wyszukiwarka służy do sięgania wstecz. Jeśli szukasz faktury sprzed roku, potrzebujesz zestawienia dla jednego kontrahenta albo chcesz pobrać paczkę dokumentów za konkretny okres, robisz to właśnie tutaj.

Wyszukiwarka jest dostępna dla każdego użytkownika, który ma dostęp do modułu Faktury: po stronie biura rachunkowego, po stronie klienta biura i na pakietach dla firm.

Co się zmieniło

Wyszukiwarka faktur została przeniesiona na nową technologię, tak jak wcześniej Lista faktur i formularze wystawiania faktur. Wygląda teraz spójnie z resztą modułu.

Główna logika wyszukiwania nie zmienia się. Te same pola, te same wyniki, ten sam sposób pobierania faktur. Zmienia się układ ekranu, nazewnictwo kilku pól i kolejność dwóch kolumn w tabeli.

Najważniejsze różnice, które zauważysz od pierwszego wejścia:

Jak korzystać z wyszukiwarki faktur

1. Pierwsze wejście: dlaczego nie widzę swoich faktur

Po wejściu na wyszukiwarkę pole Data wystawienia jest już wypełnione: zakres zaczyna się pierwszego dnia poprzedniego miesiąca. To skrót do najczęstszej sytuacji, czyli szukania czegoś z bieżącego rozliczenia.

Ma to jednak jeden skutek, który zaskakuje przy pierwszym użyciu: jeśli w tym okresie nie wystawiono żadnej faktury, wyszukiwarka nie zwróci wyników. Nie znaczy to, że faktur nie ma.

Co zrobić: wyczyść filtry. Wtedy wyszukiwarka pobierze wszystkie faktury firmy, z każdego okresu, dokładnie tak jak stary widok po wejściu.

2. Jak szukać faktury

1. Wejdź do modułu Faktury i otwórz wyszukiwarkę faktur.
2. Jeśli pracujesz w biurze rachunkowym, najpierw wskaż firmę w nagłówku.
3. Ustaw kryteria w sekcji filtrów.
4. Kliknij Filtruj.

Czego możesz szukać: po zakresie dat, kontrahencie, numerze dokumentu, kwocie, typie faktury, statusie płatności i pozostałych parametrach, które znasz ze starej wersji. Zestaw pól jest ten sam.

Pole Nabywca podpowiada kontrahentów w trakcie pisania. Zaczynasz wpisywać nazwę, a system proponuje pasujące firmy z Twojej kartoteki. Działa tak samo jak na Liście faktur.

3. Typy dokumentów w wynikach

Filtr Typ faktury jest po wejściu pusty i to jest ustawienie celowe: pusty filtr oznacza, że szukasz wśród wszystkich typów naraz. Zawężasz go dopiero wtedy, gdy potrzebujesz konkretnego rodzaju dokumentu.

Do wyboru są: Faktura VAT, Korekta, Zaliczka, Proforma, Korekta do zaliczki.

Szkice są domyślnie ukryte, tak jak w starej wyszukiwarce. Jeśli chcesz je zobaczyć, odznacz opcję ukrywania szkiców.

Wyniki są domyślnie posortowane według typu dokumentu: najpierw zaliczki, potem proformy, korekty do zaliczek, korekty, szkice faktur VAT i faktury VAT. Szkice trzymają się przy swoim typie, a nie na końcu listy. Kolejność możesz zmienić, klikając nagłówek wybranej kolumny.

4. Czyszczenie kryteriów

Przycisk Wyczyść opróżnia wszystkie pola filtrów. Nie przywraca wartości domyślnych, tylko zostawia kontrolki puste, żebyś mógł ułożyć kryteria od zera. Z tego właśnie korzystasz, gdy chcesz zobaczyć faktury spoza domyślnego zakresu dat.

Obok przycisku otwierającego filtry widoczny jest licznik pokazujący, ile kryteriów jest aktualnie zastosowanych. Jeśli wyniki wyglądają na niekompletne, spójrz najpierw na ten licznik: podpowie, czy nie zostało ustawione coś, o czym zapomniałeś.

Co możesz zrobić z wynikami

Pojedyncza faktura

W wierszu faktury dostępne są dwie kolumny, które zamieniły się miejscami względem starego widoku: najpierw Pobierz, potem Zapłata.

• Pobierz zapisuje dokument na dysku. Dla biur rachunkowych to zmiana: wcześniej przycisk w tym miejscu uruchamiał drukowanie, teraz pobiera plik. Dokument możesz oczywiście wydrukować po pobraniu.
• Zapłata jest dostępna dla klientów biur i firm. Otwiera okno płatności i działa dokładnie tak jak wcześniej: dodajesz wpłatę, wskazujesz datę zapłaty albo korzystasz z opcji zgodnej z terminem płatności. Dla dokumentów innych niż faktura VAT, czyli proform i korekt, zamiast dodawania wpłaty dostępne jest oznaczenie dokumentu jako zapłaconego.

Przycisk Zapłata nie pojawia się przy szkicach - do szkicu faktury nie da się dopisać wpłaty.

Wejście w szczegóły faktury i powrót z nich nie kasuje wyszukiwania. Wracasz na tę samą listę wyników, z tymi samymi kryteriami, bez ustawiania ich od nowa.

Kilka faktur naraz

Zaznacz pozycje w tabeli. Dopiero wtedy uaktywniają się operacje zbiorcze - zanim coś zaznaczysz, przyciski pozostają nieaktywne.

Dostępne operacje:

• Pobierz do Excel - zestawienie zaznaczonych faktur w arkuszu,
• Pobierz PDF - dokumenty w formacie PDF,
• Pobierz ZIP - paczka z plikami,
• Pobierz JPK_FA - plik JPK_FA z zaznaczonych faktur,
• Akcje zbiorcze oraz Wystaw podobne - dostępne dla klientów biur i firm.

Podsumowanie

Podsumowanie jest teraz osobnym przyciskiem nad tabelą. Pokazuje wartości dla wyników wyszukiwania, a po zaznaczeniu wybranych faktur także wartości dla samego zaznaczenia.

Wskazówki praktyczne

• Jeśli szukasz czegoś starszego niż poprzedni miesiąc, zacznij od wyczyszczenia filtrów, a dopiero potem ustawiaj kryteria. Oszczędzi to jednego pustego wyszukania.
• Zanim uznasz, że faktury nie ma, sprawdź licznik zastosowanych filtrów obok przycisku filtrowania.
• Do zestawień na potrzeby księgowości wygodniejszy bywa Excel, a do wysyłki kontrahentowi paczka ZIP. Oba pobierzesz z tego samego miejsca po zaznaczeniu pozycji.
• Zamienione kolumny Pobierz i Zapłata to najczęstsze źródło pomyłek w pierwszych dniach. Sprawdź podpowiedź przy ikonie, jeśli nie masz pewności, w co klikasz.

Częste pytania

1. Wszedłem na wyszukiwarkę i nie widzę żadnych faktur. Gdzie one są?

Najprawdopodobniej działa domyślny zakres dat, który obejmuje okres od pierwszego dnia poprzedniego miesiąca. Jeśli w tym czasie nic nie wystawiono, lista jest pusta. Wyczyść filtry, a wyszukiwarka pobierze wszystkie faktury firmy.

2. Czy zmieniły się wyniki wyszukiwania? Czy znajdę te same faktury, co wcześniej?

Tak, znajdziesz te same. Zmienił się wygląd widoku i kolejność dwóch kolumn, a nie sposób szukania.

3. Kliknąłem przycisk, który wcześniej drukował fakturę, a dokument się pobrał.

Tak działa nowy widok po stronie biura rachunkowego: przycisk w tym miejscu pobiera dokument. Wydrukujesz go po otwarciu pobranego pliku.

4. Dlaczego przyciski pobierania są nieaktywne?

Pobieranie do Excel, PDF, ZIP i JPK_FA uruchamia się dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednej pozycji na liście wyników.

5. Gdzie jest podsumowanie?

Nad tabelą, jako osobny przycisk.

6. Dlaczego nie widzę szkiców faktur?

Szkice są domyślnie ukryte, tak samo jak w starej wyszukiwarce. Odznacz opcję ukrywania szkiców, żeby pojawiły się w wynikach.

7. Czy mogę wrócić do starego widoku?

Przez pewien czas tak. Stary widok będzie jednak wyłączany.

8. Czy znajdę tu rachunki?

Nie. Wyszukiwarka faktur obejmuje faktury VAT, korekty, zaliczki, proformy i korekty do zaliczek. Rachunki nigdy nie były zwracane w jej wynikach i nadal szukasz ich w archiwum rachunków.