Praktyczny przewodnik po „Uzupełnij z AI”
Dla kont z obiegiem dokumentów (pakiet Ekspert) i bez obiegu (pakiety Asystent i Specjalista)
Wyświetlane są wszystkie sekcje przewodnika.
Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli widzisz jedną z tych sytuacji. Kliknij swoją sytuację – przeniesiemy Cię do właściwego fragmentu.
Poniżej wyjaśniamy, co dzieje się pod maską i jak to poprawnie skonfigurować – osobno dla konta bez obiegu i z obiegiem dokumentów.
Przycisk „Uzupełnij z AI” uruchamia trzy niezależne mechanizmy, a czwarty – Mechanizm samouczenia SMART – decyduje o tym, czy dwa pierwsze w ogóle mają na czym pracować. Trzy z tych nazw zawierają słowo „SMART”, a dwie różnią się jednym słowem. Poniższa tabela jest po to, żeby nie trzeba było ich rozróżniać z pamięci.
| Nazwa | Co robi | Na czym się opiera | Gdzie to ustawiam |
|---|---|---|---|
|
Mechanizm samouczenia SMART wyłącznik główny |
Sam nic nie uzupełnia. Decyduje, czy dokument zatwierdzony na danym etapie trafia do bazy wzorców. | — | Konfiguracja etapu obiegu (Ekspert). W pakietach Asystent i Specjalista – na stałe na etapie Zatwierdzony. |
| Autotypowanie | Nadaje typ dokumentu (np. „faktura kosztowa”). | Dokumenty historyczne u tego kontrahenta oraz ustawienie „kontrahent niestandardowy”. | Wariant pobierania z KSeF (punkt 3.1). |
| Autodekretacja | Nadaje kategorię, rejestr, opis zdarzenia i wymiary. | Dokumenty wzorcowe, czyli zatwierdzone na etapie z włączonym samouczeniem SMART (punkt 4.1). | Wariant pobierania z KSeF (punkt 3.1). |
|
Autouzupełnianie SMART to NIE jest AI |
Kopiuje dane z jednego opisanego dokumentu na inne, „czekające” w tym samym momencie w obiegu. | Bieżąco procesowane dokumenty. Mechanizm regułowy, działa w systemie od lat. | Dwie flagi w konfiguracji etapu obiegu (punkt 4.2). |
Najczęstsza pomyłka
„Mechanizm samouczenia SMART” i „Mechanizm autouzupełniania SMART” to dwie zupełnie różne rzeczy, ustawiane w tym samym miejscu – w konfiguracji etapu obiegu. Pierwszy buduje bazę wzorców dla AI. Drugi kopiuje dane między dokumentami i nie ma z AI nic wspólnego. Szczegóły: punkt 4.1 i punkt 4.2.
Wspólny mianownik dla Autotypowania i Autodekretacji: system szuka dokumentu wzorcowego – najbardziej podobnego znaczeniowo dokumentu z historii konta – i kopiuje z niego ustawienia. Podobieństwo ocenia AI na podstawie treści dokumentu (kontrahent, pozycje towarowe, opis, stopka), a nie na podstawie tego, który typ występował najczęściej.
⚠️ Uwaga
W pakiecie Ekspert obieg dokumentów i powiązane z nim mechanizmy są w pełni konfigurowalne na poszczególnych etapach przez administratora konta SaldeoSMART.
W pozostałych pakietach (Asystent, Specjalista) przepływ dokumentów opiera się na wbudowanym, stałym obiegu systemowym wraz z ustawionymi mechanizmami. Składa się on z trzech odgórnie narzuconych etapów: Nowy, Zweryfikowany i Zatwierdzony.
To realny, powtarzający się problem zgłaszany przez klientów – i najczęstsza przyczyna wrażenia, że „Uzupełnij z AI” nie działa. Mechanizm przebiega tak:
- Zatwierdzasz dokument na etapie z włączoną flagą Mechanizm samouczenia SMART, ale bez uzupełnionej kategorii, rejestru czy wymiarów (np. zatwierdzasz „na później”).
- Ten dokument – mimo że pusty – trafia do bazy wzorców, bo flaga była włączona.
- Klikasz „Uzupełnij z AI” na kolejnym, podobnym dokumencie. System znajduje ten pusty dokument jako najbardziej podobny wzorzec i kopiuje z niego puste pola.
- Wynik: dokument wygląda, jakby „Uzupełnij z AI” nie zadziałało. Zadziałało zgodnie z zasadą – po prostu wzorzec był zły.
✔ Jak tego uniknąć
Zatwierdzaj na etapie z włączoną flagą Mechanizm samouczenia SMART tylko dokumenty w pełni i poprawnie opisane. Jeśli chcesz odłożyć opis na później, zostaw dokument na etapie, na którym ta flaga jest wyłączona – w obiegu systemowym są to etapy Nowy i Zweryfikowany.
Dotyczy kont, na których faktury z KSeF trafiają prosto na listę dokumentów, bez etapów zatwierdzania konfigurowanych przez administratora.
Po kliknięciu „Pobierz z KSeF” wybierasz jedną z trzech opcji. W tabeli używamy dokładnie tych nazw, które widzisz w systemie.
| Wariant | Co robisz Ty | Co robi AI | Koszt | Kiedy ma sens |
|---|---|---|---|---|
| Opcja 1. Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI | Nic | Typ, kategoria, rejestr, wymiary | 1 kredyt / faktura | Masz już kilkanaście zatwierdzonych faktur podobnego typu – AI ma z czego korzystać. To jedyny wariant, w którym działa typ domyślny (3.2) i kontrahent niestandardowy (punkt 5). |
| Opcja 2. Typ dokumentu wskazany przez użytkownika + Uzupełnij z AI | Wskazujesz typ | Kategoria, rejestr, wymiary | 1 kredyt / faktura | Chcesz zachować kontrolę nad typem, a resztę zostawić AI. Także wtedy, gdy pobierasz paczkę faktur jednego rodzaju. |
| Opcja 3. Typ dokumentu wskazany przez użytkownika | Wskazujesz typ | Nic – uzupełniasz ręcznie | 0 kredytów | Pierwszy raz korzystasz z konta albo to nowy kontrahent. Baza wzorców jest pusta, więc AI i tak nie ma czego użyć – lepiej opisać dokument ręcznie, żeby stał się dobrym wzorcem na przyszłość. |
Wariant trzeci nie blokuje późniejszego użycia przycisku „Uzupełnij z AI” – na liście dokumentów, na detalach dokumentu lub przy zmianach zbiorczych. Po prostu w momencie pobierania niczego nie automatyzujesz.
⚠️ Uwaga
Dokument staje się wzorcowym od momentu zatwierdzenia, a nie od dodania czy zapisania faktury.
Jeśli chcesz odłożyć dokładny opis dokumentu na później, zostaw go na etapie Nowy lub Zweryfikowany – tam flaga uczenia jest wyłączona.
W Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → ikona trybiku ustaw domyślny typ dla faktur kosztowych i sprzedażowych. Te typy włączają się tylko wtedy, gdy:
- konto jest nowe i nie ma jeszcze historii,
- AI nie znajdzie żadnego dokumentu wzorcowego,
- kontrahent nie ma wypełnionego pola Podmiot3 i nie jest kontrahentem niestandardowym.
Ważne – to się często myli
Typ domyślny nie jest priorytetowy. Jeśli w historii istnieje choćby jeden dokument od danego kontrahenta – nawet innego rodzaju – AI może użyć go jako wzorca i nadać typ na jego podstawie, ignorując typ domyślny z ustawień.
⚠️ Warunek
Typ domyślny działa wyłącznie w Opcji 1. – „Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI”.
Opcja 2. to co innego: typ wskazany przez użytkownika, a nie typ domyślny. Wszystkie faktury pobrane w tej paczce z KSeF zostaną przypisane do wskazanego typu, bez wyjątków.
Dotyczy pakietu Ekspert, w którym dokumenty przechodzą przez etapy skonfigurowane przez administratora konta.
To warunek wstępny, żeby Autotypowanie i Autodekretacja zadziałały. Flaga „Mechanizm samouczenia SMART” znajduje się w konfiguracji etapu obiegu i decyduje, czy dokument zatwierdzony na tym konkretnym etapie staje się wzorcem dla AI.
✔ Włączona (Tak)
Dokument zatwierdzony na tym etapie trafia do bazy wzorców.
✖ Wyłączona (Nie) na wszystkich etapach
AI nie ma żadnych wzorców z historii konta. Uzupełnia dane wyłącznie na podstawie ogólnej treści dokumentu, bez uwzględnienia specyfiki firmy i powtarzalnych schematów księgowania – w praktyce działa dużo słabiej.
Zalecenie: włącz flagę na ostatnim etapie obiegu – tam, gdzie dokument jest już zweryfikowany i dane są pewne. Dzięki temu system uczy się na ostatecznych, poprawnych danych, a nie na wersjach roboczych. W obiegu systemowym „Saldeo” tym etapem jest Zatwierdzony.
Ten mechanizm jest w systemie od wielu lat i działa regułowo – nie jest związany z funkcjami AI opartymi na KSeF, mimo nazwy bardzo podobnej do „Mechanizmu samouczenia SMART” z punktu 4.1. Zależy od dwóch flag ustawianych w konfiguracji etapu:
| Flaga | Co oznacza TAK | Co oznacza NIE |
|---|---|---|
| Uruchom mechanizm autouzupełniania SMART | Opisanie dokumentu na tym etapie wyzwala uzupełnienie danych na wszystkich innych aktualnie procesowanych dokumentach, które mają puste pola. | Brak akcji. |
| Dokument podlega autouzupełnianiu SMART | Ten dokument może otrzymać dane skopiowane z dokumentu, który wyzwolił akcję powyżej. | Puste pola tego dokumentu nie zostaną uzupełnione. |
✔ Zastosowanie zamierzone
Przetwarzasz paczkę faktur od jednego kontrahenta, które mają być opisane identycznie. Opisujesz i zatwierdzasz jeden dokument na etapie z włączonymi obiema flagami – reszta paczki automatycznie dostaje te same dane.
✖ Pułapka
Użytkownik usuwa kategorię z dokumentu (bo się rozmyślił) i przeprocesowuje go razem z innymi. Jeśli w tym momencie opisze i zatwierdzi inny dokument na etapie z włączonymi flagami, usunięta kategoria wróci sama – mechanizm potraktował właśnie zatwierdzony dokument jako źródło do skopiowania. Z perspektywy użytkownika „coś się samo ustawiło”. To nie AI, tylko reguła, która może zadziałać wielokrotnie, na różnych etapach.
Wniosek praktyczny: włączaj autouzupełnianie SMART świadomie, tylko na etapach, na których faktycznie chcesz masowo kopiować dane między dokumentami – nie „na wszelki wypadek” na każdym etapie.
Jeśli Twoja firma ma jeden NIP i kilka oddziałów, a dokumenty trzeba między nie rozdzielać:
- Poproś kontrahentów o umieszczanie ID WEW oddziału na fakturze – to jeden z parametrów, na podstawie których AI uczy się rozpoznawać, do którego oddziału należy dokument.
- Stwórz osobne typy dokumentów dla każdego oddziału, np. „Faktura zakupu Warszawa”, „Faktura zakupu Kraków”.
- Przypisz uprawnienia – użytkownicy z jednego oddziału powinni mieć dostęp tylko do typów dokumentów swojego oddziału. Samo ID WEW nie steruje widocznością dokumentów; decydują o niej wyłącznie uprawnienia do typów.
Im więcej poprawnie przypisanych dokumentów historycznych, tym skuteczniejsza automatyzacja dla kolejnych oddziałów.
Dla wybranych kontrahentów (np. wrażliwych, B2B) możesz w detalach kontrahenta ustawić Kontrahent niestandardowy i przypisać mu na trwałe konkretny typ dokumentu. AI jest wtedy całkowicie pomijane – dokument zawsze otrzyma wskazany typ.
⚠️ Warunek
Funkcja zadziała wyłącznie w połączeniu z Opcją 1. – „Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI” (przy pobieraniu automatycznym i ręcznym).
To rozwiązanie jest dostępne w każdym pakiecie: Asystent, Specjalista i Ekspert.
Wymiary typu „lista wartości” mają dwie niezależne flagi, ustawiane w edycji wymiaru. Ich kombinacja decyduje o tym, skąd system weźmie wartość.
Ustaw obie flagi – w tabeli poniżej podświetli się pasujący wiersz:
| Automatycznie dobierany przy odczycie | Odczytywany z dokumentu | Efekt |
|---|---|---|
| Tak | Nie | Wartość zawsze z dokumentu wzorcowego (AI) lub historii (OCR). Treść faktury nieistotna. |
| Tak | Tak | System najpierw szuka wartości na samej fakturze. Jeśli znajdzie – ustawia ją. Jeśli nie – sięga po AI lub historię. |
| Nie | Tak | System szuka wartości na fakturze. Jeśli nie znajdzie – pole pozostaje puste. |
| Nie | Nie | Wymiar nie jest uzupełniany automatycznie w ogóle. |
Zasada nadrzędności
„Odczytywany z dokumentu” ma priorytet nad „Automatycznie dobierany przy odczycie”. Gdy oba są włączone, a system znajdzie na fakturze tekst pasujący do jednej z wartości wymiaru, weźmie tę wartość – niezależnie od tego, co podpowiadałby dokument wzorcowy.
Dotyczy tak samo faktur z OCR i z KSeF, z jedną istotną różnicą: dla faktur z KSeF wartość musi faktycznie znajdować się w treści dokumentu. Automatyczne dobieranie z historii może prowadzić do nadmiarowego wypełniania pól, które powinny zostać puste – a to powoduje błędy na dalszych etapach opisywania i obiegu.
Odczyt z dokumentu działa zero-jedynkowo: jeśli system znajdzie w treści faktury ciąg znaków identyczny z jedną z wartości Twojego wymiaru, ustawi ją niezależnie od kontekstu i nadpisze podpowiedź z AI.
✖ Przykład z życia
Masz wymiar z nazwami placówek: „Hala Krowodrza Górka”, „Zakład Nowa Huta”, „Sklep Stare Miasto”, „Biuro”. Wystawca faktury pisze w stopce: „Biuro obsługi klienta czynne w godzinach 10–16”. System znajduje słowo „Biuro” i ustawia tę wartość – mimo że dokument dotyczy innej placówki, a wzorzec wskazywany przez AI miał wartość poprawną.
Kiedy używać której flagi:
- Odczytywany z dokumentu – dla wartości, które faktycznie i jednoznacznie pojawiają się w treści faktury: numery rejestracyjne pojazdów, numery umów, numery oddziałów. Ryzykowne, gdy wartości wymiaru są krótkimi, ogólnymi słowami, które mogą trafić się gdzie indziej na dokumencie.
- Automatycznie dobierany przy odczycie (AI) – gdy wartość nie musi występować w treści dokumentu, a wynika z kontekstu, np. z tego, kto zwykle księguje faktury od danego kontrahenta.
- Obie naraz – możliwe, ale wtedy odczyt z dokumentu może nadpisać poprawną podpowiedź AI, jeśli na fakturze przypadkiem pojawi się pasujący fragment tekstu.
- Wystarczy jedna zatwierdzona faktura danego typu, żeby stała się wzorcem – system nie potrzebuje dużej próbki.
- Podobieństwo dokumentów ocenia AI na podstawie treści (kontrahent, pozycje towarowe, opis, stopka), a nie na podstawie tego, który typ występował najczęściej.
- Dokumenty pobrane w tej samej partii nie mogą być wzorcem dla siebie nawzajem – wzorcem może być tylko dokument zatwierdzony wcześniej.
- Każda ręczna korekta na zatwierdzonym dokumencie (typ, kategoria, wymiar) jest dla systemu informacją uczącą – kolejne przypisania będą trafniejsze.
- Jeśli zmieniasz zasady księgowania na nowy rok, zacznij od ręcznego opisania pierwszych faktur. System przełączy się na nowe wzorce od razu, bez potrzeby resetowania czegokolwiek.
Możesz przejść kreator krok po kroku albo od razu przejrzeć pełną listę pod nim. Kreator korzysta dokładnie z tych samych sześciu punktów.
Pełna checklista diagnostyczna
-
Czy dokumenty na etapie Zatwierdzony są opisane poprawnie?
Dokumenty zatwierdzone tworzą bazę wzorców. Na etapie z włączoną flagą Mechanizm samouczenia SMART zatwierdzaj tylko dokumenty w pełni i poprawnie opisane.
Dokumenty na etapie Zatwierdzony – to one są wzorcami dla AI. -
Czy flaga Mechanizm samouczenia SMART jest włączona na etapie, na którym faktycznie zatwierdzasz poprawne dane – a nie na etapie roboczym?
Włącz flagę na ostatnim etapie obiegu, gdzie dokument jest już zweryfikowany. W obiegu systemowym „Saldeo” to etap Zatwierdzony.
Flaga samouczenia SMART w konfiguracji etapu. -
Czy wymiary mają odpowiednie ustawienia?
Sprawdź kombinację dwóch flag wymiaru – to ona decyduje, skąd system weźmie wartość. Pamiętaj o zasadzie nadrzędności: „Odczytywany z dokumentu” wygrywa z „Automatycznie dobierany przy odczycie”.
Ustawienia wymiaru w jego edycji. -
Czy ustawienia w Konfiguracji KSeF pozostały bez zmian?
Sprawdź w Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → ikona trybiku, który wariant pobierania jest ustawiony i czy typy domyślne są nadal na miejscu.
Konfiguracja KSeF. Kliknij obrazek, żeby powiększyć. -
Czy odpowiedni kontrahenci są oznaczeni jako niestandardowi?
Jeśli tak, typ dokumentu jest wymuszony i AI nie ma na niego wpływu – to działanie zamierzone, nie błąd. Ustawienie działa tylko w Opcji 1. („Nadawanie typu dokumentu z AI + Uzupełnij z AI”).
Kontrahent niestandardowy z przypisanym typem dokumentu. -
W firmach z wieloma oddziałami: czy na fakturze umieszczane jest ID WEW i czy dla oddziału istnieje osobny typ dokumentu z odpowiednimi uprawnieniami?
Potrzebne są trzy rzeczy naraz: ID WEW oddziału na fakturze, osobny typ dokumentu dla każdego oddziału i uprawnienia użytkowników do typów swojego oddziału.
Nadal nie wiadomo?
Jeśli po przejściu tej listy problem nie ma wyjaśnienia, zgłoś go do wsparcia – najlepiej z konkretnym ID dokumentu.
- Dokument wzorcowy
Zatwierdzony dokument z historii konta, z którego AI kopiuje ustawienia (typ, kategorię, rejestr, wymiary) na nowy, podobny dokument. Dokument staje się wzorcem dopiero po zatwierdzeniu na etapie z włączoną flagą „Mechanizm samouczenia SMART”.
- Baza wzorców
Zbiór wszystkich dokumentów wzorcowych na koncie. Nie ma osobnego ekranu – tworzy się automatycznie z zatwierdzanych dokumentów.
- Kredyt
-
Jednostka rozliczeniowa zużywana przez funkcje AI. Przetworzenie jednej faktury z AI kosztuje 1 kredyt. Warianty bez AI nie zużywają kredytów.
- ID WEW
Identyfikator wewnętrzny, którym firma z jednym NIP-em oznacza swoje oddziały. Umieszczony na fakturze przez wystawcę pomaga AI rozpoznać, do którego oddziału należy dokument. Sam nie steruje widocznością dokumentu – o niej decydują uprawnienia do typów dokumentów.
- Podmiot3
-
Pole w strukturze faktury ustrukturyzowanej KSeF, opisujące podmiot trzeci (np. odbiorcę lub jednostkę organizacyjną inną niż nabywca). Jego obecność wpływa na to, czy zadziała typ domyślny.
- Etapy obiegu systemowego
W pakietach Asystent i Specjalista dokument przechodzi przez trzy stałe etapy: Nowy → Zweryfikowany → Zatwierdzony. Samouczenie SMART jest aktywne wyłącznie na etapie Zatwierdzony.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.