W bezpłatny pakiecie Asystent e-Faktur, możesz wysłać do KSeF 5 faktur w miesiącu. Po przekroczeniu limitu system nie prześle więcej faktur.
1. Wysyłka faktur do KSeF
Użytkownik ma kilka możliwości przesłania faktury do KSeF:
Przy wystawianiu faktury: Opcja "Wystaw i wyślij do KSeF".
- Na detalach faktury (pojedynczo): Przycisk "Wyślij do KSeF".
- Dotyczy faktury końcowej, zaliczki i korekty.
- Proforma nie jest wysyłana.
Po kliknięciu rozpoczyna się proces wysyłki.
Na liście faktur (zbiorczo): Przycisk "Wyślij do KSeF" pozwala na zbiorcze przesłanie zaznaczonych faktur.
2. Walidacja danych przed wysyłką
Po kliknięciu przycisku "Wyślij do KSeF" system przeprowadza walidację podstawowych danych, bez których wysyłka jest niemożliwa:
- Data wystawienia: Musi mieścić się w bieżącym miesiącu (istotne ze względów podatkowych).
- Numer konta Bankowego: Powinien być poprawny.
- NIP kontrahenta: Powinien być poprawny.
3. Kluczowe daty dla KSeF
Trzy daty są kluczowe w kontekście KSeF:
| Data | Znaczenie | Zasady |
|---|---|---|
| Data wystawienia Faktury | Determinuje moment, od którego można wysłać fakturę do KSeF. | Wysyłka musi nastąpić w tym samym miesiącu. |
| Data wysyłania Faktury | Moment spełnienia obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej. | Nie musi być zgodna z datą wystawienia, ale nie może przekroczyć danego miesiąca. |
| Data nadania numeru KSeF | Data otrzymania faktury przez odbiorcę. | Istotna dla odbiorcy faktury. |
4. Statusy wysyłki faktur do KSeF
Na Liście faktur pojawiają się ikony informujące o statusie wysyłki:
| Ikona | Status | Opis |
|---|---|---|
| 🕛 (Zegarek) | W trakcie przetwarzania | Faktura wysłana do KSeF, sprawdzane są prawa użytkownika i poprawność faktury. |
| ✅ (Zielona haftka) | Przyjęta przez KSeF | Faktura przyjęta, nadany numer KSeF (widoczny po najechaniu myszką). |
| ❌ (Czerwony X) | Odrzucona | Faktura odrzucona (przyczyna odrzucenia widoczna po najechaniu myszką). |
5. Filtrowanie faktur
Faktury można filtrować na liście po następujących kryteriach związanych z KSeF:
- Status KSeF: Pokazuje faktury wg wybranego statusu.
- Data wysyłki do KSeF: Pokazuje faktury wysłane w danym okresie, niezależnie od statusu.
- Wysłane do KSeF przez: Pokazuje faktury wysłane przez wybranego użytkownika.
Możliwe jest również wyfiltrowanie faktur niewysłanych do KSeF.
6. Informacje dodatkowe i blokada edycji
Kontrola SaldeoSMART
Faktura oznaczona do wysyłki jest wstępnie sprawdzana przez SaldeoSMART. W przypadku niezgodności z wymogami Ministerstwa Finansów, system wyświetli błąd i nie prześle faktury.
Faktura po wysyłce i nadaniu numeru KSeF
Faktura, która została przyjęta przez KSeF i otrzymała numer:
- Jest uznawana za wersję ostateczną.
- Jej zawartość jest zablokowana do edycji.
- Można do niej wystawiać kolejne dokumenty (np. korekty).
- Możliwe jest oznaczanie zapłaty, wysyłka przypomnień/wezwań do zapłaty.
Można ją pobrać/wysłać w formacie PDF.
Zasady korekty
- Faktura przyjęta przez KSeF (z nadanym numerem) jest trwale zablokowana do edycji. Błędną fakturę należy skorygować do właściwej kwoty lub do zera za pomocą faktury korygującej.
- Faktura odrzucona przez KSeF (❌) może być edytowana i ponownie wysłana (z zachowaniem zasady zgodności dat).
7. Błędy wysyłki
Błędy mogą dotyczyć:
- Danych Firmy (Sprzedawcy): Należy sprawdzić, czy dane w SaldeoSMART są zgodne z informacjami rejestrowymi (np. KRS) i zaktualizować je w razie potrzeby.
Danych Kontrahenta: Błędne dane odbiorcy również mogą uniemożliwić wysyłkę.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.