Jak zacząć korzystać z KSeF w pakiecie Asystent e-Faktur

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF w pakiecie Asystent e-Faktur, należy wykonać kilka prostych kroków, które przygotują zarówno firmę, do wysyłania oraz pobierania e-faktur z KSeF.

Krok 1 przygotowanie

1. Upewnij się, że masz konto z uprawnieniami administratora w SaldeoSMART 

2. Miej pod ręką NIP firmy i dostęp do konta w aplikacji KSeF (Ministerstwo Finansów). (Modele nadawania uprawnień regulują informacje w podręczniku KSeF przygotowanym przez Ministerstwo Finansów: Rozpoczęcie korzystania z KSeF

Krok 2 wygeneruj token w aplikacji KSeF (Ministerstwo Finansów)

1. Zaloguj się do aplikacji podatnika KSeF https://ksef.mf.gov.pl/web/login 

2. Przejdź do sekcji Tokeny → Generuj token i wybierz zakres uprawnień (np. pełne zarządzanie, wystawianie faktur, dostęp do faktur).

3. ZAPISZ token od razu - jest widoczny tylko raz (to bardzo ważne). Token jest przypisany do konkretnego NIP - dla każdej firmy osobny token. 

Krok 3 dodaj token w SaldeoSMART

1. Zaloguj się do SaldeoSMART.

2. Wejdź: Konfiguracja → Ustawienia KSeF.

3. Wklej wygenerowany token

   • Token KSeF dla użytkowników firmy – jeśli to Ty/kadra Twojej firmy będą wysyłać faktury.

4. Zapisz zmiany. 

Docelowo będzie również możliwość dodania certyfikatów.

Krok 4 wystawianie i wysyłka faktury do KSeF

W pakiecie Asystent e-Faktur możesz wysłać do KSeF do 5 faktur miesięcznie. Po przekroczeniu limitu  system nie prześle więcej faktur.

1. Przy wystawianiu faktury wybierz opcję „Wystaw i wyślij do KSeF” lub po wystawieniu kliknij „Wyślij do KSeF” na detalach dokumentu. Możesz też wykonać wysyłkę zbiorczą z listy faktur. 

2. Przed wysyłką system wykona walidację danych - sprawdza m.in. datę, poprawność NIP kontrahenta, numer konta itp. Jeśli czegoś brakuje, zobaczysz komunikat i faktura nie zostanie wysłana.

3. Po wysłaniu faktury sprawdzaj status na liście:

   • zegarek - w trakcie przetwarzania,

   • zielona haczyk - przyjęta i nadany numer KSeF,

   • czerwony X - odrzucona (powód dostępny).

Uwaga: faktura przyjęta przez KSeF staje się wersją ostateczną i jest zablokowana do edycji - ewentualne zmiany trzeba wprowadzić poprzez korektę. Jeśli KSeF odrzuci fakturę, możesz ją edytować i wysłać ponownie (zgodnie z zasadami dat).

Krok 5 pobieranie faktur z KSeF 

W pakiecie Asystent e-Faktur możesz pobrać z KSeF do 20 dokumentów miesięcznie. Po przekroczeniu limitu  system nie pobierze więcej dokumentów z KSeF.

1. Wejdź: Lista dokumentów → Pobierz z KSeF (ustaw zakres dat rejestracji w KSeF)

2. System zwróci listę faktur znalezionych w zadanym zakresie - wybierz i pobierz (możesz przypisać typ dokumentu przed pobraniem). Po pobraniu faktury trafią do listy dokumentów i pojawi się powiadomienie. 

Krok 6 używanie KSeF w aplikacji mobilnej

• Funkcje mobilne działają po wcześniejszej konfiguracji w wersji przeglądarkowej. W aplikacji mobilnej możesz m.in. wysyłać faktury do KSeF, przeglądać faktury pobrane z KSeF i korzystać z miniobiegu KSeF.

Po wykonaniu tych kroków SaldeoSMART będzie w pełni zintegrowany z KSeF i gotowy do codziennej obsługi e-faktur zgodnie z najnowszymi przepisami.