Integracja SaldeoSMART z programem Ramzes

Automatyczna wymiana danych między SaldeoSMART a programem Ramzes wymaga zintegrowania obu programów. W tym celu należy włączyć w danej firmie (z poziomu programu księgowego) możliwość takiej wymiany i utworzyć jej konto w SaldeoSMART.

1. Konfiguracja automatycznej wymiany

1.1. Aktywacja licencji/programu

Przed rozpoczęciem dodawania firmy do SaldeoSMART, należy aktywować w wybranym podmiocie licencję. Wprowadzenie kluczy licencji wykonujemy jednorazowo. Po aktywacji licencji dodatkowo wykonujemy jednorazowo uruchomienie modułu integracji dla każdej firmy dodawanej z poziomu Aplikacji Ramzes.

W tym celu w panelu głównym systemu – Administratorze rozwijamy menu „Administrator” i wybieramy opcję „1. aktywacja programów”. Zaznaczamy program „Ramzes-SaldeoSMART” i klikamy na „Aktywuj program”.

Wprowadzamy następnie dane rejestracyjne programu i zapisujemy.

Od tego momentu przy wyborze aktywacji programu z poziomu panelu administratora pojawi się pytanie o aktywację programu Ramzes-SaldeoSMART.

1.2. Ustawienie konfiguracji i dodawanie firmy w SaldeoSMART

1. Po uruchomieniu programu księgowego w Aplikacji Ramzes i wyborze określonego modułu (PKPiR, KH lub Ryczałt) należy kliknąć opcję „Ustawienia” znajdującą się w prawym górnym rogu.

2. Po otwarciu okna wybieramy zakładkę „Ustawienia”, z poziomu której wykonamy synchronizację firmy.

3. Następnie z SaldeoSMART pobieramy token przeznaczony do synchronizacji API. Znajdziemy go w menu „KonfiguracjaUstawienia” (znajduje się on na dole listy ustawień konta). Oczywiście w SaldeoSMART należy być zalogowanym na prawach Administratora.

4. Po skopiowaniu tokenu powracamy do Aplikacji Ramzesa i odpowiednio w kolejnych krokach:

1. wprowadzamy login administratora SaldeoSMART,
2. wstawiamy skopiowany token,
3. zapisujemy wprowadzone dane.

WAŻNE! Login i token wprowadzamy w Aplikacji Ramzes tylko raz, po zapisaniu będą one już ustawione dla wszystkich firm, które będą dodawane do SaldeoSMART w przyszłości.

5. Po wprowadzeniu powyższych danych zaznaczamy checkbox „Współpraca z SaldeoSMART”.

Po jego zaznaczeniu otrzymamy następujący komunikat, który potwierdzamy.

 

6. Po akceptacji wyświetla się okno konfiguracji firmy w SaldeoSMART. Odpowiednio wprowadzamy nazwę skróconą (do ośmiu znaków), login dla klienta dostępowy do SaldeoSMART oraz adres e-mail, na który zostanie wysłany login i link do utworzenia hasła dla klienta i zapisujemy.

WAŻNE! Raz ustalonego loginu nie można zmienić, a jeżeli nie zostanie on przez nas ustalony zostanie on utworzony automatycznie na bazie loginu administratora Aplikacji Ramzes.

Gotowość wykonania synchronizacji potwierdzamy zatwierdzając pojawiające się komunikaty. W zależności od wybranego programu synchronizowane dane będą inne np.: Dla KH będą to dzienniki i wzory księgowania, a dla PKPiR kolumny oraz rejestry VAT.

Poprawne zakończenie procesu synchronizacji danych jest sygnalizowane komunikatem:

Po wykonaniu synchronizacji w oknie „Ustawienia” klikamy na „Zapisz [F12]”.

1.3. Utworzenie filii magazynowej

Kolejnym etapem jest konfiguracja przesyłania dokumentów z SaldeoSMART do Aplikacji Ramzes.

1. Należy wybrać zakładkę „Kartoteki -> filie”:

 

2. W oknie „Kartoteka filii magazynów” klikamy „Dodaj [Ins]” i dopisujemy nową filię magazynową dla SaldeoSMART. Utworzona filia pojawi się na liście.

WAŻNE! Na początku każdego nowego roku rozliczeniowego w Aplikacji Ramzes filię należy dodać ponownie.

1.4. Import dokumentów wg daty wykonania sprzedaży/usługi

Integracja umożliwia wskazanie, w jakim miesiącu dokumenty są pobierane z filii:

• wg daty otwarcia Aplikacji Ramzes (ustawienie domyślne),
• wg daty wykonania sprzedaży/usługi.

Aby ustawić pobieranie z filii według daty wykonania sprzedaży/usługi, należy wybrać menu „Ustawienia”, a następnie:

Dla Ramzes KH:

Zakładka Firma II zaznaczamy opcję „Przy imporcie z magazynu (filii), okres obowiązku podatkowego ustawić wg daty wykonania sprzedaży/usługi” i następnie Zapisz [F12].

Dla Ramzes PKPiR:

Zakładka Firma III i zaznaczyć opcję „Przy imporcie z magazynu (filii), okres obowiązku podatkowego ustawić wg daty wykonania sprzedaży/usługi” i następnie Zapisz [F12].

2. Podstawowa konfiguracja SaldeoSMART

Uwaga! Po wykonaniu synchronizacji firmy z poziomu Aplikacji Ramzes dane zostają zaimportowane automatycznie. Zmiany jakie zostaną wprowadzone w programie takie jak np. edycja/dodanie kontrahenta, utworzenie nowych dzienników, wzorów księgowania, rejestrów VAT itd. będą automatycznie dodawane do SaldeoSMART, dlatego nie ma potrzeby ich dodawania z poziomu SaldeoSMART.

3. Wysyłka odczytanych dokumentów do Aplikacji Ramzes

3.1 Ramzes Księgi Handlowe

Aby mieć możliwość eksportu dokumentu z SaldeoSMART do Ramzes-KH musi on zostać w pełni uzupełniony. Koniecznie musi zostać wybrany dziennik oraz wzór księgowania dokumentu.

Sparametryzowany dokument z poziomu Trybu eksportu (1) ma możliwość wysyłki (2) do Aplikacji Ramzes.

Po wysyłce dokumentów z SaldeoSMART przechodzimy do Aplikacji Ramzes KH i w zakładce „Narzędzia” wybieramy „import danych z filii”: 

W imporcie danych z filii z listy(1) „Import danych o operacjach finansowych w filii” wybieramy „z programu SALDEO (XML)”, następnie zaznaczamy w (2) „Filia magazynu” wcześniej dodaną filię dla SaldeoSMART i klikamy „Zapisz [F12]”.

Dokumenty zostały zaimportowane do bufora Ramzes-KH.

Po zaimportowaniu wybieramy zakładkę „Operacje księgowe księgowanie”:

 

Zaznaczamy (1) „Dziennik główny” i następnie go otwieramy (2):

W dzienniku głównym klikamy na „Opcje [Alt+O]” i wybieramy „Import SALDEO”:

Zostanie wyświetlona lista zaimportowanych dokumentów, zaznaczamy symbolem „+” wszystkie dokumenty i następnie klikamy na „Wybierz [Ent]”:

Dokumenty zostały zaimportowane do odpowiadających ich typom dzienników.

WAŻNE! W przypadku braku dzienników i wzorów księgowania w Ramzes KH eksport z SaldeoSMART nie będzie możliwy.

3.2 Ramzes Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Aby mieć możliwość eksportu dokumentu z SaldeoSMART do PKPiR musi on zostać w pełni uzupełniony. Koniecznie musi zostać wybrana kolumna księgi odpowiadająca typowi dokumentu oraz rejestr VAT. W przypadku faktur bez VAT należy wybrać jakikolwiek rejestr.

Sparametryzowany dokument z poziomu Trybu eksportu (1) ma możliwość wysyłki (2) do Aplikacji Ramzes.

Po wysyłce dokumentów z SaldeoSMART przechodzimy do Aplikacji Ramzes PKPiR i w zakładce „Narzędzia” wybieramy „import danych z filii”:

W imporcie danych z filii z listy(1) „Import danych o operacjach finansowych w filii” wybieramy „z programu SALDEO (XML)” następnie zaznaczamy w (2) „Filia magazynu” wcześniej dodaną filię dla SaldeoSMART i klikamy „Zapisz [F12]”:

Dokumenty zostały zaimportowane do bufora Ramzes PKPiR.

Po zaimportowaniu wybieramy zakładkę „Ewidencja księga":

W Ewidencji dokumentów wybieramy Opcje [Alt+O] Pobieranie faktur Pobieranie SALDEO:

Na wyświetlonej liście zaimportowanych dokumentów, zaznaczamy symbolem „+” wszystkie dokumenty i następnie klikamy na „Wybierz [Ent]”.

Wybrane dokumenty zostały zaimportowane do ewidencji dokumentów PKPiR.

4. Aktywowanie dodatkowych rejestrów VAT dla PKPiR

4.1. Nowa Firma

Podczas dodawania nowej firmy z Aplikacji Ramzes do SaldeoSMART tworzony jest automatycznie wymiar o nazwie „Tylko dla podsumowania”, który zasilany jest automatycznie rejestrami z Ramzes-PKPiR.

Wymiar możemy podejrzeć w SaldeoSMART w zakładce Parametry (1) Wymiary (2):

Następnie, jeśli chcemy uruchomić możliwość podziału kwot w podsumowaniu na dodatkowe rejestry VAT, należy przejść do edycji danego wymiaru (3), gdzie w kolumnie „Akcje” wybieramy ikonę w postaci trzech kropek i wybieramy „Edytuj” (4):

Wyświetli nam się formatka Edycja wybranego wymiaru (5), na której - aby aktywować wymiar do dzielenia w podsumowaniu - zaznaczamy „tak” w sekcji „Wymiar ustawiany na pozycjach”. (6)

4.2. Firma istniejąca w SaldeoSMART

Jeżeli chcemy aktywować dodawanie dodatkowych rejestrów VAT w firmie, która jest już zsynchronizowana z SaldeoSMART, przechodzimy do danej firmy w Ramzes-PKPiR. Wybieramy zakładkę „Kartoteki” (1) i „rejestry VAT” (2).

Kolejnym krokiem jaki należy wykonać, jest przesłanie wybranych rejestrów do SaldeoSMART. Zaznaczamy interesujący nas rejestr (3) i wybieramy „Popraw” (4).

Następnie, bez wprowadzanych jakichkolwiek zmian w danym rejestrze, klikamy na „Zapisz” (5).

W danej firmie utworzył się wymiar i został zasilony wcześniej wybranym rejestrem. Powtarzamy kroki 3, 4 i 5 dla pozostałych rejestrów VAT i wykonujemy kroki 4, 5 i 6 z punktu I jak w przypadku dodawania nowej firmy w calu aktywacji wymiaru dla podsumowania płatności.

4.3. Wykorzystanie wymiaru

Aby zaksięgować dokument z dodatkowym rejestrem VAT w podglądzie dokumentu przechodzimy do zakładki „Podsumowanie” (1) i następnie wybieramy ikonę „Podziel” (2). Uzupełniamy nowy wiersz danych a w kolumnie „Rejestry VAT” wybieramy dodatkowy rejestr, jaki ma być wykorzystany dla danej kwoty.

Po zaimportowaniu dokumentów do Ramzes-PKPiR kwoty zostaną dodane według wybranych przez nas parametrów.

WAŻNE! W oknie „Wymiary” nie wybieramy rejeseru VAT dla dokumentu, opisany wymiar stosujemy tylko w podsumowaniu.