Możliwość wystawienia faktur z pliku Excel wraz z danymi kontrahentów, których nie ma w systemie

Funkcjonalność jest dostępna po stronie klienta biura od wersji 2.62.

Jaki jest cel jej wprowadzenia?

Dotychczas przed wgraniem faktur z pliku Excel należało uprzednio utworzyć kontrahenta. Obecnie jeżeli system znajdzie nazwę skróconą kontrahenta w bazie, to podpina go pod fakturę. Jeśli dany kontrahent nie zostanie znaleziony, system go stworzy i wystawi fakturę na takiego kontrahenta.

Jak to zrobić?

Przejdźmy do pliku eksportowanego, a konkretnie do kolumny Nabywca.

Tworzymy nabywcę (kontrahenta, którego nie mamy w systemie, np. ABC3). Jeżeli chcemy, by kontrahent założył się automatycznie, musimy uzupełnić takie dane, jak: nazwa pełna kontrahenta, adres, kod pocztowy i miejscowość. Pozostałe kolumny (np. NIP, REGON) są opcjonalne.

Jeżeli nie uzupełnimy któregoś z wymaganych pól, system nam to wskaże przy wgrywaniu faktur.

Bez wypełnionej kolumny:

Efekt:

Po wypełnieniu kolumny:

Efekt:

Po kliknięciu Dodaj faktury pojawia się komunikat:

Po kilku minutach faktury zostaną wystawione, a nabywcy stworzeni.

Jeśli dany kontrahent (z określoną nazwą skróconą jest już w systemie, a jego dane w pliku Excel są różne (np. inny adres niż w systemie), to dane te nie zostaną uaktualnione, tj. pozostaną te dostępne w systemie. Jest to zabezpieczenie przed nadpisaniem nieprawidłowych danych, danych zawierających literówki.

Zgodnie z treścią w kolumnach:

Uwaga: 

• Dotyczy to zarówno nabywcy jak i odbiorcy, tj. jeżeli na fakturze jest też odbiorca, którego powinniśmy założyć, to po uzupełnieniu analogicznych kolumn dla odbiorcy, zostanie on utworzony.
• W jednym pliku może być maksymalnie 500 faktur lub 10000 wierszy.