Kategorie i wymiary na fakturach sprzedażowych (wystawianych w module Faktury)

Nadawanie kategorii i wymiarów fakturom sprzedażowym wystawionym w SaldeoSMART pozwala na szczegółowe opisanie dokumentów. Dzięki temu eksport do programu księgowego zawiera kompletne i poprawne informacje niezbędne do prawidłowego zaksięgowania sprzedaży.

 

---

Dla kogo jest ta funkcjonalność?

Wymagania techniczne

Kategoryzacja faktur sprzedażowych (wystawianych w Saldeo w module Faktury) jest dostępna tylko dla użytkowników korzystających z następujących integracji z programami księgowymi:

• Comarch ERP Optima
• Enova XML
• Insert GT (EDI++)

Jeżeli nie widzisz opcji 

Kto może kategoryzować faktury?

Funkcjonalność jest dostępna dla użytkowników biura i firmy którzy mają uprawnienia do wystawiania faktur w SaldeoSMART.

Obsługiwane typy faktur

Kategoryzacja dotyczy następujących dokumentów:

• Faktura zaliczkowa
• Faktura końcowa
• Faktura VAT
• Faktura dla nievatowca

---

Konfiguracja początkowa

Krok 1: Ustawienie parametrów integracji

Parametry integracji znajdują się w zakładce „Parametry" i są podzielone na dwie sekcje:

• Parametry dotyczące sprzedaży
• Parametry dotyczące kosztów

Ważne: Jeśli niektóre parametry są wspólne, uzupełnienie ich w jednej zakładce (np. dla kosztów) spowoduje automatyczne uzupełnienie również w drugiej zakładce (sprzedaż).

Krok 2: Konfiguracja uprawnień i metody kategoryzacji

Przed rozpoczęciem kategoryzowania faktur, księgowy musi ustawić dwa kluczowe parametry w widoku edycji danych firmy:

A. Uruchomione moduły

Określają, do jakich funkcji ma dostęp firma. Można tu wskazać, czy nadawanie kategorii dla wystawionych faktur będzie możliwe także w Panelu Firmy (po stronie klienta biura rachunkowego).

B. Metoda kategoryzacji faktur sprzedaży (kategoryzacja faktur według)

Do wyboru są dwie opcje:

1. Według pozycji towarowych

• System przygotowuje tabelę do kategoryzacji w oparciu o poszczególne linie towarowe
• Każda pozycja na fakturze może mieć przypisaną osobną kategorię

2. Według rejestru VAT

• Podział następuje według sum na poszczególnych stawkach VAT
• Uproszczona metoda kategoryzacji

Uwaga dla użytkowników Insert GT (EDI++): Kategoryzacja możliwa jest tylko według podziału VAT, zgodnie z główną kategorią, opisem i rejestrem wskazanymi w nagłówku.

---

Jak kategoryzować faktury sprzedażowe?

Czym jest kategoria?

Kategoria zawiera informacje o tym, na jakich kontach księgowych należy zaksięgować daną fakturę. Dostępne ustawienia w ramach kategorii zależą od programu księgowego i najczęściej obejmują:

• Konta księgowe
• Rejestr
• Opis gospodarczy
• Drugą kategorię

Wskazówka: Kategorie można importować bezpośrednio z programu księgowego, co przyspiesza proces konfiguracji.

Gdzie nadawać kategorie na fakturze wystawionej w SaldeoSMART (moduł Faktury)?

Formatka do nadawania kategorii znajduje się na widoku detali faktury, na samym dole strony, pod wszystkimi informacjami dotyczącymi faktury.

Jeżeli nie widzisz tej formatki, to najprawdopodobniej na firmie nie jest uruchomiona integracja z programem księgowym dla którego ta opcja jest dostępna (tj. Comarch ERP Optima, Enova XML, Insert GT (EDI++)) lub moduł do kategoryzacji faktur nie został uruchomiony na firmie.  

Proces kategoryzacji faktur sprzedażowych krok po kroku

Krok 1: Wybór kategorii głównej

• W pierwszej linii formatki wybierz kategorię główną
• Jeśli faktura ma być zaksięgowana tylko według jednej kategorii, nie ma potrzeby wypełniania pozostałych pól

Krok 2: Kategoryzacja szczegółowa (opcjonalnie)

• Jeśli kategoryzujesz według pozycji towarowych, wybierz odpowiednie kategorie na każdej widocznej linii
• Każda pozycja towarowa może mieć przypisaną inną kategorię

Krok 3: Podział kwot (opcjonalnie)

• Każdą pozycję można dodatkowo podzielić między różne kategorie
• Kliknij znak % po prawej stronie linii
• Wpisz kwotę, która ma być zaksięgowana na innej kategorii
• System automatycznie przeliczy pozostałą kwotę dla pierwszej kategorii

Blokada formatki - ułatwienie pracy

Dla wygody użytkowników formatka kategoryzacji może działać w dwóch trybach:

Tryb odblokowany (zalecany)

• Formatka jest zawsze widoczna w dolnej części ekranu
• Pozostaje widoczna niezależnie od przewijania strony
• Ułatwia szybką kategoryzację bez konieczności ciągłego przewijania

Tryb zablokowany

• Formatka znajduje się na końcu strony
• Aby ją zobaczyć, należy zjechać na dół strony
• Przydatne, gdy chcemy mieć więcej przestrzeni na ekranie

---

Wymiary - dodatkowe możliwości opisania faktur

Co to są wymiary?

Wymiary to zaawansowana funkcjonalność pozwalająca na jeszcze bardziej szczegółowe i precyzyjne opisywanie dokumentów. Umożliwiają one przydzielanie faktur do:

• Konkretnych pracowników
• Działów w organizacji
• Projektów

Jak nadawać wymiar na fakturze wystawionej w SaldeoSMART (moduł Faktury)?

Formatka do nadawania wymiarów znajduje się na widoku detali faktury, na samym dole strony, pod wszystkimi informacjami dotyczącymi faktury.

Eksport wymiarów

Uwzględnienie wymiarów w eksporcie do programu księgowego zależy od możliwości danego programu. Funkcjonalność działa analogicznie jak przy dokumentach kosztowych.

---

Wspólna baza kategorii

Warto pamiętać, że baza kategorii jest wspólna dla:

• Faktur sprzedażowych
• Dokumentów kosztowych

Oznacza to, że raz stworzone kategorie można wykorzystywać w obu typach dokumentów, co zapewnia spójność i oszczędza czas na konfiguracji.

---

Podsumowanie

Nadawania kategorii i wymiarów fakturom sprzedażowym w SaldeoSMART to potężne narzędzie, które:

✓ Usprawnia proces księgowania faktur

✓ Zapewnia kompletność informacji księgowych

✓ Umożliwia szczegółowe przypisywanie dokumentów do projektów i działów

✓ Integruje się z popularnymi programami księgowymi

✓ Działa analogicznie do znanych mechanizmów w systemie

Prawidłowa konfiguracja i konsekwentne stosowanie kategoryzacji znacząco przyspiesza pracę działu księgowości i minimalizuje ryzyko błędów w księgowaniach.