Opis integracji z programem

Enova (format xml)

 

Wersja 1.66.1

---

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART

 

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu enova należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury, rachunki) lub dokumenty (sprzedaży – faktury lub rachunki, kosztowe lub towar/materiał).

 

---

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury klienta, należy wybrać w menu głównym :

Faktury → Lista faktur

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc z którego będą eksportowane faktury.

 

Faktury można eksportować:

• wszystkie wyświetlone na liście  – przycisk „Wyślij” nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk „Wyślij” po prawej stronie listy faktur.

---

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki Klienta należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków

a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk „eksportuj” na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” nad listą rachunków.

---

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc z którego będą eksportowane dokumenty.

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk „Wyślij” nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk „Wyślij” po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na “Ponów” jeśli eksport miał już miejsce.

---

2.  Ustawienia integracji dla programu enova (xml)

Ustawienia integracji dla kosztów i sprzedaży dostępne są w zakładce Parametry → 

• Ustawienia integracji kosztów 

• Ustawienia integracji sprzedaży

Dostępne ustawienia:

1. Numer dodatkowy

Numer przenoszony do programu enova. W tym polu należy wpisać nazwę wymiaru w nawiasie [], np. [NUMER DODATKOWY], którego wartość będzie przenoszona do enova.

2. Cechy opisu analitycznego

Wybór wymiarów, których wartości będą przenoszone do enova jako cechy opisu analitycznego. Wymiar musi nazywać się tak, jak cecha opisu analitycznego w Enova, natomiast wartości wymiaru powinny być takie same jak wartości słownikowe cechy.

3.Cechy dokumentu

Wybór wymiarów, których wartości będą przenoszone do enova jako cechy dokumentu.

4.Księgowanie równoległe

Wybór wymiarów, których wartości będą przenoszone do enova jako dodatkowe pozycje w opisie analitycznym umożliwiające wykonanie księgowań równoległych. Wartościami wymiaru mogą być konta zespołu „5”. Ważne jest by wymiar SaldeoSMART był możliwy do wyboru na pozycjach dokumentu:

 

Opcje dostępne w wymianie plikowej bez dodatku:

5.Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru

Wymiar umożliwiający blokadę możliwości eksportu dokumentu jeżeli jakakolwiek wartość podanego wymiaru będzie wybrana na dokumencie.

6. Ustawianie daty wpływu

Może być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

 

Opcje dodatkowe, dostępne za pomocą dodatku do automatycznej integracji (→ rozdział 5)

 

---

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu enova (xml)

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

 

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych.

 

2. Kategoria – odpowiada kategorii w programie księgowym.

 

Listę kategorii można zaimportować z pliku wyeksportowanego z programu enova (→ Importuj z enova XML) lub z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek.

 

 

Po wyborze odpowiedniego sposobu importu pojawią się informacje, jak należy poprawnie wyeksportować plik z kategoriami Klienta z programu księgowego lub jak przygotować plik Excel.

Kategorie można przypisać do pozycji z faktury (→ 3.1.  Podział kwoty...).

 

Na poziomie kategorii można także skonfigurować:

• domyślny opis zdarzenia gospodarczego i domyślny rejestr,
• odliczenie VAT – do wyboru pełne odliczenie, brak odliczenia, warunkowo i częściowe 50%,
• termin odliczenia VAT – wg daty wplywu, wystawienia lub terminu płatności bądź nie ustawiaj,
• typ kosztów – po stronie kategorii można wybrać z listy: zakup handlowy, inne (kolumna 13), środki trwale jednorazowe, nieruchomości, paliwo, środki transportu

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.

 

4. Rejestr – definicja dokumentu - rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr.

Rejestr może być przypisany do kategorii (do ustawienia w edycji kategorii jako domyślny rejestr).

 

5. Formy płatności – formy płatności importuje się w SaldeoSMART z programu enova.

Do dokumentów przypisane są formy płatności, które muszą odpowiadać tym, które są po stronie programu enova.

Aby w enova dodać nową formę płatności należ wybrać:

Narzędzia → Opcje → Ewidencje ŚP → Definicje płatności → Nowy (Definicja płatności)

 

6.Odliczenie kosztu -Dodano obsługę parametru Procent Odliczenie kosztu, znajdującego się w definicji kategorii.
Uwaga: należy wpisać % stanowiący koszt uzyskania. Do enova365 importowany jest % NKUP i uzupełniane jest pole NKUPProcent na elemencie ewidencji VAT

 

UWAGA! Kategoria może być w każdej chwili edytowana za pomocą opcji "Edytuj" dostępnej z poziomu listy kategorii po kliknięciu w ikonę trzech kropek z prawej strony listy:

 

 

Faktury są eksportowane do formatu xml.

 

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna)
• numer dokumentu
• data wystawienia
• data sprzedaży
• termin płatności
• waluta PLN
• przynajmniej 1 pozycja VAT

---

 

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu enova (format xml) jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).

 

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  a następnie:

• pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i należy tę kategorię wskazać:

• kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.
• Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.
• Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

 

---

4. Jak importować dokumenty w programie enova (xml)

Krok 1 – dodawanie reguł dla księgowania wg kategorii

Aby móc dodać regułę dla księgowania, należy wybrać:

Narzędzia → Opcje (Ctrl +F9) →

→ w sekcji Księgowość → Schematy księgowe → wybrać istniejący schemat Zakupy różne i dwukrotnie kliknąć, żeby edytować

Otworzy się okno „Schemat ewidencji zakupu: Zakupy różne”

Kliknąć → Nowy (Pozycja ewidencji zakupu)

 

Otworzy się okno „ Pozycja ewidencji zakupu: Zakupy różne”, gdzie należy wybrać:

(1) Tryb edycji – uproszczony, Przedmiot i warunek księgowania – Ewidencja

(2) przedmiot i warunek księgowania

Kliknąć „+” i wybrać: Warunek,

a następnie– „i”, + „Opis ewidencji”, + „Zawiera+, a w ostatnim polu wpisać nazwę kategorii w SaldeoSMART,

 

(3) Konto:

Kliknąć „+” i wybrać: Konto – dodać numer konta, na które ma być zaksięgowana kwota dla kategorii w SaldeoSMART,

(4) Strona i kwota:

Kliknąć „+” i wybrać: Predefiniowana, a następnie określić stronę - „Winien” i kwotę - „netto”, która ma być użyta dla zakupów,

(5) Opis i data podatkowa:

Kliknąć „+” i wybrać:

Predefiniowany, oraz wybrać z listy opis → Numer dokumentu

 

Aby zapisać pozycje ewidencji należy kliknąć „OK” w lewym górnym rogu okna „ Pozycja ewidencji zakupu: Zakupy różne”.

 

Należy dodać tyle pozycji ewidencji, ile jest kategorii w SaldeoSMART - dla każdej kategorii musi być osobna pozycja ewidencji.

 

Aby zatwierdzić Schemat ewidencji zakupu należy kliknąć „OK” w lewym górnym rogu, zapisać i zamknąć.

Krok 2 – import pliku z fakturami w programie enova

Plik → Importuj zapisy → Dokumenty handlowe i raporty KB (xml) →

 

Następnie należy:

→ Wybrać plik (wybieramy plik z dokumentami Klienta zapisanymi na dysku) – należy importować osobno typami dokumentu: sprzedażowe i zakupowe.

→ Pojawi się okno „Dokumenty handlowe i raporty KB (XML),

→ Należy zaznaczyć opcję „Identyfikator z pominięciem numerów GUID” - tak

→ Określić typ dokumentu (sprzedaż, zakup) oraz wybrać definicje dokumentu

→ Wskazać właściwy zakres dat, do których będzie importowany plik

 

→ Importuj

 

Lista zaimportowanych dokumentów zostaje przeniesiona do Bufora i jest widoczna wg wskazanych dat.

Aby ostatecznie przenieść je do KPiR należy kliknąć „predekretuj”.

 

---

5. Eksport dokumentów z wykorzystaniem dodatku do AUTOMATYCZNEJ INTEGRACJI

Wykorzystanie dodatku Firmy Logotech AA (*dodatek płatny) do integracji z enova pozwala na automatyczne zakładanie firm, połączone z synchronizowaniem jej bazy kontrahentów, kategorii, form płatności i rejestrów.

 

Integrator pobiera się na stronie:

-dla wersji 11.x

www.saldeosmart.pl/integracje/enova/LtaSaldeoEnova.dll

-dla wersji 12.x i wyższych:

www.saldeosmart.pl/integracje/enova/12.x/LtaSaldeoEnova.dll

 

Opisu działania integratora jest dostępny w dokumencie do pobrania na stronie:

www.saldeosmart.pl/integracje/enova/IntegratorEnovaSaldeo.pdf

oraz

Instrukcja Obsługi i konfiguracji Integratora