Celem udostępnienia tej funkcjonalności jest automatyzacja czynności związanych z pracą na transakcjach bankowych. Dzięki tej funkcjonalności możesz automatycznie łączyć transakcje pobrane bezpośrednio z rachunku bankowego lub odczytane z wyciągów bankowych z fakturami sprzedaży lub kosztowymi.

Żeby zaoszczędzić czas związany z odczytywaniem wyciągów w PDF - skorzystaj z funkcji automatycznego pobierania transakcji bezpośrednio z rachunku bankowego - dokonaj integracji ze swoim bankiem.

Jak dokonać integracji z bankiem przeczytasz w artykule: Automatyczne łączenie SaldeoSMART z bankiem - instrukcja użytkownika

Natomiast jeżeli nie możesz dokonać integracji ze swoim bankiem, możesz dodać do SaldeoSMART wyciąg bankowy pobrany bezpośrednio z bankowości elektronicznej w PDF.

Korzystanie z funkcji automatycznego łączenia transakcji z dokumentami oraz fakturami możliwe jest po nadaniu przez biuro uprawnień:

✅ do wyciągów bankowych wraz z rozliczaniem transakcji

✅ do odczytywania dokumentów

✅ do wystawiania faktur (jeżeli jest taka potrzeba)

✅ do archiwum dokumentów

Istotne jest również, aby w ustawieniach konta były wprowadzone rachunki bankowe, których będą dotyczyły dodawanych do SaldeoSMART wyciągów.

Wprowadzane rachunki bankowe traktowane są jako uniwersalne, zarówno dla faktur jak i wyciągów. Przy każdym z nich można jednak zaznaczyć opcję Przeznaczony tylko do odczytywania wyciągów bankowych. Wtedy rachunki nie będą pokazywane na fakturach wystawianych w SaldeoSMART.

2024-11-19 12_15_51-Zrzut ekranu 2024-11-19 121533.png

Zaznaczając opcję Rozliczaj automatycznie po odczytaniu transakcji z wyciągu lub pobraniu ich z banku włączysz funkcję dzięki, której SaldeSMART będzie automatycznie rozliczać pojawiające się transakcje na liście bez potrzeby klikania i rozliczania ich ręcznie. Oczywiście pod warunkiem, że są w systemie dostępne odpowiednie dokumenty czy faktury dzięki, którym będzie możliwe rozliczenie transakcji.

Dodatkowo istnieje opcja Dostęp do rachunku bankowego tylko dla wybranych osób. Są to tzw. rachunki "poufne". W tym miejscu wyświetla się ile osób otrzymało prawo do tego rachunku i można przejść bezpośrednio na listę użytkowników. Prawo to zapewnia zachowanie poufności informacji dla rachunków bankowych, które zawierają dane wrażliwe firmy np. rozliczenia z pracownikami. Więcej informacji <<tutaj>>

Zakładając, że w SaldeoSMART dodane są dokumenty, wystawione faktury w kolejnym kroku dodajemy wyciąg bankowy z którego odczytane zostają transakcje.

Po odczytaniu transakcji przejdź na listę transakcji.

Możesz to zrobić z poziomu wyciągu bankowego klikając Pokaż w kolumnie Transakcje powiązane:

lub wchodząc z menu bocznego w sekcji wyciągi w listę transakcji:

Będąc na liście transakcji, aby uruchomić automatyczne rozliczenia transakcji w pierwszej kolejności zaznacz transakcje, które chcesz rozliczyć automatycznie, a następnie wybierz Rozlicz automatycznie:

W tym miejscu masz również możliwość włączenia automatycznego rozliczania transakcji pobranych z banku lub odczytanych z PDF, wystarczy zaznaczyć checkbox przy danym rachunku bankowych a resztą zajmie się SaldeoSMART
Ważne! Uprawnienia te może nadawać użytkownik administracyjny

SaldeoSMART rozpoczyna łączenie transakcji z najbardziej pasującymi do nich dokumentami/fakturami (kolumna status rozliczenia):

Transakcje automatycznie rozliczone będą oznaczone:

Praca z transakcjami możliwa jest bez konieczności wchodzenia w transakcje.

Kolumna rozliczenie:

✅przycisk Dodaj - gdy transakcja jest nierozliczona, kieruje nas na do możliwości wiązania transakcji z fakturami/dokumentami

✅przycisk Zmień - gdy transakcja jest całkowicie rozliczona lub częściowo rozliczona, kieruje nas do możliwości wiązania transakcji z fakturami/dokumentami

W danych o transakcji widzisz podstawową informację o kontrahencie oraz kwotę jaka pozostała do rozliczenia.

Automat zadziała wtedy jeżeli będą spełnione następujące warunki:

kontrahent ustawiony na transakcji będzie zgodny z kontrahentem z dokumentu lub faktury (jeżeli kontrahent nie zostanie podpowiedziany wybierz Ustaw na liście transakcji i dodaj kontrahenta z bazy)
numer faktury/dokumentu odpowiada numerze dokumentu/faktury w opisie transakcji
data transakcji nie może być starsza niż 60 dni od daty płatności dokumentu lub faktury
kwota transakcji
jeśli dokument został oznaczony jako "Dokument zapłacony", nie będzie możliwości połączenia go z żadną inną transakcją.
przy łączeniu transakcji z dokumentami ma znaczenie kierunek transakcji:

Koszty: Transakcje, które powodują zmniejszenie salda konta (wyświetlane z minusem "-") są związane z fakturami kosztowymi.
Przychody: Transakcje, które zwiększają saldo konta (wyświetlane z plusem "+") są związane z fakturami lub dokumentami sprzedaży.

Aby system poprawnie podpowiedział dokument, kierunek transakcji musi być zgodny z typem dokumentu.

typy transakcji podlegające łączeniu:

Inne
Przelewy z kontrahentem
Przelewy z pośrednikiem
Płatności kartą do kontrahenta

Istnieje możliwość zmiany proponowanego przez SaldeoSMART połączenia, a w sytuacji, gdy system takiego połączenia nie znajdzie, możesz dokonać rozliczenia ręcznie z poziomu listy transakcji.

W tym celu skorzystaj z przycisku “zmień” lub “dodaj” dostępnego w kolumnie Rozliczenie.

W przypadku ręcznego rozliczenia, transakcję możemy powiązać z więcej niż jednym dokumentem/fakturą.

Więcej informacji na temat ręcznego łączenia transakcji przeczytasz w artykule: Ręczne łączenie transakcji bankowych z fakturami

Czy wiesz, że?

✅ Na detalach faktury, będzie widoczna informacja o rozliczeniu jej transakcją z wyciągu bankowego:

klikając w numer transakcji zostaniesz przeniesiony do szczegółów danej transakcji.

✅ Na dokumencie w płatnościach częściowych również:

klikając w numer transakcji zostaniesz przeniesiony do szczegółów danej transakcji.

✅ Filtrowanie transakcji - w przypadku pracy z dużą liczbą transakcji zachęcamy do korzystania z rozbudowanych filtrów:, które dają możliwość filtrowania np. po statusie rozliczenia, numerze konta z którego pochodzi wyciąg itd. Wcześniej można zaznaczyć, czy filtrowanie ma dotyczyć uznań czy obciążeń.

✅ jeżeli transakcja jest powiązana z dokumentem lub fakturą nie ma możliwości zmiany kontrahenta, jeżeli zmiana będzie wymagana należy najpierw usunąć powiązanie,

✅ jeżeli wyciąg jest w PLN i transakcje na wyciągu są w PLN to dokument i/lub faktura sprzedaży również musi być w PLN,

✅transakcje łączymy tylko z fakturami końcowymi - nie łączymy z fakturami proforma, zaliczka, korekta,

✅w przypadku ustawienia filtra zmodyfikowane na transakcjach po eksporcie - widać dokonane zmiany

✅podgląd dokumentu z poziomu listy transakcji dotyczy tylko 5 pierwszych stron,

✅ jeżeli transakcja ma powiązanie, nie będzie możliwości zmiany typu transakcji, jeżeli zmiana typu będzie wymagana, należy najpierw usunąć powiązanie.