Opis integracji z programem

KSP Logotech

(wymiana automatyczna)

 

 

Wersja 1.51.0

 

1. Konfiguracja automatycznej wymiany między SaldeoSMART a programem KSP Logotech-AA

Aby automatyczna wymiana była możliwa, należy zintegrować oba programy. Polega to na włączeniu dla danej firmy możliwości takiej wymiany oraz utworzeniu jej konta w SaldeoSMART.

 

1.1. Ustawienie Konfiguracji

W menu głównym KSP należy wybrać firmę, a następnie: System Saldeo → Konfiguracja

Pojawi się okno Konfiguracja wymiany danych z Saldeo, w którym należy wpisać informacje niezbędne do automatycznego połączenia między daną firmą a SaldeoSMART.

 

Są to:

• Login, imię i nazwisko – dane identyfikacyjne użytkownika, która będzie miał dostęp do dokumentów,
• Email – adres, na który będą wysyłane informacje o zmianach. Przesyłanie informacji można wyłączyć w ustawieniach użytkownika po zalogowaniu do SaldeoSMART.,
• Skrót – maksymalnie 8 znakowy identyfikator firmy w systemie SaldeoSMART,
• Maksymalny czas – należy tu wpisać czas w sekundach, podczas którego KSP będzie oczekiwać na dane z Saldeo. Zależy on od wielu czynników: ilości importowanych dokumentów, szybkości łącza internetowego i wydajności samego komputera. Należy go dobrać doświadczalnie.

Wprowadzone dane należy zatwierdzić klawiszem End, co umożliwi automatyczną komunikację między SaldeoSMART a programem KSP.

 

1.2. Utworzenie Firm w SaldeoSMART

Aby założyć dla danej firmy konto w SaldeoSMART, należy w menu głównym KSP wybrać System Saldeo → Załóż/Aktualizuj firmę w Saldeo:

 

W ten sposób do SaldeoSMART będą wysłane dane firmy oraz baza jej kontrahentów.

Po zakończeniu operacji pojawi się potwierdzenie założenia firmy oraz hasło użytkownika, którym może się on zalogować do aplikacji SaldeoSMART.

 

Ważne!

Login, który został wskazany podczas konfiguracji może ulec zmianie – po przesłaniu firmy do SaldeoSMART należy ponownie wybrać w menu KSP: System Saldeo → Konfiguracja i sprawdzić, czy nie został zmieniony. Tam też dostępne jest hasło użytkownika do logowania.

 

---

2. Parametry wymiany dokumentów

Dla dokumentów występują dwa rodzaje parametrów (kategorie i rejestry), dostępne w menu głównym SaldeoSMART:

Parametry →

1. Kategoria – przenosi informacje o sposobie księgowania dokumentu do programu księgowego.

Dla kategorii ustala się:

• domyślny opis zdarzenia gospodarczego,
• domyślny rejestr (ustalany w: Dokumenty → Parametry → lista rejestrów),
• typ księgowania – odpowiada kolumnie „Oper” w buforze programu KSP (wartości wybiera się z listy),
• data w KSP – wybierana wg daty wystawienia, sprzedaży, terminu płatności lub dodania do programu,
• data w VAT,
• sposób odliczenia podatku VAT.

Kategorie można zaimportować z pliku Excel (Dokumenty → Parametry → Kategorie – Importuj z Excel), w ten sposób można szybko i łatwo stworzyć komplet kategorii dla wybranej firmy.

2. Rejestr – odpowiednik pola „grupa dokumentów” w programie KSP.

Dla rejestru ustala się:

• nazwę rejestru (maks. 10 znaków),
• rodzaj transakcji – typ rejestru: krajowy (kraj), unijny (unia), poza UE (eksp).

---

3. Jak automatycznie eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART do KSP Logotech-AA?

Automatyczna współpraca pomiędzy KSP a SaldeoSMART umożliwia przenoszenie różnego rodzaju dokumentów (kosztowe, sprzedaży lub towar/materiał) wraz z odpowiadającymi im kategoriami.

Przesyłanie dokumentów odbywa się w dwóch krokach.

3.1. Wysyłanie dokumentów z SaldeoSMART do KSP

W tym celu należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

 

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą wysyłane do KSP dokumenty.

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk Eksportuj (Wyślij) nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk Eksportuj (Wyślij) po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów jeśli eksport miał już miejsce.

 

Podział dokumentu na pozycje:

Jeśli na jednym dokumencie występuje więcej niż jedna kategoria, to można go podzielić na pozycje i każdej z nich przypisać inną kategorię. Podczas importu KSP stworzy tyle końcowych dokumentów, ile było kategorii.

 

Ważne!

Są dwa wyjątki. Dla zakupów towarów handlowych i kosztów ubocznych oraz wydatków związanych z samochodami. Zostaną zaksięgowane raz, ponieważ tak są wprowadzane w programie.

 

3.2. Import dokumentów w KSP Logotech-AA

Po wysłaniu z poziomu SaldeoSMART dokumentów gotowych do zaimportowania w KSP, należy w menu głównym programu wybrać: System Saldeo → Importuj dokumenty

Dokumenty, które wcześniej były zaznaczone i przesłane po stronie SaldeoSMART, znajdą się w programie KSP
w buforze, który jest podzielony na bufor zakupów i bufor sprzedaży.

 

3.3. Bufor z zakupami w programie KSP Logotech-AA

Po zaimportowaniu dokumentów do KSP są one dostępne w buforze (poniżej widok buforu z zakupami).

Po najechaniu na pozycję, nad tabelą pojawi się podsumowanie tej faktury. Poszczególne dane w tabeli można zmienić.

 

Aby przenieść dokumenty z bufora do ewidencji KSP należy:

• skorzystać z funkcji formalnej kontroli dokumentów (dostępna w opcjach: F5 = Opcje), co pozwala sprawdzić, czy wszystkie dane są kompletne. Dokumentów z wadami nie da się dołączyć do ewidencji,
• dokumenty wadliwe po kontroli zostają zaznaczone, klawiszem F10, można dowiedzieć się jaka to wada,
• aby dołączyć dokumenty z bufora do ewidencji w KSP, należy w opcjach (F5) wybrać odpowiednią pozycję. Można importować dokumenty zaznaczone lub wszystkie dostępne w buforze.

Ważne!

Część dokumentów pomimo kompletu informacji trzeba uzupełnić już w samej ewidencji – dotyczy to głównie dokumentów zawierających zakup lub sprzedaż środków trwałych.

Dokumenty, które zostały zaimportowane z SaldeoSMART, mogą zawierać informację o zapłatach w trzech stanach: niezapłacony, zapłacony w całości albo stan zapłaty jest nieokreślony.

Dla stanów nieokreślonych program wpisze domyślny stan zapłaty pobrany z parametrów konfiguracyjnych dla danej firmy. Podobnie postąpi z przypisaniem powiązania zakupów do sprzedaży (parametr ON).

 

3.4. Bufor ze sprzedażą

Bufor sprzedaży jest bardzo podobny do bufora z zakupami.

Bufor sprzedaży różni się od bufora zakupów kolumną Zakupy, w której należy wpisać kwotę zakupów brutto, wykorzystywaną do ustalenia marży (dla faktur vat marża lub vat komis). Jeżeli nie znamy tej kwoty, wpisujemy liczbę -1, ujemna liczba w polu z zakupem będzie dla programu oznaczać, że dokument jest poprawny, tylko na tę chwilę kwota zakupów jest nieznana. Trzeba ją będzie uzupełnić później w ewidencji.

---

4.1. Skróty klawiszowe w dostępne w buforze KSP

Dostępne tylko dla modułu Saldeo System:

• ENTER (Edycja): pozwala wpisać lub wybrać wartość z menu dla bieżącej komórki tabeli,
• F5 (Opcje): dodatkowe operacje wykonywane na tabeli,
• F8 (Edycja): pozwala wpisać lub wybrać wartość z menu dla wszystkich zaznaczonych wierszy,
• F10 (Kontrola): sprawdza, czy bieżący wiersz nadaje się do dołączenia do ewidencji,
• F12 (Pokaż dokument): pozwala zobaczyć graficzną postać wybranego dokumentu pobranego z aplikacji SaldeoSMART. Ta funkcjonalność dotyczy wszystkich tabel w KSP.

Skróty klawiszowe dla programu KSP:

• Zaznaczanie:
• SPACJA: zaznacza i odznacza bieżący wiersz tabeli,
• + : zaznacza wszystkie wiersze tabeli,
• - : odznacza wszystkie wiersze tabeli,
• * : zaznacza wiersze niezaznaczone i odznacza zaznaczone,

• F2 (Filtrowanie): zakłada (lub usuwa) filtr na bieżącą kolumnę tabeli,
• Szukanie:
• F3: wyszukuje wiersz wg wzorca pasującego do bieżącej kolumny,
• F4: jeśli wiersz został odnaleziony szuka następnego spełniającego zadany warunek,
• 0...9: gdy rozpoczynamy pisać wciskając jako pierwszy znak cyfrę, program odszuka nam numer dokumentu zawierający wpisaną frazę,
• a...Z: gdy rozpoczynamy pisać od znaku alfabetu, program zacznie szukać wiersza, w którym kontrahent będzie zawierał wpisaną frazę

• Sortowanie:
• F7: sortuje tabelę wg zawartości bieżącej kolumny,
• Ctrl+F7: przywraca oryginalny porządek wierszy w tabeli,

• DEL (Usuń): usuwa bieżący lub zaznaczone wiersze tabeli.

4.2. Kolumny w buforach wraz z opisem i przyjmowanymi wartościami:

→ K: Numer kolumny w księdze przychodów w której zostanie umieszczony dany dokument. Kolumna ta nie jest edytowalna, bowiem wynika z wartości występujących w pozostałych kolumnach tabeli. Przyjmuje następujące wartości:

• S – Sprzedaż towarów i usług ,
• P – Pozostałe przychody ,
• Z – Zakupy towarów handlowych ,
• U – Koszty uboczne ,
• I – Inne wydatki ,
• -  – Dokument nie jest księgowany w księdze

→ Nr dokumentu: jest odczytany przez system SaldeoSMART bezpośrednio z dokumentu. Pole edytowalne.

→ Kontrahent: Nazwa skrócona kontrahenta z kartoteki kontrahentów w systemie SaldeoSMART. Do ewidencji przekazywana jest nazwa występująca w programie KSP. Kontrahenta nie możemy zmieniać. Jeśli jest inny, lub nie występuje w dokumencie należy go wybrać z kartoteki na portalu SaldeoSMART.

→ Data KSP: data, pod którą dokument zostanie zaksięgowany w księdze przychodów. Jest automatycznie przypisywana do dokumentów wg kryteriów zdefiniowanych w SaldeoSMART. Może nią być ustawiana wg daty wystawienia dokumentu, terminu zapłaty, daty otrzymania dokumentu.

→ Data VAT: data, pod którą dokument zostanie ujęty w ewidencjach VAT. Wpływa na to, w której deklaracji VAT dany dokument zostanie ujęty.

→ Typ: typ dokumentu, może przyjmować następujące wartości:

• FVAT – Faktura VAT,
• FMAR – Faktura Vat marża indywidualna,
• FKOM – Faktura Vat marża komis,
• FZAL – Faktura zaliczkowa,
• RACH – Dokument od „niewatowca”,
• SDET – Paragon – sprzedaż detaliczna (utarg).

→ Oper: rodzaj transakcji (operacji) potwierdzonej dokumentem, przyjmuje następujące wartości:

• STOW – Sprzedaż towarów,
• SUSL – Sprzedaż usług,
• SINW – Sprzedaż majątku trwałego (środków trwałych). Ponieważ sprzedaż środków wymaga podania szeregu dodatkowych informacji, po dołączeniu dokumentu do księgi należy w ewidencji sprzedaży VAT, dodatkowo uzupełnić brakujące dane.
• SPOZ – Pozostałe przychody,
• ZTOW – Zakup towarów handlowych,
• ZUBO – Koszty uboczne zakupu,
• ZUSL – Zakup usług,
• ZTRW – Zakup środka trwałego. Podobnie jak przy sprzedaży środka, należy uzupełnić dane zarówno w ewidencji zakupów VAT jak i w ewidencji środków trwałych,
• ZWYP – Zakup wyposażenia,
• ZPAL – Zakup paliwa,
• ZRAT – Opłacenie raty leasingu dla samochodu,
• ZISM – Inny wydatek samochodowy, będzie zaksięgowany w punkcie Rejestr pojazdów (lub ewidencja przebiegu),
• ZINN – Pozostałe wydatki księgowane w kolumnie I księgi.

→ Kraj: oznaczenie rodzaju transakcji ze względu na jej zasięg terytorialny. Przyjmuje wartości:

• KRAJ – Transakcja krajowa,
• UNIA – Transakcja unijna (WDT,WNT, Import usług itp.),
• EKSP – Transakcja poza terytorium unii (eksport/import).

→ Nr rej: Numer rejestracyjny samochodu. Jeżeli wydatek dotyczy pojazdu znajdującego się w ewidencji przebiegu pojazdu, lub w Rejestrze pojazdów. Należy ręcznie przyporządkować samochód do dokumentu odbywa się to tak jak dla większości kolumn tabeli, przez wybranie pojazdu z menu dla pojedynczego dokumentu lub wybranie go i podstawienie pod zaznaczone rekordy (F8).

 

→ Stan: Stan zapłaty dokumentu. Dostępne są 2 opcje:

• 1 – Zapłacony w całości,
• 0 – Niezapłacony. Dokument taki trafi do ewidencji salda korekt z art.24d lub 89a/b.

→ O-N: dla zakupów wpisujemy tu powiązanie ze sprzedażą. Kolumna przyjmuje następujące wartości wybierane z menu:

• T-N – Zakup związany wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną,
• T-T – Związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną,
• N-T – Związany wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną.

→ Opis zdarzenia: Opis zdarzenia gospodarczego.