🔜 Aktualizacja danych kontrahentów – Centrum pomocy SaldeoSMART

Przygotowujemy w SaldeoSMART zmiany w kartotekach kontrahentów. Adres kontrahenta będzie zapisywany w osobnych polach: ulica, numer budynku i numer lokalu.

⚠️ Większość adresów podzielimy na osobne pola automatycznie. W tych przypadkach nie musisz nic robić.

⚠️Tam, gdzie potrzebna będzie Twoja uwaga, damy Ci znać. Jeśli system nie podzieli adresu kontrahenta automatycznie, poinformujemy Cię o tym e-mailem oraz w SaldeoSMART. W systemie zobaczysz, których kontrahentów to dotyczy, i będziesz mógł poprawić ich dane.

Tam, gdzie automat sobie nie poradzi, na przykład gdy adres jest zapisany niepełnie lub w nietypowej formie, skorzystasz z nowej funkcji zbiorczej aktualizacji danych kontrahentów z GUS. Zaznaczysz wielu kontrahentów naraz i pobierzesz ich aktualny adres albo adres razem z pełną nazwą, bez poprawiania kartotek po kolei.

Aktualne dane kontrahentów przydadzą się na fakturach, w KSeF i przy przelewach.

Zmiany wynikają z tego, że banki w Polsce stopniowo przechodzą na nowy format plików z przelewami (standard ISO 20022). Nowy format wymaga dokładniejszych adresów kontrahentów, dlatego dostosowujemy do niego SaldeoSMART. Poniżej opisujemy, co planujemy zmienić.

Zakres i termin zmian mogą się jeszcze zmienić.

⚠️ Na tym etapie nie musisz nic robić. Zmiany wprowadzimy etapami: najpierw nowy sposób zapisu adresu kontrahenta i zbiorczą aktualizację z GUS, a w kolejnym etapie opcję generowania przelewów w nowym formacie. Zmiana nie wpłynie na integrację z programami księgowymi ani na przesyłanie do nich danych.

👉 Więcej informacji o samym standardzie znajdziesz na naszym blogu: Co zmieni ISO 20022 w sposobie obsługi płatności.

Nowość: zbiorcza aktualizacja kontrahentów z GUS

Na liście kontrahentów pojawi się możliwość zbiorczego pobrania danych z GUS. Poprawisz w ten sposób adresy, których nie uda się podzielić automatycznie. Możesz z niej też skorzystać, żeby uporządkować całą bazę kontrahentów albo tylko wybranych.

Jak to będzie działać:

Zaznaczasz wybranych kontrahentów na liście i wybierasz Pobierz dane z GUS. Nie musisz aktualizować wszystkich.
Wybierasz, co chcesz pobrać:
- tylko adres, gdy chcesz zachować nazwę kontrahenta zapisaną w SaldeoSMART,
- adres i pełną nazwę, gdy chcesz mieć dane zgodne z rejestrem.
Gdy zaznaczysz do 10 kontrahentów, wynik zobaczysz od razu. Przy większej liczbie aktualizacja będzie działać w tle, a wynik pojawi się w powiadomieniach. W tym czasie możesz dalej pracować.

⚠️ Dane z GUS pobierzesz dla polskich kontrahentów. Dane kontrahentów zagranicznych poprawisz ręcznie.

Gdzie przydadzą się aktualne dane kontrahentów

Faktury i KSeF. Dane nabywcy na fakturze, którą wystawiasz w SaldeoSMART, pochodzą z kartoteki kontrahenta. Aktualna nazwa i adres w kartotece to poprawne dane na fakturze, także tej wysyłanej do KSeF, i mniej korekt.
Przelewy. Banki przechodzące na nowy format będą wymagać dokładnego adresu kontrahenta. Gdy kartoteki są uporządkowane, przelewy wygenerujesz bez poprawiania danych w ostatniej chwili.
Codzienna praca. Jedna, aktualna baza kontrahentów oznacza mniej sprawdzania danych w wyszukiwarkach i mniej pytań o poprawny adres.

Adres kontrahenta w osobnych polach

Nowy format przelewów wymaga, aby adres był zapisany w częściach, a nie w jednym polu. Dlatego w kartotece kontrahenta adres będzie zapisywany w osobnych polach: ulica, numer budynku i numer lokalu. Przy rachunku kontrahenta pojawi się też pole BIC/SWIFT, potrzebne m.in. do przelewów zagranicznych.

Adresy kontrahentów, które już masz w systemie, podzielimy na te pola automatycznie. W większości przypadków nie będziesz musiał nic robić.

⚠️ Adresy zapisane niepełnie lub w nietypowej formie mogą wymagać Twojej poprawy. Najszybciej zrobisz to zbiorczo, pobierając dane z GUS.

Gdzie zobaczysz kontrahentów do poprawy

Lista kontrahentów. Kontrahenci, których adresu nie udało się podzielić automatycznie, będą oznaczeni znakiem ostrzegawczym (trójkątem). Wyświetlisz ich filtrem Nieprawidłowe dane, a potem zaznaczysz i zaktualizujesz z GUS albo poprawisz ręcznie.
Generowanie przelewów. Przelew do kontrahenta bez poprawnie rozdzielonego adresu nie trafi do pliku, a powód zobaczysz w kolumnie Uwagi. Pozostałe przelewy wygenerują się normalnie. W podsumowaniu na górze ekranu zobaczysz liczbę kontrahentów z nieprawidłowym adresem. Po kliknięciu tej liczby przejdziesz do listy kontrahentów przefiltrowanej do tych, którzy wymagają poprawy.

Nowa opcja generowania przelewów

W menu Generuj przelewy pojawi się nowa opcja ISO 20022. W jednym miejscu wygenerujesz w niej przelewy złotówkowe i walutowe, w tym przelewy z podzieloną płatnością. Przed wygenerowaniem pliku system sprawdzi przelewy pod kątem wymagań banku i wskaże te, które wymagają poprawy.

Dotychczasowe opcje generowania przelewów pozostaną bez zmian, dopóki banki nie przejdą na nowy format. Nic nie zniknie z dnia na dzień.

Na początku nowa opcja będzie dostępna dla rachunków w mBanku i ING. Kolejne banki będziemy dodawać stopniowo. Dzięki nowemu formatowi przelewy walutowe będzie można stopniowo generować dla większej liczby banków niż dziś.

Import kontrahentów

Jeśli importujesz kontrahentów z programu księgowego (na przykład z Enovy) lub z pliku w formacie obsługiwanym przez Twój program, nic się nie zmienia.
Jeśli korzystasz z importu kontrahentów z pliku Excel dla integracji, która tego wymaga, plik będzie musiał być zgodny z nowym wzorem.

⚠️ Plik w starym wzorze zostanie odrzucony i trzeba go będzie przenieść do nowego wzoru, który będzie do pobrania w SaldeoSMART.

Co możesz zrobić już teraz

Prosimy administratorów oraz użytkowników z uprawnieniem do edycji kontrahentów, aby przy pracy z kartoteką sprawdzali poprawność danych kontrahentów, w szczególności adresów. Od tego zależy, jak dokładnie system automatycznie rozdzieli adresy na poszczególne pola.

Gdy zbiorcza aktualizacja z GUS pojawi się w Twoim SaldeoSMART, warto od niej zacząć porządki w kontrahentach. Przyda się niezależnie od tego, czy generujesz przelewy w SaldeoSMART.

Terminy

Nowe funkcje będziemy włączać stopniowo, więc mogą pojawić się u Ciebie w innym terminie niż u innych użytkowników. O terminach aktualizacji będziemy informowali w osobnych komunikatach.