Podsumowanie bieżące i księgowe - instrukcja dla klienta biura – Centrum pomocy SaldeoSMART

W SaldeoSMART Klient biura rachunkowego ma dwa podsumowania: bieżące i księgowe. Podsumowanie bieżące liczy system na podstawie faktur i dokumentów kosztowych, które są w aplikacji. Podsumowanie księgowe wprowadza biuro rachunkowe po zakończeniu rozliczenia miesiąca. W podsumowaniu księgowym zobaczysz wynik firmy oraz podatki, ZUS i usługę księgową do zapłaty.

Dostęp do podsumowań

To, do czego masz dostęp w SaldeoSMART, zależy od modelu współpracy z Twoim biurem rachunkowym. Jeżeli w menu brakuje pozycji Podsumowanie albo któregoś modułu, skontaktuj się z biurem i ustal, jakie funkcje mają być dla Ciebie dostępne.

Moduły przypisane do Twojego użytkownika sprawdzisz w Konfiguracja → Konto,→ Użytkownik w części Dostępne moduły.

Jeżeli jesteś użytkownikiem-administratorem konta firmy, możesz dodawać użytkowników i wybierać moduły, do których mają dostęp. Robisz to w Użytkownicy → +Dodaj.

Gdzie znaleźć podsumowania

Po lewej stronie aplikacji, w menu, kliknij Podsumowanie. Do wyboru masz dwie pozycje:

Bieżące – wstępne zestawienie zysków i strat oraz różnicy VAT dla wybranego roku,
Księgowe – zestawienie rozliczeń księgowych za kolejne miesiące roku, wpisywane przez biuro rachunkowe.

W obu widokach domyślnie widzisz rok bieżący. Starsze lata wybierzesz z listy nad tabelą. Po wybraniu roku kliknij Pokaż.

Podsumowanie bieżące

Podsumowanie bieżące ma charakter poglądowy. To arytmetyczna suma faktur i dokumentów kosztowych, które wprowadzono do aplikacji. Nie jest rozliczeniem przygotowanym przez biuro.

Wejdź w Podsumowanie → Bieżące. Tabela pokazuje:

kwotę netto i VAT ze wszystkich faktur sprzedażowych wystawionych w aplikacji,
kwotę netto i VAT z faktur kosztowych dodanych do aplikacji,
zysk lub stratę – różnicę kwot netto z faktur sprzedażowych i kosztowych, osobno dla każdego miesiąca i narastająco od początku roku,
różnicę kwot VAT z faktur sprzedażowych i kosztowych, osobno dla każdego miesiąca i narastająco od początku pracy z aplikacją.

⚠️ Jeżeli różnica VAT ma znak minus, oznacza to kwotę do zwrotu z Urzędu Skarbowego.

Kiedy i gdzie dostajesz rozliczenie

Podsumowanie księgowe wprowadza biuro po zakończeniu rozliczania kolejnego miesiąca. Gdy biuro zapisze rozliczenie z opcją wysyłki, system automatycznie wysyła wiadomość e-mail do:

Użytkowników Twojej firmy, którzy mają włączony moduł „Rozliczenia księgowe”. Moduł włącza się w profilu użytkownika. Jeżeli użytkownik go nie ma, trzeba skontaktować się z administratorem SaldeoSMART. Firma musi być aktywna, czyli nie może być zablokowana na koncie biura rachunkowego.
Adresów dodatkowych. Wiadomość trafia na adres główny firmy oraz na adresy wpisane w sekcji „Dodatkowe konta e-mail”.

Rozliczenie jest widoczne na Twoim koncie w Podsumowanie → Księgowe także wtedy, gdy nie korzystasz z wiadomości e-mail.

Podsumowanie księgowe: lista i szczegóły miesiąca

Lista miesięcy

Wejdź w Podsumowanie → Księgowe. Zobaczysz tabelę z rozliczeniami za kolejne miesiące wybranego roku. W tabeli jest też kolumna Waluta.

Jeżeli biuro nie wprowadziło danych za dany miesiąc, podsumowanie jest puste i w tabelach pojawiają się tylko komunikaty informacyjne. Dane pojawią się po uzupełnieniu rozliczenia przez biuro.

Szczegóły wybranego miesiąca

Aby zobaczyć szczegóły rozliczenia, kliknij ikonę lupy (Pokaż szczegóły) w kolumnie Akcje. Rozliczenie zawiera:

przychód, koszty i dochód lub stratę firmy w wybranym miesiącu,
różnicę podatku VAT do zapłaty (lub nadwyżkę),
podatki z rodzajem, terminem płatności i uwagami biura,
składki ZUS do zapłaty,
kwoty dotyczące rozliczenia z księgowością (usługa księgowa).

Jak wygląda widok szczegółów

Wynik firmy jest po lewej stronie. Kolor zielony oznacza wynik dodatni, a czerwony – ujemny.
Informacje dodatkowe są po prawej stronie. W podglądzie widzisz tam komentarz od księgowego.
Załączniki są domyślnie zwinięte. Po rozwinięciu pobierzesz je pojedynczo. Przy usługach księgowych nie ma załączników, przy każdym podatku jest osobny załącznik, a w sekcji ZUS załączniki dotyczą całej tabeli.
Trzy tabele szczegółowe to usługi księgowe, podatki i ZUS.
Dłuższe opisy zobaczysz po najechaniu na ikonę w kolumnie tabeli.
Jeżeli księgowy zmieni wartości po stronie biura, zmiana jest oznaczona kolorem, ikoną i informacją.
Po przekroczeniu terminu płatności w kolumnach Do zapłaty i Odsetki pojawia się podpowiedź z komunikatem.

⚠️ Numer rachunku składkowego ZUS pokazuje się w rozliczeniu tylko wtedy, gdy biuro wybrało go ręcznie przy wprowadzaniu rozliczenia. Jeżeli nie widzisz numeru rachunku, mimo że dane firmy są uzupełnione, poproś biuro o wybranie rachunku w rozliczeniu.

Wykresy

Pod tabelą z podsumowaniem księgowym są trzy wykresy:

Przychód, koszty i dochód w kolejnych miesiącach – wykres słupkowy,
Przychód, koszty i dochód narastająco – wykres liniowy,
Struktura przychodów – wykres kołowy, który pokazuje, jaką część przychodów zajmują koszty, ZUS, podatki i dochód.

👉 Podsumowanie księgowe na koncie klienta – wykresy

Oznaczanie zapłaty i przypomnienia

Oznaczanie zapłaty

W szczegółach rozliczenia, w kolumnie Zapłata, oznaczasz, czy dana pozycja została opłacona. System prosi o potwierdzenie zmiany. W każdej chwili możesz przywrócić poprzednie oznaczenie.

Niezapłacone podatki i ZUS na stronie głównej

Jeżeli w rozliczeniu są niezapłacone podatki lub ZUS, na stronie Główna pojawia się komunikat. Po kliknięciu przejdziesz na listę niezapłaconych podatków i ZUS. Oznaczenie zapłaty zapisane na tej liście jest widoczne także w podsumowaniu księgowym.

Na liście niezapłaconych w kolumnie Okres rozliczenia jest link do podsumowania księgowego danego okresu.

👉 Oznaczenie płatności podatków i ZUS bezpośrednio ze strony głównej

Przypomnienia o terminach płatności

System przypomina o terminie zapłaty podatków i składek ZUS, które biuro wprowadziło w rozliczeniu. Przypomnienia przychodzą na Twój adres e-mail dzień przed terminem i w dniu, w którym mija termin zapłaty.

Aby wyłączyć przypomnienia, wejdź w Konfiguracja → Konto → Powiadomienia, znajdź formularz z przypomnieniami o terminach do zapłaty i kliknij Dezaktywuj. Przypomnienia możesz włączyć ponownie.

Jeżeli termin płatności wydaje Ci się nieprawidłowy, skontaktuj się z biurem. To biuro ustawia termin w rozliczeniu, a przy kwotach ZUS pobranych z poprzedniego miesiąca dzień płatności może zostać przesunięty z powodu dni wolnych.

Powiadomienia, język i załączniki

Powiadomienia

Wiadomość z rozliczeniem, przypomnienia o terminach i powiadomienia w koncie to trzy osobne mechanizmy:

wiadomość z rozliczeniem wysyła biuro. Przełącznik Notyfikacje e-mail → Podatki w edycji użytkownika i powiadomienie push „Rozliczenie księgowe” w ustawieniach konta jej nie wyłączają,
przypomnienia o terminach płatności wyłączysz osobno w Konfiguracja → Konto, jak opisano wyżej,
powiadomienia e-mail i push ustawiasz w Konfiguracja → Konto, w ustawieniach zalogowanego użytkownika.

Dlatego po wyłączeniu notyfikacji nadal dostaniesz wiadomość z rozliczeniem.

Język wiadomości

Język wiadomości z rozliczeniem zależy od ustawień językowych Twojego konta w SaldeoSMART, a nie od ustawień biura. Jeżeli masz polską wersję językową, dostaniesz wiadomość po polsku, a jeżeli angielską – po angielsku. Biuro nie może zmienić języka w momencie wysyłki.

Język aplikacji zmienisz w Konfiguracja → Konto, w ustawieniach użytkownika.

Załączniki

Do wiadomości e-mail z rozliczeniem nie można dołączyć załączników. Jeżeli biuro dodało załączniki do rozliczenia, nie są one wysyłane mailem. Pobierzesz je w szczegółach rozliczenia na swoim koncie w SaldeoSMART.

Co zrobić, gdy rozliczenie nie dotarło lub nie ma go w aplikacji

Sprawdź kolejno:

Czy w Konfiguracja → Konto → Dostęp do modułów widzisz potrzebne moduły, w tym Rozliczenia księgowe. Jeżeli nie, skontaktuj się z biurem lub administratorem konta firmy.
Czy Twoja firma jest aktywna, czyli nie została zablokowana na koncie biura rachunkowego.
Czy rozliczenie jest widoczne w Podsumowanie → Księgowe. Jeżeli tak, wiadomość e-mail mogła trafić do innego folderu lub na inny adres firmy.
Czy biuro wprowadziło dane za ten miesiąc. Jeżeli nie, podsumowanie jest puste.

⚠️ Biuro może zobaczyć komunikat o powodzeniu zapisu, mimo że wiadomość do Ciebie nie została wysłana. Dzieje się tak, gdy zapisało rozliczenie bez żadnych danych albo użyło przycisku Zapisz i wyślij zmiany bez wprowadzenia zmian. Jeżeli rozliczenia nie ma na koncie lub wiadomość nie przyszła, poproś biuro o sprawdzenie rozliczenia i ponowną wysyłkę.

Dane kontaktowe biura znajdziesz na stronie Główna, w sekcji Księgowość.

Częste pytania

1. Czym różni się podsumowanie bieżące od księgowego?

Podsumowanie bieżące system liczy automatycznie z faktur sprzedażowych i dokumentów kosztowych w aplikacji i ma charakter poglądowy. Podsumowanie księgowe wprowadza biuro rachunkowe po zakończeniu rozliczania miesiąca.

2. Dlaczego podsumowanie księgowe jest puste?

Biuro nie wprowadziło jeszcze danych za ten miesiąc. W tabelach widać wtedy tylko komunikaty informacyjne. Dane pojawią się po uzupełnieniu rozliczenia przez biuro.

3. Co oznacza minus przy różnicy VAT w podsumowaniu bieżącym?

Kwota ze znakiem minus podlega zwrotowi z Urzędu Skarbowego.

4. Nie widzę pozycji „Podsumowanie” w menu. Co zrobić?

Dostęp do modułów zależy od modelu współpracy z biurem. Sprawdź swoje moduły w Konfiguracja → Konto → Dostęp do modułów i skontaktuj się z biurem, aby ustalić, do czego masz mieć dostęp.

5. Nie dostałem wiadomości z rozliczeniem. Co sprawdzić?

Sprawdź, czy masz włączony moduł „Rozliczenia księgowe” w profilu użytkownika, czy firma jest aktywna na koncie biura i czy rozliczenie jest widoczne w Podsumowanie → Księgowe. Jeżeli rozliczenia nie ma na koncie, poproś biuro o sprawdzenie i ponowną wysyłkę.

6. Wyłączyłem notyfikacje, a mimo to dostałem rozliczenie. Dlaczego?

Przełączniki powiadomień w koncie (Notyfikacje e-mail → Podatki oraz push „Rozliczenie księgowe”) nie sterują wiadomością z rozliczeniem wysyłaną przez biuro. Wiadomość trafia do użytkowników z włączonym modułem „Rozliczenia księgowe” i na adresy dodatkowe firmy.

7. Dlaczego nie widzę numeru rachunku składkowego ZUS?

Prawdopodobnie biuro nie wybrało rachunku przy wprowadzaniu rozliczenia. Poproś biuro o wybranie numeru rachunku ZUS w rozliczeniu.

8. Jak oznaczyć podatek lub ZUS jako zapłacony?

W szczegółach rozliczenia, w kolumnie Zapłata, zmień oznaczenie pozycji i potwierdź zmianę w komunikacie. Możesz też oznaczyć zapłatę na liście niezapłaconych podatków i ZUS, do której prowadzi komunikat na stronie głównej.

9. Jak wyłączyć przypomnienia o terminach płatności?

Wejdź w Konfiguracja → Konto, znajdź formularz z przypomnieniami o terminach do zapłaty i kliknij Wyłącz. Przypomnienia możesz włączyć ponownie.

10. Czy mogę zmienić język wiadomości z rozliczeniem?

Język wiadomości zależy od ustawień językowych Twojego konta w SaldeoSMART. Jeżeli masz angielską wersję aplikacji, wiadomość przyjdzie po angielsku. Biuro nie może tego zmienić przy wysyłce.

11. Dlaczego w wiadomości e-mail nie ma załączników?

Załączniki dodane do rozliczenia nie są wysyłane mailem. Pobierzesz je w szczegółach rozliczenia na swoim koncie w SaldeoSMART.

12. Czy mogę sam poprawić kwoty w rozliczeniu?

Nie. Edycja rozliczenia jest dostępna tylko po stronie biura rachunkowego. Jeżeli coś wymaga poprawy, skontaktuj się z biurem.