Moduł rozliczenia - instrukcja dla biura rachunkowego

Moduł Rozliczenia służy do wprowadzania dla klienta biura wyniku finansowego firmy oraz kwot podatków, ZUS i usługi księgowej do zapłaty. Klient otrzymuje wiadomość e-mail i widzi rozliczenie na swoim koncie w SaldeoSMART. System przypomina klientowi o terminach płatności podatków i ZUS.

Gdzie znaleźć rozliczenia

Rozliczenia firm znajdziesz w menu Rozliczenie → Według firm. Po wybraniu firmy zobaczysz tabelę Podsumowanie księgowe z miesiącami. W kolumnie Akcje ikona ołówka otwiera edycję rozliczenia księgowego (wyniku finansowego) za wybrany miesiąc. Ten widok edycji jest dostępny tylko po stronie biura rachunkowego.

Widok zbiorczy

Widok zbiorczy pokazuje firmy biura w jednej tabeli. Kolejność kolumn: najpierw Rozliczenie kadrowe, potem Rozliczenie księgowe, a na końcu dostarczone dokumenty. 

• Filtry: wybór miesiąca i roku oraz filtr po nazwie firmy. Przy ponad 100 firmach lista filtra wyświetla komunikat o liczbie wyników. Firmy zablokowane są oznaczone kłódką i wyświetlane na końcu listy, w kolejności alfabetycznej. 

• Pobierz zestawienie: eksport tabeli do Excela.
• Dzwoneczek: wysłanie klientowi przypomnienia o dokumentach.
• Oznaczanie kompletu dokumentów.

Dodawanie i edycja rozliczenia – opis pól

Widok edycji wypełnia cały ekran. Na górze są informacje o firmie i edytowanym okresie, a pod nimi sekcje opisane poniżej. Kwoty można wpisywać jako wartości za bieżący miesiąc albo narastająco, z uwzględnieniem wyników z poprzednich miesięcy.

Przychód, koszty, dochód / strata

Pola Przychód z działalności i Koszty działalności wypełniasz ręcznie. Pole Dochód / strata system wylicza z przychodu i kosztów. Wyliczoną wartość można też zmienić ręcznie.

Dane VAT

Sekcja zawiera pola Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do zwrotu oraz W tym do przeniesienia. Przykład: przy nadwyżce 5000 zł i kwocie do przeniesienia 1000 zł lista rozliczeń pokaże do zwrotu 4000 zł i do przeniesienia 1000 zł.

Kwota „W tym do przeniesienia” nie może być większa od kwoty nadwyżki ani mniejsza od zera. Nie można jej też wpisać, jeżeli pole nadwyżki jest puste. W takich przypadkach system wyświetla błąd przy polu kwoty do przeniesienia.

Podatki

Podatek wybierasz z listy w polu Wybierz podatek. Jeżeli potrzebnego rodzaju nie ma na liście, kliknij +Dodaj obok pola, uzupełnij nazwę i zapisz przyciskiem Dodaj. Nowy podatek pojawi się na liście do wyboru. Jeżeli podatek o takiej nazwie już istnieje, system o tym poinformuje.

• W jednym rozliczeniu można dodać maksymalnie 10 podatków.
• Termin płatności jest ustawiany automatycznie w zależności od wybranego typu podatku.
• Typ „Podatek zryczałtowany” jest przeznaczony tylko dla analizatora i nie pojawia się w ręcznej edycji rozliczenia.

Kwoty ZUS

Po wybraniu typu ubezpieczenia system zmienia listę dostępnych rachunków bankowych: rachunek główny firmy albo rachunek wspólnika.

Do przepisania składek z poprzedniego miesiąca służy opcja Pobierz kwoty i dzień płatności z poprzedniego rozliczenia. Dzień płatności ustala się wtedy według zasad:

• skopiowany termin z zakresu 15–19 zmienia się na 15, z przesunięciem wynikającym z dni wolnych,
• skopiowany termin z zakresu 20–24 zmienia się na 20, z przesunięciem wynikającym z dni wolnych,
• w pozostałych przypadkach system bierze ten sam dzień i przesuwa go o miesiąc.

Jeżeli w poprzednim miesiącu rachunek ZUS został w międzyczasie zmieniony albo usunięty, albo usunięto wspólnika, przy kolumnie rachunku pojawia się błąd „Dane ZUS zostały zmienione lub wspólnik został usunięty”. Wybierz wtedy aktualny rachunek.

Usługa księgowa

Sekcja zawiera kwotę usługi księgowej do zapłaty oraz pole komentarza.

Informacje dodatkowe

Sekcja umożliwiająca pozostawienia komentarzu dla klienta.

Zapisywanie i wysyłka

Na dole widoku edycji są przyciski zapisu z wysyłką wiadomości do klienta:

• Zapisz  i wyślij wszystko – zapisuje rozliczenie i wysyła je w całości,
• Zapisz  i wyślij zmiany – zapisuje rozliczenie i wysyła wiadomość o wprowadzonych zmianach.

Po zatwierdzeniu system wyświetla alert i wraca do widoku rozliczenia księgowego. Jeżeli wychodzisz z edycji z niezapisanymi zmianami, system pokazuje ostrzeżenie. Jeżeli zmianę wprowadzisz i cofniesz do wartości początkowej, ostrzeżenie się nie pojawia.

Rozliczenia importowane z pliku (e-mailem lub przez moduł dokumentów) pokazują przy ZUS i podatkach ikonę informacji z podpowiedzią. Numer rachunku, także rachunek wspólnika, wyświetla się poprawnie, a wiadomość do klienta ma ten sam format co przy rozliczeniu wprowadzonym ręcznie.

Komunikat o powodzeniu, ale e-mail nie przyszedł

Jeżeli zapiszesz rozliczenie, w którym nie wprowadzono żadnych danych, albo użyjesz przycisku Dodaj i wyślij zmiany bez wprowadzenia zmian, system wyświetla komunikat o powodzeniu, ale wiadomość do klienta nie jest wysyłana.

Kto dostaje rozliczenie

Po zapisaniu rozliczenia z opcją wysyłki system automatycznie wysyła wiadomość do:

1. Użytkowników firmy klienta, którzy mają włączony moduł „Rozliczenia księgowe”. Moduł włącza się w profilu użytkownika. Jeżeli użytkownik go nie ma, trzeba skontaktować się z administratorem SaldeoSMART. Firma musi być aktywna, czyli nie może być zablokowana na koncie biura rachunkowego.
2. Adresów dodatkowych. Wiadomość trafia na adres główny firmy oraz na adresy wpisane w sekcji „Dodatkowe konta e-mail”. Sekcja jest na dole strony: Firmy → Detale firmy. 

Notyfikacje a rozliczenia

Przełącznik Notyfikacje e-mail → Podatki w edycji użytkownika odpowiada za powiadomienia zbiorcze i zdarzenia. Nie wyłącza on wiadomości z rozliczeniem wysyłanej bezpośrednio przez biuro. To samo dotyczy powiadomienia push „Rozliczenie księgowe” w ustawieniach konta. Są to dwa niezależne mechanizmy, dlatego klient z wyłączoną notyfikacją nadal dostanie wiadomość z rozliczeniem.

Język wiadomości

Przy wysyłaniu rozliczenia nie można wybrać języka wiadomości. Język zależy od ustawień językowych konta klienta biura, a nie od ustawień biura. Klient z polską wersją językową dostaje wiadomość po polsku, a klient z angielską wersją – po angielsku.

Analizatory deklaracji

Analizator odczytuje deklaracje PIT, CIT, VAT i ZUS przygotowane w programie Płatnik lub w programie księgowym i dodaje z nich rozliczenia, bez ręcznego wpisywania danych. Miesiąc nie musi być podawany, bo system odczytuje okres z pliku. Do rozliczeń VAT służy analizator pliku JPK_V7 w wariantach M i K, który działa tylko dla plików XML, nie PDF.

Rozliczenia można dodać na trzy sposoby:

1. E-mailem na adres dedykowany dla dokumentów klienta. W tytule wiadomości musi być PIN Biura.
2. Z dysku. Opcja automatycznego odczytu nie może być włączona, typ pliku musi być ustawiony na INNY, a pliki JPK muszą być w formacie XML.
3. Zbiorczo. W Konfiguracja → Konto jest funkcja wysyłki wielu deklaracji dla różnych firm w jednej wiadomości. W polu Odbiorca wpisz indywidualny adres e-mail biura, w polu Temat – PIN w nawiasach, a deklaracje dołącz jako załączniki.

Każdy typ podatku obsługuje osobny analizator. Analizatory nie zużywają kredytów. W pakietach dla biur Asystent, Specjalista i Ekspert podstawowe analizatory ZUS DRA, KEDU i JPK są wliczone w cenę pakietu.

Ograniczenia

• Do wiadomości e-mail z rozliczeniem nie można dołączyć załączników. Załączniki dodane do rozliczenia nie są wysyłane mailem, ale są widoczne przy rozliczeniu księgowym klienta w SaldeoSMART, po stronie biura i po stronie firmy.
• Języka wiadomości z rozliczeniem nie można zmienić w momencie wysyłki.
• W jednym rozliczeniu można dodać maksymalnie 10 podatków.
• Analizator nie zadziała, gdy załącznik nie zostanie rozpoznany jako deklaracja, gdy NIP z deklaracji nie należy do żadnej firmy w systemie albo gdy ten sam NIP występuje w danych kilku firm.
• Dodawanie rozliczenia przez analizator nie działa przez BUFOR.

Częste pytania

1. Czy mogę dodać inny rodzaj podatku do rozliczenia?

Tak. Obok pola „Wybierz podatek” kliknij +Dodaj, uzupełnij podatek i zapisz go przyciskiem Dodaj. Dopiero wtedy pojawi się na liście do wyboru.

2. Dlaczego numer rachunku składkowego ZUS nie pokazuje się klientowi, skoro jest uzupełniony w danych firmy?

Prawdopodobnie rachunek nie został wybrany przy wprowadzaniu rozliczenia. Wybierz go ręcznie z listy w kolumnie „Numer rachunku ZUS”.

3. Klient wyłączył notyfikacje, a mimo to dostał rozliczenie. Dlaczego?

Przełączniki powiadomień w koncie użytkownika (Notyfikacje e-mail → Podatki oraz push „Rozliczenie księgowe”) nie sterują wiadomością z rozliczeniem wysyłaną przez biuro. Wiadomość trafia do użytkowników z włączonym modułem „Rozliczenia księgowe” i na adresy dodatkowe firmy.

4. Czy mogę wysłać rozliczenie w języku angielskim?

Język wiadomości zależy od ustawień językowych konta klienta biura. Klient z angielską wersją aplikacji dostaje rozliczenie po angielsku. Nie można tego zmienić przy wysyłce.

5. Czy do wiadomości z rozliczeniem można dodać załączniki?

Nie. Załączniki dodane do rozliczenia w SaldeoSMART nie są wysyłane mailem, ale klient zobaczy je przy rozliczeniu na swoim koncie.

6. Dlaczego analizator nie dodał rozliczenia z pliku?

Najczęstsze przyczyny: plik nie został rozpoznany jako deklaracja, NIP z deklaracji nie należy do żadnej firmy w systemie, ten sam NIP występuje w kilku firmach, plik JPK jest w formacie PDF zamiast XML albo przy dodawaniu z dysku włączony jest automatyczny odczyt lub typ pliku jest inny niż INNY.