🆕 Odczytywanie i uzupełnianie numeru KSeF ze skanu/PDF dokumentów

💡W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania

Czy numer KSeF odczytywany jest z dokumentów dodawanych do SaldeoSMART?

Dlaczego system nie przyjmuje wpisanego numeru KSeF?

Co zrobić gdy numer KSeF jest już przypisany do innego dokumentu? 

Kiedy pole numeru KSeF jest zablokowane do edycji? 

Jakie uprawnienia w obiegu są potrzebne, aby edytować numer KSeF?

⚙️ Jak to działa?

Główną przyczyną wdrożenia tej zmiany jest potrzeba wyjścia naprzeciw klientom, którzy preferują ręczne dodawanie skanu faktur do systemu zamiast automatycznej integracji. 

W odpowiedzi na potrzeby użytkowników, SaldeoSMART umożliwia odczytywanie i uzupełnienie numeru KSeF z dokumentu w dedykowanym polu Numer w KSeF. 

Dla faktur, które trafiają do systemu jako skan, dostępne jest dedykowane, edytowalne pole na numer KSeF w którym umieszczany jest numer KSeF pochodzący z odczytu z faktury oraz jest możliwość ręcznego uzupełnienia numeru KSeF. 

Pole Numer w KSeF dostępne jest z poziomu edycji dokumentu w sekcji Nagłówek.

Ważne: Faktury pobrane bezpośrednio z KSeF poprzez integrację (w formie XML) zachowują się tak jak dotychczas – dla nich pole numeru KSeF jest zablokowane do edycji.

OCR vs AI

• Faktury z odczytanym numerem KSeF lub uzupełnionym ręcznie wpisanym numerem KSeF zachowują się jak dokumenty OCR, co pozwala na ich odczytywanie tą metodą (Odczytaj)

• Faktury pobrane bezpośrednio z KSeF są natomiast uzupełniane przy pomocy AI (Uzupełnij z AI)

• Przyciski funkcyjne, takie jak "Pobierz KSeF XML” czy „Pobierz dokument”, są dostosowywane do tego, czy dokument pochodzi z OCR, czy z importu KSeF.

🔍 Walidacja numeru KSeF

System pilnuje, aby numer KSeF był zgodny ze schematem numeru KSeF. 

Weryfikowane są:

• numer NIP na początku numeru,
• poprawna i realna data (np. system nie przyjmuje daty z miesiącem 15 czy dniem 65),
• właściwa liczba cyfr oraz cyfry kontrolne na końcu.

Jeśli numer nie spełnia tych wymagań, zobaczysz komunikat o niepoprawnym formacie i zapisanie dokumentu z błędnym numerem nie jest możliwe. Pole może jednak pozostać puste – wpisanie numeru KSeF nie jest obowiązkowe.

🆔 Unikalność numeru KSeF

Każdy numer KSeF może wystąpić w bazie firmy tylko raz. Jeśli numer, który próbujesz wpisać (lub który system odczytał automatycznie), już istnieje w Twojej bazie dokumentów, otrzymujesz stosowny komunikat o duplikacie wraz z linkiem do istniejącego dokumentu. 

⚠️Jeżeli na liście dokumentów będzie dostępna faktura z uzupełnionym numerem KSeF, to zarówno podczas pobierania automatycznego, jak i ręcznego, faktura o tym samym numerze KSeF nie zostanie ponownie pobrana z KSeF. 

📅 Data nadania numeru KSeF – uzupełniana automatycznie

Numer KSeF zawiera zakodowaną datę jego nadania. Gdy w polu Numer KSeF zostanie odczytany i uzupełniony poprawny i unikalny numer KSeF, system automatycznie uzupełni datę w polu „Nadano dnia" – nie musisz jej wpisywać ręcznie (pole nie podlega edycji).

🌿 Miniobieg – aktywacja po wpisaniu numeru KSeF

Pole dotyczące statusu faktury - zatwierdzenie lub odrzucenie staje się aktywne dopiero w momencie, gdy dokument zawiera uzupełniony, poprawny numer KSeF. Jeśli pole jest puste, opcja zmiany statusu nie jest widoczna. 

🔑 Uprawnienia do pola z numerem KSeF

Dostęp do pola z numerem KSeF jest powiązany z uprawnieniami do pola Numer faktury w obiegu dokumentów:

• jeśli Twoja grupa użytkowników ma pole numer faktury ustawione jako wymagane lub opcjonalne, pole numeru KSeF jest dla Ciebie opcjonalne (możesz je wypełnić lub zostawić puste),
• jeśli masz dostęp do pola numer faktury wyłącznie do podglądu, pole numeru KSeF również jest dostępne tylko do podglądu.

💰 Rozliczenia kredytów 

Wprowadzenie numeru KSeF do dokumentu nie zmienia standardowej polityki rozliczeń kredytów. Dokumenty dodane do SaldeoSMART, które zostały odczytane – koszt przetworzenia wynosi 1 kredyt za każdą stronę. 

📥 Faktury pobrane z KSeF – bez zmian

Jeśli faktura została pobrana bezpośrednio z KSeF, numer KSeF jest nadawany przez system i pozostaje zablokowany do edycji – dokładnie tak jak do tej pory. Opisane powyżej zmiany dotyczą wyłącznie faktur wczytywanych przez OCR.