Powiadomienia w module kadry

Dla kogo jest moduł Kadry

Zanim przejdziesz do tego, kiedy i jak działają powiadomienia, warto najpierw zrozumieć, dla kogo jest moduł Kadry i co oznacza dostęp do niego. To jest punkt wyjścia - powiadomienia są konsekwencją tego, kto ma dostęp do Kadr, a nie odwrotnie.

Moduł Kadry jest przeznaczony dla osób, które faktycznie zarządzają sprawami kadrowymi w firmie - kadrowych, kierowników, szefów. Dostęp do tego modułu oznacza wgląd w dane wszystkich pracowników w firmie: listę pracowników, ich dokumenty kadrowe, PESEL, adres, imiona rodziców, formę zatrudnienia.

To jest zamierzone działanie modułu, nie efekt dodatkowy. Osoba, która ma zarządzać kadrami, musi widzieć całość, żeby móc nad nią panować - dlatego dostęp do Kadry nie da się ograniczyć do "tylko fragmentu danych" albo "tylko wybranych funkcji".

Jest jeszcze osobne, znacznie węższe uprawnienie: podgląd własnej teczki pracowniczej. To widok wyłącznie dla samego pracownika, ograniczony do jego własnych dokumentów - ma charakter archiwalny. Pracownik może sprawdzić, co jest w jego teczce, ale to uprawnienie nie daje żadnych narzędzi do zarządzania danymi innych osób.

Powiadomienia jako narzędzie w module Kadry

Ponieważ osoba z dostępem do Kadr ma za zadanie panować nad danymi wszystkich pracowników, moduł daje jej do tego konkretne narzędzie: automatyczne powiadomienia e-mail o zbliżających się terminach związanych z pracownikiem:

• datą badań lekarskich,
• datą szkolenia BHP,
• datą zakończenia umowy.

⚠️Powiadomienie dostaje więc każda osoba z dostępem do Kadr, bo to jest jej codzienna praca - nie jest to funkcja, którą włącza się niezależnie od reszty modułu. Podgląd własnej teczki pracowniczej nie ma tej funkcji - pracownik nie dostanie przypomnienia o swoich terminach na podstawie tego uprawnienia.

Kiedy przychodzi powiadomienie

Dla każdego z trzech terminów (badania, BHP, umowa) powiadomienie jest wysyłane dwa razy:

• 7 dni przed upływem terminu,
• 1 dzień przed upływem terminu.

Warunki, jakie muszą być spełnione

• użytkownik musi być aktywny,
• w SaldeoSMART muszą być włączone powiadomienia (notyfikacje e-mail):

- na edycji użytkownika:

- w konfiguracji konta firmy (po stronie konta firmy/klienta biura):

Jak nadać dostęp

1. Przejdź do Konfiguracja → Użytkownicy.
2. Wybierz użytkownika, który ma zarządzać kadrami i otrzymywać powiadomienia.
3. W uprawnieniach zaznacz Kadry.
4. Zapisz zmiany.

Od tego momentu wskazana osoba widzi dane wszystkich pracowników w module Kadry i automatycznie zaczyna dostawać e-maile o zbliżających się terminach badań, szkoleń BHP i końca umów.

Powiadomienie o ważności innych dokumentów kadrowych

Oprócz tych trzech sztywnych terminów, w module Kadry można też ustawić powiadomienie o ważności innego dokumentu kadrowego - indywidualnie, na poziomie samego dokumentu.

Różnica względem badań, BHP i umowy jest taka, że tutaj termin przypomnienia nie jest ustalony na 7 i 1 dzień, ale ustawia się go samodzielnie na formatce dokumentu kadrowego:

• Data obowiązywania - data, do której dokument jest ważny,
• Ustaw przypomnienie (ile dni przed) - liczba dni przed tą datą, kiedy ma przyjść powiadomienie.

To ustawienie jest osobne dla każdego dokumentu - nie ma jednego wspólnego terminu dla wszystkich dokumentów pracownika. Powiadomienie trafia do tych samych osób, co pozostałe: do użytkowników z dostępem do modułu Kadry.

Częste pytania

1. Co zrobić, jeśli powiadomienie nie zostało wysłane?

Najpierw sprawdź, czy spełnione są wszystkie warunki opisane w sekcji Kiedy przychodzi powiadomienie (aktywny użytkownik, włączone powiadomienia e-mail na edycji użytkownika i w konfiguracji konta firmy). Jeśli wszystkie warunki są spełnione, a powiadomienie mimo to nie przyszło, skontaktuj się z działem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl.