Istnieją różne możliwości dodawania faktur wystawionych w SaldeoSMART (moduł Faktury)  do dokumentów (moduł Dokumenty). W tym artykule, przeczytasz o trzech metodach:

1. Manualne (ręczne) dodanie faktur wystawionych w SaldeoSMART

Jeżeli faktura została wystawiona w SaldeoSMART, należałoby zapisać fakturę na dysku, a następnie dodać w module dokumentów na listę dokumentów wybierając typ: Dokument Sprzedaży. 

2. Dodanie z poziomu aplikacji mobilnej

Jeżeli faktura została wystawiona w aplikacji mobilnej, można ją pobrać i zapisać na telefonie, a następnie dodać ją korzystając na telefonie z opcji "Wybierz plik". Dodając w ten sposób fakturę również można określić typ: Dokument sprzedaży.

3. Automatyczne odbieranie faktur (tylko dla użytkowników SaldeoSMART)

Nazwa funkcji w SaldeoSMART "Ustawienie automatycznego odbioru dokumentów" - funkcja wyłącznie dla odbiorców faktur, którzy posiadają konto w SaldeoSAMRT dla których inny użytkownik korzystający z SaldeoSMART wystawił fakturę sprzedaży w module Faktury.

Prawo do jego ustawienia mają Administratorzy konta w Panelu Firmy i Panelu Księgowego (np. gdy to biuro rachunkowe odbiera faktury swoich klientów). Pozostałym użytkownikom SaldeoSMART, zarówno po stronie Panelu Firmy jak i Panelu Księgowego, należy takie prawo nadać. Jest ono dostępne na etapie dodawania lub edycji użytkowników w sekcji Dokumenty „Ustawienia automatycznego odbioru dokumentów”.

Jak działa automatyczne odbieranie faktur między użytkownikami SaldeoSMART tj. opcja "Ustawienie automatycznego odbioru dokumentów" ?

Gdy odbiorcą faktury jest użytkownik, który ma prawo do automatycznego dodawania dokumentów, po kliknięciu „Dodaj do mojego SaldeoSMART” na formatce dodawania dokumentu będzie widział dodatkowy parametr „Dodawaj automatycznie dokumenty od tego kontrahenta”. Zaznaczenie tej opcji na TAK (check) oznacza, że kolejna faktura od tego wystawcy będzie dodana automatycznie – z takimi parametrami, jakie były ustawione. Dodanie faktury do Listy Dokumentów jest jednoznaczne z jej odbiorem, więc wystawca faktury otrzymuje wtedy informację zwrotną, o której pisaliśmy powyżej.

Dodatkowo, jeśli użytkownik Panelu Firmy lub Panelu Księgowego ma dostęp do funkcji odczytywania dokumentów, to na formatce dodawania dokumentów będzie widział także dodatkowy parametr – „Czy rozpocząć automatyczny odczyt?”. Po zaznaczeniu na Tak obu parametrów, czyli automatycznego dodawania faktury oraz odczytu, przy kolejnej fakturze od tego kontrahenta, będzie ona nie tylko dodana do archiwum dokumentów firmy, ale też zostanie od razu odczytana.

Automat do odbierania faktur (tj. Ustawienie automatycznego odbioru dokumentów) między użytkownikami SaldeoSMART działa więc tak:

• firma po raz kolejny otrzymuje od swojego kontrahenta fakturę wystawioną w SaldeoSMART,
• taka faktura jest od razu dodana do archiwum dokumentów tej firmy wg wskazanych wcześniej parametrów (np. typ dokumentu),
• jednocześnie Firma otrzyma informację mailową, że kontrahent wystawił nową fakturę, która została automatycznie dodana do jej archiwum dokumentów w SaldeoSMART,
• Kontrahent (czyli wystawca faktury) otrzymuje informację zwrotną o dostarczeniu faktury do jej odbiorcy.