Automatyczne dodawanie do archiwum faktur wystawionych w SaldeoSMART

Prawo do jego ustawienia mają Administratorzy konta w Panelu Firmy i Panelu Księgowego (np. gdy to biuro rachunkowe odbiera faktury swoich klientów). Pozostałym użytkownikom SaldeoSMART, zarówno po stronie Panelu Firmy jak i Panelu Księgowego, należy takie prawo nadać. Jest ono dostępne na etapie dodawania lub edycji użytkowników w sekcji Dokumenty „Ustawienia automatycznego odbioru dokumentów”.

Jak działa automatyczne odbieranie faktur między użytkownikami SaldeoSMART?

Gdy odbiorcą faktury jest użytkownik, który ma prawo do automatycznego dodawania dokumentów, po kliknięciu „Dodaj do mojego SaldeoSMART” na formatce dodawania dokumentu będzie widział dodatkowy parametr „Dodawaj automatycznie dokumenty od tego kontrahenta”. Zaznaczenie tej opcji na TAK (check) oznacza, że kolejna faktura od tego wystawcy będzie dodana automatycznie – z takimi parametrami, jakie były ustawione. Dodanie faktury do Listy Dokumentów jest jednoznaczne z jej odbiorem, więc wystawca faktury otrzymuje wtedy informację zwrotną, o której pisaliśmy powyżej.

Dodatkowo, jeśli użytkownik Panelu Firmy lub Panelu Księgowego ma dostęp do funkcji odczytywania dokumentów, to na formatce dodawania dokumentów będzie widział także dodatkowy parametr – „Czy rozpocząć automatyczny odczyt?”. Po zaznaczeniu na Tak obu parametrów, czyli automatycznego dodawania faktury oraz odczytu, przy kolejnej fakturze od tego kontrahenta, będzie ona nie tylko dodana do archiwum dokumentów firmy, ale też zostanie od razu odczytana.

Automat do odbierania faktur między użytkownikami SaldeoSMART działa więc tak:

• firma po raz kolejny otrzymuje od swojego kontrahenta fakturę wystawioną w SaldeoSMART,
• taka faktura jest od razu dodana do archiwum dokumentów tej firmy wg wskazanych wcześniej parametrów (np. typ dokumentu),
• jednocześnie Firma otrzyma informację mailową, że kontrahent wystawił nową fakturę, która została automatycznie dodana do jej archiwum dokumentów w SaldeoSMART,
• Kontrahent (czyli wystawca faktury) otrzymuje informację zwrotną o dostarczeniu faktury do jej odbiorcy.