Opis integracji z programem

Symfonia

1.​ Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu Symfonia, należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży: faktury i rachunki lub dokumenty (faktury kosztowe, faktury sprzedaży, towar/materiał).

​1.1.​ Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Do Symfonii można eksportować faktury zaliczkowe, korekty zaliczek, korekty, korekty faktur końcowych oraz faktury końcowe.

Aby wyeksportować faktury klienta/firmy, należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować po przejściu w tryb eksportu:

Przycisk Eksportuj do Symfonia aktywuje się po zaznaczeniu faktur pojedynczo lub zbiorczo.

Aby skonfigurować konta, na które po imporcie w programie Symfonia mają być rozrzucone kwoty z faktur sprzedażowych wystawianych przez klienta w SaldeoSMART, należy utworzyć kategorię: FAKTURA (tworzenie kategorii opisane jest w części 2).

​1.2.​ Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta/firmy z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów – przycisk Eksportuj do Symfonia nad listą dokumentów,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów, jeśli eksport miał już miejsce.

​2.​ Ustawienia integracji dla Symfonii

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Lista Kategorii → Ustawienia integracji lub alternatywnie Parametry → Ustawienia integracji kosztów

Dostępne ustawienia:

• czy VAT jest kontem rozrachunkowym (Tak lub Nie),
• rozbicie kwot traktuj jako pozycje (Tak lub Nie) – jeśli:

Tak – po zaimportowaniu każda wyszczególniona pozycja/kategoria z faktury jest traktowana jako osobna pozycja w rejestrze (rozbijane są kwota netto oraz brutto),

Nie – rozbicie kwot na pozycje/kategorie następuje w ramach jednego wpisu, rozbijana jest tylko kwota NETTO.

• Odsetki ustawowe (Tak lub Nie) – czy po imporcie do Symfonii ma być zaznaczona opcja dotycząca odsetek ustawowych w edycji rozrachunków,
• Znacznik (do wyboru z listy) – oznaczenie w Symfonii widoczne przy dokumentach pochodzących z importu z SaldeoSMART,
• Znacznik z wymiaru - realizowany poprzez wymiary - należy wskazać jaki Wymiar będzie przekazywał informacje o znaczniku przekazywanym do Symfonii,
• Sposób księgowania WNT – do wyboru dokument specjalny lub dwa dokumenty,
• Ustaw okres spr. dokumentu zgodnie z - do wyboru data z dokumentu, wg której ma być wybrany okres sprawozdawczy dokumentu w programie FK
• Typ dokumentu – realizowany przez Wymiary – należy wskazać jaki Wymiar będzie przekazywał informacje o typie dokumentu przekazywanym do Symfonii,
• Księgowanie równoległe – realizowane przez Wymiary – należy wskazać jaki Wymiar lub zestawienie Wymiarów (np. [KR1]-[KR2], 500-[KR] itp.) będzie przekazywał konta dla księgowania równoległego,
• Księgowanie równoległe 2 – realizowane przez Wymiary – należy wskazać jaki Wymiar lub zestawienie Wymiarów (np. [KR1]-[KR2], 500-[KR] itp.) będzie przekazywał konta dla księgowania równoległego 2. Kontem przeciwstawnym dla takiego księgowania po stronie MA jest konto 490,
• Księgowanie równoległe kwoty brutto – realizowane przez Wymiary – należy wskazać jaki Wymiar lub zestawienie Wymiarów będzie przekazywał konta dla księgowania równoległego w kwocie brutto. Kontem po stronie MA w  księgowaniu równoległym kwoty brutto jest  konto użyte po stronie WN w zapisie  księgowym dotyczącym  tego księgowania. Po stronie MA konto lub wymiar wybrany w tym księgowaniu.
• Księgowanie równoległe kwoty VAT – realizowane przez Wymiary – należy wskazać jaki Wymiar lub zestawienie Wymiarów będzie przekazywał konta dla księgowania równoległego w kwocie VAT. Kontem po stronie MA w  księgowaniu równoległym kwoty VAT jest  konto użyte po stronie WN w zapisie  księgowym dotyczącym  tego księgowania. Po stronie MA konto lub wymiar wybrany w tym księgowaniu.

Można także ustawić dla wybranej firmy domyślne konta (jeśli w kategorii nie będą wskazane inne konta, to wtedy podczas eksportu będą brane pod uwagę konta wskazane w tym miejscu):

• konto brutto dla gotówki – dla faktur gotówkowych jeśli w tym miejscu jest wskazany numer konta, podczas eksportu faktur gotówkowych brane jest to konto a nie konto brutto wskazane w kategorii,
• domyślne konto brutto,
• domyślne konto VAT naliczony i VAT należny,
• domyślne konto VAT naliczony EU i VAT należny EU,
• domyślne konto NKUP - wskazujemy konto na potrzeby przekazania kwoty nieodliczanego kosztu związanych z wydatkami na pojazdy służbowe
• konto dla 50% VAT (uzupełnienie tej pozycji powoduje, że przy wyborze w ustawieniach kategorii „Odliczenie VAT: częściowe 50%” na tym koncie pojawi się zapis z kwotą 50% VAT,
• rozwinięcie konta dla VAT na stawkach: 23%, 8% i 5%

Domyślne konta VAT należny, naliczony, należny EU i naliczony WU wiążą się z obsługą faktur OO. (odwrotne obciążenie) oraz WNT/WDT.

• Jeżeli klient z tego poziomu chce ustawiać rozbicie księgowania na stawki VAT:
  
   
  To ustawienie musi być następujące:
  
   
  Czyli wpisujemy : 221-2-1-V a następnie w rozwinięciu konta dla VAT dodajemy oznaczenia.
  Cyfry wpisane przy każdej ze stawek mają odpowiadać analityce tej stawki w planie kont.

Po wpisaniu numerów kont należy wybrać Zapisz konta.

W ustawieniach integracji dostępne są także opcje:

• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. „Brak eksportu” - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

​2.1.​ Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu Symfonia

Jest możliwość eksportu faktur zaliczkowych. 

Przed rozpoczęciem importu należy wskazać w programie Symfonia katalog, z którego mają być pobierane pliki do importu.

Przy imporcie brane są pod uwagę parametry:

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy (rodzaje) dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – „sprzedaż towarów i usług”,

- FK (faktura kosztowa) – „pozostałe wydatki” – FVZ,

- T/M (towar/materiał) – „zakup towarów handlowych” – FVZT,

W zależności od typu płatności dopisywana jest także wartość P (przelewowa) lub G (gotówkowa).

Dla kategorii i rejestrów można ustawić określenie „Typ dokumentu”, który będzie odpowiadał typowi dokumentu po stronie Symfonii:

Dokumenty → Parametry → lista kategorii/rejestrów → w kolumnie akcje Edytuj → pole Typ dokumentu – tam należy wpisać dowolną literę, która będzie identyfikowała ten typ.

Do typów dokumentu wartości doklejane są w kolejności: z kategorii, z rejestru i typu płatności, np. FVZ ERP, gdzie E- to typ przypisany do kategorii, R – rejestru, a P – typ płatności przelewem.

Podczas pierwszego importu w Symfonii typy dokumentów należy uzgodnić z typami w programie.

2. Kategoria – umożliwia zaksięgowanie dokumentu w Symfonii na wskazane konta księgowe.

→ Import planu kont z programu Symfonia (ZALECANE)

Przycisk jest dostępny nad lista kategorii z lewej strony Importuj z Symfonia - po kliknięciu pojawi się informacja jak pobrać odpowiedni plik. Importowane są konta zespołu 3, 4, 5 i 7.

→ Import kategorii z pliku Excel – przycisk jest dostępny nad listą kategorii z lewej strony

• należy pobrać wzór (link na niebieskim polu) i uzupełnić szablon dla listy kategorii wraz z numerami kont oraz pozostałymi parametrami kategorii,
• po uzupełnieniu zapisać plik i zaimportować zgodnie z instrukcją.

→ Ręczne dodawanie kategorii

• aby utworzyć kategorię dla danej firmy, należy przejść:  Parametry → Kategorię → Dodaj kategorię ,
• wpisać nazwę kategorii oraz uzupełnić pożądane parametry (opisane poniżej) i potwierdzić utworzenie przyciskiem Zapisz.

Uwaga! Kategoria może być w każdej chwili edytowana za pomocą opcji Edytuj dostępnej z poziomu Listy kategorii po kliknięciu w ikonę trzech kropek z prawej strony listy:

Dla kategorii w SaldeoSMART można wskazać następujące parametry, które przenoszone są w pliku i umożliwiają optymalizację księgowania dokumentów:

• określić w polach konta dla kwoty brutto, netto i VAT, dla konta netto można uwzględnić księgowanie także na konta zespołu 5, np.: 405-2-2/503-3
• domyślny opis zdarzenia - opcjonalnie można odwołać się do wymiaru np. [opis kosztu] jeśli wartość danego wymiaru zostanie ustawiona podczas kategoryzacji dokumentu, to w pliku eksportu zostanie doklejona wartość wymiaru jako treść dokumentu.
• domyślny rejestr,
• Odliczenie kosztu - określany procentowo kwalifikowany koszt KUP, pozostała część trafi na zdefiniowane w parametrach integracji kosztów konto NKUP  (na potrzeby odliczeń kosztów pojazdów)

• odliczenie VAT – pełne odliczenie lub częściowe 50%
• termin odliczenia VAT – do wyboru wg daty wpływu, wystawienia, terminu płatności lub daty dostawy,
• uwzględnianie numeru konta kontrahenta (w celu rozrachunków) – numer ten jest zapamiętywany w bazie kontrahentów SaldeoSMART podczas importu kontrahentów z programu Symfonia.

Aby numer kontrahenta był uwzględniony, należy wskazać w polu Konto brutto, gdzie podczas importu ten numer ma być wklejony (gdzie -K to przeniesiony z programu numer konta kontrahenta):

• na końcu, np. 333-K,
• pomiędzy kontami rozrachunkowymi w polu Konto brutto (przy bardziej szczegółowych rozrachunkach), np. 333K001.

Jeśli wartość K nie zostanie wpisana, to numer konta kontrahenta nie będzie dodawany podczas importu do programu.

2. Rejestr ( Parametry → Rejestry → ...) – rejestry odpowiadają rejestrom po stronie programu księgowego.

Listę rejestrów można zaimportować z programu Symfonia – ZALECANE

Po kliknięciu Importuj z Symfonia pojawią się informacje jak pobrać odpowiedni plik z programu.

Rejestr można także utworzyć ręcznie, analogicznie jak kategorię.

Na poziomie rejestru określa się typ rejestru, do wyboru są rejestry:

• VAT,
• VAT bez odliczeń,
• bez VAT,
• rejestr VAT w stawce BP,
• brak wpisu do rejestru VAT (wpis tylko do księgi),
• tylko wpis do VAT (wpis tylko do rejestru VAT).

W ustawieniach rejestru można także wskazać, czy jest to rejestr A, B, C czy D.

Jeśli podczas importu pojawi się informacja o „niezgodności rejestrów” to należy wskazać, jakim rejestrom w Symfonii odpowiadają rejestry w pliku wymiany i kontynuować import.

3. Opis zdarzenia (Dokumenty → Parametry → Przejdź do ustawień → …) – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony do programu.

4. Wymiary (Dokumenty → Parametry → Przejdź do ustawień → …) – wymiary dla SaldeoSMART służą do szczegółowej kategoryzacji dokumentów.

Wymiary mogą być połączone ze Słownikami po stronie Symfonii (nazwy wymiarów = słowniki są zakładane podczas importu planu kont).

Wartości dla wymiaru (= wartości danego słownika) są eksportowane z Symfonii i importowane w formacie .csv. Należy na liście wymiarów kliknąć w wybrany wymiar, a następnie Importuj. Pojawi się informacja jak wartości słownika wyeksportować z Symfonii.

Pozostałe wykorzystanie wymiarów: Numery rejestracyjne, Pracownicy, Projekty, Księgowanie równoległe itp.

Należy utworzyć określony wymiar i stworzyć dla niego listę wartości, w polu KOD wpisując rozwinięcie numeru konta dla danej wartości.

Następnie w kategorii przy numerze konta należy ustawić, że tam ma być pobierana wartość dla danego wymiaru, np. 404-[PRACOWNIK] – koniecznie wpisując wymiar w kwadratowym nawiasie. Jeśli wartość danego wymiaru zostanie ustawiona podczas kategoryzacji dokumentu, to w pliku eksportu do konta zostanie doklejona wartość wymiaru

Szczegółowe informacje na temat wykorzystania wymiarów są dostępne w osobnym dokumencie „Wymiary” dostępnym obok przycisku +Dodaj po prawej stronie nad listą wymiarów.

Faktury są eksportowane do formatu AMS.

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (dla Symfonii Start Mała Księgowość w przypadku braku numeru NIP kontrahenta – faktura i kontrahent importują się poprawnie, ale dla faktury ten kontrahent nie jest ustawiany),
• numer dokumentu,
• data wystawienia i data sprzedaży,
• waluta PLN,

• przynajmniej 1 pozycja VAT.

  ---

​2.2.​ Zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów osobowych

W Saldeo wyróżniamy trzy przypadki odliczeń kosztów samochodowych:

• 100%: dla samochodów firmowych (wprowadzonych do ewidencji środków trwałych czy też użytkowanych na podstawie umowy leasingu lub wynajmu długoterminowego), jeżeli prowadzona będzie ewidencja potwierdzająca wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika,
• 
• 75%: dla firmowych samochodów (jak w pierwszym punkcie) wykorzystywanych również do celów niefirmowych,
• 20%: dla prywatnych samochodów przedsiębiorców (stanowiących ich własność) wykorzystywanych również do celów prowadzonej działalności (w miejsce dotychczas stosowanej kilometrówki)

Aby system właściwie przekazywał informację, dotyczącą  odliczenia kosztu, należy w ustawieniach integracji kosztów podać domyślne konto NKUP.  Przechodzimy więc do ustawień Parametry → Ustawienia Integracji kosztów i uzupełniamy Domyślne konto NKUP dla kosztu, który nie będzie odliczany. Samo procentowe określenie jaka część kosztu będzie KUP definiujemy  już na samej wybieranej na dokumencie (czy też pozycji) kategorii, gdzie został dodany nowy parametr “Odliczenie kosztu”. 

Należy również pamiętać o odliczeniu Vat:

• "pełne" dla 100% firmowych
• "częściowe" dla reszty

Rejestr nie jest wymagany.

​2.3.​ Konfigurowanie formatu 3

Jeśli podczas eksportu kontrahentów z Symfonii, okaże się, że nie ma dostępnego na liście formatu 3, należy go stworzyć (dodaj/utwórz).

Nazwa – do identyfikacji formatu na liście

Lista parametrów → Przeglądaj (w folderze systemowym Symfonii) → ie11.dll lub ie9.dll

​3.​ Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Symfonia jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji, gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  , a następnie

pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i należy tę kategorię wskazać:

• Kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.
• Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.
• Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

4.​ Szablony importu i profil importu dokumentów

​4.1.​ Szablony importu dla programów Symfonia

Aby poprawnie importować w Symfonii dokumenty, należy najpierw pobrać i zapisać na dysku komputera szablon importu.

Ścieżka katalogu, w którym są zapisywane szablony importu, jest widoczna w oknie, w którym wczytuje się dokumenty. Często jest to katalog Symfonia → szablony.

→ Dla programu Symfonia (dawniej Symfonia 50c) szablon jest do pobrania na stronie: 

https://download.saldeosmart.pl/dokumenty/programy/symfonia/saldeo-fk.ams

→ Dla programu Symfonia ERP szablon jest do pobrania na stronie:

https://download.saldeosmart.pl/dokumenty/programy/symfonia/saldeo-fkf.ams 

​4.2.​ Profil importu dokumentów z SaldeoSMART

Aby utworzyć profil importu dokumentów pochodzących z SaldeoSMART, należy wybrać:

Firma → Dokumenty → Profile nadawców

→ Nowy – w odpowiednich polach należy wpisać:

1 → Nazwa – Saldeo,

2 → Katalog – należy wskazać katalog na dysku, w którym będą zapisywane pliki z dokumentami eksportowanymi z SaldeoSMART

3 → Szablon – w tym polu należy wskazać zapisany wcześniej w katalogu szablon Saldeo.

Po określeniu tych parametrów należy → zapisać profil Saldeo.

​5.​ Jak importować dokumenty w programie FiK Symfonia?

​5.1.​ Import dokumentów w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Aby zaimportować plik z dokumentami, należy wybrać:

Firma → Dokumenty → Import specjalny → profil Saldeo→

→ Pojawi się okno Dane oczekujące na wczytanie, w którym należy wskazać plik z dokumentami do importu (pliki we wskazanym podczas konfigurowania profilu folderze).

→ Wczytaj

Może się także pojawić ekran z komunikatami importu, np. czy importować opisy faktur VAT

→ Tak

Po zakończeniu importu pojawi się komunikat, że proces przebiegł poprawnie.

Dokumenty dostępne są w buforze:

Firma → Dokumenty → Przeglądanie → Bufor

​5.2.​ Uzgadnianie danych w Symfonia Finanse i Księgowość

Jeśli w importowanym pliku z dokumentami był nowy kontrahent, to na etapie wczytywania plików należy go dodać do bazy kontrahentów Firmy.

→ Nowy kontrahent

→ Zapisz → kontrahent z pliku zostanie dodany do bazy

Podczas pierwszego importu należy także uzgodnić dla danej Firmy typy dokumentów oraz rejestry (robi się to tylko raz)

Uzgadnianie typów dokumentów:

1. Typ dokumentu pochodzący z importowanego pliku (zależy od rodzaju dokumentu: sprzedaż, zakupu towarów, koszty, rodzaju płatności a także od kategorii i rejestru – dokładnie jest to opisane w części → 2 warunki importu dokumentów)

2. Typy dokumentów w Symfonii – należy wskazać jakiemu typowi dokumentów po stronie Symfonii odpowiada typ pochodzący z pliku

→ Użyj

Wskazane skojarzenie zostanie zapamiętane i przy następnych importach dla danej firmy nie będzie trzeba kolejny raz przechodzić tego kroku

Uzgadnianie rejestrów:

1. Rejestr dokumentów pochodzący z importowanego pliku,

2. Rejestry dokumentów istniejące w Symfonii – należy wskazać jakiemu rejestrowi dokumentów po stronie Symfonii odpowiada rejestr pochodzący z pliku,

→ Użyj

Wskazane skojarzenie zostanie zapamiętane i przy następnych importach dla danej firmy nie będzie trzeba kolejny raz przechodzić tego kroku.

Uzgodnienia są dostępne z poziomu programu Finanse i Księgowość:

Firma → Import specjalny → Uzgodnienia

Zostanie wyświetlone okno, w którym są przedstawione uzgodnienia dla danej firmy.