Opis integracji z programem

Symfonia Mała Księgowość

 

Wersja 1.72.0

 

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu Symfonia Mała Księgowość, należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży: faktury i rachunki lub dokumenty (kosztowe, sprzedaży, towar/materiał).

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury klienta/firmy należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Symfonia MK nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj z prawej strony listy faktur.

Aby skonfigurować konta, na które po imporcie w programie Symfonia mają być rozrzucone kwoty z faktur sprzedażowych wystawianych przez klienta w SaldeoSMART, należy utworzyć kategorię: FAKTURA (tworzenie kategorii opisane jest w części 2).

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta/firmy, należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

Aby skonfigurować konta, na które po imporcie w programie Symfonia mają być rozrzucone kwoty z rachunków wystawianych przez klienta w SaldeoSMART, należy utworzyć kategorię: RACHUNEK  (tworzenie kategorii opisane jest w części 2).

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta/firmy z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

 

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów – przycisk Eksportuj do Symfonia MK nad listą dokumentów,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów,  jeśli eksport miał już miejsce.

---

2.1. Ustawienia integracji dla Symfonii Mała Księgowość

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Lista kategorii → Ustawienia integracji.

Dostępne ustawienia:

• Sposób księgowania WNT – do wyboru dokument specjalny lub dwa dokumenty,
• Typ dokumentu – realizowany przez Wymiary – należy wskazać, jaki Wymiar będzie przekazywał informacje o typie dokumentu przekazywanym do Symfonii.

Z poziomu listy kategorii zaznacza się, czy data wpływu ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia, czy daty dostawy.

 

W ustawieniach integracji dostępne są także opcje:

• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. Brak eksportu - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia lub daty dostawy.

2.2. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu Symfonia Mała Księgowość

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART. 

 

Przy imporcie brane pod uwagę są parametry:

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy (rodzaje) dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – „sprzedaż towarów i usług”,

- FK (faktura kosztowa) – „pozostałe wydatki” – FVZ,

- T/M (towar / materiał) – „zakup towarów handlowych” – FVZT.

 

W zależności od typu płatności dopisywana jest także wartość P (przelewowa) lub G (gotówkowa).

 

Dla kategorii i rejestrów można ustawić określenie „Typ dokumentu”, który będzie odpowiadał typowi dokumentu po stronie Symfonii:

 

Parametry → Lista kategorii → w kolumnie akcje (w wierszu dla konkretnej kategorii) Edytuj → pole Typ dokumentu – tam należy wpisać dowolną literę, która będzie identyfikowała ten typ.

 

Do typów dokumentu wartości doklejane są w kolejności: z kategorii, z rejestru i typu płatności, np. FVZERP, gdzie E- to typ przypisany do kategorii, R – rejestru, a P – typ płatności przelewem.

Podczas pierwszego importu w programie Symfonia, typy dokumentów należy uzgodnić z typami w programie.

 

2. Kategoria – umożliwia rozksięgowanie dokumentu w Symfonii Mała Księgowość do odpowiedniej kolumny.

 

Kategorie na potrzeby programu można stworzyć:

a) Ręcznie

- aby utworzyć odpowiednie kategorie dla danej Firmy należy wybrać +Dodaj → Kategorię,

- wpisać nazwę kategorii → Dodaj, a następnie zatwierdzić  listę nazw kategorii,

- w menu głównym wybrać Parametry → Lista kategorii: na liście kategorii wybrać w kolumnie Akcje ikonę Edytuj - wskazać wybrane parametry dla danej kategorii.

 

b) Zaimportować z pliku Excel – przycisk jest dostępny nad listą kategorii z lewej strony:

- należy pobrać wzór (link na niebieskim polu) i uzupełnić szablon dla listy kategorii wraz z numerami kont oraz pozostałymi parametrami kategorii,

- po uzupełnieniu zapisać plik i zaimportować zgodnie z instrukcją.

 

Dla kategorii w SaldeoSMART można wskazać następujące parametry, które przenoszone są w pliku i umożliwiają optymalizacje księgowania dokumentów:

- numer kolumny  odpowiada:

• •  numerowi kolumny KPiR (10, 13, 7)  w programie MK Symfonia.
  •  stawce ryczałtu (1 - stawka 3.0%  || 2 - stawka 5,5%  || 3 - stawka 8,5%  || 4 - stawka 17%   ||  5 - stawka 20% ||  6 - stawka 10% ||  9 - stawka 15 % ||  14 - stawka 12 % ||  16- stawka 14 %) . Podanie wartości 1, 2, 3, 5, 6, 9, 14 lub 16 spowoduje przekazanie informacji o wysokości stawki ryczałtu do Symfonia MK. Jeśli w polu konta netto nie ma uzupełnionej wartości, to numer kolumny jest brany zgodnie z typem dokumentu,

- domyślny opis zdarzenia oraz rejestr,

- odliczenie kosztu - określany procentowo kwalifikowany koszt KUP,

- odliczenie VAT – pełne odliczenie lub częściowe 50%,

- termin odliczenia VAT – do wyboru wg daty wpływu, wystawienia, terminu płatności lub daty dostawy.

Zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów osobowych

W Saldeo wyróżniamy trzy przypadki odliczeń kosztów samochodowych:

• 100% dla samochodów firmowych (wprowadzonych do ewidencji środków  trwałych czy też użytkowanych na podstawie umowy leasingu lub wynajmu długoterminowego), jeżeli prowadzona będzie ewidencja potwierdzająca wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika,
  
• 75% dla firmowych samochodów (jak w pierwszym punkcie) wykorzystywanych również do celów niefirmowych,
  
• 20% dla prywatnych samochodów przedsiębiorców (stanowiących ich własność) wykorzystywanych również do celów prowadzonej działalności (w miejsce dotychczas stosowanej kilometrówki).

---

 

2. Rejestr (Parametry → Rejestry → ...) – rejestry odpowiadają rejestrom po stronie programu księgowego.

Na poziomie rejestru określa się typ rejestru, do wyboru są rejestry:

• VAT,
• VAT bez odliczeń,
• bez VAT,
• rejestr VAT w stawce BP,
• brak wpisu do rejestru VAT (wpis tylko do księgi),
• tylko wpis do VAT (wpis tylko do rejestru VAT).

W ustawieniach rejestru można także wskazać, czy jest to rejestr A, B, C czy D.

Jeśli podczas importu pojawi się informacja o „niezgodności rejestrów” to należy wskazać, jakim rejestrom w programie Symfonia odpowiadają rejestry w pliku wymiany i kontynuować import.

3. Opis zdarzenia (Parametry → Opisy zdarzeń → …) – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony do programu.
4. Formy płatności ( Parametry → Przejdź do ustawień → …)

MK Symfonia posiada otwarty słownik form płatności, co oznacza, że formy płatności można dodawać w SaldeoSMART. Służy do tego przycisk „+Dodaj” po prawej stronie nad Listą Form Płatności.

Podczas importu formy płatności z SaldeoSMART są uzgadniane z formami płatności po stronie Symfonii.

5. Wymiary (Parametry → Wymiary → …) – wymiary dla SaldeoSMART służą do szczegółowej kategoryzacji dokumentów.

Przykładowe wykorzystanie wymiarów: Numery rejestracyjne, Pracownicy, Projekty itp.

 

Należy utworzyć określony wymiar i stworzyć dla niego listę wartości, w polu KOD wpisując rozwinięcie numeru konta dla danej wartości.

Następnie w kategorii przy numerze konta należy ustawić, że tam ma być pobierana wartość dla danego wymiaru, np. 404-[PRACOWNIK] – koniecznie wpisując wymiar w kwadratowym nawiasie. Jeśli wartość danego wymiaru zostanie ustawiona podczas kategoryzacji dokumentu, to w pliku eksportu do konta zostanie doklejona wartość wymiaru.

 

Szczegółowe informacje na temat wykorzystania wymiarów są dostępne w osobnym dokumencie „Wymiary” dostępnym obok przycisku +Dodaj po prawej stronie nad listą wymiarów.

 

Faktury są eksportowane do formatu AMS.

Aby móc wyeksportowanie faktury było możliwe, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (dla Symfonii Start Mała Księgowość w przypadku braku numeru NIP kontrahenta – faktura i kontrahent importują się poprawnie, ale dla faktury ten kontrahent nie jest ustawiany),
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• waluta PLN,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

---

2.3. Konfigurowanie formatu 3

Jeśli podczas eksportu kontrahentów z Symfonii okaże się, że nie ma dostępnego na liście formatu 3, należy go stworzyć (dodaj/utwórz).

Nazwa – do identyfikacji formatu na liście

Lista parametrów → Przeglądaj (w folderze systemowym Symfonii) → ie11.dll lub ie9.dll

 

---

3. Szablon importu dokumentów dla Symfonia Mała Księgowość

Aby poprawnie importować w Symfonii dokumenty należy najpierw pobrać i zapisać na dysku komputera szablon importu.

Ścieżka katalogu, w którym są zapisywane szablony importu, jest widoczna w oknie, w którym wczytuje się dokumenty, często jest to katalog Symfonia → szablony.

 

Dla programu Symfonia Mała Księgowość szablon jest do pobrania na stronie:

http://download.saldeosmart.pl/dokumenty/programy/symfonia/saldeo-mk2015.ams

 

Szablon importu wybiera się podczas importu dokumentów.

---

4. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Sage Symfonia jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji, gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).

 

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  ,

a następnie pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorią i należy tę kategorię wskazać:

- kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.

- Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.

 - Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

---

5. Jak importować dokumenty w programie Symfonia Mała Księgowość?

5.1. Import dokumentów w programie Symfonia Mała Księgowość

Aby zaimportować plik z dokumentami należy wybrać:

Firma → Import danych → Format 3.0 →

 

 

→ Zbiór danych → Wybierz (plik z dokumentami zapisany na dysku) → w polu Szablon należy wybrać ścieżkę szablonu importu Saldeo (link do pobrania schematu → 3.1.).

→ OK (rozpocznie się importowanie dokumentów).

Po zakończeniu procesu pojawi się okno Import danych) z komunikatem, że import zakończył się poprawnie.

 

Zaimportowane pliki pojawią się w księdze i rejestrze VAT.

 

5.2. Uzgadnianie danych dla Symfonia Mała Księgowość

Jeśli w importowanym pliku z dokumentami był nowy kontrahent, to na etapie wczytywania plików, należy go dodać do bazy kontrahentów firmy.

 

→ Nowy kontrahent

→ Zapisz → kontrahent z pliku zostanie dodany do bazy

Podczas pierwszego importu dla danej Firm należy także uzgodnić rejestry i formy płatności.

 

Uzgadnianie rejestrów:

→ 1 – rejestr dokumentów pochodzący z importowanego pliku,

→ 2 – rejestry dokumentów istniejące w Symfonii – należy wskazać jakiemu rejestrowi dokumentów po stronie Symfonii odpowiada rejestr pochodzący z pliku.

Uzgadnianie form płatności:

→ 1 – forma płatności dokumentów pochodzący z importowanego pliku,

→ 2 – formy płatności dokumentów istniejące w Symfonii – należy wskazać jakiej formie płatności po stronie Symfonii odpowiada forma płatności pochodząca z pliku.

Wskazane skojarzenia zostaną zapamiętane i przy następnych importach dla danej firmy nie będzie trzeba kolejny raz przechodzić tego kroku.

 

WAŻNE: Uzgodnienia nie są na kontrahencie importowanego dokumentu, lecz na kontrahencie reprezentującego firmę, z której (w SaldeoSMART) importowaliśmy dokumenty.

 

Uzgodnienia dla Małej Księgowości Symfonii są dostępne:

Funkcje → Raporty → System → Pomocnicze → Kontrola uzgodnień

 

lub Funkcje → Kontrahenci

→ Operacje (prawy dolny róg) →  Kontrola uzgodnień kontrahenta →

 

 

Typ uzgodnienia wybieramy odpowiedni do potrzeb, natomiast w miejsce kontrahenta wybieramy obsługiwaną firmę w SaldeoSMART,  z której zaimportowaliśmy dokument.