Opis integracji z programem
Reset R2 Księga
wersja 2.0.0
1. Metryczka zmian w dokumencie
|
Data zmiany |
Numer wersji dokumentu |
Autor |
Opis zmian |
|
25.04.2019 |
2.0.0 |
Paweł Sierakowski |
Aktualizacja treści, grafik, opis ustawiania części odliczeń kosztów pojazdów |
2. Jak eksportować dokumenty z SaldeoSMART
Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty do programu Reset2 Księga Handlowa (KH) należy w pierwszej kolejności je wyeksportować. Z Saldeo oddzielnie eksportujemy dokumenty sprzedaży (te wystawiane bezpośrednio z modułu faktury lub rachunki) oraz z dokumentów (kosztowe, sprzedaży lub towar/materiał odczytane poprzez OCR).
2.1. Eksport faktur sprzedażowych z modułu Faktury (VAT i NIE-VAT)
Aby wyeksportować faktury Klienta należy wybrać w menu głównym :
Faktury sprzedaży → Lista faktur
a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane faktury.
Faktury można eksportować na kilka sposobów:
- pojedynczo poprzez przycisk “Eksportuj” znajdujący się po prawej stronie ekranu (przy danej fakturze)
- zbiorowo - poprzez przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” nad listą faktur
- wszystkie zaznaczone na liście (1)
- wszystkie zaznaczone na liście z pominięciem już eksportowanych (2)
2.2. Eksport dokumentów z listy dokumentów
Aby wyeksportować dokumenty Klienta z listy dokumentów należy wybrać w menu
Dokumenty → Lista dokumentów
a następnie wybrać Firmę i określić miesiąc/rok z którego będą eksportowane dokumenty.
Dokumenty można eksportować poprzez:
- zaznaczone na liście dokumentów (1) – wybierając przycisk „eksportuj do [nazwa programu księgowego]” nad listą dokumentów
- pojedynczo (2) – po wybraniu „eksportuj” na liście dokumentów
Najbardziej preferowaną metodą eksportu powinna być opcja opcja pierwsza (1) która to umożliwia w połączeniu z zastosowanymi filtrami zaznaczenie wszystkich dokumentów i wyeksportowanie ich przy pomocy jednego przycisku.
3. Ustawienia integracji kosztów
Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Dokumenty → Parametry → Ustawienia integracji kosztów lub jako link w słowniku kategorii.
Dostępne ustawienia:
1. Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru – realizowany poprzez uniwersalny Wymiar – po wybraniu na dokumencie wartości z określonego wymiaru system uniemożliwia wyeksportowanie dokumentu.
|
Instrukcja czym są, jak tworzyć i modyfikować wymiary znajdziesz w: Instrukcja tworzenia i zasady działania mechanizmu - WYMIARY |
2. Ustawianie daty wpływu - domyślny parametr dla dokumentów ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy
3. Kontrakt dla pozycji - umożliwia ustawienie opcji “Kontrakt” dla każdej przekazanej pozycji do programu FK, aby było możliwe ustawienie trzeba zdefiniować wymiar i wskazać go w ustawieniach integracji.
Zdefiniowanie wymaganego wymiaru
W Saldeo w Parametry -> Wymiary definiujemy wymiar “Kontrakt” (Instrukcja tworzenia i zasady działania mechanizmu - WYMIARY):
- Wybieramy przycisk Dodaj
- Podajemy nazwę (np. Kontrakt), opcjonalnie dodajemy opis własny i dodatkowe oznaczenie (KOD)
- Wybieramy typ wymiaru: “lista wartości do wyboru” , następnie zaznaczamy “Wymiar ustawiany na pozycjach” na TAK
- Zapisujemy, opcjonalnie uzupełniamy słownik pozycjami zawartymi w programie FK zgodnie z instrukcją podaną powyżej.
Nowo dopisany wymiar musimy wskazać w ustawieniach integracji kosztów, a następnie po przejściu na dokument będzie dostępna opcja wybrania kontraktu zarówno dla dokumentu jak i pozycji.
3.1. Parametry importu dokumentów
Faktury zaliczkowe i faktury w innych walutach niż PLN aktualnie nie są możliwe do eksportowane z SaldeoSMART.
Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę parametry:
Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.
Parametry ustawień importu są dostępne: Parametry → Kategorie
1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są eksportowane, jednakże po stronie programu FK rozróżnieniem typu dokumentu przy eksporcie z SaldeoSMART będzie wybrana wartość z parametru Rejestr
- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług
- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki
- T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych
2. Kategoria – nazwa kategorii, nie jest przenoszona do programu FK, właściwe określenie nazwy wpływa na późniejszą wygodną pracę z programem, przykładowym zapisem może być np.: “402-2-Usługi obce” gdzie w nazwie zawarto jednocześnie informację dotyczącą konta i opis który pozwoli łatwo ją odszukać.
Na poziomie samej kategorii można skonfigurować:
- domyślny opis zdarzenia gospodarczego
- rejestr - domyślny, przy wybraniu kategorii zostanie automatycznie ustawiony
- data księgowania (do wyboru wg daty wystawienia, płatności, wpływu lub dostawy)
- odliczenie VAT (pełne, brak lub częściowe)
- termin odliczenia VAT (do wyboru wg daty wpływu, wystawienia, dostawy lub terminu płatności),
- Typ - określa rodzaj kosztu (eksploatacja, leasing, zakup)
- Odliczenie kosztu - procentowy wskaźnik kosztu zaliczonego jako KUP pozostała będzie jako NKUP
- Numer kolumny - nr kolumny KPR do wpisania: 7,8,10,11,13 lub dla ryczałtu
Parametry Typ oraz Odliczenie kosztu są brane pod uwagę tylko wtedy gdy na dokumencie został ustawiony i wybrany numer rejestracyjny pojazdu z wymiaru “Rejestracje”. W przypadku gdy nie zostaną ustawione program księgowy przyjmie domyślne parametry zgodnie z podanymi definicjami w słowniku Pojazdy.
Listę kategorii wraz z ustawieniami można zaimportować z pliku Excel (Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.
Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.
3. Opis zdarzenia – opis, który nie jest przenoszony do programu księgowego.
4. Rejestr – wskazuje rodzaj dokumentu dla systemu FK
Dokumenty różnych typów (np. sprzedaż i zakupy) oraz z różnych rejestrów są eksportowane do jednego pliku.
Faktury są eksportowane do formatu BUF.
Po zaimportowaniu plik z dokumentami w formacie BUF jest zamieniamy na plik w formacie OLD.
Aby móc wyeksportować fakturę, musi spełniać następujące kryteria:
- dostawca/odbiorca (NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna)
- uzupełnione: numer dokumentu, data wystawienia, data sprzedaży/dostawy, termin płatności
- waluta wyłącznie PLN
- przynajmniej 1 pozycja podsumowania VAT
3.2. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)
Dla programu Reset R2 Księga Handlowa jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).
Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.
Aby podzielić kwotę na różne kategorie, wybieramy ikonę:
- pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę i wybrać nową kategorię (2), uzupełniamy również pozostałe - opcjonalne - pola jak np.: nr pojazdu i inne wymiary ustawiane na pozycjach
- kwota domyślnej kategorii (1) obliczy się automatycznie
Każdą kwotę w podsumowaniu faktury można rozbić na kilka pozycji.
Zapisaną wcześniej pozycję można usunąć – po najechaniu na nią kursorem myszki pojawi się czerwony krzyżyk – usuń .
3.3. Odliczenie kosztów związanych z wydatkami na samochody
Przed skorzystaniem z tej funkcji należy w słowniku pojazdów w programie Reset2 uzupełnić słownik wszystkich pojazdów firmy wraz z wymaganymi informacjami jak odliczenie VAT, konta i pozostałe. Aby system Reset2 automatycznie zaksięgował dokument związany z wydatkami na samochody należy wraz z dokumentem wyeksportować przynajmniej informację dotyczącą numeru rejestracyjnego pojazdu, opcjonalnie z Saldeo możemy również wyeksportować inne ustawienia dotyczące:
- typ - odliczenia kosztu
- odliczenie VAT
- odliczenie kosztu
- ilość zużytego paliwa
Jeżeli nie podamy tych opcjonalnych informacji mechanizm księgowania po stronie Reset2 sam dobierze domyślne parametry księgowania (za wyjątkiem ilości zużytego paliwa).
Zdefiniowanie wymaganych wymiarów
W Saldeo w Parametry -> Wymiary definiujemy dwa nowe wymiary (Instrukcja tworzenia i zasady działania mechanizmu - WYMIARY) pierwszy dla numerów pojazdów a drugi dla ilości zużytego paliwa (opcjonalnie):
- Wybieramy przycisk Dodaj
- Z otwartego okna dopisywania nowego wymiaru wybieramy predefiniowany Wymiar o nazwie rejestracje (w tym celu wybieramy ikonę po prawej stronie przy polu dodatkowy KOD)
- Po wybraniu wymiar wszystkie pola zostaną automatycznie ustawione, jednakże należy dodatkowo obowiązkowo zaznaczyć opcję “Wymiar ustawiany na pozycjach” na TAK
- Zapisujemy, - opcjonalnie - ponawiamy operację i tym razem wybieramy z predefiniowanych “Litry” które posłużą do przenoszenia informacji o zużyciu litrów paliwa na potrzeby opłat środowiskowych.
Po przejściu na dokumenty na fakturach dotyczących samochodów należy każdorazowo wskazać numer rejestracyjny pojazdów oraz opcjonalnie ilość zużytego paliwa. Przy podziale na pozycje możliwe jest wskazanie do każdej z nich innego pojazdu oraz podania ilości paliwa.
4. Import dokumentów w programie Reset R2 Księga
Aby zaimportować w programie Reset R2 Księga plik z fakturami należy wybrać:
Zbiory →
Import danych → “Import dokumentów z programu RESET2 – R2Faktury”
lub Księga → Kliknąć ikonę „Import dokumentów z programu RESET2 – R2Faktury”
Niezależnie z której opcji uruchomimy import, pojawi się okno „Import dokumentów z programu RESET2 – R2Faktury”
Jako plik źródłowy wskazujemy plik wyeksportowany z SALDEO przeznaczony do zaimportowania w programie Reset2 FK, opcjonalnie (jeżeli wiemy co robimy, możemy poustawiać dodatkowe parametry importu. Na koniec wybieramy → Start. Pojawi się okno „Potwierdzenie” (może też pojawiać komunikat o odpowiedniej wersji formatu pliku) wybieramy → TAK
System wyświetli potwierdzenie ilości dokumentów w pliku potwierdzamy → TAK
Na koniec pojawi się okno „Informacja” potwierdzające zakończenie importu.
Dokumenty znajdujące się w pliku zostaną zaimportowane do KPiR.
Komentarze
Komentarze: 0
Komentarze do artykułu są zablokowane.