Opis integracji z programem

BUCHALTER

 

wersja 1.72.0

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury i dokumenty z SaldeoSMART do programu Buchalter, należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży: faktury i rachunki lub dokumenty (kosztowe, sprzedaży, towar/materiał).

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury klienta, należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do Buchalter nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj z prawej strony listy faktur.

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta, należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty klienta z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

 

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk Wyślij do Buchalter Win nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk Wyślij po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów, jeśli eksport miał już miejsce.

---

2. Ustawienia integracji dla programu Buchalter WIN

W programie Buchalter możliwe jest księgowanie dla KPIR i Ryczałt.

• typ kosztów – po stronie kategorii można wybrać typ dokumentu: zakup handlowy, koszty uboczne, reklama, wynagrodzenia, inne (kolumna 13), zakup produkcyjny, inne 20% oraz inne 75% (kolumna 13 z częściowym odliczeniem kosztu).

Wybierając typ kosztu można określić rodzaj kosztu w KPIR lub stawki ryczałtu: 17%, 15%, 14%, 12,5%, 12% 10%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%

 

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Parametry: link do Ustawienia integracji kosztów.

Dostępne ustawienia:

• Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość dla wymiaru: opcja umożliwiająca zablokowanie eksportu dokumentów. Należy wskazać odpowiedni wymiar, np. „Brak eksportu” - po wybraniu tego wymiaru podczas edycji dokumentu, będzie on pozbawiony możliwości eksportu do programu księgowego.
• Ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia lub daty dostawy.

 

---

3. Warunki importu dokumentów z SaldeoSMART do programu Buchalter WIN

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.

 

2. Kategoria – odpowiada kategorii, która zostanie przeniesiona do programu podczas importu.

Kategorie można importować z pliku Excel (wzór pliku jest dostępny do pobrania na stronie z listą kategorii).

Na poziomie kategorii ustawia się:

• domyślny opis zdarzenia,
• domyślny rejestr,
• odliczenie VAT (pełne, brak, paliwo bez odliczenia lub częściowe 50%),
• termin odliczenia VAT (wg daty wpływu, wystawiania, dostawy lub terminu płatności),
• typ kosztów – po stronie kategorii można wybrać typ dokumentu: zakup handlowy, koszty uboczne, reklama, wynagrodzenia, inne (kolumna 13), zakup produkcyjny, inne 20% oraz inne 75% (kolumna 13 z częściowym odliczeniem kosztu).

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.

 

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego ustawiony w SaldeoSMART.

 

4. Rejestr – Rejestry są wykorzystywane np. gdy klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr.

W obrębie jednego typu dokumentów (np. zakupy) rejestry eksportowane są do jednego pliku.

 

5. Wymiary (Dokumenty → Parametry → Przejdź do ustawień → …) – wymiary dla SaldeoSMART służą do szczegółowej kategoryzacji dokumentów.

 

Szczegółowe informacje na temat wykorzystania wymiarów są dostępne w osobnym dokumencie „Wymiary” dostępnym obok przycisku "+Dodaj” po prawej stronie nad listą wymiarów.

 

Faktury są eksportowane do folderu ZIP, który zawiera dwa pliki.

Ważne! Przed zaimportowaniem w programie Buchalter, pobrany folder ZIP trzeba wypakować do folderu (najlepiej o nazwie loginu klienta – to ułatwi import).

 

Do programu Buchalter importuje się cały folder!

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca,
• numer dokumentu – w numerze nie może być spacji,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• waluta PLN,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

 

Warunki eksportu dokumentów sprzedaży:

 

Aby wyeksportowanie faktury sprzedaży było możliwe, musi ona spełniać warunki, jakie nakłada sam program księgowy odnośnie formatu numeru dokumentu. Ze względu na ograniczenia programu Buchalter, numer dokumentu musi składać się z 3 pól oddzielonych separatorem /. Numer może przyjąć postać: FFFF/11111/99999999. Pierwsze pole odpowiada identyfikatorowi faktury, a kolejne są wartością liczbową.

 

Numer faktury musi się składać się z trzech pól, gdzie pola są oddzielone “/” lub “-” (myślnikiem). 

Poprawny numer:

Niepoprawny numer:

 

---

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Buchalter WIN jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).

 

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  , a następnie:

• pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorią i należy tę kategorię wskazać:

• Kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać za pomocą ikony zielonego ołówka.
• Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.
• Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

 

---

4. Jak importować dokumenty w programie Buchalter WIN?

Aby zaimportować w programie Buchalter plik z fakturami, należy wybrać:

Buchalter → enter → wybór bazy klienta → enter

Ewidencje → enter → wybór, co będzie importowane: sprzedaż lub zakupy → enter

Menu → enter

 

Import → enter → pojawia się okno Import – zakupy → Podaj rok obrachunkowy importu (jeśli jest taki, jak bieżący, to wystarczy go zatwierdzić) → enter

 

Odczyt z dysku → wskazanie, gdzie jest folder z wyeksportowanymi danymi → enter

 

Ważne!

Zalecamy utworzenie na dysku C: folderu Saldeo, w którym będą zapisywane foldery, gdzie znajdą się pobierane z SaldeoSMART pliki z eksportowanymi dokumentami.

SaldeoSMART eksportuje pliki do folderu ZIP, który przed zaimportowaniem trzeba wypakować do folderu (najlepiej o nazwie klienta) – na przykładzie powyżej jest to folder o nazwie LOGIN i ten folder jest importowany do programu Buchalter.

Po wskazaniu ścieżki pliku, z którego mają zostać pobrane dane → enter

 

Pojawi się ramka z pytaniem „Czy rozpocząć operację?” → TAK (T)

Lista zaimportowanych dokumentów zakupu  zostaje przeniesiona na listę Dokumenty Zakupu 2013

 

Dla dokumentów sprzedaży proces importu wygląda analogicznie.

Po wyborze klienta i ewidencji wybiera się → Sprzedaż.

 

---

5. Jak dopisać kontrahentów z importowanych dokumentów do bazy w programie Buchalter WIN?

Program Buchalter nie dodaje automatycznie kontrahentów, pochodzących z importowanych dokumentów, do swojej bazy.

Aby dopisać kontrahenta do bazy, należy wybrać:

Buchalter → enter → Kartoteki → enter → Pomocnicze → enter

Kontrahent → enter

Wybór kontrahenta z listy → Dopisz → enter → okno Wybierz: 1. Dostawca, 2. Odbiorca, 3. ... → wybór typu kontrahenta → enter → kontrahent zostaje dodany do bazy