Opis integracji z programem

Asseco Wapro: WF-FaKiR

 

---

1. Jak eksportować dokumenty z programu SaldeoSMART?

Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z SaldeoSMART do programu WF - FaKir należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (sprzedaży – faktury lub rachunki, kosztowe lub towar/materiał).

 

1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować faktury firmy, należy wybrać w menu głównym:

Faktury → Lista faktur,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować:

• wszystkie zaznaczone na liście – przycisk Eksportuj do WF - Fakir nad listą faktur,
• pojedynczo – przycisk Eksportuj z prawej strony listy faktur.

Aby skonfigurować konta, na które po imporcie w programie Wapro Fakir mają być rozrzucone kwoty z faktur sprzedażowych wystawianych przez klienta w SaldeoSMART, należy utworzyć kategorię: FAKTURA (tworzenie kategorii opisane jest w części 2).

 

1.2. Eksport rachunków z programu SaldeoSMART

Aby wyeksportować rachunki klienta/firmy należy wybrać w menu głównym:

Rachunki → Lista rachunków,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe:

• pojedynczo (przycisk Eksportuj na liście rachunków),
• wszystkie z listy (przycisk Eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków.

1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie SaldeoSMART

Aby wyeksportować dokumenty firmy z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym:

Dokumenty → Lista dokumentów,

a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

 

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu:

• wszystkie zaznaczone na liście dokumentów  – przycisk Eksportuj do WF-Fakir nad listą dokumentów,
• pojedynczo  – przycisk Eksportuj po prawej stronie listy dokumentów. Przycisk zmieni nazwę na Ponów, jeśli eksport miał już miejsce.

---

2.  Ustawienia integracji dla WF-FaKir

Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Parametry → Ustawienia integracji kosztów:

 

 

Dla programu WF-FaKir możliwe jest konfigurowanie domyślnych kont dla firmy:

• techniczne konto brutto kontrahenta – przydatne dla nowych kontrahentów, wtedy po stronie FaKir w prosty sposób można ich odnaleźć i ustawić właściwe konto kontrahenta,
• konto brutto – stałe konto brutto dla firmy,
• konto VAT naliczony,
• konto VAT należny.

Po wpisaniu numeru konta należy kliknąć Zapisz konta.

 

Możliwe jest także ustawianie daty wpływu – czy ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy.

 

---

3. Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do programu WF - FaKir

Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z SaldeoSMART.

 

Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.

 

1. Typ – w SaldeoSMART mamy 3 typy dokumentów, które są importowane:

- DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

- FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

- T/M (towar/materiał) – zakup towarów handlowych.

 

2. Kategoria – w programie WF – FaKir kategoriom odpowiadają konta w programie księgowym: jeśli dla danego dokumentu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, to podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z tą kategorią i takimi kontami, które są dla niej ustawione.

 

Z poziomu kategorii można ustawić:

• domyślny opis zdarzenia,
• domyślny rejestr,
• odliczenie VAT (pełne, brak lub częściowe 50%),
• termin odliczenia VAT (wg daty wpływu, wystawiania lub terminu płatności),
• konto księgowe dla kwoty: brutto, netto oraz VAT.

 

Listę kategorii wraz z przypisanymi do nich numerami kont można zaimportować z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. Po wyborze tej opcji pojawią się informacje, jak odpowiednio przygotować plik Excel.

 

Kategorie można także eksportować do pliku Excel, a następnie np. zaimportować dla innej firmy.

 

3. Opis zdarzenia – opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.

 

4. Rejestr – dla każdego rejestru SaldeoSMART przygotowuje oddzielny plik do importu. Rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze.

 

Dla rejestru można także skonfigurować numer rejestru – w polu numer rejestru należy wpisać właściwą wartość, zgodną z numerem rejestru w programie WF-FaKir.

Faktury są eksportowane do formatu xml.

 

Każdy typ dokumenty eksportowany jest oddzielnie (tzn. w pliku ZIP osobno są pliki dla dokumentów sprzedażowych, zakupowych i towarowych), oddzielnie eksportowane są także rejestry.

 

Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

• dostawca (dla zakupowych - NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna, NIP nie jest niezbędny, aby móc zaimportować plik w programie),
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• termin płatności,
• waluta PLN,
• przynajmniej 1 pozycja VAT.

 

3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu WF-FaKir jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji, gdy na fakturze jest towar handlowy i transport lub pozycje, które idą na różne konta księgowe) – każdej kategorii w dokumencie będzie odpowiadała osobna pozycja o takich samych datach i numerze dokumentu.

 

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę    , a wtedy:

• pojawi się pole, należy wpisać w nie kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i należy tę kategorię wskazać:

• kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.
• Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować, klikając odpowiednio w  ikonę śmietnika lub ołówka.

3.2. Odliczenie kosztów pojazdów

Dla programu WF-FaKir w ustawieniach integracji kosztów, jest parametr Pojazdy, który umożliwia przekazywanie numeru rejestracyjnego pojazdu.
Przy zastosowaniu schematu dotyczącego odliczenia pojazdów, na Kategorii w SaldeoSmart w sekcji “odliczenie VAT” nie ustawiamy parametru dot. odliczenia VAT.

 

Aby móc przekazywać numer rejestracyjny pojazdu należy, utworzyć wymiar, a następnie wprowadzić numery rejestracyjne pojazdów.

Po utworzeniu wymiaru, należy go wpisać w ustawieniach integracji kosztów w nawiasie kwadratowym [...].

 

Numery rejestracyjne muszą być uprzednio wprowadzone w programie Wapro-Fakir w sekcji : Kartoteki, a następnie pojazdy samochodowe.

 

Sposób odliczenia pojazdów jest definiowany w programie Wapro-Fakir, po wybraniu odpowiednio “sposób wykorzystania”.

Kolejnym krokiem jest wgranie odpowiedniego schematu importu, który jest przystosowany do odliczenia pojazdów oraz dokumentów, gdzie nie jest uzupełniony wymiar Pojazdy.

 

Aby móc stworzyć schemat księgowania dla dokumentów wyeksportowanych z aplikacji SaldeoSMART należy pobrać i zapisać schemat Importu Pojazdy  w formacie xml, dostępny po otworzeniu poniższego linku:

Schemat importu pojazdy

Po wgraniu schematu importu należy ustawić odpowiednie konto NKUP przez, poprawienie Definicji dekretu w polu nKUP.
Domyślne ustawione jest konto 409-7 dla NKUP.

 

---

4. Stworzenie schematu importu w programie WF - FaKir

Krok 1. Utworzenie źródła danych

Aby utworzyć źródło danych należy wybrać Definicje → Import – definicje → Import – źródła danych

W oknie Źródła danych → Dodaj (Ins)

 

W oknie „Źródła danych” → Dodaj (Ins)

Otworzy się okno Dodawanie źródła - tu wskazać parametry:

Nazwa źródła – Saldeo

Opis źródła – Saldeo

Typ źródła – WAPRO Mag - MW

Importowane dokumenty – nie zadekretowane

Współpraca między systemami – rozłączne bazy

→ Zapisz – nowe źródło pojawi się w oknie Źródła danych - można wskazać je jako domyślne

 

Krok 2. Stworzenie schematu księgowania dla importu plików

Aby móc stworzyć schemat księgowania dla dokumentów wyeksportowanych z aplikacji SaldeoSMART, należy pobrać i zapisać schemat Saldeo1 w formacie xml, dostępny po otwarciu linka:

Pobierz schemat importu

lub użyć prawego przycisku myszki po najechaniu na link

Następnie należy wybrać: Definicje → Import – definicje → Import – schematy księgujące

Uruchomi się okno: „Magik 2 – Schematy księgowania” → Schematy księgowania i analityki → Importuj

Pojawi się okno → „Magik2–Import schematów księgowania” → w polu wyboru pliku ze schematem należy wczytać zapisany wcześniej na dysku komputera schemat księgowania Saldeo1 → Dalej

→ OK → Czytanie schematu → Podgląd importowanego pliku → Dalej

 

Pojawi się informacja, że import schematu zakończył się pomyślnie, a na liście schematów księgowania pojawi się schemat

Saldeo 1.

Wyświetli się okno Pytanie, w którym należy kliknąć → TAK

 

Na liście Typy dokumentów importowanych należy wybrać typ, który po stronie Dokumenty Fakira ma wskazany Typ dokumentu, a nie ma wskazanego „dziennika” → Skojarz (Ctrl+F2)

 

W oknie Typ dokumentu w polu Dziennik wybieramy odpowiednik danego typu dokumentu w dzienniku FaKira → Zapisz.

 

Ważne!

Taką samą procedurę stosujemy dla wszystkich typów dokumentów importowanych, które nie mają określonego Dziennika po stronie dokumentów FaKira.

Po skojarzeniu wszystkich typów należy kliknąć Zapisz i wygeneruj procedurę (F10)

Przy wszystkich właściwie uzgodnionych informacjach zostanie wyświetlony komunikat o poprawnym zakończeniu generowania procedury.

Na zakończenie należy kliknąć:

→ Ustaw domyślny schemat – wtedy podczas importu plików będzie on ustawiany automatycznie lub

→ Zapisz – podczas importu trzeba będzie wybrać odpowiedni schemat (jeśli w programie jest ich więcej niż jeden).

---

5. Jak importować dokumenty w programie WF - FaKir?

Aby móc zaimportować dokumenty, należy wybrać: Dokumenty → Import dokumentów

W oknie Import dokumentów – Bufor dok. zadekretowanych → ikona Dodaj transakcję

 

 

Następnie otworzy się okno Import transakcji, w którym należy wskazać źródło danych oraz schemat księgowania dla SaldeoSMART → Wykonaj (F10)

 

 

Otworzy się okno Dekretacja dokumentów – Bufor dok. nie zadekretowanych →

→ Wczytaj dokumenty z pliku (Ctrl + Ins)

 

 

Otworzy się okno „Magik 2 – Import dokumentów” → należy wybrać plik XML z danymi wyeksportowanymi z aplikacji SaldeoSMART → Dalej (F10)

 

→ Czytanie pliku → Podgląd importowanego pliku → Dalej (F10)

W oknie „Dekretacja dokumentów” - Bufor dok. niezadekretowanych → zaznaczamy pozycje → Dekretuj dokumenty (F3)

 

 

Okno „Dekretacja dokumentów” → musi być wybrany schemat księgowania Saldeo1

→ OK (F10)

 

Pojawi się informacja: Proces dekretacji zakończył się pomyślnie → OK

Okno: Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → pojawią się wykonane transakcje i lista dokumentów z ich rozbiciem.

Aby poprawnie zaimportować dokumenty, należy wybrać Kartoteki → Kontrahenci

→ Diagnostyka (Ctrl+D) → W oknie raport → Dalej (F 10)

→ Zamknij → Zamknij w oknie „Kontrahenci”

W oknie Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → Diagnostyka (Ctrl+D)

Otworzy się ono Diagnostyka z komunikatem, że wszystkie dokumenty wybranej transakcji są poprawne → Zamknij (Esc)

Następnie w oknie: Import dokumentów → Bufor dok. zadekretowanych → Importuj (F3)

 

Pojawi się okno Import dokumentów: w części Rozliczenia należy odznaczyć importuj rozliczenia rozrachunków

 → Wykonaj → w kolejnych etapach czytania pliku: → Tak → Tak

 

Zaimportowane dokumenty pojawią się na liście dokumentów wybranej firmy.