Opis integracji z programem
bcKPR "bc" Bogdan Chudzikiewicz
ver.2.0.0 z dnia 02.05.2019
Metryczka zmian w dokumencie
Data zmiany |
Numer wersji dokumentu |
Autor |
Opis zmian |
20.07.2018 |
1.0.0 |
Paweł Sierakowski |
Powstanie dokumentacji |
04.09.2018 |
1.1.0 |
Paweł Sierakowski |
Zmiany w zakresie konfiguracji aplikacji bcImport na potrzeby komunikacji z Saldeo uwzględniające dokonane zmiany przez producenta w programie |
26.09.2018 |
1.1.1 |
Paweł Sierakowski |
Drobne poprawki doprecyzowujące opisy |
29.10.2018 |
1.1.2 |
Paweł Sierakowski |
Dodanie nowego parametru w integracji kosztów:
|
02.05.2019 |
2.0.0 |
Paweł Sierakowski |
|
Informacje ogólne
Wymagania instalacji i konfiguracji
Na całą konfigurację integracji pomiędzy SaldeoSMART z systemem księgowym składają się następujące elementy:
- instalacja i konfiguracja aplikacji Import2KPR
- instalacja aplikacji SaldeoPULPIT
- opcjonalnie jednakże zalecane, instalacja modułu modułu SSYNC - instrukcja instalacji SSYNC
- konfiguracja kategorii w SaldeoSMART
Ustawienia integracji w SALDEO
Ustawienia integracji zawierają możliwość ustawienia:
- atrybutu dokumentu czyli tzw. w programie “Atr”
- atrybutu VAT czyli w programie tzw. “GrupaR”
- Data odliczenia VAT - parametr umożliwia sterowanie przekazywaniem data jaka ma być ogólnie przyjęta, możliwe do ustawienia wartości to wg. daty: wpływu, wystawienia, dostawy, płatności
- Data zaksięgowania - parametr umożliwia sterowanie przekazywaniem data jaka ma być ogólnie przyjęta, możliwe do ustawienia wartości to wg. daty: wpływu, wystawienia, dostawy, płatności
- “Przy eksporcie pomiń terminy, płatności i wpłaty” - przy eksporcie dla wszystkich dokumentów pomijane będą terminy płatności oraz wszystkie dokonane płatności wynikające z odczytanego dokumentu mające później negatywne przełożenie na tworzenie w programie tzw. złych długów
- parametr “nie eksportuj” - parametr ogólny SALDEO, blokujący możliwość eksportu dokumentu z SALDEO do programu księgowego jego definiowanie i zastosowanie w praktyce jest omówione w oddzielnym dokumencie
Dwa pierwsze parametry przekładają się bezpośrednio na funkcjonowanie opisywania dokumentu i jego eksportu do programu księgowego. Aby je ustawić należy dla każdego z nich zdefiniować Wymiar (dla każdego z nich z osobna!) z następującymi parametrami:
Parametr |
Opis |
Nazwa |
dowolna, np.: “Atrybut” lub “VAT Atrybut” |
Opis wymiaru |
dowolny, puste |
Dodatkowy KOD |
dowolny, puste |
Typ wymiaru |
lista wartości do wyboru |
Wymiar przeznaczony dla dokumentów |
TAK |
Wymiar ustawiany na pozycjach |
NIE |
Wiele wartości dla wymiaru |
NIE |
Wymiar automatycznie dobierany przy odczycie |
TAK |
Wymiar odczytywany z dokumentu |
NIE |
Wymiar przeznaczony dla faktur |
NIE |
Na koniec po ich zdefiniowaniu w wymiarach ustawiamy je w parametrach integracji dokumentów, odpowiednio dla tych dwóch parametrów.
2.3. Parametry opisu dokumentu wymaganych do eksportu
Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 4 parametry: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr.
2.3.1. Typ dokumentu
SaldeoSMART standardowo rozróżniamy 3 typy dokumentów, które są importowane:
TYP |
Nazwa |
Opis |
DS |
dokument sprzedaży |
sprzedaż towarów i usług |
FK |
faktura kosztowa |
pozostałe wydatki |
T/M |
towar / materiał |
zakup towarów handlowych |
2.3.2. Rejestr
W systemie bcKPR odpowiadają za prawidłowe przypisanie dokumentu do rejestru VAT.
Aktualnie z SaldeoSMART mamy możliwość wyeksportowania dokumentów do następujących rejestrów, przy czym niektóre typy możliwe są do eksportowania tylko z określonym typem dokumentu:
Rejestr |
Ograniczenie eksportu do wskazanego typu dokumentu |
Sprzedaż Netto |
DS |
Zakup Towarów |
T/M |
Zakup Materiałów |
T/M |
Koszty Zakup Pozostałe |
FK |
Zakup Paliwa BPOV |
FK, T/M |
Zakup Obciążenie Odwrotne |
FK, T/M |
Sprzedaż Obciążenie Odwrotne |
DS |
WNT |
FK, T/M |
WDT |
DS |
Import usług |
FK, T/M |
UWAGA (dotyczy klientów wdrożonych i użytkujących Saldeo do dnia 01.05.2019r.) Jeżeli na liście wyboru dostępnych rejestrów nie ma WNT, WDT, Import usług należy je dopisać. Ta sytuacja dotyczy klientów i ich firm które zostały dodane przed wprowadzeniem tejże funkcjonalności w SALDEO. Wybieramy przycisk “+Dodaj”. Jako typ wybieramy brakujący (z dostępnej listy rejestr) a jako nazwę przepisujemy opis typu rejestru (zalecane) lub podajemy własny opis dla tego rejestru. Konieczne jest również pobranie nowego schematu importu zgodnie z instrukcją: Instalacja i konfiguracja aplikacji do importu danych Import2KPR i jego zaktualizowanie dla każdej z firm analogicznie jak to wykonywaliśmy przy pierwszym imporcie |
2.3.3. Opis zdarzenia
Opis zdarzenia jest ustawiany na każdym dokumencie z osobna, może być domyślnie przypisany z kategorii lub automatycznie ustawiany na podstawie mechanizmów samouczenia się SALDEO przy odczycie dokumentu.
UWAGA W programie bcKPR długość pola opisu zdarzenia gospodarczego jest ograniczona, przy eksporcie z SALDEO opis jest automatycznie skracany. |
2.3.4. Kategoria
Służy opisaniu dokumentu na potrzeby jego prawidłowego zaksięgowania w programie. Na kategorię składają przede wszystkim określenie kolumny KPR. Aby przejść do podglądu lub definiowania nowych kategorii wybieramy: Parametry → Kategorie
Definiując kategorię ustawiamy:
- nazwa kategorii
- domyślny opis zdarzenia - gospodarczego (opcjonalne)
- domyślny rejestr - (opcjonalne)
- odliczenie VAT (TAK, NIE, warunkowe),
- Częściowe odliczenie - ustawiane tylko gdy odliczenie VAT jest na TAK lub warunkowe wprowadzamy procent odliczenia, jeżeli pozostawimy puste domyślnie 100%
- Odliczenie kosztu - wprowadzamy procent odliczenia kosztu KUP na potrzeby odliczeń wydatków związanych samochodami służbowymi, jeżeli pozostawimy puste domyślnie 100%
- Kolumna KPiR – wybieramy z listy:
- sprzedaż (7)
- pozostałe przychody (8)
- zakup towarów (10)
- koszty uboczne (11)
- pozostałe koszty (13)
3. Eksport dokumentów
Eksport dokumentów może odbywać się automatycznie (zalecane) przy użyciu dodatku automatycznej integracji lub jeżeli nie został on skonfigurowany poprzez wyeksportowanie pliku z danymi do zaczytania w programie Import2KPR.
Niezależnie od metody eksportu, procedura z początku przebiega identycznie. Aby wyeksportować dokumenty Klienta/Firmy z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym (znajdującym się po lewej stronie) Dokumenty → Lista dokumentów
Wybieramy firmę, następnie określamy miesiąc i rok z którego będą eksportowane dokumenty.
Wyświetla się lista dokumentów, na której zaznaczamy dokumenty przeznaczone do eksportu (można zaznaczać zbiorczo wszystkie widoczne[1] lub pojedynczo wskazane). W zależności czy będziemy pobierać dane poprzez dodatek integracyjny czy bezpośrednio poprzez pobranie pliku z danymi przechodzimy odpowiednio do rozdziału.
3.1. Poprzez dodatek integracyjny w SaldeoPULPIT - “Wyślij”
Z funkcji dostępnych nad listą dokumentów wybieramy przycisk “Wyślij”.
Można też eksportować pojedynczo dokumenty bezpośrednio przy nim wybierając przycisk “Wyślij”. Wybranie funkcji wyślij nie jest równoznaczne z pobraniem dokumentu do programu księgowego.
Uruchamiamy aplikację SaldeoPULPIT, w pasku systemowym wybieramy Prawy Przycisk Myszy (PPM) na ikonie aplikacji a następnie wybieramy opcję “Pobieranie”.
Zostanie wyświetlona zsynchronizowana lista firm.
Przy wskazanej firmie wybieramy funkcję “Pobierz dokumenty”. Plik zostanie pobrany do określonej wcześniej aplikacji SaldeoPulpit katalogu.
3.2. Pobranie pliku z danymi do importu - “Eksportuj”
Z funkcji dostępnych nad listą dokumentów wybieramy przycisk “Eksportuj do BC. Chudzikiewicz”.
Spowoduje ona utworzenie jednego pliku w którym zawarte będą dane wszystkich wskazanych dokumentów do importu. Możliwe jest eksportowanie pojedynczo dokumentów bezpośrednio przy nim wybierając przycisk “Eksportuj” co zainicjuje pobranie pliku z danymi.
4. Instalacja i konfiguracja aplikacji do importu danych Import2KPR
Jeżeli aplikacja nie została jeszcze zainstalowana pobieramy ją ze strony producenta Import2KPR i instalujemy poprzez uruchomienie pobranego pliku EXE.
Pobieramy plik schematu ustawień importu SALDEO_schemat_Import2KPR.ccw dla SALDEO i wgrywamy do katalogu wskazanego do wymiany plików z SaldeoSMART (ścieżkę można podejrzeć w ustawieniach aplikacji SaldeoPULPIT), można również wskazać dowolny inny folder, ale należy pamiętać jego lokalizację ponieważ jego wskazanie będzie niezbędne przy każdym pierwszym imporcie danych dla każdej z firm.
Uruchamiamy aplikację Import2KPR, przechodzimy do menu Program -> Konfiguracja, zaznaczamy parametry “Zamknij po zapisaniu do KPR” oraz “Po uruchomieniu automatycznie przejdź do:”
Zapisujemy wybierając “OK”. Przechodzimy ponownie do menu Program -> Dodaj do Menu DLL w KPR
Wskazujemy lokalizację instalacji programu KPR, następnie klikamy sprawdź.
Jako nazwę programu możemy ustawić SALDEO, zachowując przed nazwą znak “~” lub pozostawić domyślną zaproponowaną przez program.
5. Import danych
W aplikacji bcKPR przechodzimy do Menu głównego DLL -> SALDEO (lub możliwe pod inną nazwą Import2KPR). Wybranie opcji spowoduje uruchomienie aplikacji do importu danych, dla wskazanej aktualnie firmy.
5.1. Pierwszy import
Jeżeli jest to pierwszy import danych otworzy się nieuzupełnione okno konfiguracji parametrów importu.
Aby ustawić wszystkie parametry wczytujemy schemat import danych poprzez wybranie przycisku “Wczytaj” (1).
Zmieniamy format wczytywanego pliku na “Ustawienia (*.ccw)” (1) następnie przechodzimy do ściezki gdzie zapisaliśmy ustawienia pliku ustawień “SALDEO_schemat_Import2KPR.ccw” (katalog do którego pobraliśmy schemat ustawień podczas instalacji programu).
5.2. Importowanie danych
W oknie “Ustawień Importu” należy wskazać (jeżeli jest to kolejny import ścieżka jest zapamiętywana) plik z danymi do zaimportowania (1), ścieżka importu jest zapamiętywana dla każdej z firm, jeżeli korzystamy automatycznego mechanizmu pobierania SYNC (poprzez SaldeoPULPIT), przy każdym kolejnym imporcie system będzie pamiętał tę ścieżkę i pozostanie nam wybranie przycisku “Importuj do zasobnika” (2). W przeciwnym wypadku przy pobieraniu przez przeglądarkę internetową każdorazowo musimy wskazać plik który importujemy.
Po prawidłowym wykonaniu operacji Importu dane zostaną wczytane do bufora aplikacji Import2KPR, można je podejrzeć (1), skorygować lub usunąć (2) zanim zostaną wczytane do aplikacji bcKPR.
Sam import kończy się po wybraniu przycisku “Zapisz do KPR_BC …” co jest jednoznaczne z zapisaniem wszystkich dokumentów będących w buforze aplikacji do programu księgowego.
UWAGA W sytuacji gdy nie zapiszemy danych z bufora do aplikacji plik z pobranymi danymi z SALDEO jest kasowany, w tej sytuacji trzeba ponownie wyeksportować i pobrać dane przez aplikację SaldeoPulpit. |
6. FAQ - najczęściej zadawane pytania
6.1. Jak odliczać koszty związane z wydatkami na samochody służbowe (75% i 20% KUP)?
Informację taką przekazujemy ustawiając ją na kategorii, przy eksporcie system ustawi właściwie podaną na kategorii %KUP, więcej informacji można znaleźć przy opisie parametrów kategorii.
6.2. Pomimo ustawienia na dokumencie rejestrów WNT, WDT, import usług czy też na kategorii % odliczenia kosztu, informacje te nie są przekazane właściwie do aplikacji FK.
Przyczyną może być nieaktualny schemat importu, który nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przez program księgowy, należy sprawdzić czy została wykonana procedura jego uaktualnienia na firmie, poprzez:
Pobranie nowego schematu importu zgodnie z instrukcją:
Instalacja i konfiguracja aplikacji do importu danych Import2KPR
i jego zaktualizowanie dla każdej z firm analogicznie jak to wykonywaliśmy przy pierwszym imporcie
6.3. Dokumenty z obcą walutą (inna niż PLN)
W takich przypadkach w Saldeo przed eksportem dokonuje przeliczenia kwoty wg wybranego kursu. Do programu KPR importowane jest jako dokument z walutą PLN. W rzadkich sytuacjach może się zdarzyć iż suma podsumowania VAT po przeliczeniu będzie różniła się o grosz od przeliczonej całej kwoty netto z dokumentu, użytkownik przy imporcie zostanie o tym poinformowany przez aplikację bcImport i decyduje jaki wariant zaokrąglenia wybiera.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.