💡W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania
Jak ręcznie uzupełnić numer KSeF na dokumencie w SaldeoSMART?
Dlaczego system nie przyjmuje wpisanego numeru KSeF?
Co zrobić gdy numer KSeF jest już przypisany do innego dokumentu?
Kiedy pole numeru KSeF jest zablokowane do edycji?
Jakie uprawnienia w obiegu są potrzebne, aby edytować numer KSeF?
⚙️ Jak to działa?
Główną przyczyną wdrożenia tej zmiany jest potrzeba wyjścia naprzeciw klientom, którzy preferują ręczne wgrywanie plików do systemu zamiast automatycznej integracji.
W odpowiedzi na potrzeby użytkowników, SaldeoSMART umożliwia uzupełnienie numeru KSeF z dokumentu w dedykowanym polu Numer w KSeF.
Dla faktur, które trafiają do systemu jako skan, dostępne jest dedykowane, edytowalne pole na numer KSeF w którym jest możliwość ręcznego uzupełnienia numeru KSeF. Użytkownik może wpisać lub wkleić numer samodzielnie.
Pole Numer w KSeF dostępne jest z poziomu edycji dokumentu w sekcji Nagłówek.
‼️Na obecnym etapie numer KSeF nie jest jeszcze odczytywany z dokumentu. W kolejnym etapie prac wdrożymy automatyczne odczytywanie numeru KSeF bezpośrednio podczas skanowania.
Ważne: Faktury pobrane bezpośrednio z KSeF poprzez integrację (w formie XML) zachowują się tak jak dotychczas – dla nich pole numeru KSeF jest zablokowane do edycji.
OCR vs AI
Faktury z ręcznie wpisanym numerem KSeF zachowują się jak dokumenty OCR, co pozwala na ich odczytywanie tą metodą (Odczytaj)
Faktury pobrane bezpośrednio z KSeF są natomiast uzupełniane przy pomocy AI (Uzupełnij z AI)
Przyciski funkcyjne, takie jak "Pobierz KSeF XML” czy „Pobierz dokument”, są dostosowywane do tego, czy dokument pochodzi z OCR, czy z importu KSeF.
🔍 Walidacja numeru KSeF
System pilnuje, aby wpisany numer był zgodny ze schematem numeru KSeF. Weryfikowane są:
- numer NIP na początku numeru,
- poprawna i realna data (np. system nie przyjmuje daty z miesiącem 15 czy dniem 65),
- właściwa liczba cyfr oraz cyfry kontrolne na końcu.
Jeśli wpisany numer nie spełnia tych wymagań, zobaczysz komunikat o niepoprawnym formacie i zapisanie dokumentu z błędnym numerem nie jest możliwe. Pole może jednak pozostać puste – wpisanie numeru KSeF nie jest obowiązkowe.
🆔 Unikalność numeru KSeF
Każdy numer KSeF może wystąpić w bazie firmy tylko raz. Jeśli numer, który próbujesz wpisać (lub który system odczytał automatycznie), już istnieje w Twojej bazie dokumentów, otrzymujesz stosowny komunikat o duplikacie wraz z linkiem do istniejącego dokumentu.
📅 Data nadania numeru KSeF – uzupełniana automatycznie
Numer KSeF zawiera zakodowaną datę jego nadania. Gdy w polu Numer KSeF zostane uzupełniony poprawny i unikalny numer KSeF, system automatycznie uzupełni datę w polu „Nadano dnia" – nie musisz jej wpisywać ręcznie (pole nie podlega edycji).
🌿 Miniobieg – aktywacja po wpisaniu numeru KSeF
Pole dotyczące statusu faktury - zatwierdzenie lub odrzucenie staje się aktywne dopiero w momencie, gdy dokument zawiera uzupełniony, poprawny numer KSeF. Jeśli pole jest puste, opcja zmiany statusu nie jest widoczna.
🔑 Uprawnienia do pola z numerem KSeF
Dostęp do pola z numerem KSeF jest powiązany z uprawnieniami do pola Numer faktury w obiegu dokumentów:
- jeśli Twoja grupa użytkowników ma pole numer faktury ustawione jako wymagane lub opcjonalne, pole numeru KSeF jest dla Ciebie opcjonalne (możesz je wypełnić lub zostawić puste),
- jeśli masz dostęp do pola numer faktury wyłącznie do podglądu, pole numeru KSeF również jest dostępne tylko do podglądu.
💰 Rozliczenia kredytów
Wprowadzenie numeru KSeF do dokumentu nie zmienia standardowej polityki rozliczeń kredytów. Dokumenty dodane do SaldeoSMART, które zostały odczytane – koszt przetworzenia wynosi 1 kredyt za każdą stronę.
📥 Faktury pobrane z KSeF – bez zmian
Jeśli faktura została pobrana bezpośrednio z KSeF, numer KSeF jest nadawany przez system i pozostaje zablokowany do edycji – dokładnie tak jak do tej pory. Opisane powyżej zmiany dotyczą wyłącznie faktur wczytywanych przez OCR.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.