Odczytywanie Dokumentów - instrukcja obsługi dla księgowych

Logowanie

Aby zalogować się do systemu SaldeoSMART należy:

Wejść na stronę https://saldeo.brainshare.pl
Wpisać swój login i hasło w odpowiednie pola formularza (login i hasło zostało wysłane w email-u z danymi do konta dostępowego)

Kliknąć przycisk „Zaloguj”

Jeżeli nie pamiętasz hasła, wystarczy kliknąć „Nie pamiętasz hasła?” i postępować zgodnie z poleceniami systemu.

Po zalogowaniu Każdy Użytkownik ma dostęp do „Nowości” (blog z informacjami o ostatnich aktualizacjach) oraz do “Instrukcji” (instrukcje użytkowe programu).

Menu Główne

Menu główne znajduje się po lewej stronie ekranu. W zależności od ustawień wyświetlania przeglądarki prezentuje się na stałe, lub pojawia po najechaniu kursorem myszki na granatowy pasek po lewej stronie. W menu głównym dostępne są następujące opcje:

Rozwinięcie + Dodaj:

→ Dokument – umożliwia dodanie dokumentu do bazy dokumentów wybranej firmy,

→ Firmę – umożliwia utworzenie nowego konta dostępowego do programu dla kolejnej Firmy,

→ Kategorię – umożliwia dodanie przez księgowość nowej kategorii.

→ Wyciąg bankowy – umożliwia dodanie wyciągu bankowego do bazy wyciągów wybranej firmy (widoczne dla wybranych programów księgowych),

Zakładka Firmy:

→ Lista firm - pokazuje listę Firm wraz z ich danymi kontaktowymi,

→ Baza kontrahentów – pokazuje bazę kontrahentów dla danej Firmy,

→ Baza kontrahentów - prezentuje zapis wyników sprawdzenia statusu wybranych kontrahentów dla podatku VAT. Sprawdzenie kontrahenta możliwe jest z poziomu jego detali (w bazie kontrahentów) lub z poziomu listy dokumentów.

Zakładka Dokumenty:

→ Lista Dokumentów – zawiera listę wszystkich dołączonych dokumentów pogrupowanych według firmy, miesiąca i roku rozliczeniowego, z możliwością ich pobrania i eksportu,

→ Moje dokumenty wg firm – zawiera listę wszystkich dokumentów przydzielonych do zalogowanego użytkownika, pogrupowanych według firmy, miesiąca i roku rozliczeniowego, z możliwością ich pobrania i eksportu,

→ Moje dokumenty wszystkie (dotyczy sytuacji, gdy jest więcej niż jedna firma) – zawiera listę wszystkich dokumentów przydzielonych do zalogowanego użytkownika, z opisem do której firmy należą. Z tej listy istnieje możliwość zbiorczego sprawdzenia statusu VAT,

→ Wyszukaj – dostęp do zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów.

Zakładka Raporty

→ Zakupy u Kontrahentów - dane oparte są na załączonych do SaldeoSMART dokumentach typu koszty i towary. Warunkiem poprawnych wyników jest zdefiniowanie daty operacji (dostawy), kwoty oraz kontrahenta w załączonych dokumentach. Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.

→ Zakupy wg kategorii - dane oparte są na wszystkich załączonych do SaldeoSMART dokumentach, dla których typ formularza to: faktura kosztowa lub towar/materiał. Warunkiem poprawnych wyników jest zdefiniowanie daty operacji (dostawy), kwoty oraz kategorii w załączonych dokumentach. Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP.

→ Rozrachunki z kontrahentami - dane oparte są na wystawionych w SaldeoSMART fakturach i rachunkach oraz załączonych dokumentach. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie otrzymanych i dokonanych wpłat. Kwoty w walutach obcych przeliczane są zgodnie ze średnim miesięcznym kursem NBP. Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.

→ Zrealizowane płatności - raport opiera się na załączonych dokumentach, które mają odnotowaną przynajmniej 1 płatność częściową. Warunkiem poprawnych wyników jest kompletne opisanie dokumentów oraz bieżące aktualizowanie realizowanych wpłat. Raport ma charakter poglądowy i może różnić się od rozrachunków w programie księgowym.

Zakładka Wyciągi (dla wybranych programów księgowych)

→ Lista wyciągów – zawiera listę wszystkich dołączonych wyciągów bankowych pogrupowanych według firmy, miesiąca i roku rozliczeniowego.

→ Lista transakcji – zawiera listę transakcji z odczytanych wyciągów bankowych pogrupowanych według firmy, miesiąca i roku rozliczeniowego. Istnieje możliwość zawężenia widoku wg wyciągu bankowego, daty księgowania, numeru konta bankowego oraz typu transakcji.

Zakładka Parametry

→ Ustawienia integracji dokumentów – miejsce wprowadzenia ustawień integracji dla dokumentów pomiędzy SaldeoSMART a programem księgowym.

→ Ustawienia integracji wyciągów– miejsce wprowadzenia ustawień integracji wyciągów pomiędzy SaldeoSMART a programem księgowym.

→ Kategorie – lista kategorii połączona z dostępem do listy rejestrów oraz listy form płatności.

→ Wymiary - lista wymiarów, które umożliwiają bardziej szczegółowe i precyzyjne kategoryzowanie dokumentów w SaldeoSMART oraz opisywanie transakcji bankowych.

→ Opisy zdarzeń – lista opisów zdarzeń.

→ Rejestry – lista rejestrów.

→ Formy płatności– lista form płatności (widoczne dla wybranych programów księgowych).

Ustawienia konta

SaldeoSMART to aplikacja, która służy do analizy skanów faktur i odczytywania z nich informacji (dane kontrahenta, daty, kwoty netto i VAT). Pozwala na wyeliminowanie ręcznego przepisywania faktur do programu księgowego.

Na początku pracy z Aplikacją należy sprawdzić czy wszystkie dane i ustawienia konta dostępowego są poprawne.

W górnej części aplikacji należy kliknąć link „Ustawienia konta”.

1. Dane konta SaldeoSMART

Jeżeli wprowadzone dane są zgodne z rzeczywistością należy kliknąć „Anuluj”.

W innym przypadku należy poprawić błędne wpisy i kliknąć „Zapisz zmiany”.

2. Ustawienia Użytkownika

Pozwala na edycję danych Użytkownika oraz wybór, czy chce on otrzymywać mailowe raporty:

o zmianach dokonanych przez Firmy,
o wynikach odczytywania dokumentów (Użytkownicy SaldeoSMART).

3. Zmiana logo

W dolnym formularzu można załadować logo biura/firmy. Będzie ono widoczne u góry aplikacji dla wszystkich Firm. Po kliknięciu w logo użytkownik zostanie przekierowany na adres strony www (jeżeli podano go w górnym formularzu).

W celu ustawienia logo należy kliknąć „Wybierz plik z logo”, wybrać właściwy plik z dysku i kliknąć „Zapisz”.

4. Zmiana hasła do aplikacji

W każdym momencie można zmienić swoje hasło do aplikacji korzystając trzeciego okna w Ustawieniach.

W formularzu należy wprowadzić stare hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe.

5. Zmiana PINu

W ostatnim formularzu należy ustawić numer PIN niezbędny do załączania dokumentów do SaldeoSMART poprzez maila.

W polu Ustaw nowy PIN należy wpisać PIN składający się z minimum 4 cyfr bądź liter.

Aby dowiedzieć się jak załączyć dokument drogą mailową przejdź do rozdziału → Załączanie dokumentów dla Firmy mailem.

Użytkownicy

Jest możliwość stworzenia w obrębie swojego konta (panel księgowości) Użytkowników i nadawania im uprawnień.

Aby dodać nowego Użytkownika należy wejść na ikonę Konfiguracja -> Użytkownicy -> Dodaj

Po dodaniu użytkowników wyświetlona zostaje lista użytkowników z informacją, jakich firm (ilość firm) mają dostęp.

Użytkownik – Administrator (Ja) ma dostęp do wszystkich firm, on ma także możliwość dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi.

Po kliknięciu na liczbę w kolumnie „Ilość Firm” zostaje wyświetlona lista wszystkich firm z zaznaczeniem, do których firm ma dostęp Użytkownik.

Z poziomu listy użytkowników można (Akcje):

edytować Użytkownika (2),
przydzielać firmy (3) danemu Użytkownikowi,
zablokować użytkownika (4) - wtedy nie będzie mógł logować się do aplikacji.

Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć → +Dodaj (1).

Wyświetlony zostanie formularz dodania nowego użytkownika, po uzupełnieniu jego danych i określeniu do jakich modułów ma dostęp należy kliknąć → Dodaj – nowy użytkownik zostanie dodany i pojawi się na liście użytkowników.

Kredyty

Księgowość ma możliwość stałej kontroli stanu kredytów służących do rozpoznawania dokumentów.

Aby zobaczyć, ile kredytów jest w danej chwili dostępnych należy kliknąć „Ustawienia” w prawym górnym rogu aplikacji SaldeoSMART.

Dostępne są tam informacje dotyczące:

ilości dostępnych kredytów do odczytywania dokumentów,
danych do przelewu, aby móc doładować konto nowymi kredytami,
historii rozliczeń – czyli kiedy, dla której Firmy i na jakie dokumenty zostały zużyte kredyty,
historii doładować – czyli kiedy i o ile kredytów konto księgowości zostało doładowane.

Dodanie nowego konta dla Firmy

Każda Firma ma dostęp do aplikacji poprzez utworzone konto dostępowe (panel dla Firmy).

Aby utworzyć konto dostępowe dla firmy należy wybrać w menu głównym:

Dodaj → Firmę.

W oknie pojawi się formularz do dodania nowej Firmy:

Wypełnij dane Firmy:

Wprowadzone dane można zawsze zmienić zarówno od strony księgowości, jak i po stronie firmy.

Pola w formularzu:

Nazwa pełna - oznacza pełną nazwę Firmy np. „Firma ABC”,
Nazwa skrócona - oznacza dowolną nazwę nadaną Firmie, np. „Termix”. Nazwa ta jest niewidoczna dla firmy i nadawana wyłącznie w celu szybszego wyszukiwania firmy w aplikacji,
Login - dowolny ciąg liter i liczb, za pomocą którego firma będzie logował się do aplikacji,
E-mail - oznacza adres e-mail Firmy, na który zostanie wysłany login i hasło do konta dostępowego,
Dane adresowe (oznacza adres siedziby firmy): adres, kod pocztowy i miejscowość,
NIP - oznacza NIP nadany firmie przez Urząd Skarbowy,
Uruchomione moduły - czyli co Firma widzi w swoim panelu w Saldeo. Wyłączenie (brak zaznaczenia) dostępnego modułu powoduje, że nie jest on dostępny dla firmy.

Dla Użytkowników SaldeoSMART dostępne są moduły: archiwum dokumentów, rozliczenie bieżące, wyciągi bankowe oraz raporty.

Ustawienia opcjonalne, czyli nieobowiązkowe:

Określenie kraju rozliczenia podatkowego - umożliwia określenie kraju,

Opis – dowolny komentarz dotyczący wybranej firmy,
Generowanie poleceń przelewów – pozwala na generowanie elektronicznych przelewów, w oparciu o dane odczytane z dokumentów Firmy (*opcja dodatkowa).

Aby dodać Firmę do listy należy kliknąć → Dodaj na dole formularza – zostanie utworzone konto, a na podany w formularzu e-mail będą przesłane informacje z loginem i hasłem do aplikacji.

UWAGA: W przypadku automatycznej synchronizacji konto firmy zakładane jest przez Zarządzanie synchronizacją.

Lista Firm

Lista Firm zawiera rejestr wszystkich dodanych przez Księgowość kont dla Firm.

Aby ją zobaczyć należy wybrać w menu głównym zakładkę: Firmy → Lista Firm.

Na ekranie pojawi się lista wszystkich Firm.

Nad listą firm jest dostępna wyszukiwarka, dzięki której można wyszukiwać Firmę po: pełnej nazwie, nazwie skróconej lub loginie.

Z poziomu Listy Firm są dostępne akcje, dzięki którym można:

(1) pobrać raport podsumowujący działania Klientów z listy w wybranym miesiącu – raport ten zawiera informacje o ilości dokumentów sprzedażowych oraz liczbie dokumentów kosztowych (z podziałem na dokumenty księgowe – FK, T/M, DW, FS czy inne),detale

(2) wprowadzić rachunki ZUS,

(3) Importować Firmy – aby szybko założyć konta dla wszystkich Firm można skorzystać z pliku Excel (lista-firm), który zawiera tabelę, w której znajdują się dane niezbędne do utworzenia konta dla Firmy (nazwa firmy, login, email, adres, NIP i in.),

Należy pobrać i zapisać plik Excel (1). Po uzupełnieniu pliku należy go wczytać (2) – dla Firm zostaną utworzone konta w SaldeoSMART.

(4) dodać nową Firmę,

(5) zobaczyć „Detale Firmy” (klikając ikonę z lupą w wierszu odpowiadającym wybranej firmie w kolumnie „Akcje”),

(6) edytować dane Firmy (klikając ikonę z ołówkiem w wierszu jej odpowiadającym w kolumnie „Akcje”)

Na ekranie pojawi się formularz analogiczny jak przy tworzeniu konta Firmy. Należy poprawić występujące w danych błędy i zmiany zatwierdzić przyciskiem Zapisz zmiany. Z poziomu edycji można zapisać także inne numery kont bankowych, należących do firmy,

(7) Skonfigurować aplikację SaldeoSMART o dostępne opcje,

(8) Zablokować konto Firmy (klikając ikonę zablokuj w wierszu jej odpowiadającym w kolumnie „Akcje”),

(9) Importować Kontrahentów dla Firmy,

(10) Usunięcie danych firmy - ze względów bezpieczeństwa w celu usunięcia firmy należy się kontaktować z biurem obsługi pod adresem obsluga@saldeosmart.pl,
(11) Wygenerować nowe hasło dla firmy,
(12) Skonfigurować stawki VAT.

Baza kontrahentów

Aby zobaczyć kontrahentów danej firmy należy w menu bocznym wybrać

Firmy → Baza kontrahentów.

Po wyborze Firmy (1), zostanie wyświetlona zostanie lista jego kontrahentów. Listę tę można dowolnie sortować po nazwie, numerze NIP, adresie lub e-mailu firmy (2).

Dla pojedynczego kontrahenta na liście można:

zobaczyć podgląd danych kontrahenta,
edytować dane kontrahenta,
usunąć tego kontrahenta z listy - jest możliwe jeśli kontrahent nie jest powiązany z żadnym dokumentem.

Z poziomu listy kontrahentów Klienta, można dodać ręcznie pojedynczego Kontrahenta dla tej Firmy (4).

Aby uniknąć tworzenia duplikatów dla dokumentów odczytywanych przez SaldeoSMART, możliwy jest import kontrahentów. Nad listą kontrahentów znajduje się przycisk „Importuj kontrahentów” (3).

Import Kontrahentów dla Firmy (3)

Po kliknięciu na „Importuj kontrahentów” pojawi się formularz importu.

Należy wybrać Firmę – wtedy wyświetli się informacja, jak można dla niej zaimportować kontrahentów.

Import kontrahentów dla Firmy jest możliwy na dwa sposoby:

z programu księgowego
z pliku Excel

Import kontrahentów z programu księgowego

Aby móc zaimportować kontrahentów z programu księgowego, należy najpierw wyeksportować odpowiedni plik z programu księgowego,
Następnie zapisany na dysku plik należy wczytać (1),
Zaimportowani Kontrahenci Firmy pojawią się na liście kontrahentów tej firmy.

Import kontrahentów z pliku Excel

Opcja ta jest dostępna gdy nie ma możliwości importu kontrahentów z programu księgowego, w którym jest obsługiwany wybrana firma.

Aby zaimportować dla firmy kontrahentów z pliku Excel należy pobrać wzór (1).

Plik ten zawiera kolumny z: nazwą skróconą, pełną nazwą firmy, numerem NIP, adresem (ulica), kodem i miejscowością. Kolumna z numerem NIP nie jest obowiązkowa do uzupełnienia,

Następnie należy ten plik uzupełnić danymi, zapisać i wczytać do SaldeoSMART (2),
Zaimportowani Kontrahenci Firmy pojawią się na jej liście kontrahentów.

Kontrahentów można zaimportować także z poziomu Listy Firm.

W kolumnie akcje znajduje się ikona „importuj kontrahentów” , która przenosi na stronę importu kontrahentów, opisaną powyżej.

Dodawanie Dokumentów

Dodawanie dokumentów - aplikacja SaldeoPULPIT

Jednym z zadań aplikacji SaldeoPULPIT jest automatyczne przekazywanie skanów do SaldeoSMART – działanie to opiera się na monitorowaniu wskazanego w aplikacji folderu, do którego trafiają zeskanowane dokumenty następnie przesyłane są do odczytywania.

Zasada działania SaldeoPULPIT:

po pobraniu aplikacji i zainstalowaniu jej na komputerze (zgodnie z instrukcją podaną na stronie www), na pasku zadań pojawi się czerwona ikona (ilustracja poniżej)
należy się zalogować do aplikacji (login i hasło z SaldeoSMART) oraz skonfigurować na dysku komputera folder, który będzie monitorowany przez SaldeoPULPIT.
Po prawidłowo naniesionych zmianach czerwona ikona zmieni kolor na niebieski (ilustracja poniżej) oznaczający gotowość do pracy
każdy plik, który pojawi się w monitorowanym przez SaldeoPULPIT folderze, zostanie automatycznie przekazany do SaldeoSMART i odczytany.
Wszystkie pliki wysłane przez aplikację SaldeoPULPIT dostępne są w SaldeoSMART w zakładce Dokumenty → Bufor, gdzie można je weryfikować i kategoryzować.

Ważne ! Przy tworzeniu i ustawianiu katalogu składowania skanów dokumentów, należy przestrzegać poniższych zasad:

dedykowany folder dla SALDEO na skanowane dokumenty, przeznaczamy wyłącznie w celu odbierania skanów dla SaldeoSMART, ponieważ wszystkie pliki, które do niego trafia będą przekazane do odczytania co jednocześnie pociąga za sobą zużycie “kredytów”.
każdy z użytkowników SaldeoSMART musi mieć własny folder z którego aplikacja będzie je odczytywać
wskazany folder w aplikacji SaldeoPulpit musi być pusty, aplikacja sama założy niezbędne podkatalogi.

Dodawanie dokumentów - bezpośrednio w SaldeoSMART

Dodawanie dokumentów do SaldeoSMART możliwe jest bezpośrednio przez przeglądarkę WWW. W przeciwieństwie do przesyłania automatycznego dokumentów poprzez aplikację SaldeoPulpit, dodawanie przez tę metodę wymaga dodatkowo wskazania firmy, konkretnego miesiąca i roku oraz możliwość wyboru czy dokument ma po dodaniu być automatycznie odczytany.

Funkcje dodania dokumentu w SaldeoSMART możemy znaleźć bezpośrednio na głównym panelu funkcji (lewa strona), w tym celu należy wybrać Dodaj → Dokument

W oknie pojawi się formularz do dodawania dokumentu:

wybieramy Firmę (1) do której chcemy dodać dokument
określamy miesiąc (2) i rok (3) do którym będziemy rozliczać dokument
decydujemy (5) poprzez wybranie TAK/NIE czy dokument ma zostać już przy jego dodaniu odczytany
wskazujemy metodę podziału pliku (6) (jeżeli na poprzednie pytanie odpowiedzieliśmy TAK) zawierającego w sobie pojedyncze lub wiele faktur w jednym pliku, jedno lub wielostronicowych
dodajemy pliki do chcemy przesłać do SaldeoSMART poprzez wybranie przycisku “Dodaj kolejny plik do kolejki” (7)

Po dodaniu przynajmniej jednego pliku uaktywnia się opcja “Wyślij”. Jeżeli przez pomyłkę dodaliśmy niewłaściwy plik to możemy go jeszcze przed przesłaniem skasować z listy poniżej wybierając przy nim przycisk “Usuń”.

Po przesłaniu aby zobaczyć dodany dokument przechodzimy do Listy Dokumentów (poprzez panel boczny funkcji Dokumenty w menu głównym).

Dodawanie dokumentów dla Firmy mailem

Aby załączyć dokument dla Firmy w SaldeoSMART nie musisz logować się do aplikacji. System posiada mechanizm, który umożliwia załączanie dokumentów do archiwum mailem, np. bezpośrednio ze skanera.

Jak dodać dokument mailem:

1. W pierwszej kolejności musisz ustawić kod PIN, który weryfikuje, że przesłane dokumenty nie są SPAMem i są dodane przez Księgowość (ten temat został omówiony wcześniej → Pierwszy krok: Ustawienia Konta)

2. Na Liście Firm znajdziesz kolumnę z informacją, jaki jest indywidualny email dla dokumentów dla firmy.

3. Mając ustawiony kod PIN oraz znając adres email dla dokumentów firmy możesz przejść do załączania dokumentów mailem:

3.1. Logujesz się na swoją pocztę mailową i tworzysz nową wiadomość

3.2. W polu odbiorca wpisujesz indywidualny adres e-mail firmy, której chcesz załączyć dokument do SaldeoSMART

3.3. W temacie wiadomości wpisujesz ustawiony kod PIN z nawiasami, np. (1234). Jeśli chcesz załączyć dokument do innego miesiąca niż bieżący, to musisz także dodatkowo określić miesiąc w formacie mm/rrrr – wtedy temat Twojej wiadomości będzie wyglądał przykładowo: 03/2012 (1234)

3.4. Dokumenty, które chcesz dodać do SaldeoSMART załączasz jako załączniki

3.4. Treść wiadomości nie ma znaczenia, gdyż nie jest ona brana pod uwagę.

Wysyłasz maila i po chwili dokumenty znajdują się na liście dokumentów firmy w SaldeoSMART.

Lista autoryzowanych adresów mailowych

W celu ułatwienia dodawania dokumentów drogą mailową możesz stworzyć listę autoryzowanych adresów mailowych, z których będą wysyłane wiadomości zawierające dokumenty. w tym celu uzupełnij formularz dostępny w zakładce Ustawienia profilu:

UWAGA! Pamiętaj, że na tej liście nie należy umieszczać adresów klientów biura rachunkowego. Podanie takiego adresu może spowodować dodanie dokumentów do zamkniętych miesięcy.

Lista dokumentów

Lista Dokumentów zawiera zestawienie wszystkich dokumentów dodanych do aplikacji przez panel Księgowości lub Firmy.

Aby wejść do Listy dokumentów należy wybrać zakładkę Dokumenty → Lista dokumentów w menu głównym.

Na ekranie pojawi się pusta lista z trzema kryteriami wyboru:

Wybierz klienta
Określ miesiąc
Określ rok

Aby zobaczyć dokumenty wybranej Firmy należy wybrać ją z listy, wskazać miesiąc i rok rozliczeniowy, a następnie kliknąć przycisk „Pokaż” (1).

Na ekranie pojawi się lista dokumentów według zadanych kryteriów.

Nad listą dokumentów są dostępne filtry do przeglądania załączonych dokumentów (2 – rozwinięcie listy filtrowania), umożliwiającej wybór parametrów filtrowania, wg:

3 – opis, nazwa lub numer dokumentu

4 – typ dokumentu

5 – Dodane (dziś, wczoraj, w ostatnim tygodniu),

6 – Dodane przez (obojętne, przeze mnie, użytkowników Panelu Księgowego, użytkowników Panelu Firmy, z podziału dokumentu, e-mail, konkretnego użytkownika/login),

7 – Sortowanie (wg: data dodania, data wystawienia, data dostawy, data wpływu, termin płatności, wartość brutto, data wystawienia i dodania, data dostawy i dodania, data wpływu i dodania, nazwa pliku),

8 – Wybór kierunku sortowania (rosnąco, malejąco),

9 – Wyboru Kontrahenta,

10 – Wyboru Kategorii,

11 – Po Rejestrze,

12 – Po Formie płatności,

13 – Wpisując zakres kwot brutto, na które zostały wystawione dokumenty,

14 – Po statusie zapłaty (wszystkie, zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, częściowo zapłacone).

15 - Po osobie, do której są przydzielone,

16 - Po etapie na jakim się znajdują (nowe, zweryfikowane, zatwierdzone)

17 - Filtrować (dowolne, duplikaty, eksportowane, nie eksportowane, bez możliwości eksportu, zawierające komentarze, bez numeru konta bankowego, eksportowane do handlu, nie eksportowane do handlu, zawierające załączniki, korekty).

Po ustawieniu wymagań i kliknięciu „Filtruj” (19) zostaje wyświetlona lista dokumentów spełniających określone przez nas kategorie. Aby usunąć wybrane filtry należy użyć przycisku “wyczyść” (18).

________________________________________

Efektem tych działań jest lista z dokumentami.

Jeśli dokument został określony inaczej niż inny (puste pole), to w kolumnie Typ (1) pojawi się informacja:

FK – faktura kosztowa
T/M – towar/materiał
DW – dowód wewnętrzny
DS – dokument sprzedażowy

Na liście dokumentów można wykonać następujące operacje:

Numer pliku i opis (2) – po kliknięciu w numer pliku przechodzimy do podglądu szczegółów dokumentu, tak także można zobaczyć opis. Może on być wytyczną do sposobu zaksięgowania danego dokumentu.
Eksport (3) – umożliwia eksport dokumentów kosztowych do programu księgowego.
Pobierz (4) – przycisk przy wybranym dokumencie umożliwia jego pobranie na dysk
Podgląd dokumentu (5) – wyświetla okienko z podglądem dokumentu
Usuń dokument (6) – ikona krzyżyka oznacza usuwanie dokumentu. Z panelu księgowości można usunąć wybrany dokument firmy.
Zaakceptuj dokument jako koszt (7) – jeśli firma dodała dokument jako fakturę kosztową a nie jest to koszt, to księgowość może ten koszt odznaczyć. W takiej sytuacji przy nazwie dokumentu pojawi się przekreślenie i po stronie panelu firmy będzie widoczne, że ten dokument nie został zakwalifikowany do jej kosztów.

+ Dodaj (16) – przechodzi do formularza do dodawania dokumentów z automatycznie wypełnionymi danymi firmy,

Pobierz (10) – umożliwia pobranie zaznaczonych dokumentów do:

Pobierz do Excel: jest to plik z rejestrem, w którym znajdują się informacje o wyświetlonych dokumentach: numerze, datach wystawienia, sprzedaży i płatności, statusie transakcji (zapłacona/ niezapłacona) oraz kwotach na danym dokumencie z rozbiciem na stawki VAT,

Pobierz do ZIP: plik, w którym znajdują się wszystkie wyświetlone na liście dokumenty w postaci osobnych plików,

Pobierz do PDF: umożliwia pobranie wszystkich dokumentów firmy w formie jednego pliku PDF.

Pobierz z nadrukiem do ZIP: plik, w którym znajdują się wszystkie wyświetlone na liście dokumenty w postaci osobnych plików wraz z nadrukowanym numerem zwrotnym (dla wybranych programów księgowych) lub wartością wymiaru.

Pobierz z nadrukiem do PDF: umożliwia pobranie wszystkich dokumentów firmy w formie jednego pliku PDF wraz z nadrukowanym numerem zwrotnym (dla wybranych programów księgowych) lub wartością wymiaru.

Pobierz do JPK - umożliwia pobranie wskazanych dokumentów do pliku JPK Faktury.

Pobranie wybranych dokumentów jest możliwe dzięki zaznaczeniu wybranych plików w pierwszej kolumnie

Zmień wybrane (8) – umożliwia zbiorcze działania na dokumentach

1. Edytuj dokumenty – zbiorcza edycja parametrów przy dokumentach, w wyświetlonym oknie należy zaznaczyć, które pozycje chcemy zmienić i wybrać odpowiednie wartości (1), zdecydować, co system ma zrobić w momencie, gdy użytkownik nie ma uprawnień do edycji wybranych pól dokumentu (2) a następnie kliknąć przycisk Zapisz zmiany (3).

2. Zmień typ dokumentu – zbiorcza zmiana typu wybranych dokumentów. Należy z listy rozwijalnej wybrać na jaki typ chcemy zmienić wybrane dokumenty (1) a następnie kliknąć przycisk Zapisz zmiany (2)

3. Przydziel osobę – pozwala wskazać osobę odpowiedzialną za wybrane dokumenty. W momencie, gdy dokument jest przypisany do konkretnej osoby pozostali użytkownicy nie mają prawa do edycji dokumentu. Aby przypisać osobę odpowiedzialną należy z listy rozwijalnej wybrać daną osobę (1) a następnie kliknąć przycisk Zapisz zmiany (2)

4. Przejdź do etapu – zbiorcza zmiana etapu dokumentu. Wskazujemy docelowy etap (1), do którego chcemy przekazać dokumenty a następnie klikamy przycisk: Przenieś dokumenty (2).

5. Oznacz jako zapłacone – zbiorcze oznaczanie dokumentów jako zapłacone. Można wskazać konkretną datę zapłaty (1) dla wybranych dokumentów lub oznaczyć je jako zapłacone zgodnie z terminem płatności oznaczonym na poszczególnych dokumentach (2). Aby zapisać zmiany należy kliknąć przycisk: Zatwierdź (3).

6. Usuń dokumenty – zbiorcze usuwanie zaznaczonych dokumentów, po wyborze tej opcji pojawia się okno, w którym należy potwierdzić usunięcie wybranych dokumentów.

7. Przenieś dokumenty – umożliwia zbiorcze przeniesienie dokumentów do innego miesiąca w obrębie danej firmy. W celu przeniesienia dokumentów do innego miesiąca należy wskazać miesiąc i rok (1). Aby zatwierdzić zmianę należy użyć przycisku Przenieś (2).

8. Połącz dokumenty – funkcja umożliwia połączenie odczytanych dokumentów w jeden. Wskazujemy, które dokumenty należy połączyć, następnie należy wskazać strzałkami w jakiej kolejności (1) oraz z którego dokumentu opisy zachować, następnie zatwierdzić polecenie przyciskiem Połącz (5). Na tym poziomie istnieje możliwość podglądu dokumentu (2) lub usunięcia dokumentu (4).

Eksportuj do … (nazwa programu księgowego) (10) - umożliwia eksport dokumentów kosztowych do programu księgowego.

Obok przycisku eksportuj jest ikona , która pozwala na wyświetlenie instrukcji importu do danego programu księgowego.

Ponadto na liście dokumentów są rozróżnione dokumenty załączane przez panel od strony Firmy i Księgowości.

Dokumenty, które załączyła księgowość są na liście dokumentów wyróżnione na niebieskim tle (pozycja 1 na powyższym rysunku) – Firma nie może usunąć dokumentu, który został dodany przez Księgowość.

Kolumna „Komplet danych” pokazuje w [%] ile informacji o dokumencie zostało uzupełnionych. Dotyczy to tych danych, które się niezbędne do eksportu faktur kosztowych (dostępne dla wybranych programów księgowych).

Dodatkowo kolor informuje, czy ten dokument został zweryfikowany (pomarańczowy), zatwierdzony przez Księgowość (zielony) czy nie (żółty).

W przypadku gdy księgowość zatwierdzi dokument, firma nie będzie mogła go usunąć czy edytować.

Zatwierdzanie dokumentów następuje z poziomu podglądu dokumentu (2) lub zbiorczo korzystając z funkcji zmień wybrane -> przejdź do etapu.

Funkcje związane z odczytywaniem dokumentów w SaldeoSMART:

Odczytaj wybrane (11) – rozpoczyna proces rozpoznawania skanów dla wszystkich zaznaczonych plików na liście,

Odczytaj (12) - rozpoczyna proces rozpoznawania skanów dla wybranego pliku.

Po przesłaniu do odczytywania w miejscu przycisku odczytaj pojawia się informacja „w toku” i takiego dokumentu nie można usunąć.

Po zakończeniu rozpoznawania, status dokumentu zmienia się na „gotowe”, a na karcie podglądu dokumentu można go zweryfikować i nadać kategorie.

Z poziomu Listy dokumentów jest także możliwość zamykania miesiąca (15) oraz automatyczne generowanie przelewów dla Firmy (13 * opcja poza abonamentem).

Sprawdź status VAT (14) – funkcja umożliwia zbiorcze sprawdzenie statusu VAT dla kontrahentów wskazanych dokumentów. Raport jest przesyłany na adres e-mail użytkownika, który uruchomił funkcję sprawdzania statusu VAT. Informacja o dacie sprawdzenia konkretnego kontrahenta odkłada się w systemie w Zakładce Firma -> Status podatnika VAT.

Eksport dokumentów do programu księgowego (3, 11)

Od strony panelu Księgowości w SaldeoSMART jest możliwość eksportu dokumentów firmy do programu księgowego.

Można eksportować faktury do programów księgowych, zależnie od tego w którym programie księgowość danej Firmy jest prowadzona.

Profil programu księgowego, do którego eksportowane są dokumenty danej firmy wskazuje się podczas zakładania firmy w SaldeoSMART:

moduł: Firmy, zakładka z listą firm (Firmy→ Lista Firm),

w kolumna „Akcje”, ikona „edytuj Firmę”, w panelu edycja danych Firmy pojawi się informacja program księgowy

należy wybrać ten, do którego dana firma jest przypisany i kliknąć przycisk „zapisz zmiany”

Automatycznie podczas eksportu dokumentów sprzedażowych tej Firmy, format pliku generowany przez SaldeoSMART będzie dostosowany do wybranego programu księgowego.

Po wyświetleniu i zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście należy kliknąć przycisk „Eksportuj do” – pojawi się okno „Eksportowanie dokumentów” z informacją ile dokumentów było zaznaczonych i ile zostało wyeksportowanych do pliku poprawnie.

Po wyeksportowaniu dokumentów, przycisk eksportuj zmienia kolor na pomarańczowy – dzięki temu widać, które dokumenty były już eksportowane. Jeśli po eksporcie dokument będzie edytowany, to kolor przycisku „Eksportuj” zmienia się na czerwony.

Zamykanie / otwieranie miesiąca (15)

Księgowość po rozliczeniu danego miesiąca ma możliwość jego „zamknięcia” w aplikacji.

Zamknięcie miesiąca odbywa się z poziomu Listy dokumentów (→ Lista dokumentów – 15). Po wyborze firmy oraz roku i miesiąca, który chcemy zamknąć, klikamy „Pokaż”.

Na ekranie pojawia się lista dokumentów, a w prawym górnym rogu przycisk „Zamknij miesiąc”.

Zamknięcie miesiąca powoduje, że Firma:

nie może dodawać kolejnych faktur do wybranego miesiąca,
nie może edytować faktur wystawionych w wybranym miesiącu.

Ponowne otwarcie miesiąca:

W przypadku, gdy konieczne jest dokonanie zmiany w zamkniętym miesiącu, księgowość ma możliwość ponownego „otwarcia miesiąca”.

Przycisk „Otwórz miesiąc” pojawi się w miejscu wcześniejszego „Zamknij miesiąc”.

Podgląd dokumentu (2)

Aby zobaczyć dołączony do archiwum dokument bez zapisywania go na dysku wystarczy kliknąć nazwę pliku (2), zostaje wtedy automatycznie wyświetlony podgląd dokumentu.

Z lewej strony ekranu znajduje się tabela z opisem dokumentu, z prawej jego podgląd (w przypadku dokumentów wielostronicowych podgląd dotyczy pierwszych 5 stron).

Nad widokiem podglądu dokumentu, w prawym górnym rogu dostępne są opcje:

Stan rozpoznania dokumentu (2) – informacja w % ile danych z danego dokumentu odczytano w SaldeoSMART,

Akcje (3) – lista operacji dostępnych dla wyświetlanego dokumentu.

Przydziel osobę - pozwala wskazać osobę odpowiedzialną za dokument.

Pobierz dokument - pozwala pobrać wyświetlony dokument do pdf.

Przenieś dokument - umożliwia przeniesienie dokumentu do innego miesiąca w obrębie danej firmy lub do wskazanego miesiąca i roku innej firmy. W celu przeniesienia dokumentu należy wskazać do jakiego miesiąca i roku (1) należy przenieść dokument oraz do której firmy (2) (pole opcjonalne, gdy pozostanie puste dokument zostanie przeniesiony do skazanego miesiąca w obrębie danej firmy). Aby zatwierdzić zmianę należy użyć przycisku Przenieś (3).

Usuń dokument - usuwa wyświetlony dokument.

Dodaj załącznik - umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Załącznik nie jest odczytywany. Może być to plik w dowolnym formacie.

Powiąż dokument - umożliwia powiązanie dokumentu z innym znajdującym się w SaldeoSMART.

Pobierz z nadrukiem do pdf - pozwala pobrać wyświetlony dokument do pdf wraz z nadrukowanym numerem zwrotnym (dla wybranych programów księgowych) lub wartością wymiaru.

Pobierz do JPK- umożliwia pobranie wyświetlanego dokumentu do pliku JPK Faktury

Wyślij dokument - umożliwia szybkie przesłanie dokumentu na wskazany adres email (1) wraz z treścią wiadomości do odbiorcy. Wysłanie należy zatwierdzić przyciskiem Wyślij (3).

Podziel dokument - w sytuacji, gdy dokument został błędnie podzielony istnieje możliwość jego podziału. Wskazujemy sposób podziału (1). Istnieje możliwość podglądu dzielonego dokumentu (2). Podział należy zatwierdzić przyciskiem Podziel (3).

Powrót do listy (4) – czyli powrót dokładnie do takiej listy dokumentów, jaka była wyświetlona przed wejściem w podgląd dokumentu.

Szybkie przechodzenie na kolejny dokument z listy (5) - wyświetla informację, dla którego dokumentu z listy jest obecnie wyświetlony podgląd. Strzałki umożliwiają przejście do poprzedniego lub następnego dokumentu.

Na stronie podglądu dokumentu znajduje się tabela z informacjami dotyczącymi załączonego obok pliku:

1. Dane podstawowe:

komentarz do tego dokumentu,
status płatności,
typ dokumentu (1),
datę wpływu (2),
kategorię (3),
opis zdarzenia (4),
rejestr (5),
forma płatności (6).

Część z danymi podstawowymi można ukryć (strzałka w prawym górnym rogu pola).

Przy polach z datami pojawiła się opcja szybkiej zmiany do przodu lub wstecz o kilka dni (strzałki po prawej stronie obok kalendarza).

Dodatkowo przy datach jest ikona „?” - po najechaniu na nią wyświetla się informacja o mechanizmach przyspieszonego uzupełniania dat.

Typ dokumentu, czyli: faktura kosztowa, dokument sprzedaży, towar/materiał – od wyboru kategorii zależy, jak po zaimportowaniu do programu księgowego zostanie ten dokument zakwalifikowany.

Data wpływu – od tej daty zależy do którego miesiąca podczas importu zostanie przydzielony ten dokument. Jeśli nie ma wybranej daty wpływu dokumentu, to podczas eksportu za datę wpływu przyjmuje się datę wystawienia.

Kategoria (przy pełnej księgowości) – jeśli w programie księgowym są zdefiniowane wzorce/schematy księgowań, to nazwa kategorii powinna dokładnie odpowiadać nazwie schematu. Dzięki temu po zaimportowaniu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z wybranym schematem.

Opis zdarzenia – komentarz, który jest importowany do programu księgowego,

Rejestr – przy eksporcie wszystkich dokumentów, dokumenty przydzielone do każdego rejestru będą wyeksportowane w osobnym pliku, np. firma posiada kilka sklepów, każdy sklep to osobny rejestr w księdze. W zależności od programu księgowego, po ustawieniu rejestru faktury z każdego z nich będą eksportowane osobno lub w jednym pliku.

Forma Płatności – parametr dostępny dla wybranych programów księgowych (rozwijana lista lub wpisywany ręcznie).

2. Nagłówek, czyli numer, daty wystawienia i sprzedaży, termin płatności dla załączonej faktury.

3. Dane kontrahenta/ możliwość dodania tego kontrahenta ręcznie (lub z GUS).

4. Podsumowanie: waluty oraz kwoty netto i VAT z podsumowania faktury.

Dla wybranych programów księgowych można dzielić poszczególne pozycje z faktury na kategorie.

W tym celu należy kliknąć przycisk „%” (1).

Pojawi się nowy wers, w którym należy wpisać kwotę netto, która znajduje się na innej kategorii niż kategoria główna (tu: ENERGIA). Po wpisaniu kwota dla drugiej kategorii (tu: 50) zostanie odliczona od kwoty na głównej kategorii (tu: z 500 zostaje 450).

Aby usunąć dodaną pozycję należy kliknąć znak „”, który pojawia się po najechaniu kursorem na daną pozycję.

W części dotyczącej podsumowania znajduje się także informacja o płatnościach częściowych za dokumenty – po rozwinięciu strzałki pojawią się dane zapisane przez Firmę, o tym kiedy i jaką kwotę wpłaciła.

Na końcu tabeli znajdują się przyciski zapisywania wprowadzonych zmian.

Z poziomu podglądu dokumentu można także oznaczyć dokument jako zweryfikowany (kolor pomarańczowy) lub zatwierdzić dokumenty (kolor zielony) – zatwierdzonego dokumentu Klient nie może edytować (nie dotyczy płatności) lub usunąć oraz przenosić dokumenty między miesiącami.

Przeniesienie dokumentu

Aby móc przenieść dokument do innego miesiąca, niż został on wcześniej załączony lub do innej firmy należy:

na liście dokumentów Firmy kliknąć nazwę tego dokumentu, czyli wejść na stronę → podglądu dokumentu.

Nad widokiem podglądu dokumentu w prawym górnym rogu jest dostępny przycisk: →Akcje spośród dostępnych wybierz→ Przenieś dokument.

Po kliknięciu na niego pojawia się formularz „Przeniesienie dokumentu”:

jeśli dokument ma być przeniesiony do innego miesiąca, to w pierwszej części okna należy określić miesiąc i rok, do których ma być przeniesiony dany dokument, jeśli dokument ma być przeniesiony do dokumentów innej Firmy, to oprócz określenia miesiąca i roku należy także wskazać do jakiej Firmy ma być przeniesiony

Po wybraniu miesiąca i roku i/lub nazwy Firmy należy kliknąć przycisk „Przenieś”, który sprawi, że dokument i wszystkie informacje dotyczące opisu tego dokumentu zostaną przeniesione wg określonych parametrów.

Skróty klawiszowe

Podczas przeglądania i opisywania dokumentów pracę usprawniają skróty klawiszowe:

Ctrl + K → Kliknięcie w pole Numer dokumentu
Ctrl + Y → Kliknięcie w pole Typ
Tab → Przejdź do następnego pola
Shift + Tab → Wróć do poprzedniego pola
Ctrl + S → Zapisz zmiany
Ctrl + backspace → Powrót do listy
Ctrl + strzałka w prawo → Przejdź do następnego dokumentu
Ctrl + Insert → Zapisz, zatwierdź i przejdź do następnego dokumentu
Insert → Zapisz, oznacz jako zweryfikowane i przejdź do następnego dokumentu
Ctrl + Shift + strzałka w prawo → Zapisz i przejdź do następnego dokumentu
Ctrl + strzałka w lewo → Przejdź do poprzedniego dokumentu
Ctrl + Shift + strzałka w lewo → Zapisz i przejdź do poprzedniego dokumentu
Ctrl + Shift + Alt + strzałka w lewo → Zapisz, zatwierdź i przejdź do poprzedniego dokumentu
Ctrl + strzałka w górę → przesuwa widok strony w górę (działa jak scroll)
Ctrl + strzałka w dół → przesuwa widok strony w dół (działa jak scroll)

Bufor

Do Bufora trafiają dokumenty, które zostały przekazane do SaldeoSMART z aplikacji SaldeoPULPIT.

Lista dokumentów znajdujących się w buforze jest dostępna z poziomu Bufor w menu po lewej stronie programu SaldeoSmart.

Gdy plik trafia do aplikacji SaldeoPULPIT jest automatycznie przekazywany do rozpoznawania.

W buforze dostępna jest lista dokumentów, które pochodzą z SaldeoPULPIT wraz z informacją, na jakim są etapie.

Etap 1 – dokument został dodany i jest w trakcie przetwarzania:

Aby odświeżyć Listę dokumentów należy kliknąć przycisk „odśwież”, który znajduje się nad listą plików w buforze.

Etap 2 – dokument jest w trakcie odczytywania:

Przy nazwie pliku pojawia się możliwość pobrania dokumentu lub jego podglądu.

Etap 3 – zakończenie odczytywania i wstępna kategoryzacja pliku:

po zakończeniu odczytywania pod nazwą pliku pojawi się informacja, dla jakiej Firmy został on dopasowany oraz do jakiego miesiąca i roku (1). Jeśli nie została ustawiona Firma lub została ustawiona niewłaściwa Firma, należy wybrać ją z dostępnej listy Firm,
jeśli te informacje są prawdziwe należy kliknąć przycisk „zatwierdź” (2),
wyświetlone zostaje okno „Przetwarzanie dokumentu”, w którym można określić wstępne parametry dla pliku, czyli typ dokumentu, datę wpływu, kategorię, opis zdarzenia i rejestr – po ustaleniu tych parametrów należy kliknąć „zatwierdź” w prawym dolnym rogu okna (3).

Etap 4 – przeniesienie dokumentu do firmy:

Po zatwierdzeniu wstępnych danych dokument jest przenoszony na listę dokumentów Firmy.

Etap 5 – weryfikacja dokumentów:

Po przeniesieniu odczytanych dokumentów do Firmy pole pliku zmieni kolor na zielony.

Aby zobaczyć listę przeniesionych dokumentów należy kliknąć pokaż → ukryj (1). Zostanie wyświetlona lista dokumentów z nazwą pliku oraz kompletem danych.

Aby ostatecznie przenieść dokumenty z bufora należy:

kliknąć nazwę pliku (2),
wyświetlona zostanie karta podglądu dokumentu, na której można nadać mu odpowiednie parametry (typ, kategoria i inne),
dokument należy zweryfikować.

Po wpisaniu i zatwierdzeniu zmian (pole z informacją komplecie danych zmienia się z żółtego na zielone) dokument znika z listy dokumentów w buforze i jest dostępny tylko na Liście dokumentów Firmy.

Parametry dokumentów: kategorie i rejestry

Parametry dokumentów to lista kategorii oraz lista rejestrów i form płatności (5).

Dostępne są w menu głównym:

Dokumenty → Parametry.

Wyświetlona zostaje lista Kategorii dokumentów kosztowych, które dzielą się na dwa typy:

1. globalne – dotyczą wszystkich Firmy,

2. indywidualne – dotyczą tylko wybranej Firmy.

W kolumnie Akcje (4) dla kategorii dostępne są opcje:

edycji kategorii – umożliwia m. in. przypisanie do danej kategorii rejestru lub formy płatności,
usunięcia kategorii,
utworzenia duplikatu kategorii (uproszczenie tworzenia nowych kategorii o podobnych parametrach w oparciu o już istniejące).

Na liście kategorii jest także konfigurowane ustawianie daty wpływu dla dokumentów pochodzących z odczytywania w SaldeoSMART – wg daty wystawienia lub daty dostawy (5).

Kategorie można dodawać na trzy sposoby:

1. Pojedynczo - +Dodaj (1)

2. Importując z pliku, który:

jest wyeksportowany z programu księgowego (2) – opcja dostępna dla wybranych programów (jeśli dla Twojego programu jej nie ma skontaktuj się z nami),
jest przygotowany w pliku Excel (3) – opcja dostępna dla wszystkich programów. Wzór pliku Excel jest do pobrania po kliknięciu przycisku (3).

Import kategorii z pliku Excel umożliwia przypisanie do danej kategorii domyślnego opisu zdarzenia oraz rejestru, do którego należy dokument z daną kategorią (widoczne są one na liście kategorii).

Po wybraniu pliku pojawi się informacja, co zostało z niego zaimportowane. Aby dodać kategorię należy kliknąć → Dodaj kategorie i zakończyć proces ich importu.

Po zaimportowaniu właściwie przygotowanego pliku pojawi się informacja o imporcie kategorii zakończonym poprawnie i kategorie pojawią się na liście kategorii danej Firmy.

Kategorie dokumentów wiążą się w eksportem faktur kosztowych do programu księgowego.

Po ustaleniu kategorii dany dokument po zaimportowaniu do programu księgowego będzie zgodnie z nią zadekretowany dzięki ustalonemu schematowi księgowania/ dekretacji/ wzorcom księgowań.

Z listą kategorii jest powiązana lista rejestrów.

Lista rejestrów jest dostępna z poziomu: Dokumenty → Parametry → Lista rejestrów (w prawym górnym rogu)

Zostaje wyświetlona lista rejestrów Firmy.

Z poziomu listy rejestrów można dodać nowy rejestr lub rejestry z listy edytować i usuwać (kolumna akcje – 1).

Po wyborze dodania rejestru należy wprowadzić jego nazwę i kliknąć „Dodaj” (2).

Lista form płatności jest dostępna z poziomu: Dokumenty → Parametry → Lista form płatności (w prawym górnym rogu).

Lista form płatności jest dostępna dla wybranych programów księgowych.

Listę forma płatności w zależności od programu można zaimportować z programu księgowego lub dodać ręcznie.

Wyszukiwarka dokumentów

Aby uprościć i przyspieszyć wyszukiwanie odpowiednich dokumentów została stworzona zaawansowana wyszukiwarka dostępna z menu głównego: Dokumenty → Wyszukaj

Dokumenty można szukać dowolnie zadając parametry i klikając „Pokaż”. Wyświetlona zostaje wtedy lista dokumentów, które spełniają wybrane parametry.

W pierwszej kolejności należy wybrać firmę.

Dokumenty można wyszukiwać po:

dokument – dowolny ciąg znaków, który znajduje się w numerze, opisie lub nazwie pliku,
treść - na podstawie tekstu z zawartości dokumentu
kontrahent – nazwie kontrahenta,
zapłata – dokumenty, które zostały oznaczone jako zapłacone lub niezapłacone,
dodano do – przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane,
data dodania dokumentu – zakres czasu, w którym dodano dokumenty do systemu,
data wystawienia – data wystawienia dokumentu,
data dostawy - zakres czasu, w którym nastąpiła dostawa,
data wpływu – parametr określany przez Biuro rachunkowe – data wpływu dokumentu do księgowości,
termin płatności – przedział czasu dla terminu płatności wyszukiwanego dokumentu,
typ – typ, jako który został oznaczony szukany dokument: inny, faktura kosztowa, towar/materiał, dowód wewnętrzny, dokument sprzedaży,
etap - określenie etapu na jakim znajduje się obecnie dokument: wszystkie, nowy, zweryfikowany, zatwierdzony.
rejestr – parametr określany przez Biuro rachunkowe – rejestr, do którego został przypisany szukany dokument,
kategoria – parametr określany przez Biuro rachunkowe – kategoria nadana dokumentowi przez Biuro,
forma płatności - forma w jakiej została dokonana płatność,
kwota brutto – przedział kwot na dokumencie,

osoba odpowiedzialna - osoba, do której został przydzielony dokument,

dodane przez - określenie osoby, która dodała dokument lub formy w jakiej został dodany dokument,

wymiary - na podstawie wymiaru.

Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania pojawi się możliwość pobrania tych dokumentów do:

pliku Excel - rejestr dokumentów – każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny – poszczególne informacje o dokumencie,
folderu ZIP - plik z pojedynczymi dokumentami w PDF,
pliku PDF - jeden plik PDF ze wszystkimi wybranymi dokumentami,
pobierz przelewy - pobranie przygotowanego pliku z przelewami,
pobierz z nadrukiem do ZIP - pobranie spakowanego pliku w formacie ZIP z danymi skonfigurowanymi w konfiguracji aplikacji SaldeoSmart,
pobierz z nadrukiem do PDF - pobranie pliku z danymi skonfigurowanymi w konfiguracji aplikacji SaldeoSmart do formatu PDF,
pobierz do JPK - plik w formie JPK Fa.

Z poziomu wyników listy wyszukiwania można także eksportować dokumenty do programu księgowego – kolumna Eksport → Eksportuj.

Zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości wyświetlonych na liście dokumentów, tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT).

**Automatyczne generowanie przelewów dla Firmy* – (Opcja poza abonamentem)**

Opcja automatycznego generowania przelewów pozwala na generowanie z poziomu listy dokumentów zleceń przelewów.

Aby móc wygenerować przelew należy kolejno:

1. Włączyć wybranej firmie możliwość generowanie poleceń przelewów.

Aby włączyć Firmie możliwość automatycznego generowania przelewów należy:

wybrać Firmy → Lista Firm i wyświetlić listę firm,
w wersie dotyczącym danej firmy kliknąć ikonę → "Edytuj Firmę",
w formularzu Edycji Firmy zaznaczyć Możliwość generowania poleceń przelewów "Tak" (na końcu pierwszej części dotyczącej Edycji danych firmy),
Zapisać zmiany.

2. Wybrać w menu głównym firmę i dokumenty, dla których będą generowane przelewy.

Należy wybrać:

Dokumenty → Lista dokumentów → Wybrać Firmę, dla której chcemy wygenerować przelewy.

Następnie należy wyświetlić listę dokumentów z miesiąca (lub wszystkich miesięcy), dla którego chcemy przygotować przelewy i zaznaczyć te pozycje, dla których będziemy generować przelewy.

Jeśli dokument nie posiada uzupełnionego numeru konta bankowego kontrahenta, należy wejść w jego podgląd (klikając nazwę dokumentu).

W sekcji Kontrahent patrzymy na pozycję → Konto bankowe.

Konto bankowe możemy:

Dodać (1) jeśli ten kontrahent nie miał wcześniej zapisanego numeru konta

Wybrać z bazy (2) jeśli w danych kontrahenta są już zapisane numery konta bankowego

Po uzupełnieniu kont bankowych możemy wrócić do listy dokumentów i przejść do generowania przelewów.

Po zaznaczeniu na Liście dokumentów wybranych dokumentów należy kliknąć

→ Pobierz przelewy (przycisk dostępny nad listą dokumentów).

3. Przejść do generowania przelewów na podstronie „Generowanie poleceń przelewów”.

Aby móc wygenerować przelewy dla dokumentów należy kolejno:

1. Wybrać konto bankowe, z którego zostaną zrealizowane przelewy. Opcja dodawania dodatkowych kont bankowych jest dostępna w Edycji Firmy dostępnej na Liście Firm,

2. Określić datę płatności, z jaką zostaną wygenerowane przelewy,

3. Określić, dla których przelewów wybrana data płatności ma zostać uwzględniona:

dla wszystkich, czyli wszystkie przelewy zostaną wykonane z taką datą,
tylko dla faktur, które nie mają ustalonego terminu płatności, czyli dla faktur, które mają ustawioną datę płatności, przelewy zostaną wygenerowane z tą datą, która przy nich widnieje, a dla pozostałych faktur (bez daty płatności) zostanie ustawiona data wybrana we wcześniejszym kroku,

4. Zdecydować, czy po wygenerowaniu przelewu faktura, której dotyczył ma zostać oznaczona jako zapłacona czy nie,

5. W kolumnie Uwagi znajdują się informacje, czy dane niezbędne do wykonania przelewów są poprawne (kolor zielony).

Jeśli w opisie dokumentu były błędy (np. brak numery konta bankowego lub niewłaściwy format konta bankowego) to pojawi się informacje, że przelew jest niemożliwy (kolor czerwony).

6. Wygenerować przelewy

Żeby wygenerować przelewy należy kliknąć → Generuj.

Zostanie wyświetlona lista z Podsumowaniem przelewów

5. Pobrać plik z przelewami i zapisać go na dysku.

Żeby pobrać plik z przelewami, które importuje się poprzez swoje konto bankowe należy kliknąć przycisk → Pobierz i zapisać na dysku plik z przelewami.

6. Zalogować się do bankowości internetowe i zaimportować przelewy

Po zalogowaniu się do bankowości internetowej należy wybrać opcję → importuj przelewy (koszyk płatności lub nazwane inaczej zależnie od banku), oraz jeśli jest taka możliwość wybrać „Standard strony kodowej CP852”.

Mamy nadzieję, że system SaldeoSMART ułatwi codzienną pracę w Państwa firmie.

W przypadku pojawienia się wątpliwości lub sugestii co do dalszego rozwoju aplikacji, prosimy o kontakt.

Udzielamy także informacji na temat dostosowania SaldeoSMART do indywidualnych potrzeb oraz włączenia funkcjonalności nie będących w abonamencie.

Pozostajemy do Państwa dyspozycji:

Zespół SaldeoSMART

obsluga@saldeosmart.pl

+48 12 350 66 88

Właścicielem aplikacji jest:

BrainSHARE IT sp. z o.o.

siedziba: ul. Josepha Conrada 51, 31-357 Kraków

NIP: 513 023 18 12, REGON: 122469952

Sąd Rejonowy w Krakowie: KRS 0000408077

wersja dokumentu 2.6.0 - edycja 22.05.2020