Zapraszamy do obejrzenia nagrania ze spotkania "KSeF - ewolucja, a nie rewolucja w digitalizacji", które odbyło się 25 października 2023 roku.
Gościem specjalnym był Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów. W spotkaniu wzięły również udział Kamila Cieszkowska (reprezentująca biuro rachunkowe Podatnik) i Zyta Rabka (SaldeoSMART). Całość prowadził Patryk Oleszczuk.
Podczas wydarzenia pojawiło się bardzo dużo pytań. Pod filmem znajdziecie na nie odpowiedzi.
ODPOWIEDZI NA PYTANIA:
UPRAWNIENIA I AUTORYZACJA
1. W jaki sposób można online załatwić nadanie biuru rachunkowemu tokena od osoby prawnej (ZAW-FA)?
Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym w formie papierowej.
2. Pracuje w JST, a dokładniej w starostwie i stąd moje pytanie – czy każda jednostka samodzielnie musi się zarejestrować w KSeF czy robi to jednostka nadrzędna?
Jednostki JST, które prowadzą działalności jako sprzedawca, mają swój NIP i będą mieć na ten NIP dostęp do KSeF jak każdy inny przedsiębiorca. Jeśli nie są sprzedawcami, wtedy jednostka nadrzędna np. starostwo musi zalogować się i utworzyć w KSeF jednostki zależnej wraz ze specjalnym numerem NIP. W NIP-2 następnie podaje te numery i zgłasza te jednostki zależne. Więcej informacji znajduje się tutaj: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/
3. Czy upoważnienie do dostępu do pobierania faktur z KSeF powinien mieć pracownik biura od każdego klienta z osobna, a gdy pracownik zachoruje to kolejne upoważnienie dla kolejnego pracownika?
Nie ma potrzeby generowania kolejnego tokena, o ile używa się SaldeoSMART. Klient nadaje token dla całego biura rachunkowego i już w SaldeoSMART nadaje się odpowiednim pracownikom uprawnienia. Nie trzeba więc generować kolejnego tokenu. Należy jednak wtedy nadać uprawnienia do pobierania faktur w SaldeoSMART kolejnemu pracownikowi.
4. Obecnie istnieje serwis demo KSeF, w którym można testować np. w Saldeo. Jednak nie działa on dla spółek, tylko dla jednoosobowych działalności, czy to będzie zmienione?
KSeF działa dla spółek tylko muszą Państwo mieć wyznaczonego reprezentanta za pomocą zaświadczenia ZAW-FA lub wyrobić swoją pieczęć certyfikowaną na firmę.
5. W jaki sposób można poradzić sobie z sytuacją, w której w ramach jednego NIP funkcjonuje wiele placówek? Czy KSeF uwzględnia taki przypadek? Obecnie w schemie nie ma pola umożliwiającego systemowe obsłużenie takiej sytuacji.
Jest możliwość stworzenia jednostek zależnych z własnym numerem identyfikacyjnym. Ministerstwo ma w planie dalsze regulacje w tym zakresie.
6. Czy token wygenerowany z pieczęci straci ważność w tym samym czasie, co pieczęć?
Nie, token przynależy do NIP podmiotu. Pieczęć związana jest z autoryzacją/logowaniem na platformę KSeF.
7. Czy mogę logować się podpisem kwalifikowanym?
Tak.
8. Certyfikat będzie jak token - 1 per firma czy per użytkownik?
Token jest przynależny do firmy i stosuje się go do uwierzytelnienia własnego KSeF w zewnętrznym programie. Można nadać kilka tokenów w zależności od potrzeb.
9. Jak nadać upoważnienie dla biura?
Wystarczy, że klient na platformie KSeF w zakładce "Uprawnienia" nada biuru lub osobie z biura odpowiednie uprawnienia.
10. Faktury RR dla rolnika - każdemu rolnikowi trzeba nadać uprawnienie? To niewykonalne.
Proces jest w trakcie ustalania.
11. Czy pieczęć kwalifkowana będzie obowiązkowa i niezbędna do korzystania z KSeF?
Nie, można użyć podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego w przypadku JDG.
12. Co będzie z samofakturowaniem?
Jest uwzględnione w KSeF. Można nadać uprawnienia do KSeF dla osoby samofakturującej.
WPROWADZENIE KSeF
1. Czy KSeF nie powinien wejść etapami od dużych do małych podatników, a nie od razu dla wszystkich?
Zgodnie z planami ministerstwa jedyny podział w terminie wejścia obowiązkowego KSeF-u dotyczy czynnych podatników VAT oraz tych zwolnionych z VAT.
2. Jakie są szanse na wprowadzenie KSeF dla wszystkich od stycznia 2025 r.? Obecnie brak przepisów wykonawczych i brak jakiejkolwiek kampanii.
Data wprowadzenia KSeF na razie nie ulega zmianie. Zarówno kampania, jak i przepisy wykonawcze będą pojawiać się od listopada, więc zachęcamy do śledzenia strony Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.
3. Jaki okres przewidziany jest na wdrożenie KSeF i ewentualne błędy przedsiębiorców bez konsekwencji karnoskarbowych?
Przewidziany jest okres półroczny. Sankcje za ominięcie KSeF-u w procesie fakturowania będą mieć zastosowanie od 1.01.2025 r.
PRZECHOWYWANIE FAKTUR
1. Ile lat będą przechowywane dokumenty w systemie KSeF?
Dokumenty w KSeF będą przechowywane przez 10 lat.
2. Czy docelowo biura rachunkowe nie będą musiały przechowywać dokumentów papierowych?
Już teraz nie ma takiej potrzeby. Mamy klientów, którzy podczas kontroli udostępniają wszystkie dokumenty on-line danemu urzędnikowi za pomocą nadania odpowiedniego dostępu do programu SaldeoSMART.
PŁATNOŚCI
1. Czy będzie szansa, żeby zapłacić kilka faktur jednym przelewem?
Będzie taka możliwość - pojawi się opcja pobrania identyfikatora płatności dla kilku faktur w celu umieszczenia go później w tytule przelewu.
2. Czy płatność za fakturę będzie można robić bezpośrednio z KSeF?
Nie będzie takiej możliwości.
3. Co z płatnością za proformę?
Proforma po wejściu KSeF znika.
4. Co ze zwrotami dla pracowników za faktury płacone gotówką? Jak to rozwiązać, skoro wpadnie faktura od kontrahenta i nie będzie widać kto za nią zapłacił?
KSeF nie służy do rozliczania pracowników, ani innych podmiotów, ale do rejestracji faktur. Ta sprawa należy do wewnętrznych ustaleń firmowych.
5. Płatności z użyciem identyfikatora płatności wchodzą od 1 lipca 2024 r. przy płatnościach MPP?
Od 1 lipca 2024r. dla płatności MPP należy podać numer KSeF, a dla pozostałych płatności od 1 stycznia 2025 r.
6. Czy 32-znakowy numer nadany fakturze będzie wymagany przy przelewach, na poleceniach zapłaty?
Tak.
WYSTAWIANIE FAKTUR
1. Jak pracownik, który w delegacji płaci gotówką, będzie miał pewność, że zostanie wystawiona faktura i to na pewno na dobry NIP. Czy będzie można zmusić np. hotel lub restaurację do wydania jakiegoś potwierdzenia?
Jest kilka możliwości. Można poprosić o przesłanie faktury w formie elektronicznej z naszego programu do fakturowania na e-mail pracownika przed wysłaniem jej do KSeF. Drugą możliwością jest poproszenie o wydruk faktury. Trzecią opcją jest poproszenie o kod QR faktury, który zwizualizuje nam przesłaną już do KSeF e-fakturę. Odnośnie kodu QR już niedługo pojawią się przepisy regulujące metodę wizualizacji faktury.
2. Czy wystawienie papierowej faktury VAT będzie rodziło dodatkowo obowiązek podatkowy. A może obowiązek podatkowy będzie powstawał z chwilą przyjęcia faktury do KSeF?
Wystawienie faktury poza KSeF, czyli nie przesłanie jej do KSeF i nie posiadanie numeru KSeF na fakturze sprawia, że nie jest to prawnie wiążąca faktura. Można powiedzieć, że jest to dokument na zasadach obecnej proformy. Wystawienie faktury TYLKO w formie papierowej nie będzie więc rodzić żadnego obowiązku podatkowego. Dopiero przesłanie jej do KSeF i nadanie numeru KSeF powoduje powstanie takiego zobowiązania.
3. Jak to jest z awarią i datą wystawienia faktury? Jeżeli faktury wystawiam w swoim systemie księgowym, to taka faktura jest projektem faktury. Dopiero w momencie wysłania do KSeF staje się fakturą. Nie ma więc znaczenia, kiedy ją u siebie stworzę. A jeśli jest awaria systemu? Fakturę u siebie wygenerowałam trzy dni wcześniej, dziś chciałam ją wysłać do KSeF. Jak to wygląda dokładnie w przypadku awarii po mojej stronie, a jak po stronie KSeF?
Faktura w formie projektu/szkicu musi być wystawiona zgodnie ze schematem ministerstwa i wysłana w tym samym miesiącu do KSeF. Tak stanowią przepisy. Do tej pory było tak, że w przypadku awarii po stronie wystawcy np. braku dostępu do programu fakturującego to wystawiał on fakturę offline zgodnie ze schematem i w ciągu jednego dnia roboczego od momentu wystawienia faktury, musi przesłać ją do KSeF. Jeśli awaria zaistniała po stronie platformy KSeF to wystawca miał 7 dni roboczych, od momentu naprawy platformy, na przesłanie takiej faktury, którą wcześniej wystawił.
4. Wystawiamy po zakończonym miesiącu faktury za usługi. Jak będzie można to w KSeF robić?
Trzeba będzie wystawić fakturę i przesłać ja do KSeF w danym miesiącu, w którym usługa miała miejsce.
5. A jeśli wystawiam fakturę firmie zagranicznej?
Taką fakturę również należy przesłać do KSeF w miesiącu jej wystawienia.
6. Rozumiem, że antydatowanie dokumentów nie będzie już możliwe?
Tak, nie będzie takiej możliwości.
7. Czy dla osób wystawiających faktury bezpośrednio w KSeF na stronie ministerstwa będzie możliwa ich wizualizacja w pdf, żeby można było je zapisać na dysku?
Tak, będzie taka możliwość.
8. Czy faktury w KSeF będą widoczne w 2 walutach? Przedsiębiorca wystawia 99,9% sprzedaży towaru/usług w walucie WDT, ale również w kraju.
Tak, waluta będzie widoczna.
9. Co z fakturami, które zostały wystawione na firmę, ale nie powinny, albo nie zostały zaakceptowane?
Należy taką sytuację wyjaśnić z kontrahentem i skorygować fakturę do zera. Jeśli zaś istnieje podejrzenie oszustwa, to już wkrótce będzie istniał mechanizm zgłaszania takich podmiotów.
10. Czy polisy będą w KSeF?
Jeśli do polisy będzie wystawiona faktura, to przesyłamy ją do KSeF. W innym wypadku nie ma takiej możliwości.
11. Gdzie wystawić noty księgowe? Obciążeniowe czy uznaniowe? Również w KSeF?
Noty księgowe nie są fakturami, więc nie są one gromadzone przez platformę KSeF.
12. Faktura wystawiona dzisiaj z uwagi na awarię zostanie wysłana w kolejnym dniu roboczym? Jaka będzie data wystawienia faktury KSeF?
Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.
Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia.
Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.
W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/6297044,terminy-wysylki-faktur-do-ksef-w-przypadku-awarii.html
13. Czy podmioty zagraniczne, nie posiadające siedziby w Polsce, ale zarejestrowane do celów VAT w Polsce, też mają obowiązek wystawiania faktur dla polskich klientów w KSeF od 1 lipca 2024 roku?
Nie mają takiego obowiązku.
14. Jak w KSeF będą obsłużone korekty terminów płatności lub danych kontrahenta?
Należy wystawić fakturę korygującą i przesłać ja do KSeF.
15. Sprzedajemy za pomocą platformy Amazon i to Amazon wystawia za nas faktury sprzedażowe. Jak upoważnić Amazon do dalszego wystawiania faktur sprzedażowych (wdt, export, oss)?
Faktury wystawiane w specjalnym trybie OSS oraz IOSS nie podlegają KSeF.
16. Czy otrzymany numer KSeF ID oznacza de facto wystawienie faktury i skutek rachunkowo-podatkowy?
Tak, dokładnie.
17. Co z oszustami, którzy wystawią na nas fakturę i będą dochodzili za nią płatności mimo, że nic nie kupiliśmy?
Będzie możliwość zgłaszania takiej faktury jako próby oszustwa w KSeF.
18. Co z fakturami zaliczkowymi i proformami?
Proformy nie są dokumentami księgowymi i nie są ujęte w KSeF-ie. Faktury zaliczkowe należy przesłać do KSeF, podobnie jak i fakturę końcową.
19. W jaki sposób będą w KSeF wystawiane faktury RR - co trzeba zrobić krok po kroku?
Proces jest w trakcie ustalania.
20. Jak wygląda wystawianie faktur przez osoby fizyczne, prowadzące działalność nierejestrowaną?
Podatnicy zwolnieni podmiotowo (drobni przedsiębiorcy) lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych będą zobowiązani do korzystania z KSeF, ale dopiero od 1 stycznia 2025 r. https://www.podatki.biz/artykuly/dzialalnosc-nierejestrowa-a-wystawianie-faktur-w-ksef_55_53819.htm
21. Czy w przyszłości przewidywana jest możliwość dołączania załączników do faktur? Wysyłanie oddzielnie faktur na KSeF i dodatkowo mailem załączników do klientów będzie generowało dodatkowe obowiązki.
Nie ma możliwości dodawania załączników do faktur w KSeF.
22. Co z proformami i płatnościami przed wystawieniem faktury? Czy to nadal będzie mogło funkcjonować jak dziś?
Wystawianie faktur proform nie jest przewidziane w KSeF.
23. Czy prawdą jest, że gdy jakaś faktura z całej paczki jest niepoprawnie wystawiona (np. brak NIP) to cała paczka faktur nie wejdzie? Będzie wiadomo, która jest błędna? Czy faktury wystawione na firmę zza granicy też ma lądować w KSeF? Jak to wejdzie bez NIP (w przypadku kontrahentów poza unijnych)?
Jeżeli jakaś faktura nie będzie spełniała warunków faktury ustrukturyzowanej. Przy wysyłaniu zbiorczo faktur do KSeF z poziomu SaldeoSMART, zostanie pominięta w wysyłce i dodatkowo będzie informacja, która to faktura. Pozostałe zostaną wysłane.
24. Co w sytuacji, gdy wynajmuję mieszkanie prywatnie i wystawię fakturę? Nie mam NIP.
Wynajmowanie nieruchomości o charakterze mieszkalnym wyłącznie na cele mieszkaniowe stanowi sprzedaż zwolnioną przedmiotów z VAT (nie ma znaczenia zatem limit 200000 zł sprzedaży). W takich przypadkach (zarówno zwolnienia podmiotowego jak i przedmiotowego) sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury z tego tytułu. Jednakże w świetle ustawy o VAT konieczność taka zajdzie, gdy w terminie 3 miesięcy zażąda jej nabywca.
W tym przypadku faktura będzie musiała być wystawiona w KSeF, co powoduje, że sprzedawca będzie musiał posłużyć się numerem NIP (o ile jest podatnikiem VAT zarejestrowanym na VAT-R jako czynny lub zwolniony z VAT) lub numerem PESEL (jeśli korzysta ze zwolnienia do 200000 zł) i korzystać z własnego konta w KSeF. Wynajmujący mogą mieć zatem obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych, ale są od tego wyjątki.
Faktura wystawiona będzie w KSeF, jeśli żądanie zgłosi przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą). Natomiast, gdy nabywcą usługi pozostaje konsument - to niezależenie czy najem będzie miał miejsce na cele mieszkalne czy też nie - faktura musi być wystawiona poza KSeF i dostarczona konsumentowi w formie papierowej.
Na wynajmującym ciążyć będzie obowiązek weryfikacji, czy fakturę wystawia na rzecz przedsiębiorcy, czy też na rzecz konsumenta (lub na rzecz przedsiębiorcy, który usługę nabywa na cele prywatne, mieszkaniowe). Od celu zależeć będzie bowiem czy powinien on wystawić fakturę w KSeF czy poza nim. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106 ga ust. 2 ustawy o VAT).
25. Czy faktury VAT marża idą do KSeF?
Faktura marża jest odmianą faktury VAT, więc również będzie przesyłana do KSeF.
26. Jeśli chciałbym wystawić fakturę dla osoby fizycznej bez NIP-u, czy będzie taka możliwość?
Faktury dla osób fizycznych są poza KSeF.
27. Co w przypadku, jeśli dokument został wystawiony jednego dnia i z różnych powodów został wysłany do KSeF dopiero dnia następnego? Jaka data będzie w KSeF-ie wtedy brana pod uwagę jako data wystawienia?
Data wysłania faktury do KSeF (otrzymania numeru KSeF) jest równoznaczna z datą wystawienia faktury.
28. Odnośnie faktur wystawianych dla osób fizycznych bez NIP rozumiem, że nie są one objęte obowiązkiem wystawienia w KSeF, ale czy jeśli chcę to mogę je tam wystawić, czy też absolutnie nie mogę tych faktur wystawić w KSeF?
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m. in. za pomocą tzw. dostępu anonimowego.
29. Co z fakturami uproszczonymi, które do 450 zł wystawiane są na paragonie z NIP-em?
Do końca 2024 r. z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy wystawiający faktury uproszczone (paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł). Podatnicy ci dopiero od 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
30. Co z fakturami wystawionymi w języku angielskim dla kontrahenta? Czy będzie można takie faktury wysłać do KSeF?
Tak.
31. Po co będą te kody QR? Czy ma to wyglądać tak: wystawiam fakturę, wysyłam, otrzymuję kod QR, drukuję fakturę, otrzymuję UPO, znowu drukuję itd. i dopiero przesyłam np. dla kontrahenta zagranicznego?
Kod QR ma służyć wizualizacji faktury i potwierdzeniu danych - czy są one właściwe. Może być wykorzystywany w różnych sytuacjach głównie po to, aby zwizualizować fakturę. Jest również niezbędny podczas wystawiania faktury w trakcie awarii.
32. Jak umieszczamy fakturę sprzedaży w KSeF?
Umieszczamy w KSeF fakturę sprzedaży tzn. albo ją bezpośrednio wystawiamy na platformie rządowej, ale tutaj nie ma bazy kontrahentów, ani towarów, albo używamy zewnętrznego programu, który jest zintegrowany z KSeF i za jego pomocą przesyłamy fakturę sprzedaży do KSeF.
33. Co w sytuacji, gdy nie ma karty firmowej? U nas sporo pracowników dostaje zaliczki gotówkowe i co w tym przypadku?
Do KSeF trafiają również faktury zaliczkowe. Kwestia rozliczenia ich później z pracownikiem zależy od wewnętrznych procedur w firmie.
34. Co z fakturami imiennymi dla osób fizycznych do paragonów? Czy te faktury też będziemy procesowali w KSeF?
Faktury dla osób fizycznych nie podlegają KSeF.
35. Czy faktury RR także będą w KSeF?
Tak, wkrótce będzie to uregulowane.
36. Co z paragonami fiskalnymi, raportami z kasy i fakturami z kasy fiskalnej?
Faktur z kas fiskalnych i faktur uproszczonych do 31.12.2024 r. nie są w KSeF ujmowane, a po 1.01.2025 całkowicie znikną.
37. Co z fakturami uproszczonymi do 450 zł?
Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone do 31.12.2024 nie są w KSeF ujmowane, a po 1.01.2025 r. całkowicie znikną.
38. Jak wygląda obsługa faktur eksportowych? Co z kursami walut w przypadku awarii KSeF?
W przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP lub EBC na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury w rozumieniu „klasycznym” (a więc dzień wskazany w fakturze ustrukturyzowanej). Warunkiem jest jednak to, by faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia po tym dniu. Podobna zasada dotyczyć będzie faktur wystawianych przed powstaniem obowiązku podatkowego.
39. Paragony rozumiem, że też będą wchodzić w ten system?
Paragony z NIP nie są ujęte w KSeF.
40. Co z paragonami z NIP oraz paragonami z autostrad bez NIP, ale które liczą się do odliczenia?
Paragony z NIP i opłaty za autostrady nie są ujęte w KSeF.
41. Co z fakturami z podmiotów zagranicznych?
Jeśli firma ma stałą siedzibę prowadzenia działalności w Polsce to również ma obowiązek korzystać w KSeF. W pozostałych wypadkach to kwestia ustalenia między wystawcą a odbiorcą faktury o sposobie jej przekazania.
42. Czy w KSeF trzeba umieszczać faktury sprzedaży na zagranicznych kontrahentów?
Tak.
43. Czy podmiot świadczący usługi na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego, podatnika UE również ma obowiązek rejestrowania tych operacji w systemie KSeF?
Tak, wszystkie faktury sprzedażowe muszą znaleźć się na platformie KSeF.
POBIERANIE FAKTUR
1. Co w sytuacji, gdy jest kilkudziesięciu koordynatorów? Teraz muszą zatwierdzać faktury zanim trafią do księgowości? Jak to teraz rozdzielać po pobraniu, skoro nie będzie wiadomo, do którego koordynatora wysłać?
Tutaj ważne jest opracowanie systemu i wewnętrznych regulacji. KSeF nie rozwiąże tego problemu w bezpośredni sposób.
2. Faktura pobrana z KSeF będzie już miała kod QR?
Od 1 lipca 2024 każdy obraz czy wydruk faktury ustrukturyzowanej będzie musiał posiadać kod QR z danymi faktury ustrukturyzowanej.
3. Czy będą paczki dokumentów z KSeF tak żebym do swojego Fk mogła importować?
Z KSeF można pobrać jako zip kilka faktur w formacie xml, pdf oraz html.
4. Co zrobić z otrzymaną fakturą z zagranicy, na której brakuje NIP? Czy umieszczamy ją w KSeF?
Faktury otrzymanej, czyli kosztowej nie rejestrujemy w KSeF. To wystawca faktury ma obowiązek przesyłania i wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.
OBSŁUGA W SaldeoSMART
1. Czy faktury sprzedaży wysłane do KSeF z innego programu, będą mogły być pobrane z KSeF do SaldeoSMART?
Tak, jest taka możliwość. Można pobrać faktury sprzedażowe wysłane do KSeF z innego programu fakturującego do SaldeoSMART i mieć wszystko w jednym miejscu.
2. Czy w Saldeo świadczą Państwo usługi odnośnie KSeF dla innych krajów europejskich?
Niestety nie.
3. Czy będzie możliwe łączenie się SaldeoSMART z KSeF za pomocą tokena?
Tak, oczywiście. Mamy taką opcję.
4. W jaki sposób do faktur z KSeF klient będzie mógł generować paczkę przelewów?
Pracujemy nad taką możliwością i na pewno będzie ona dostępna.
5. Czy w SaldeoSMART jest możliwość wysyłki do KSeF dokumentów sprzedaży z poziomu Dokumentów, a nie Faktur?
Jedynie faktury wystawione za pomocą SaldeoSMART jesteśmy w stanie sprawdzić, czy są zgodne ze schematem ministerstwa i przesłać do KSeF. W związku z tym nie ma możliwości wysyłania faktur sprzedaży z listy dokumentów.
6. W SaldeoSMART jest problem, bo inne linki działają na koncie testowym, a inne na produkcyjnym. I co w takiej sytuacji? Saldeo samo przeniesie uprawnienia z konta testowego na produkcyjny?
KSeF na wersji testowej służy do testowania działania systemu na platformie i powinny się tam znaleźć nieprawdziwe. Kwestia przeniesienia takich danych nie ma więc sensu. Jeśli zaś chodzi o wersję demo, gdzie należy podać prawdziwe dane nie ma takiego mechanizmu przeniesienia, skopiowania danych, ponieważ są to dwie różne instancje i system niemożliwa takie działanie.
7. SALDEO TEST: token wystawiony dla biura rachunkowego do wystawiania faktur - nie daje tak naprawdę możliwości wystawienia faktury w imieniu klienta biura, a jedynie do wysyłki tej faktury do KSEF, która zostanie uprzednio przez niego wystawiona - jak to powinno działać?
Wystawić fakturę w SaldeoSMART może jedynie firma na koncie klienta. Stąd też tylko firma może taką fakturę wysłać do KSeF. Token nie jest tu właściwym tropem.
8. Opłaty w SaldeoSMART to każda faktura pobrana z KSeF to = 1 kredyt?
Faktury pobrane z KSeF pomniejszają pulę kredytów: 1 kredyt = 1 faktura z KSeF.
9. Jak rozłożyć pracę w KSeF na poszczególne osoby?
W SaldeoSMART można użytkownikowi nadać uprawnienia: do pobierania faktur z KSeF, do wysyłania faktur do KSeF lub oba.
10. Czy SaldeoSMART przechowuje dla każdego klienta token?
Tak, każdemu klientowi można przyporządkować i wprowadzić token.
11. Czy miniobieg faktur z KSeF już funkcjonuje w SaldeoSMART, czy to przyszłość?
Miniobieg jest już dostępny w SaldeoSMART zarówno dla konta biura, jak i dla klienta/firmy.
12. Kiedy SaldeoSMART zrobi szkolenie jak korzystać w programie z KSeF?
Takie szkolenia już są - zapraszamy do zapisów https://www.saldeosmart.pl/cykl-szkolen-ksef
13. Czy token będzie można zaszyć w SaldeoSMART do pobierania faktur?
Tak, token może mieć też szersze uprawnienia - do wysyłania faktur wystawionych w SaldeoSMART do KSeF, o ile dany token będzie mieć takie uprawnienia nadane.
14. Kiedy pojawią się w Saldeo możliwości wysyłki przez Saldeo faktur do KSEF i weryfikacji dokumentów kosztowych?
Obie funkcje są dostępne w SaldeoSMART już od ponad pół roku.
15. Kiedy będzie można testować komunikację z KSeF DEMO na swoim Saldeo bez zakładania specjalnie osobnego konta?
W SaldeoSMART przewidziane jest do tego osobne konto.
16. KSeF to rewolucja, która jednak nie bardzo wspiera przedsiębiorców, większość producentów ERP wprowadza funkcjonalność KSeF za dodatkową opłatą, koszty więc będą duże.
W SaldeoSMART nie ma dodatkowych kosztów związanych z funkcją połączenia z KSeF. Jedyna opłata jest za pobieranie dokumentów z KSeF - 1 kredyt za jedną, całą fakturę.
KWESTIE TECHNICZNE
1. Czy trzeba będzie generować JPK-VAT i JPK_FA?
KSeF jest platformą gromadzącą faktury więc nie będzie potrzeby wysłania JPK_FA. Nadal będzie jednak obowiązek przesyłania JPK_VAT.
2. Czy są procedury zapasowe na czas awarii systemu KSeF?
Tak, w zależności od tego, czy awaria występuje po stronie KSeF, czy po stronie podatnika. Jeśli po stronie KSeF mamy 7 dni roboczych od ustania awarii na przesłanie wystawionej faktury, zgodnie ze schematem, na platformę rządową. Natomiast, jeśli problem występuje po stronie podatnika ma on 1 dzień roboczy od momentu jej wystawienia na przesłanie faktury wystawionej zgodnie ze schematem do KSeF.
3. Jeżeli wystawię w systemie księgowym fakturę, ale mam techniczny problem z jej przesłaniem, np. nie działa interfejs komunikacyjny po stronie podatnika, to czy na przesłanie jej do KSeF mam tylko 1 dzień? Czy jak prześlę po kilku dniach, bo rozwiązanie problemu zajmie np. 4 dni to dostanę karę 100% VAT?
W trakcie awarii, bez względu na to, czy występuje po stronie podatnika czy KSeF, faktura musi być wystawiona zgodnie ze schematem. Jeśli problem dotyczy platformy KSeF to mamy 7 dni roboczych na przesłanie takiej faktury od momentu ustania awarii. Jeśli zaś awaria wystąpi po stronie podatnika, mamy 1 dzień roboczy od momentu wystawienia faktury, na przesłanie jej do KSeF i nadanie numeru KSeF. W razie sytuacji, jak opisano powyżej, należy posiadać program do fakturowania, który wystawia faktury zgodnie ze schematem i umożliwia ich eksport do xml. Wtedy będziemy mogli ręcznie dodać te faktury wprost na platformę KSeF.
4. Czy będzie możliwość testowania tego systemu?
Tak, jest wersja testowa systemu, gdzie należy podać nieprawdziwe dane oraz wersja demo, gdzie podajemy prawdziwe dane firmy, ale działanie w KSeF, wystawianie faktur nie niesie żadnego skutku prawnego. https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
5. Czy na środowisku testowym KSeF jest możliwość załadowania paczki dokumentów w formacie XML i wysłania jej jednorazowo? Jeśli tak, to jak to zrobić?
Obecnie nie ma takiej możliwości.
6. Czy Ministerstwo Finansów gwarantuje bezawaryjne działanie systemu? Wprowadzenie eDD na platformie PUESC spowodowało totalny kataklizm przez pierwszy miesiąc funkcjonowania, a kolejne 2 miesiące trwało usuwanie bagów.
Nie można gwarantować bezawaryjnego działania żadnego systemu.
7. Czy można przetestować miniobieg dokumentów na bazie testowej/demonstracyjnej z klientami biur rachunkowych?
Tak, funkcja jest dostępna w demo KSeF.
8. Mam taki problem techniczny. Przypuśćmy ze 100 moich klientów skonfiguruje sobie KSeF i uprawnienia na koncie testowym. A co jeśli od 1 lipca to samo będzie musiało robić na koncie produkcyjnym?
Konto testowe jest tymczasowe, tak jak sama nazwa wskazuje służy do testowania i nie powinny na nim znajdować się prawdziwe dane. Można działać na koncie testowych na wygenerowanych, testowych danych jak nr NIP.
9. Wystawiamy setki faktur na godzinę (automatyzacja w sklepie internetowym). Co będzie się działo, jeśli KSeF będzie miał problemy techniczne? Czy nie będzie to możliwe? Czy faktury w trakcie procesu będą czekały na wystawienie i potem system je przeprocesuje, czy też będziemy musieli czekać na puszczenie automatu, aż KSeF zacznie działać? Potrzebne na bieżąco śledzenie tego, czy KSeF działą? Będą jakieś komunikaty, jeśli będzie problem techniczny?
KSeF będzie mięć odrębne API, które będzie informował czy system jest dostępny czy nie. Dodatkowo na stronie https://www.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne/ są publikowane komunikaty, Kwestia wysyłki faktur na platformę, kolejkowania to już kwestia rozwiązanie producenta oprogramowania, z którego się korzysta.
10. Czy ministerstwo myśli o apce na telefony, aby usprawnić mikroprzedsiębiorcom proces wystawiania faktur?
Tak. Planowane jest uruchomienie aplikacji mobilnej.
11. Jakie języki będą dostępne w KSeF poza polskim?
KSeF jest dostępny w 2 językach - polskim i angielskim.
12. Czy można już teraz zalogować się do KSeF bez obowiązku wystawiania faktur dla celów poglądowych i nadać uprawnienia?
Tak, można skorzystać z wersji demo i testowej https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/.
13. Czy można założyć w KSeF konto dla firmy już teraz - wprowadzić kilka faktur sprzedażowych, a dopiero od 01.01.2024 w pełni korzystać z KSEF - wysyłka i odbiór fv?
Tak, można na wersji Demo zalogować się na KSeF - dane należy podać prawdziwe ale wystawianie faktur nie niesie ze sobą żadnych skutków prawnych https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
14. Czy będzie bieżąca pomoc techniczna ze strony Ministerstwa Finansów?
Pan Krzysztof wspominał, że biorą pod uwagę zwiększenie liczby osób na wsparciu.
15. Czy Ministerstwo Finansów udostępni schemę do pdf, tak aby wydruk faktury z ERP wyglądał tak samo jak w aplikacji MF? Czy dostawcy ERP sami muszą ją wyrzeźbić?
Schema jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/
16. Czy Ministerstwo Finansów przewiduje jakieś webinary, szkolenia?
Ministerstwo Finansów planuje kampanię informacyjno-edukacyjną.
17. Czy jest szansa na to, żeby KSeF będzie wysyłał info o tym, że pojawiła się nowa faktura w systemie?
KSeF nie będzie wysyłał żadnych powiadomień. Ministerstwo chce uniknąć działań hakerów, nieuczciwych i podszywania się pod powiadomienia KSeF.
18. Pytanie do Ministerstwa Finansów: co z ciągłością numeracji - firma wystawia fakturę dla firmy 1/10/2023, później z nr 2/10/2023 - dla os. fiz., a następnie 3/10/2023 ponownie dla firmy. Do KSeF trafi FV z nr 1 i 3. Czy to jest okej - luki w numeracji faktur wysyłanych do KSeF?
KSeF jako system nie zwraca na to uwagi.
19. Czy jest brane pod uwagę to, że niektóre firmy używają więcej niż jednego programu? Np. klient wystawia faktury w Saldeo, ale księguje w Symfoni/Optimie? Czy numer KSeF będzie się w takim przypadku przenosił do programu księgowego? Tak samo dotyczy to innych programów do fakturowania i księgowania osobnych.
Tak, przenoszenie numeru KSeF jest bardzo istotne, dlatego w SaldeoSMART zalecamy włączenie opcji nadruku numeru KSeF na fakturze pobranej z rządowej platformy.
20. Czy w ministerialnej aplikacji będzie można tworzyć bazę odbiorców, dostawców?
Nie ma takiej możliwości obecnie.
21. Nie ma informacji, że została wystawiona FV, więc codziennie musimy się logować, żeby sprawdzić, czy ktoś nam wystawił Fv?
Jeśli nie mamy zewnętrznego programu zintegrowanego z KSeF to będziemy musieli sprawdzać na platformie nowe faktury.
22. Czy zalecają Państwo wejść w dobrowolny KSeF? Czy można tylko część faktury wysyłać obecnie na KSeF, np. w celach testowych i sprawdzenia komunikacji między firmami? Czy dobrowolność = wysyłanie wszystkich faktur do KSeF?
Tak, można testować KSeF bez konsekwencji prawnych https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
23. Czy można już teraz zalogować się do KSeF, ale nie korzystać z niego i nadać uprawnienia? Czy to już jest równoznaczne z koniecznością wystawienia dokumentów w KSeF?
Aktualnie korzystanie z KSeF jest fakultatywne, można zalogować się, nadać uprawnienia, wysłać pierwszą fakturę - nie oznacza to, że każda kolejna faktura ma być wysłana do KSeF.
24. Gdzie i jak będzie generowany identyfikator zbiorczy do paczki przelewów?
Wkrótce pojawi się rozporządzenie w tej sprawie.
25. Teraz numeracja faktur jest nadawana w KSeF? A jak wystawiam faktury w swoim programie i za pomocą nakładki będę eksportować je do KSeF, to co z księgowaniem? Z jakim nr księgować fakturę?
Numer na fakturze dodawany w programie do fakturowania jest odrębną daną, która de facto dla KSeF nie jest istotna. Dla platformy ważny jest KSeF ID, czyli numer KSeF, który zostaje automatycznie nadany fakturze pojawiającej się na platformie rządowej.
26. Czy planowane są zmiany w JPK VAT w związku z KSeF?
Tak, obecnie istnieje projekt zmian w przepisach prawnych dotyczących JPK_VAT. Zmiany są obecnie w procesie konsultacji do 14.11.2023r. Projekt rozporządzenia dostępny jest pod linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12378155
Uwagi można przesyłać na adres: sekretariat.PT@mf.gov.pl
27. Proszę o informację jak to będzie z tym numerem 35-cyfrowym - czy będzie on zaciągany automatycznie, bo słyszałam, że przy przelewie trzeba będzie wpisywać go obowiązkowo?
Numer zawierający 35 znaków na fakturze to inaczej numer KSeF. Jest on automatycznie nadawany fakturze podczas przesyłanie dokumentu z zewnętrznego programu zintegrowanego z KSeF lub podczas jego wystawiania bezpośrednio na platformie rządowej. Numer KSeF jest potwierdzeniem, że faktura ma moc prawną. Bez tego numeru fakturę bez żadnych konsekwencji dla odbiorcy i wystawcy można w zasadzie traktować jako proformę. Numeru KSeF nie wpisujemy ręcznie - nie ma takiej możliwości, robi to za nas system KSeF.
28. W jaki sposób sprawdzić, który kontrahent ma obowiązek odbioru faktur w KSeF, a który nie?
Po wejściu obligatoryjnego KSeF nie będzie wymagana zgoda kontrahenta na odbiór faktur poprzez KSeF.
29. UPO, obok KSeF ID także będzie?
Tak, dokładnie dla każdej przesłanej faktury do KSeF.
30. Jak wygląda kwestia kodów QR?
W listopadzie pojawi się rozporządzenie w tej sprawie.
31. Kody QR, dostęp do odczytu dla kogo?
Dla każdej osoby, która potrzebuje wizualizacji faktury.
32. A po co w ogóle będzie kod QR?
Podatnicy będą zobowiązani do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR w przypadku: udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub użycia tej faktury poza KSeF https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/9333958,mnoza-sie-pytania-o-kod-qr-na-fakturze-z-ksef.html
33. Jak będzie wyglądał podział faktur na np. magazynowe i kosztowe. Kto ma to robić i w jaki sposób?
W KSeF są dostępne faktury z głównym podziałem na sprzedaż i zakup. Nie ma opcji związanej z magazynem.
34. Czy w przypadku faktur rabatowych do np. 100 faktur należy wpisać wszystkie numery KSeF faktur bazowych?
Logika na to wskazuje, że tak.
34. Nie słyszałam o tym, że numer KSeF musi być na przelewie - czy tak rzeczywiście ma być?
Tak, numer KSeF będzie konieczny w tytule przelewu za daną fakturę.
35. Jak kupuje towar 50 pozycji i skąd będę wiedziała czy dostałam wszystko jak nie dostane fv czyli i tak będzie drukowana.
Dobrym rozwiązaniem będzie poproszenie o kod QR do danej faktury. Po jego zeskanowaniu nastąpi wizualizacja faktury i będzie można ją sprawdzić. Przepisy dotyczące kodów QR są w trakcie tworzenia.
36. Pomyłki w NIP, faktura nie powinna do mnie trafić, jest już w KSeF? Jak wygląda procedura? Dlaczego ja jako podatnik mam dochodzić od wystawcy z błędem na przykład korekty?
Pomyłka w NIP wymaga korekty faktury do zera.
37. Czy bez realnych procedur antyfraudowych, jeżeli firma dostaje tysiące faktur, będzie można przez KSeF podrzucić kilka faktur?
Będzie możliwość zgłoszenia podejrzanej faktury w KSeF. Będzie ona wyszarzona i nieaktywna w KSeF.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.