Pierwsze spotkanie w ramach przewodnika po KSeF dla firm za nami. W całości poświęcone było tematowi wysyłania faktur do KSeF. Pokazaliśmy jak wygląda nadawanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami ustawienia tokena w aplikacji ministerialnej oraz wysłanie faktury do KSeF.
Z SaldeoSMART obsługa KSeF może być prostsza niż myślisz - a my Ci w tym pomożemy.
Nie mogłeś uczestniczyć w spotkaniu lub chcesz ponownie wrócić do poruszanych tematów? Nic straconego. Poniżej mamy dla Ciebie:
✅ załączoną prezentację
✅ nagranie spotkania
✅ zgodnie z obietnicą odpowiadamy również na pytania, jakie zostały zadane podczas wydarzenia:
UPRAWNIENIA, AUTORYZACJA
1. Co to jest token?
Token to swego rodzaju niejawne hasło (klucz), które umożliwia komunikację z KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możliwe jest wygenerowanie tokenu do wystawiania faktur, osobnego tokenu do przeglądania faktur lub tokenu umożliwiającego obie te czynności. Numer tokena może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF, co pozwala na automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który wygenerował token. Z takiego rozwiązanie korzystamy w SaldeoSMART. Więcej informacji na temat tokena dostępne jest w artykule: <<tutaj>>
2. Czy token jest jednorazowy?
Raz wygenerowany token ważny jest bezterminowo, do momentu kiedy nie zostanie unieważniony przez użytkownika w aplikacji ministerialnej.
3. Czy token jest właścicielski czy osoby upoważnionej?
Osoby fizyczne będące podatnikami otrzymują pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim z automatu. Taki podatnik może upoważnić inne osoby lub podmioty do wystawiania faktur w jego imieniu. Token dotyczy danego NIP-u i uprawnień, które wybieramy przy generowaniu tokenu (pobieranie, przeglądanie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami).
4. Czy można mieć jeden główny token (jak teraz w Saldeo) i na jego podstawie działać?
W SaldeoSMART token umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF. W SaldeoSMART można natomiast zarządzać uprawnieniami użytkownika: może mieć pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF, do samego pobierania lub do samej wysyłki do KSeF.
5. Czyli w Saldeo korzystamy tylko z jednego tokena dla firmy?
Zgadza się - w SaldeoSMART z jednego tokena korzystają wszyscy użytkownicy, którzy mają nadane prawo do KSeF.
6. Czy można nadać uprawnienia dla kilku pracowników?
W SaldeoSMART token umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF. SaldeoSMART umożliwia zarządzanie uprawnieniami na użytkowniku: może mieć pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF, lub samo pobieranie lub samą wysyłkę do KSeF.
7. Czy jak mamy 3 użytkowników, to musimy mieć 3 tokeny?
Nie. Wystarczy jeden token, który umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF.
8. Czy nadane uprawnienia można z czasem zmienić?
W SaldeoSMART można zarządzać uprawnieniami na użytkowniku: może mieć pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF, samo pobieranie lub samą wysyłkę do KSeF. Uprawnienia dla tokena nie można zmienić. Należałoby token unieważnić i nadać nowy z nowymi uprawnieniami.
9. Jaka powinna być praktyka? Czy dla każdego pracownika osobny token?
W SaldeoSMART token umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF. Uprawnieniami można zarządzać na użytkowniku: może mieć pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF, samo pobieranie lub samą wysyłkę do KSeF.
10. Jeden token obowiązuje dla całej firmy?
Tak, token umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF.
11. Czyli w Saldeo imiennych tokenów nie nadajemy? Czy nadajemy danemu użytkownikowi (oprócz uprawnień)?
W SaldeoSMART token umożliwia korzystanie z KSeF wszystkim użytkownikom firmy z prawem do KSeF. Nie ma tokenów imiennych. Można natomiast zarządzać uprawnieniami na użytkowniku: może mieć pełne uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur z KSeF, samo pobieranie lub samą wysyłkę do KSeF.
12. Czy w przypadku kilku osób wystawiających faktury dla każdej składa się ZAW-FA?
Na formularzu ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę - oficjalnego przedstawiciela. Kolejne osoby zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną.
13. Kiedy wymagane jest ZAW-FA?
ZAW-FA wymagane jest wtedy, gdy podmiot nie posiada pieczęci elektronicznej lub gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL. Wtedy konieczne jest wypełnienie zawiadomienia ZAW-FA i złożenia go w urzędzie skarbowym. Wskazuje się w nim konkretną osobę ze swojej organizacji do korzystania z KSeF (pracownik, właściciel, członek zarządu, księgowy), która będzie miała dostęp do dokumentów. Będzie mogła wysyłać faktury oraz nadawać i odbierać uprawnienia.
14. Czy spółka jawna osób fizycznych musi do rejestracji mieć pieczęć kwalifikowaną elektroniczną?
Nie musi posiadać pieczęci - może złożyć do urzędu skarbowego formularz ZAW- FA i wyznaczyć osobę do reprezentacji spółki.
WYSTAWIANIE FAKTUR
1. Kiedy z obrotu znikają faktury uproszczone?
Faktury uproszczone będą do końca 2024 roku. Później znikają z obrotu.
2. Czy będzie można zaciągnąć plik z systemu zewnętrznego?
Wysyłanie faktur do KSeF z SaldeoSMART dotyczy tylko tych, które zostały wystawione w SaldeoSMART. Można np. wcześniej uzupełnić plik Excel (wzorzec dostępny w SaldeoSMART), dodać go do systemu i na tej podstawie zostaną wystawione faktury, które można zbiorczo wysłać do KSeF.
3. Jak będzie wyglądało wystawienie faktury korygującej w lipcu 2024 do faktury w czerwcu lub maju 2024, której nie będzie w KSeF?
Aktualnie z poziomu SaldeoSMART można wysłać do KSeF fakturę korygującą, jeżeli faktura pierwotna była wysłana do KSeF. Jeśli coś w tym zakresie zmieni się - będziemy informowali.
4. Co z fakturami sprzedażowymi WDT wystawianych na zagranicznego kontrahenta? Ścieżka jest taka sama jak dla faktur dotyczących sprzedaży krajowej?
Faktury w procedurze WDT trzeba również wystawiać za pomocą KSeF, a dodatkowo kontrahentowi dostarczyć taką fakturę innym, ustalonym wcześniej, kanałem np. przez SaldeoSMART.
5. Tylko wystawienie faktury w Saldeo daje możliwość wysłania za pomocą Saldeo do KSeF?
Wysyłanie faktur do KSeF z SaldeoSMART dotyczy tylko tych, które zostały wystawione w SaldeoSMART. Można np. wcześniej uzupełnić plik Excel (wzorzec dostępny w SaldeoSMART), dodać go do SaldeoSMART i na tej podstawie zostaną wystawione faktury, które można zbiorczo wysłać do KSeF.
6. Czy wysyłka zbiorcza faktur do KSeF z SaldeoSMART jest wykonywana jako każdy dokument odrębnie czy korzystają Państwo z opcji wysyłki zbiorczej?
W SaldeoSMART jest możliwość zbiorczej wysyłki faktur do KSeF. Co ważne, jeżeli jakaś faktura nie będzie spełniała warunków faktury ustrukturyzowanej, zostanie pominięta w wysyłce zbiorczej i dodatkowo będzie informacja, która to faktura.
7. Czy jednostki budżetowe też muszą korzystać z KSeF?
Jednostki budżetowe będą również zobligowane do wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.
OBSŁUGA W SaldeoSMART
1. Czy Saldeo może automatycznie (np. codziennie o określonej godzinie) pobierać faktury zakupowe z KSeF?
Pracujemy nad automatyzacją pobierania faktur z KSeF.
2. Czy ściągnięcie faktur sprzedażowych z KSeF odlicza się z limitu faktur?
Dla faktur sprzedażowych i kosztowych pobieranych z KSeF pomniejszana jest pula dostępnych kredytów. Obowiązuje zasada 1 faktura pobrana z KSeF bez względu na liczbę stron = 1 kredyt.
3. Czy kontrahent będzie musiał pobierać dokumenty z KSeF czy będzie mógł bazować tylko na fakturach które otrzymał inna drogą?
Warunkiem uznania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną jest nadanie fakturze numeru KSeF. Data nadanie numeru KSeF to data dostarczenia faktury do odbiorcy. Jeżeli kontahent będzie korzystał z SaldeoSMART to będzie mógł zbiorczo pobrać faktury z KSeF, bez konieczności logowania się do aplikacji ministerialnej. Warunkiem będzie tylko jednorazowe wprowadzenie do SaldeoSMART tokena wygenerowanego na stronie ministerialnej.
4. Jak jest rozwiązana kwestia tworzenia i identyfikowania faktur dla przedsiębiorców wysyłanych do ksef od faktur dla osób fizycznych bez nip?
Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
5. Czy z programu magazynowego w którym wystawiamy faktury bedzie można wysłac do KSeF, pewnie producenci programów magazynowo-księgowych to umożliwią?
Zalecamy skonsultować czy producent oprogramowania które jest używane umożliwi przesyłanie faktur do KSeF.
6. Czyli robiąc przelew należy wpisać nr KSeF faktury?
Od 1 lipca 2024 numer KSeF będzie wymagany dla płatności MPP, od 1 stycznie 2025 dla wszystkich płatności za faktury, które były przesłane do KSeF.
7. A co z dokumentami od naszych klientów?
W SaldeoSMART jest dostępna możliwość pobierania z KSeF dokumentów kosztowych i sprzedażowych. Zatem po otrzymaniu odpowiednich uprawnień i dodaniu w SaldeoSMART tokena, będzie możliwe pobieranie faktur klienckich. Będzie osobne spotkanie dotyczące pobierania faktur z KSeF.
8. Czy zadziała czynny żal?
Nie będzie możliwości złożenia czynnego żalu, ponieważ kara związana z KSeF ma charakter administracyjny. Nie ma więc tutaj mowy o przepisach Kodeksu Karnego Skarbowego a więc i czynnego żalu. Pamiętajmy jednak, że jest to decyzja administracyjna, do której możemy złożyć wyjaśnienia okoliczności zajścia naruszenia przepisów.
9. Czy można byłoby w powiadomieniach ustawić zakres dat?
Taka możliwość jest obecnie w planach.
10. Czy będzie część dotycząca zaczytywania faktur z KSeF od dostawców do Saldeo?
W listopadzie odbędzie się webinar poświęcony pobieraniu i akceptacji faktur z KSeF.
11. Czy możecie Państwo przygotować materiał krok po kroku na zasadzie PRT SC z ekranu?
Materiały dostępne są w Centrum Pomocy: <<tutaj>> oraz na YT <<tutaj>>
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.