WPROWADZENIE
Instrukcja przedstawia sposób testowania wysyłki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz pobieranie dokumentów z wykorzystaniem serwera pokazowego - DEMO KSeF SaldeoSMART.
Przed przystąpieniem do testowania należy dokonać uwierzytelnienia w aplikacji przedprodukcyjnej KSeF (demo). Uwierzytelnienie niezbędne jest w celu uzyskania tokena, który po wprowadzeniu do SaldeoSMART nie będzie wymagał każdorazowego uwierzytelnienia w KSeF.
Środowisko przedprodukcyjne (Demo) opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, analogicznych jak dla środowiska produkcyjnego.
Na środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać rzeczywistych danych. Faktury wystawione w wersji demo nie powodują obowiązku księgowego.
DEMO KSeF SaldeoSMART zakładane jest na 14 dni. Na potrzeby testów masz do wykorzystania na koncie 50 kredytów.
Kredyty pobierane są za faktury pobierane z KSeF -> 1 faktura = 1 kredyt.
Przed przystąpieniem do testów w SaldeoSMART rozpocznij od wygenerowania tokena w aplikacji ministerialnej w wersji DEMO.
Krok 1. UWIERZYTELNIENIE W KSeF
Przed przystąpieniem do korzystania z KSeF w połączeniu z SaldeoSMART zaloguj się na stronie wersji demo aplikacji podatnika KSeF jedną z dostępnych metod:
- Profil zaufany
- Certyfikat kwalifikowany
Ministerstwo Finansów opublikowało instrukcję uwierzytelnienia w Aplikacji podatnika KSeF.
Krok 2. GENEROWANIE TOKENA
W aplikacji podatnika KSeF nadaj token, który w kolejnych krokach wprowadź do SaldeoSMART.
Na etapie generowania tokena ważne są:
- Nazwa tokena - np. inna nazwa dla tokena firmy, a inna dla tokena, który generujesz dla swojego biura rachunkowego
- Uprawnienia dla tokena
Możliwe role (uprawnienia):
- dostęp do faktur - umożliwia pobieranie faktur
- wystawianie faktur - wystawianie i wysyłanie do KSeF faktur
Jeżeli już masz określony poziom uprawnień wybierz Generuj token.
Token pojawia się tylko jeden raz, dlatego ważne jest skopiowanie tokena, aby można było go pobrać i dodać do SaldeoSMART.
Wygenerowany token, wraz ze statusem będzie widoczny na liście tokenów, zwróć uwagę, że nie jest dostępna informacja o rodzaju nadanych uprawnień:
Po pomyślnym wygenerowaniu tokena oraz skopiowaniu go umieść go w SaldeoSMART.
Krok 3. USTAWIENIA KSeF w SaldeoSMART - dodanie tokena
Zaloguj się na utworzone dla Ciebie konto DEMO KSeF SaldeoSMART - dane logowania otrzymałeś w mailu jaki do Ciebie wysłaliśmy.
Konto, które dla Ciebie stworzyliśmy jest kontem administratora.
Abyś mógł przetestować wystawianie faktur i ich wysyłkę do KSeF należy z poziomu SaldeoSMART dodać firmę, a następnie po przelogowaniu na konto firmy w ustawieniach KSeF dodać token skopiowany z aplikacji podatnika KSeF:
- Token KSeF dla użytkowników firmy - ten token wykorzystywany jest w komunikacji z KSeF Twojej firmy
- Token KSeF dla biura rachunkowego - ustawienie tokena dla biura rachunkowego zależy przede wszystkim od ustalonego z biurem rachunkowym modelu współpracy w zakresie obsługi KSeF. Jeżeli w wyniku wspólnych ustaleń z biurem rachunkowym, wygenerowany zostanie dla biura token, to biuro będzie mogło wysyłać faktury do KSeF i/lub pobrać faktury z KSeF (uzależnione jest to od roli (uprawnień) nadanych na etapie generowania tokena). Ten token wykorzystywany będzie w komunikacji biura rachunkowego z KSeF, a będzie dotyczyć firmy.
Krok 4. UPRAWNIENIA KSeF w SaldeoSMART
- Ustawienia po stronie biura rachunkowego
Użytkownik administracyjny biura rachunkowego posiada pełne uprawnienia do wysyłania oraz pobieranie faktur z KSeF - nie jest wymagana dodatkowa konfiguracja.
Każdy kolejny użytkownik biura rachunkowego, który będzie w biurze odpowiadał za KSeF powinien posiadać następujące uprawnienia w sekcji prawa dostępu:
W zależności za co będzie odpowiadał powinien mieć uprawnienia do wysyłania faktur i/lub pobierania dokumentów. Wszystko zależy od tego jak w biurze rachunkowym ułożona jest praca.
- Ustawienia po stronie firmy (klienta biura rachunkowego)
Jeżeli firma (klient biura) ma mieć możliwość pobierania faktur z KSeF, biuro rachunkowe powinno nadać firmie uprawnienia do odczytywania dokumentów.
Użytkownik administracyjny firmy posiada pełne uprawnienia do wysyłania oraz pobieranie faktur z KSeF - nie jest wymagana dodatkowa konfiguracja.
Każdy kolejny użytkownik firmy, który będzie w firmie odpowiadał za KSeF powinien posiadać następujące uprawnienia w sekcji dostęp do modułów:
Prawo do KSeF
- do wysyłania faktur
- do pobierania faktur *
*Jeżeli użytkownik ma mieć prawo do pobierania faktur z KSeF, należy również dodać uprawnienia do odczytywania dokumentów, bez tego nie będzie możliwości nadania uprawnienia do pobierania faktur.
Krok 3. WYSTAWIANIE FAKTUR i WYSYŁKA DO KSeF
Wystawianie faktur możliwe jest z poziomu konta firmy (klienta biura rachunkowego). Pamiętaj, aby używać rzeczywistych danych zarówno w kontekście firmy jak i kontrahenta. Jedynie dane na fakturze np. pozycje faktury nie powinny zdradzać tajemnicy przedsiębiorstwa.
Faktury wystawione w SHOW SaldeoSMART, wysyłane są do wersji przedprodukcyjnej (DEMO) KSeF.
Faktury wystawiane w SaldeoSMART spełniają założenia faktury ustrukturyzowanej.
Aby dodać nową fakturę możesz w menu bocznym wybrać +Dodaj fakturę VAT
Zostaniesz przeniesiony na ekran, gdzie będziesz mieć możliwość dodania faktury, a następnie możesz wysłać ją do KSeF.
Wysyłka faktury do KSeF możliwa jest:
- na końcowym etapie wystawiania faktury
- pojedynczo z listy faktur
- zbiorczo z listy faktur
W kolumnie KSeF znajduje się informacja na jakim etapie jest wysyłka:
W przypadku pozytywnej walidacji faktury przez KSeF, faktura otrzyma nadany numer KSeF w kolumnie status KSeF widoczny po najechaniu kursorem.
Numer KSeF również widoczny jest na detalach faktury:
Możliwość wysłania faktury wystawionej w SaldeoSMART dostępna jest dla klienta biura rachunkowego oraz biuro rachunkowe może w imieniu klienta wysłać faktury do KSeF - uzależnione jest to od uprawnień jakie zostały nadane na tokenie wygenerowanym dla biura rachunkowego.
POBIERANIE FAKTUR Z KSeF
Na liście dokumentów, zarówno po stronie biura rachunkowego jak i klienta dostępna jest funkcja Pobierz z KSeF:
Na tym etapie wskaż od jakiej daty rejestracji w KSeF chcesz pobrać dokumenty. Z tego poziomu również dostępna jest wyszukiwarka zaawansowana:
Pobierz będzie aktywne w momencie oznaczenia faktur, które chcesz pobrać.
Po zakończeniu pobierania dokumentów, w centrum powiadomień, pojawi się informacja o statusi pobranych dokumentów:
Po kliknięciu na informacje pobrane dokumenty zostaniesz przeniesiony na listę dokumentów, gdzie lista dokumentów będzie zawężona tylko do tych, które zostały pobrane z KSeF:
Po wejściu w detale danej faktury dostępna będzie jej wizualizacja:
W sekcji nagłówek dostępna jest informacja o numerze w KSeF oraz dacie nadania.
POBIERANIE PLIKÓW
- Z poziomu biura możliwe jest pobranie dokumentów do poniższych formatów:
Po uprzedniej konfiguracji możliwe jest również pobieranie faktur z nadrukiem KSeF - szczegóły w artykule << tutaj >>
- z poziomu firmy (klienta biura rachunkowego) do poniższych formatów:
AKCEPTACJA FAKTUR Z KSeF (miniobieg KSeF)
Jeżeli na liście dokumentów znajdują się faktury kosztowe pobrane z KSeF Ty jako biuro lub Twój klient możecie nadać tym dokumentom odpowiednie statusy.
Nadawanie statusów ma na na celu weryfikację poprawności faktur kosztowych pobranych z KSeF:
status oznacza ZATWIERDZENIE faktury pobranej z KSeF
status oznacza ODRZUCENIE faktury pobranej z KSeF
faktura nieoznaczona (bez nadanego statusu)
Statusy można nadawać:
- pojedynczo w detalach faktury w sekcji dane podstawowe:
- zbiorczo wybierając opcję edytuj dostępną nad listą dokumentów:
- oznaczając komplet dokumentów (funkcja dostępna tylko po stronie klienta biura)
Jeżeli faktury zostały zweryfikowane i zatwierdzone można przekazać je do księgowości. Księgowość widzi status akceptacji i może dodać komentarz lub zadanie, jeśli np. faktura oczekuje na weryfikację.
PODSUMOWANIE
Aby zacząć korzystać z KSeF w wersji demo:
- Zaloguj się do aplikacji ministerialnej -> wersja przedprodukcyjna DEMO KSeF
- Wygeneruj token dla swojej firmy i dla biura, jeżeli ustalicie, że będzie obsługiwało Cię w zakresie KSeF
- Dodaj token do SaldeoSMART
- Dodaj uprawnienia w SaldeoSMART innym użytkownikom.
- Wystawiaj faktury w SaldeoSMART i wysyłaj je do KSeF.
- Pobieraj faktury kosztowe i sprzedażowe z KSeF.
- Akceptuj lub odrzucaj faktury pobrane z KSeF.
PAMIĘTAJ! Testy należy przeprowadzić na rzeczywistych danych firmy.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.