Automatyzacja procesu - eliminacja 50% kosztów księgowości - cały proces od odczytu do akceptacji na bazie moich wytycznych

W wielu podmiotach 90% fv co miesiąc jest podobna do tych, jakie były w poprzednich okresach. System Saldeo nieźle sobie radzi z odczytaniem wielu pól na FV i po kilku takich samych operacjach - samodzielnie uzupełnia większość danych. Jednak w dalszym ciągu wymaga czyjejś kontroli wszystkich pól lub ręcznej zmiany danych, gdy mamy kilka rodzajów fv od jednego dostawcy.

Chciałbym, aby system był dla tych 90% Fv w pełni automatyczny (niezależnie od tego, czy dostawca wystawia jeden rodzaj FV, czy też 20 różnych inaczej dekretowanych). Czyli po wczytaniu Fv do Saldeo system sam zadekretuje każdy rodzaj FV i prześlę ją do ostatecznej akceptacji (a przy aktywnym obiegu dokumentów do konkretnej osoby do tego przypisanej)

Jak to można zorganizować? 

1) indywidualne identyfikatory, które przekażemy poszczególnym dostawcom, aby były umieszczane na FV. Każdy taki identyfikator to zdefiniowane wcześniej (w Saldeo) pola dekretacji (typ dokumentu pod względem VATu, konkretne konto / MPK, konkretne stanowisko osoby odpowiedzialnej za akceptację jej w obiegu FV itp). W momencie, gdy będzie KSEF - oznacza 100% skuteczność w odczycie i 100% skuteczność w dekretacji. Jedno kliknięcie zatwierdzającego i FV jest w systemie (a w niektórych sytuacjach można nawet dopuścić, aby FV były księgowane bez finalnej akceptacji) - czyli pełne 100% automatu.

2. ręczne kryteria (na bazie jakiegoś kreatora reguł):

w przypadku, gdy system 1 nie działa (np. dostawca nie wprowadził identyfikatora) - powinna być druga opcja - ręczne kryteria, które doprowadzą automatycznie FV do tego samego punktu (osoby zatwierdzającej), czyli wprowadzamy jakimiś funkcjami reguły dla danego dostawcy:

- treść fv zawiera np. konkretny numer rejestracyjny, opis "leasing maszyny ABC", kwota jest powyżej/poniżej itp.

Jeżeli system rozpozna nasze kryteria - mamy FV rozpoznaną i zadekretowaną w 100% (tak jak w systemie 1) - gotową do ewentualnej finalnej akceptacji.

Jeżeli nie zadziała system 1 lub 2 (np. dla naszych nowych 10% fv) - tutaj musimy wykonać szereg prac ręcznie (tak jak do tej pory). Jednocześnie być może wyeliminować błędy, dla których system automatyczny nie zadziałał. 

Takie rozwiązanie minimalizuje pracochłonność co najmniej w 50% - co pozwala na bardzo istotną optymalizację kosztów całego procesu księgowania (bez udziału AI ;) )